DB34 T 2947-2017 儿童福利机构信息（档案）管理规范.pdf

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1、ICS 03.120 A 00 DB34 安徽省地方标准 DB 34/T 29472017 儿童福利机构信息（档案）管理规范 Information (archive) management specification for child welfare institutions 文稿版次选择 2017 - 09 - 15 发布 2017 - 10 - 15 实施 安徽省质量技术监督局 发布 DB34/T 29472017 I 前 言 本标准按照 GB/T 1.12009 给出的规则起草。 本标准由安徽省民政厅提出并归口。 本标准起草单位：宁国市社会福利院、合肥斯坦德尔德标准化管理有限公司、宣

2、城市民政局。 本标准主要起草人：贺冉冉、郑志芳、伍爱华、张毅、杨华、李琴、丁林峰、牛彦、刘璐、束道文。 DB34/T 29472017 1 儿童福利机构信息（档案）管理规范 1 范围 本标准规定了儿童福利机构儿童档案及信息管理的术语和定义、基本要求、管理原则、档案内容、 记录要求、归档要求、保管要求、档案及信息的应用、监督考核等。 本标准适用于儿童福利机构信息（档案）管理规范。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 电子文件归档与

3、电子档案管理规范 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 12 全宗卷规范 DA/T 13 档号编制规则 DA/T 22 归档文件整理规则 3 术语和定义 DA/T 1 中界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 档案管理 archives management 对国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的有保存价值的材料进行收集、整理、保管、鉴 定、统计和利用等。 3.2 儿童档案及信息 Childrens archives and information 儿童在儿童福利机构生活期间，医护人员、医生、护士在养育、医疗、护理过程中直接形成的文字、 符号、图表、影像等不同形式的历史记录

4、。 4 基本要求 4.1 档案管理单位应对本单位档案做好收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、销毁、统计、利用和 移交等工作，建立相应的管理制度，保证档案真实、完整、安全和有效。 4.2 档案管理单位对档案中记载的信息负有保密责任。 DB34/T 29472017 2 4.3 档案分为纸质载体与电子载体，档案同时存在纸质和电子两种载体形式的，在内容、相关说明及 描述上应保持一致。不一致时，宜以纸质档案记载信息为准。 4.4 档案管理单位应按照 DA/T 12 建立全宗卷，并将反映有关的档案管理过程和历史情况的文件材料 归入全宗卷。 4.5 档案管理单位应对档案工作实行统一领导、分级管理。 4.6

5、 档案管理单位应有专职部门负责档案工作的统一规划和领导，设置相对独立的档案管理区（档案 库房）。 4.7 档案管理区（档案库房）宜按照保管期限、档案类别和年度划分区域，入库档案应按统一规则定 位。 4.8 档案管理区（档案库房）应采取防护设备和管理措施维护档案实体的完整与安全。 4.9 档案管理单位的专职部门应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的收集、整理、立卷、归档、 保管、统计、利用和移交等工作。 5 管理原则 统一领导，分级管理；真实完整，安全及时；方便查找，便于利用。 6 档案内容 6.1 纸质载体 6.1.1 社会散居孤儿文件材料收集范围 应包括不限于下列内容： a) 散居孤儿身份

6、证、户口本、父母死亡（失踪）证明、残疾证、社保卡； b) 监护人身份证、户口本、收入证明、体检报告和孤儿基本生活申报表、孤儿监护协议书、散居 孤儿基本生活费使用监管协议书； c) 入户走访调查表、日常生活状况、在校情况、健康情况和走访评估报告等； d) 各级部门印发孤儿管理的相关文件材料； e) 其他应归档的文件材料。 6.1.2 福利机构集中供养孤儿文件材料收集范围 6.1.2.1 基本材料应包括不限于下列内容： a) 公安部门出具的捡拾证明、弃婴（儿）证明； b) 接收弃婴入院登记表（3 岁以下按脚印、3 岁按以上手印等存档）入院照片； c) DNA 检测证明； d) 社会福利机构接收弃婴

7、入院公告及其他具有保存价值的文件材料。 6.1.2.2 健康及医疗记录应包括不限于下列内容： a) 入院时体格检查记录（含救治记录），入院后的观察记录； b) 小儿神经心理测试报告单、门诊病历（包含病史，既往史，过敏史）； c) 婴幼儿生长发育体检表（包括每年常规体检）、出院小结（含手术内容）、主要的辅助检查， （附检查报告如心脏彩超，核磁，智力测试等）； d) 上报收养中心的体检材料、预防接种记录（原件或复印件）； e) “明天计划”申报、结账表（复印件）； DB34/T 29472017 3 f) 死亡人员的抢救记录和火化存根等文件材料。 6.1.2.3 康复治疗记录应包括不限于下列内容：

8、 a) 个体康复教育指导档案； b) 个体康复评估报告； c) 个体康复治疗记录单； d) 个别教学指导方案； e) 康复季度小结； f) 半年（度）总结和转科记录单等文件材料。 6.1.2.4 受教育记录应包括不限于下列内容： a) 学龄学生基本信息表（院内受教育孤儿）； b) 学生学籍册（院外受教育孤儿）； c) 个案服务面谈记录（院外受教育孤儿）； d) 孤儿联系记录（院外受教育孤儿）、学生获奖证明、年度学习成绩单、综合素质评价等。 6.1.2.5 家庭寄养孤儿档案应包括不限于下列内容： a) 寄养儿童基本信息表； b) 寄养家庭申请表、审核表（寄养家长身份证、户口本复印件）； c) 家

9、庭寄养合同（家庭试寄养合同）； d) 福利机构家访记录等。 6.1.2.6 收养孤儿档案应包括不限于下列内容： a) 入院（寻亲）公告（原件或者复印件）； b) 被送养孤儿体格检查表（原件或者复印件）； c) 被送养孤儿成长情况报告（原件或者复印件）； d) 被送养孤儿成长状况表（原件或者复印件）； e) 同意收养意愿书复印件（10 周岁以上）； f) 涉外、国内送养通知； g) 融和期间委托监护协议或试收养协议； h) 收养人情况表； i) 收养协议书和收养登记证等。 6.1.2.7 离院记录应包括不限于下列内容： a) 年满 18 周岁孤儿转院通知单； b) 成年孤儿参加工作安置通知单；

10、c) 家属认领通知书和亲子鉴定证明（认领孤儿）等。 6.1.2.8 反馈记录应包括不限于下列内容： a) 孤儿离院后有关生活； b) 学习和工作情况等文件材料。 6.1.2.9 管理记录应包括各级部门印发孤儿相关文件资料。 6.1.2.10 身份记录应包括不限于下列内容： a) 户口本； b) 身份证； c) 残疾证； d) 社保卡等。 6.1.2.11 其他有保存价值的应包括不限于下列内容： a) 主要包括寻亲记录（孤儿本人或其他人员来院寻找亲人的记录）； DB34/T 29472017 4 b) 回访记录（被收养孤儿及其家庭重回福利院探访的记录）等文件材料。 6.1.3 其它类 因工作需求

11、而收集的其它信息及档案。 6.2 特殊载体 6.2.1 实物收集范围应包括不限于下列内容： a) 孤儿入院时随身携带的遗弃条及随身贵重物品及其他物品等； b) 单位或个人捐赠的具有保存价值纪念品等。 6.2.2 声像收集范围应包括不限于下列内容： a) 慰问、检查指导孤儿工作的照片、音视频等； b) 院内孤儿每年的合影留念（全家福）等； c) 本单位开展的孤儿成长活动的相关照片、音视频等； d) 难以保存的孤儿入院时随身携带的物品照片等； e) 关于孤儿的重要外事活动的照片、音视频等。 7 记录要求 7.1 文件材料真实有效、信息完整、字迹工整、数字准确、图像清晰、签字盖章、日期等具有法律效

12、力的标识完整齐备，页码填写完整，记录者签全名。 7.2 记录过程中出现错别字，应当用双线划在错字上，保留原始记录清楚、可辨，并注明修改时间， 修改人签名，不得采用刮、粘、涂等方法掩盖或去除原来的字迹。 8 归档要求 8.1 文字类档案以一人一档的原则逐步进行组卷整理，应符合 DA/T 22 的归档文件整理规则相关要 求。 8.2 散居孤儿按照年龄大小或居住区域进行排序，机构集中供养孤儿按照入院到离院进行排序；每卷 编制相应的卷内文件目录及卷内备考表，应符合 DA/T 13 相关要求。 8.3 特殊载体档案按国家相关规范整理，对于有特殊价值的实物档案（如孤儿入院时的贵重物品）应 采取特殊抢救手段

13、，尽量延长档案的使用寿命。 8.4 对无法长期保存的特殊档案，应建立影像档案予以存档。 8.5 建立电子档案，应符合 GB/T 18894 的相关要求。 8.6 儿童出院或死亡后，档案应按规定排序、整理，24 小时内移交儿童信息室；领养儿童档案 15 日 内移交儿童信息室。 9 保管要求 9.1 儿童档案应建立相应的档案管理制度，指定专（兼）职人员具体负责。 9.2 应对有继续保存价值的，延长其保管期限直至永久，无保存价值的，提出销毁意见，并建立销毁 清册。 9.3 无关工作人员不得翻阅或携带档案出区，外出会诊或转院时只许携带档案摘要。 9.4 查阅、借阅和复制不涉及保密内容的档案需由儿童福利

14、机构批准。 DB34/T 29472017 5 9.5 应配备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫等保护档案安全的设施、设备、并设置专 人保管，确保档案的安全 9.6 应设置档案库房或专柜，分类存放。 10 档案及信息的应用 10.1 管理部门因自身工作需要的。 10.2 各级政府监察、公安机关、人民检察院、人民法院等因公务需要的。 10.3 有关单位、组织或个人因工作需要，应档案管理部门主管领导批准后，办理相关手续后可以利用 儿童档案。 10.4 其他需要利用儿童档案的，应当经儿童档案保管机构的主管部门同意。 11 监督考核 11.1 档案管理单位应接受上级主管部门和（或）当地档案部门的指导、监督和检查。 11.2 档案管理单位应制定评价与改进方案，定期对档案管理工作进行检查，发现档案管理过程中的问 题，查找原因，采取纠正和预防措施，及时改进。 _