DB32 T 2342-2019 港口建设项目档案管理规范.pdf

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1、ICS 03.220.40R 20/29备 案 号 ： XXXX-XXXX DB32江 苏 省 地 方 标 准DB32/T 2342 2019代 替 DB32/T 2342-2013港 口 建 设 项 目 档 案 管 理 规 范 Management specification for archive ofport construction projects 2019 -2 -28发 布 2019 -3 -30实 施江 苏 省 市 场 监 督 管 理 局 发 布 DB32/T 2342-2019 I 目 次前 言 .II1 范 围 .12 规 范 性 引 用 文 件 .13 术 语 和 定 义

2、 .24 总 则 .35 项 目 档 案 工 作 职 责 .46 项 目 文 件 收 集 .57 项 目 文 件 整 理 .8 8 项 目 文 件 审 查 与 归 档 .139 项 目 档 案 信 息 化 管 理 .1410 项 目 档 案 整 理 与 移 交 .1511 项 目 档 案 保 管 与 利 用 .1512 项 目 档 案 登 记 与 验 收 .16附 录 A（ 规 范 性 附 录 ） 港 口 建 设 项 目 档 案 常 用 表 式 和 图 例 .18附 录 B（ 资 料 性 附 录 ） 港 口 建 设 项 目 档 案 分 类 编 号 .43附 录 C（ 规 范 性 附 录 ） 港

3、 口 建 设 项 目 文 件 归 档 范 围 及 保 管 期 限 .47附 录 D（ 资 料 性 附 录 ） 项 目 竣 工 图 编 制 要 求 .187附 录 E（ 资 料 性 附 录 ） 港 口 建 设 项 目 档 案 数 字 化 范 围 .190 参 考 文 献 .192 DB32/T 2342-2019 II 前 言本 标 准 按 照 GB/T1.1-2009提 出 的 规 则 起 草 。本 标 准 与 DB32/T 2342-2013相 比 ， 主 要 变 化 如 下 ：结 合 相 关 标 准 规 范 要 求 ， 细 化 补 充 了 港 口 建 设 项 目 档 案 工 作 具 体 业

4、 务 要 求 和 项 目 电 子 文 件 、 电 子 档案 管 理 的 要 求 ， 调 整 了 档 案 分 类 编 号 ， 细 化 完 善 了 文 件 归 档 范 围 与 保 管 期 限 ， 补 充 了 档 案 常 用 表 式 与 图例 等 。由 江 苏 省 交 通 运 输 厅 提 出 并 归 口 。本 标 准 主 要 起 草 单 位 ： 南 京 大 学 、 江 苏 省 交 通 运 输 厅 。本 标 准 主 要 起 草 人 ： 孙 建 军 、 周 志 木 、 孙 明 霞 、 吴 建 华 、 张 晓 辉 。本 标 准 所 代 替 标 准 的 历 次 版 本 发 布 情 况 为 ： -DB32/T

5、 2342-2013。 DB32/T 2342-2019 1 港 口 建 设 项 目 档 案 管 理 规 范1 范 围本 标 准 规 定 了 港 口 建 设 项 目 档 案 管 理 的 术 语 和 定 义 、 总 则 、 项 目 档 案 工 作 的 组 织 与 职 责 、 项 目 文 件收 集 、 项 目 文 件 整 理 、 项 目 文 件 归 档 、 项 目 档 案 信 息 化 管 理 、 项 目 档 案 整 理 与 移 交 、 项 目 档 案 保 管 与 利用 、 项 目 档 案 登 记 与 验 收 ； 以 及 档 案 管 理 常 用 表 式 和 图 例 、 分 类 编 号 体 系 和 说

6、 明 、 归 档 范 围 与 保 管 期 限 、项 目 竣 工 图 编 制 要 求 、 档 案 数 字 化 范 围 等 附 录 。本 标 准 适 用 于 海 港 、 河 港 的 新 建 、 改 建 和 扩 建 港 口 建 设 项 目 的 档 案 管 理 ， 其 它 水 工 项 目 档 案 管 理 可参 照 执 行 。2 规 范 性 引 用 文 件 下 列 文 件 对 于 本 标 准 的 应 用 是 必 不 可 少 的 。 凡 是 注 日 期 的 引 用 文 件 ， 仅 所 注 日 期 的 版 本 适 用 于 本 标准 。 凡 是 不 注 日 期 的 引 用 文 件 ， 其 最 新 版 本 （

7、包 括 所 有 的 修 改 单 ） 适 用 于 本 标 准 。GB/T 8566 信 息 技 术 软 件 生 存 周 期 过 程GB/T 8567 计 算 机 软 件 文 档 编 制 规 范GB/T 9385 计 算 机 软 件 需 求 规 格 说 明 规 范GB/T 9386 计 算 机 软 件 测 试 文 档 编 制 规 范GB/T 9704 党 政 机 关 公 文 格 式GB/T 10609.3 技 术 制 图 复 制 图 的 折 叠 方 法GB/T 11821 照 片 档 案 管 理 规 范GB/T 11822 科 学 技 术 档 案 案 卷 构 成 的 一 般 要 求GB/T 176

8、78.1 CAD电 子 文 件 光 盘 存 储 、 归 档 与 档 案 管 理 要 求GB/T 17825 CAD文 件 管 理GB/T 18894-2016 电 子 文 件 归 档 与 电 子 档 案 管 理 规 范 GB/T 26163.1 信 息 与 文 献 文 件 管 理 过 程 文 件 元 数 据 第 1部 分 :原 则GB/T 50328-2014 建 设 工 程 文 件 归 档 规 范DA/T 12-2012 全 宗 卷 规 范DA/T 15 磁 性 载 体 档 案 管 理 与 保 护 规 范DA/T 18 档 案 著 录 规 则DA/T 22-2015 归 档 文 件 整 理

9、规 则DA/T 28-2018 建 设 项 目 档 案 管 理 规 范DA/T 31-2017 纸 质 档 案 数 字 化 规 范DA/T 38 电 子 文 件 归 档 光 盘 技 术 要 求 和 应 用 规 范DA/T 46 文 书 类 电 子 文 件 元 数 据 方 案DA/T 50-2014 数 码 照 片 归 档 与 管 理 规 范DA/T 62-2017 录 音 录 像 档 案 数 字 化 规 范DA/T 68-2017 档 案 服 务 外 包 工 作 规 范 DB32/T 2342-2019 2 JTS/T 170-2-2012 港 口 建 设 项 目 安 全 预 评 价 规 范J

10、TS/T 170-3-2012 港 口 建 设 项 目 安 全 验 收 评 价 规 范JTS 252-2015 水 运 工 程 施 工 监 理 规 范JTS 257-2008 水 运 工 程 质 量 检 验 标 准DB 32/T 1894 档 案 数 字 化 转 换 操 作 规 程3 术 语 和 定 义下 列 术 语 和 定 义 适 用 于 本 标 准 。3.1 港 口 建 设 项 目 文 件 （ 以 下 简 称 项 目 文 件 ） records of port construction project港 口 建 设 项 目 自 立 项 审 批 （ 核 准 备 案 ） 、 招 投 标 、 勘

11、 察 、 设 计 、 施 工 、 监 理 及 竣 工 验 收 过 程 中 产 生的 ， 记 录 和 反 映 港 口 建 设 活 动 的 文 字 、 图 表 、 音 频 、 视 频 、 数 码 照 片 、 实 物 等 形 式 与 载 体 文 件 的 总 称 。 3.2 港 口 建 设 项 目 电 子 文 件 （ 以 下 简 称 项 目 电 子 文 件 ） electronic records of port constructionproject在 数 字 设 备 及 环 境 中 生 成 ， 以 数 码 形 式 存 储 于 磁 带 、 磁 盘 、 光 盘 等 载 体 ， 依 赖 计 算 机 等

12、数 字 设 备 阅读 、 处 理 、 记 录 和 反 映 港 口 项 目 建 设 和 管 理 各 项 活 动 的 文 字 、 图 表 、 图 像 、 图 形 、 音 频 、 视 频 等 不 同 形式 的 电 子 信 息 记 录 。3.3 港 口 项 目 文 件 归 档 filing of project record港 口 建 设 项 目 的 各 参 建 单 位 将 项 目 各 阶 段 形 成 的 、 具 有 保 存 价 值 的 并 经 过 系 统 整 理 的 文 件 报 送 建 设单 位 档 案 管 理 机 构 的 过 程 。3.4 港 口 建 设 项 目 档 案 （ 以 下 简 称 项 目

13、 档 案 ） archives of port construction project具 有 保 存 、 查 考 利 用 价 值 的 ， 经 系 统 整 理 并 归 档 的 港 口 建 设 项 目 文 件 。 3.5 港 口 建 设 项 目 电 子 档 案 （ 以 下 简 称 项 目 电 子 档 案 ） electronic archives of port constructionproject港 口 项 目 建 设 过 程 中 产 生 的 、 具 有 保 存 价 值 并 归 档 保 存 的 一 组 有 联 系 电 子 文 件 及 其 相 关 过 程 信 息 的集 合 。3.6 项 目 档

14、 案 的 移 交 transfer of project record港 口 建 设 项 目 建 设 单 位 根 据 合 同 、 协 议 或 规 范 将 有 关 项 目 档 案 交 送 项 目 营 运 管 理 单 位 、 项 目 主 管 部门 或 档 案 管 理 机 构 的 过 程 。3.7 项 目 档 案 管 理 卷 project records management file 建 设 单 位 档 案 管 理 机 构 在 港 口 建 设 项 目 档 案 管 理 过 程 中 形 成 的 专 门 案 卷 ， 包 括 项 目 概 况 、 合 同 段 划分 、 参 加 单 位 归 档 情 况 说

15、明 、 档 案 收 集 整 理 情 况 说 明 、 交 接 清 册 等 说 明 项 目 档 案 管 理 情 况 的 文 件 。 DB32/T 2342-2019 3 4 总 则4.1 港 口 建 设 项 目 档 案 管 理 实 行 “ 项 目 法 人 负 责 制 ”4.1.1港 口 建 设 项 目 自 筹 备 起 到 项 目 竣 工 ， 项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 全 过 程 组 织 开 展 好 项 目 档 案 管 理 工 作 ，同 时 接 受 项 目 所 在 地 上 级 及 同 级 行 业 主 管 部 门 、 档 案 行 政 管 理 部 门 的 管 理 和 指 导 。4.1.2项

16、 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 明 确 项 目 档 案 工 作 的 分 管 负 责 人 、 设 立 与 项 目 建 设 管 理 情 况 相 适 应 的 管 理机 构 ， 建 立 覆 盖 全 项 目 参 建 各 方 以 及 外 包 服 务 单 位 的 工 作 网 络 。4.1.3项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 负 责 组 织 、 协 调 和 监 督 、 指 导 设 计 、 施 工 、 监 理 等 单 位 根 据 本 文 件 的 要 求 ，完 成 各 自 职 责 范 围 及 合 同 规 定 的 项 目 文 件 （ 含 电 子 文 件 ） 的 形 成 、 收 集 、 整 理 、 归 档

17、 ， 确 保 项 目 档 案 与工 程 建 设 同 步 收 集 、 同 步 整 理 、 同 步 归 档 。4.2港 口 建 设 项 目 实 行 档 案 管 理 “ 岗 位 责 任 制 ” 4.2.1项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 明 确 档 案 工 作 责 任 部 门 和 责 任 人 ， 实 施 项 目 档 案 工 作 的 组 织 与 管 理 ； 明 确档 案 岗 位 及 人 员 的 职 责 与 要 求 ， 做 好 项 目 文 件 、 电 子 文 件 和 电 子 档 案 的 收 集 、 整 理 、 归 档 、 核 验 和 移 交等 工 作 。4.2.2项 目 参 建 各 方 档 案 人

18、 员 须 具 备 档 案 专 业 知 识 和 技 能 ， 及 专 业 培 训 经 历 ， 了 解 项 目 管 理 和 相 关 工 程专 业 知 识 。 从 项 目 开 工 到 竣 工 ， 项 目 参 建 各 单 位 以 及 外 包 服 务 单 位 应 保 持 人 员 稳 定 并 向 项 目 法 人 （ 建 设单 位 ） 报 备 。4.3 项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 与 设 计 、 施 工 、 监 理 等 参 建 各 方 提 供 并 保 障 项 目 档 案 工 作 所 需 的 人 员 、 经 费 、设 施 设 备 等 各 项 管 理 资 源 。4.4港 口 建 设 项 目 档 案 管

19、 理 纳 入 项 目 建 设 内 容 同 步 管 理4.4.1项 目 文 件 （ 含 电 子 文 件 ） 的 形 成 、 收 集 、 整 理 、 归 档 和 项 目 档 案 的 移 交 等 工 作 纳 入 工 程 建 设 管 理 程 序 、 纳 入 招 投 标 及 合 同 管 理 ， 纳 入 监 理 工 作 内 容 ， 纳 入 相 关 责 任 制 和 履 约 考 核 内 容 。4.4.2项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 在 签 订 项 目 勘 察 、 设 计 、 施 工 及 监 理 等 合 同 、 协 议 时 ， 设 立 专 门 条 款 ， 明确 各 方 形 成 档 案 的 归 档 范

20、围 、 归 档 时 间 、 整 理 标 准 、 质 量 要 求 、 相 关 费 用 及 违 约 责 任 等 内 容 。4.4.3项 目 建 设 各 实 施 阶 段 ， 项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 以 及 参 建 各 方 单 位 将 项 目 档 案 管 理 与 项 目 建 设 程 序 、进 度 计 划 、 阶 段 建 设 目 标 、 考 核 与 竞 赛 、 评 定 与 验 收 等 相 结 合 ， 同 步 部 署 项 目 档 案 工 作 目 标 、 计 划 与 要求 ， 同 步 实 施 档 案 管 理 、 开 展 档 案 检 查 与 考 核 ， 监 督 整 改 与 纠 偏 ， 实 现

21、档 案 工 作 既 定 目 标 与 要 求 。4.4.4港 口 建 设 项 目 档 案 管 理 人 员 或 相 关 人 员 参 与 工 作 例 会 和 工 程 质 量 检 验 会 ， 设 备 开 箱 ， 重 大 会 议 和活 动 、 阶 段 性 检 查 、 各 单 项 验 收 和 工 程 项 目 交 （ 竣 ） 工 验 收 等 建 设 管 理 工 作 ， 及 时 做 好 重 要 项 目 文 件 材料 归 档 。4.4.5对 于 不 符 合 档 案 管 理 标 准 要 求 或 未 能 通 过 项 目 档 案 核 验 的 ， 项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 不 得 组 织 合 同段 或 项

22、 目 交 （ 竣 ） 工 验 收 。4.5项 目 纸 质 档 案 确 保 完 整 、 准 确 、 系 统 、 安 全 与 有 效 利 用 ， 项 目 电 子 档 案 应 真 实 、 完 整 、 安 全 、 可 用 ， 便 于 长 期 保 存 。4.6 项 目 电 子 文 件 归 档 和 电 子 档 案 管 理 遵 循 港 口 工 程 基 本 建 设 程 序 各 阶 段 文 件 的 自 然 形 成 规 律 和 成 套性 原 则 ， 保 持 文 件 的 内 在 有 机 联 系 ， 在 形 成 、 收 集 、 整 理 、 归 档 、 保 存 、 利 用 、 移 交 等 各 环 节 中 坚 持 统 D

23、B32/T 2342-2019 4 一 管 理 、 全 程 管 理 、 规 范 标 准 、 便 于 利 用 、 安 全 保 密 的 原 则 。4.7 项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 和 施 工 单 位 、 监 理 单 位 等 采 用 信 息 化 手 段 加 强 工 程 建 设 管 理 ， 对 关 键 部 位 和隐 蔽 工 程 的 施 工 过 程 进 行 记 录 ， 并 将 文 字 、 图 表 、 声 像 等 各 种 形 式 的 记 录 文 件 归 档 保 存 ； 建 立 健 全 档 案管 理 制 度 ， 及 时 、 准 确 、 完 整 地 上 报 项 目 建 设 相 关 信 息 。4.

24、8 项 目 档 案 管 理 建 立 “ 人 防 、 物 防 、 技 防 ” 三 位 一 体 的 防 范 体 系 ， 建 立 符 合 规 范 要 求 档 案 室 ， 配 备 必须 的 软 、 硬 件 设 施 设 备 。5 项 目 档 案 工 作 职 责5.1项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 职 责 5.1.1结 合 项 目 实 际 ， 制 定 、 完 善 档 案 管 理 制 度 、 规 范 、 程 序 ， 完 成 自 身 形 成 的 项 目 文 件 （ 含 电 子 文 件 ）立 卷 归 档 工 作 ， 并 对 勘 察 、 设 计 、 施 工 、 监 理 、 咨 询 、 第 三 方 服 务

25、等 参 建 各 单 位 文 件 和 电 子 文 件 等 收 集归 档 工 作 加 强 组 织 、 协 调 和 监 督 。5.1.2 在 工 程 招 标 及 与 勘 察 、 设 计 、 施 工 、 监 理 、 咨 询 等 单 位 签 订 合 同 、 协 议 时 ， 对 项 目 文 件 （ 含 电子 文 件 ） 的 形 成 质 量 、 范 围 内 容 、 整 理 标 准 、 归 档 时 间 、 载 体 、 套 数 、 电 子 文 件 存 储 介 质 、 格 式 、 费 用以 及 安 全 保 密 等 管 理 要 求 列 入 条 款 并 明 确 约 定 。5.1.3 在 项 目 开 工 阶 段 制 定

26、 项 目 档 案 工 作 方 案 ， 组 织 参 建 各 单 位 进 行 项 目 文 件 （ 含 电 子 文 件 ） 管 理 和 项目 档 案 管 理 要 求 的 宣 贯 和 交 底 。 在 建 设 过 程 中 ， 组 织 各 参 建 单 位 档 案 管 理 人 员 参 加 项 目 档 案 业 务 培 训 ，及 时 了 解 掌 握 项 目 文 件 、 电 子 文 件 和 电 子 档 案 的 收 集 、 整 理 、 归 档 相 关 要 求 。5.1.4 负 责 监 督 和 检 查 设 计 、 施 工 、 监 理 、 咨 询 等 参 建 各 单 位 的 项 目 文 件 （ 含 电 子 文 件 ）

27、的 形 成 、 收 集 、整 理 、 归 档 工 作 ， 对 参 建 单 位 移 交 的 项 目 档 案 进 行 检 查 、 审 核 和 汇 总 ， 完 成 港 口 建 设 项 目 档 案 管 理 登 记 ，组 织 实 施 好 项 目 交 （ 竣 ） 工 验 收 及 试 运 行 期 （ 缺 陷 责 任 期 ） 档 案 管 理 工 作 。 5.2设 计 单 位 职 责5.2.1 按 照 归 档 要 求 和 合 同 约 定 向 项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 提 供 符 合 数 量 和 质 量 要 求 的 设 计 文 件 、 施 工 图纸 及 相 关 电 子 文 件 ， 确 保 所 提 供

28、 的 归 档 文 件 符 合 归 档 要 求 。5.2.2 对 于 施 工 中 的 方 案 、 技 术 、 材 料 、 工 艺 等 变 更 ， 设 计 单 位 须 出 具 变 更 依 据 文 件 （ 含 图 纸 ） ； 归 档的 变 更 文 件 或 图 纸 符 合 规 范 、 原 始 要 求 并 签 证 有 效 。5.2.3 项 目 交 工 验 收 前 ， 向 项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 提 供 工 程 设 计 符 合 性 评 价 意 见 。5.3施 工 单 位 职 责5.3.1 配 备 专 职 或 兼 职 档 案 管 理 人 员 ， 负 责 收 集 和 保 管 施 工 过 程 中

29、 形 成 的 项 目 文 件 （ 含 电 子 文 件 ） ， 并做 好 预 立 卷 工 作 。5.3.2 在 合 同 段 交 工 验 收 前 ， 按 项 目 档 案 管 理 要 求 完 成 项 目 文 件 的 收 集 、 整 理 、 自 检 及 整 改 完 善 工 作 。5.3.3 在 合 同 段 交 工 验 收 后 ， 及 时 向 项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 提 交 符 合 要 求 的 项 目 档 案 归 档 。 5.3.4 在 项 目 试 运 行 期 （ 缺 陷 责 任 期 ） ， 继 续 收 集 归 档 所 形 成 的 项 目 文 件 （ 含 电 子 文 件 ） ， 确 保

30、项 目 竣 工档 案 完 整 、 准 确 、 可 用 、 安 全 。5.4监 理 单 位 职 责5.4.1 配 备 专 职 或 兼 职 档 案 管 理 人 员 ， 负 责 收 集 和 保 管 监 理 过 程 中 形 成 的 项 目 文 件 （ 含 电 子 文 件 ） ， 并 DB32/T 2342-2019 5 做 好 预 立 卷 工 作 。5.4.2 在 合 同 段 交 工 验 收 前 ， 按 项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 规 定 的 整 理 标 准 完 成 项 目 监 理 文 件 的 收 集 、 整 理 、自 检 及 整 改 完 善 工 作 。5.4.3负 责 对 实 施 监 理

31、 的 施 工 合 同 段 形 成 的 项 目 文 件 和 项 目 档 案 ， 进 行 完 整 性 、 准 确 性 、 系 统 性 、 有 效和 性 规 范 性 审 查 。5.4.4在 合 同 段 交 工 验 收 后 ， 及 时 向 项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 提 交 符 合 要 求 的 监 理 档 案 归 档 ， 并 协 助 项 目法 人 （ 建 设 单 位 ） 做 好 项 目 档 案 质 量 审 核 工 作 。5.4.5 在 项 目 试 运 行 期 （ 缺 陷 责 任 期 ） ， 继 续 收 集 归 档 所 形 成 的 项 目 文 件 （ 含 电 子 文 件 ） ， 确 保 项

32、目 竣 工档 案 完 整 、 准 确 、 可 用 、 安 全 。5.5总 承 包 单 位 职 责实 行 总 承 包 制 的 港 口 建 设 项 目 ， 总 承 包 单 位 按 照 与 项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 的 合 同 约 定 以 及 相 关 要 求 ，辅 助 实 施 项 目 档 案 业 务 工 作 ， 接 受 项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 的 监 督 和 管 理 ， 并 对 其 负 责 。 5.6外 包 服 务 单 位 职 责5.6.1 以 DA/T68-2017 为 指 导 ， 按 照 建 设 单 位 要 求 ， 明 确 项 目 档 案 管 理 服 务 外 包 工

33、 作 职 责 和 管 理 体 系 。5.6.2 签 订 并 切 实 履 行 服 务 合 同 （ 档 案 项 目 外 包 合 同 主 要 参 考 条 款 见 附 录 A.22） 和 保 密 协 议 （ 档 案 项目 外 包 服 务 承 包 方 员 工 保 密 协 议 参 考 条 款 见 A.23） ， 对 工 作 人 员 实 行 登 记 （ 档 案 项 目 承 包 方 员 工 备 案 表式 样 见 附 录 A.21） ， 并 向 项 目 法 人 （ 建 设 单 位 ） 备 案 。5.6.3 在 项 目 档 案 外 包 服 务 的 规 划 、 合 同 签 订 、 合 同 执 行 及 接 受 监 督

34、 、 评 估 与 改 进 等 过 程 中 ， 积 极 配 合建 设 单 位 开 展 实 施 项 目 档 案 （ 含 电 子 档 案 ） 的 收 集 、 整 理 、 归 档 及 安 全 管 理 ， 直 至 项 目 档 案 通 过 验 收 并完 成 合 同 约 定 的 所 有 外 包 服 务 工 作 内 容 。6 项 目 文 件 收 集6.1收 集 原 则 港 口 建 设 项 目 文 件 按 照 “ 谁 形 成 谁 负 责 ” 的 原 则 ， 由 项 目 文 件 的 形 成 单 位 或 部 门 负 责 收 集 ； 各 参 建单 位 建 立 健 全 项 目 文 件 日 常 收 集 归 档 制 度 和

35、 预 立 卷 制 度 。6.2收 集 范 围6.2.1反 映 港 口 建 设 项 目 建 设 管 理 全 过 程 的 具 有 查 考 、 利 用 价 值 的 各 种 载 体 、 门 类 的 文 件 都 须 收 集 归 档 ，具 体 按 港 口 建 设 项 目 文 件 归 档 范 围 及 保 管 期 限 （ 见 附 录 C） 实 施 。6.2.2音 频 、 视 频 、 图 片 文 件 收 集 须 结 合 港 口 项 目 建 设 和 管 理 的 过 程 和 重 点 ， 重 点 加 强 对 于 项 目 原 始 地貌 、 重 大 会 议 活 动 、 隐 蔽 工 程 、 重 要 部 位 、 关 键 节

36、点 和 工 序 、 质 量 问 题 、 缺 陷 修 复 、 重 大 事 故 等 内 容 的收 集 。6.3收 集 时 间6.3.1项 目 文 件 （ 含 电 子 文 件 ） 按 港 口 建 设 项 目 基 本 建 设 程 序 的 不 同 阶 段 和 各 合 同 段 单 位 （ 分 部 、 分 项 ）工 程 施 工 工 序 文 件 的 自 然 形 成 过 程 ， 分 门 别 类 ， 结 合 项 目 进 度 同 步 及 时 收 集 。 6.3.2 项 目 电 子 文 件 与 对 纸 质 文 件 同 步 形 成 、 同 步 收 集 ， 特 殊 载 体 文 件 在 形 成 后 10 个 工 作 日 内

37、 及 时 收集 归 档 。6.3.3项 目 参 建 各 单 位 在 合 同 段 （ 项 目 ） 交 （ 竣 ） 工 之 前 完 成 各 自 负 责 的 项 目 文 件 （ 含 电 子 文 件 ） 的 收 DB32/T 2342-2019 6 集 。6.4收 集 质 量 要 求6.4.1 项 目 纸 质 文 件 收 集 质 量 要 求6.4.1.1能 够 全 面 、 准 确 地 反 映 工 程 建 设 的 实 际 过 程 。6.4.1.2项 目 文 件 为 原 件 。 其 中 ， 项 目 立 项 审 批 等 文 件 如 原 件 保 存 在 项 目 主 管 单 位 的 ， 可 用 复 印 件 归

38、档 ，复 印 件 归 档 须 标 明 原 件 存 放 处 或 所 在 案 卷 ； 原 材 料 及 产 品 质 量 保 证 文 件 ， 如 由 供 货 商 提 供 的 ， 可 以 用 复印 件 加 盖 供 货 商 公 章 后 归 档 ； 其 它 文 件 都 应 为 原 件 。 勘 察 资 料 、 施 工 记 录 、 测 量 手 簿 记 录 必 须 有 现 场 原始 记 录 。6.4.1.3项 目 文 件 的 形 成 程 序 与 内 容 填 写 规 范 ， 签 署 完 备 ， 用 表 规 范 ， 格 式 统 一 ， 内 容 清 晰 ， 纸 张 耐 久 。6.4.1.4 使 用 碳 素 墨 水 等

39、耐 久 性 好 的 书 写 材 料 ， 不 使 用 易 褪 色 的 书 写 材 料 （ 红 色 墨 水 、 纯 蓝 墨 水 、 圆 珠笔 、 复 写 纸 、 铅 笔 等 ） 书 写 、 签 批 、 绘 制 。 6.4.1.5复 印 、 打 印 文 件 及 照 片 的 字 迹 、 线 条 和 影 像 的 清 晰 及 牢 固 程 度 符 合 设 备 标 定 质 量 的 要 求 。 如 是热 敏 传 真 件 、 复 写 件 等 原 稿 无 法 耐 久 保 存 的 文 件 需 将 复 印 件 与 原 稿 一 并 保 存 归 档 ， 复 印 件 清 晰 。6.4.2 项 目 电 子 文 件 收 集 质

40、量 要 求6.4.2.1 电 子 文 件 在 业 务 系 统 形 成 过 程 中 直 接 采 集 或 收 集 ， 形 成 单 位 可 通 过 电 子 档 案 管 理 系 统 或 其 他 人工 方 式 收 集 声 像 类 电 子 文 件 或 办 公 、 绘 图 等 其 他 应 用 软 件 形 成 的 电 子 文 件 。6.4.2.2电 子 文 件 须 符 合 以 下 要 求 ：a) 项 目 电 子 文 件 及 其 组 件 齐 全 、 完 整 ， 并 在 技 术 上 保 证 其 载 体 的 有 效 和 数 据 、 文 件 的 完 整 、 安 全 、可 用 、 真 实 ；b) 项 目 电 子 公 文

41、 的 正 本 、 正 文 与 附 件 、 定 稿 或 修 改 稿 、 公 文 处 理 单 等 齐 全 、 完 整 ， 电 子 公 文 格 式要 素 符 合 GB/T9704-2012 的 有 关 要 求 ；c) 在 计 算 机 辅 助 设 计 和 制 造 过 程 中 形 成 的 产 品 模 型 图 、 装 配 图 、 工 程 图 、 物 料 清 单 、 工 艺 卡 片 、设 计 与 工 艺 变 更 通 知 等 电 子 文 件 及 其 组 件 齐 全 、 完 整 ； d) 声 像 类 、 音 频 、 视 频 电 子 文 件 能 客 观 、 完 整 地 反 映 港 口 建 设 项 目 活 动 的

42、主 要 事 件 、 内 容 、 人 物和 场 景 等 ；e) 邮 件 、 网 页 类 电 子 文 件 的 文 字 信 息 、 图 像 、 动 画 、 音 频 、 视 频 文 件 等 齐 全 、 完 整 ， 网 页 版 面 格式 保 持 不 变 ；f) 以 专 有 格 式 存 储 的 电 子 文 件 不 能 转 换 为 通 用 格 式 时 ， 同 时 收 集 专 用 软 件 、 技 术 资 料 、 操 作 手 册等 。6.4.2.3以 公 务 电 子 邮 件 及 其 附 件 形 式 传 输 、 交 换 的 电 子 文 件 ， 下 载 并 收 集 、 归 入 业 务 系 统 或 存 储 文 件夹 中 。6.4.2.4在 电 子 文 件 形 成 过