文书管理制度.doc

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1、文书管理制度第一章 总则第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高企业管理工作的效率，特制定本制度。第二条 本制度所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议诀议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书与公文。第三条 全部文书归公司所有并收藏、任何个人不得私自占有。第四条 必须严格保守文书的机密。第五条 文书按下列要点处置或办理：1凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。2即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。第六条 文书的管

2、理原则规定如下：1文书的收发、领取与寄送，原则上由公司行政部负责。2公司分支机构的文书管理，另有文书管理细则作出规定。第二章 文书的收发第七条 到达文书全部由行政部门接收，并按下列要点处置：1一般文书予以启封，分送各部门。2私人文书不必开启，直接送收信人。3分送各部门的文书若有差错，必须立即退回行政部。 第三章 文书的处理第八条 文书按机密程度可分为以下几类：1绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。2秘密：指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。3机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4普通：指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。5传阅：

3、指在本公司内部传阅或传达的文书。第九条 普通文书的处理原则如下：1由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。2如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。3各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。第十条 机密文书的处理原则如下：1机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。2指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。3到达的指名或亲启文书，由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。第十一条

4、 文书的阅览原则如下：1某文书被阅览后，阅览者必须签定，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。2有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记表” ，按“传阅登记表”规定栏目填写，并最终交还负责人员。第十二条 与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由行政部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示公司领导，由公司裁决。第四章 请示审批第十三条 请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总经理和常务董事审查、裁决和公文批复之后，方能实行。第十四条 须请示审批事项如下：1职务及重要人事安排；2各种制度性

5、规定的变更；3重要契约的缔结、解除与变更；4诉讼行为；5与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等等；6土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让；7大额馈赠、谢礼、以及宣传广告费用的开支；8分支机构的增减与升降；9预算与决算事宜；10借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更；11重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售；12定期或不定期刊物发刊、修改与废除，以及费用开支的修订；13有关公司经营的重要计划与企划；14其他上述未涉及的重要事项。第十五条 请示审批者为分公司经理，以及以此为标准确定的主管。第十六条 对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌，以便能顺利实施。第十七条 请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。第十八条 请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门如业务部门、出版部门、行政部门和财务部门等等。第十九条 请示提案文书必须编号，注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并签名盖章。 第二十条 请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回，并请示部门予以执行。第二十一条 请示提案原本由行政部保管。