国家档案局第10号令释义及企业管理类档案整理（课件）.ppt

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1、,国家档案局第10号令释义及企业管理类档案整理海南省档案局 陈俏琼业务咨询电话 : 65365287,档案,什么是,档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,档案,什么是企业,企业档案是企业在研发、生 产、经营和管理活动中形成 的有保存价值的各种形式的 文件。,这一定义包含了企业档案的四个要素：第一、企业档案的来源。 第二、企业档案的性质。 第三、企业档案的条件。第四、企业档案的载体。,一、企业文件材料归档范围和保管期限规定释义 二、企业管理类档案的整理,企业文

2、件材料归档范围和保管期限规定释义,企业文件材料归档范围和保管期限规定于2012年12月17日公布，2013年2月1日起施行。,规定分为正文和附表，正文对企业文件材料归档和档案保管期限提出要求；附表为企业管理类档案保管期限表，是一表多用，既有归档范围又有保管期限。全文共21条，包括5个部分。第1部分：目的、意义、定义、责任要求 第一条至第三条，对管理责任提出要求 第2部分：企业文件材料归档范围及要求 第四条至第六条，对归档范围提出要求。,第3部分：文件材料具体内容及保管期限 第七条至第十四条，就保管期限的划分提出要求。第4部分：档案保管期限表的编制及报审要求 第十五条至第十八条，就保管期限表的编

3、制工作要求。第5部分：适用及原则 第十九条至第二十一条，对规定内容的适用性、解释权和生效时间进行规定。 5个部分中，第1部分是基础，第2、3部分是核心，第4、5部分是保障，共同构成规范企业文件材料归档范围和档案保管期限工作的全过程要求。,10号令的创新之处 1、突出了合同、协议等契约文件材料的管理。 2、突出了审计、风险控制、社会责任等职能工作形成文件的管理。 3、将“产品销售”改为“市场营销”。 4、增加了“企业管理”、“项目管理”文件,将能力建设、项目建设、条件保障建设等的管理文件统一命名为“建设项目工作文件材料”纳入经营管理中。,10号令的创新之处5、对信息化工作进行单列条目。 6、将职

4、工培训文件纳入人力资源管理文件。 7、突出了“外事工作”方面的文件材料的管理。 8、在“党务工作”中增加了“三重一大”文件归档的内容。 9、对无批复的请示分为两种保管期限，一是重要的无批复的请示为30年，一般的无批复的请示为10年。 10、对无纸质和无法输出纸质的电子文件的管理提出要求。,规定正文条文的释义第一条 为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，制定本规定。10号令的制定目的和法律依据。,规定正文条文的释义第二条 本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程

5、中形成的各种门类和载体的记录。对企业文件材料的定义企业活动过程外延（所有日常活动和企业本身的演化过程活动）文件材料内容的外延（包括文书、科技、生产、管理、专项、多媒体等各种记录）载体的外延（文字、图表、声像、电子、实物等范围）,规定正文条文的释义第三条 各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。对档案行政管理部门指导企业进行编制工作提出的明确要求,规定正文条文的释义 第四条 企业文件材料归档范围是： （一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用

6、价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料； （四）其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。是重点内容之一 ，（各要点之间按照来源和价值安排）,规定正文条文的释义 第五条 企业下列文件材料可不归档： （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无

7、查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料； （四）所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料； （五）其他不需归档的文件材料。“可”字表示可自主选择 ，不是绝对不能归档。,规定正文条文的释义第六条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实

8、行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。档案法第十条规定:对国家规定的应当立卷归档的材料必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有.档案法实施办法第十二条规定:按照国家档案局关于文件材料的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为已有或者拒绝归档。,规定正文条文的释义第七条 企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。企业原来已按永久、长期、短期划分保管期限的现存档案,不需要重新按照标时制划定保管期限。但是对到期档案进行重新鉴

9、定，而且认为确有继续保存价值的档案，在重新划定保管期限时，应按新的标时法标时。,规定正文条文的释义 第八条 永久保管的企业管理类档案主要包括： （一）本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料；本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料； （二）本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料；对外投资文件材料；本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料； （三）本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机

10、关和上级单位制发需本企业办理的重要文件材料；行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料；本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；,规定正文条文的释义（四）本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料； （五）本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料；本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化建设文件材料； （六）本企业经营管理工作的重要文件材料； （七）本企业生产技术管理工作的重要文件材料； （八）本企业行政管理工作的重要文件材料； （九）本企业党群工作的重要文件材料； （十）

11、新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道。,规定正文条文的释义 （十一）有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料，本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料； （十二）本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。以上是10号令的重点内容，界定了永久保存的管理类档案范围的基本框架。,规定正文条文的释义第九条 定期保管的企业管理类档案主要包括： （一）本

12、企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料；本企业涉及职工权益的一般性文件材料； （二）本企业部门工作或专项工作规划，半年/季度/月份计划与总结等文件材料； （三）本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料；发布的一般性公告； （四）本企业经营管理工作的一般性文件材料； （五）本企业生产技术管理工作的一般性文件材料；,规定正文条文的释义（六）本企业行政管理工作的一般性文件材料； （七）本企业党群工作的一般性文件材料； （八）本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位复函、批复；有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企

13、业出具的一般证明文件；本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料；,规定正文条文的释义（九）直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料； （十）本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料，本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。是10号令的重点内容，界定出了定期保存的管 理类档案范围的基本框架。,规定正文条文的释义第十条 企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案保管期限见附件。 第十一条 本规定的管理类档案保管期限为最低期限，各企业在具体划分

14、时可选择高于本规定的期限。允许企业根据自身具体情况拥有一定的灵活度，但目前这个阶段，只能向上调整，先不要往下调整，避免由于人为判断的不准确性造成有保存价值档案的流失。,规定正文条文的释义第十二条 企业产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定、标准，结合企业实际执行。 企业应归档保存的不仅是管理类文件材料，应该是反映各项工作的文件材料；其他类别文件材料归档范围和档案保管期限的划分依据。,规定正文条文的释义企业档案工作规范 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理归范 科学技术研究档案管理暂行规定 科学技术研究课题档案管

15、理规范 会计档案管理规定 企业职工档案管理工作规定目前都可以作为编制的依据 。,规定正文条文的释义第十三条 企业应归档纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。发文稿纸和文件处理单，包含有起草、批办、承办、审核、签发等多种责任信息，可以显现文件材料形成过程的来龙去脉，是文件材料归档的组成要件，应该一并归档 。,规定正文条文的释义第十四条 多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文所形成的文

16、件材料，原件由主办企业归档，其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。主办企业和其他企业虽然在归档内容上会有相同部分，但在档案保管期限的划分上是不同的，主办企业对档案保管期限的划分应该高于其他企业。,规定正文条文的释义第十五条 企业应依据本规定和国家及专业相关规定，结合本企业生产组织方式、产品和服务特点，编制本企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。企业应按资产归属关系，指导所属企业规范文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并审批所属企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。是对档案法第七条和档案法实施办法第九条 的贯彻落实；将有助于企业强化自身的内控管理和提高对下属单位的管控能力。注意：企业

17、对下属单位的业务指导和保管期限表的审 查，应该包括所有的档案类别，而不仅仅是管理类档案。,规定正文条文的释义第十六条 中央管理的企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、金融企业、中央所属文化企业等）总部的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报国家档案局审查同意后执行。地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报同级档案行政管理部门审查同意后执行。明确各级国有企业总部编制的本企业总部文件材料归档范围和管理类档案保管期限表要履行审查程序；也是各级档案行政管理部门开展审查工作的依据。,规定正文条文的释义 第十七条 企业资本结构或主营业务发生较大变化时，应及时修订和

18、完善文件材料归档范围和档案保管期限表。企业在出现下列变化时，应对文件材料归档范围 和档案保管期限表进行修改： （1）资本结构发展重大变化时； （2）主营业务范围发生重大变化时； （3）文件材料归档范围和档案保管期限表满5年时。修订后还要按规定办理审查程序。,规定正文条文的释义 第十八条 企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本企业形成文件材料的现实作用和历史价值，统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。全面统筹考虑，不能顾此失彼,规定正文条文的释义第十九条 本规定适用于在中华人民共和国境内注册设立的企业，在境外经营

19、的企业，由企业总部参照本规定提出实施要求；科技事业单位可参照执行。 三层含意：只要是在我国境内注册设立的企业都可以适用，没有所有制、规模和行业之分，一视同仁；加强对我国在境外经营企业的管理，特别是要加强对境外国有资产的管理；科技事业单位可参照执行。,规定正文条文的释义第二十条 本规定由国家档案局负责解释。第二十一条 本规定自2013年2月1日起实行。,企业管理类档案保管期限表,企业管理类档案的整理,什么是管理类档案？,规定中的“管理类”是指行政管理、生产管理、经营管理、党群工作四类档案的统称。,我来回答,10/14/2018,企业档案一级类目,经 营 管 理 类,生产管理 类,行政 管 理 类

20、,党 群 工 作 类,产 品 生 产 类,科研开发 类,项 目 建 设 类,设 备 仪 器 类,职 工 管 理 类,声 像 档 案,实 物 档 案,主要流程,第一,收集,收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映本企业的历史面貌和工作情况。,企业管理类文件的收集,哪些文件可以收集?,收集文件总的原则是齐全完整 。所谓齐全完整是指要把单位各职能部门、业务部门应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围。,收集原则,收集要注意两点： 第一点是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、

21、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；第二点是注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来。,鉴定,第二,归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节 。,归档判断： 企业将收集到的材料，依照国家档案局令第10号企业文件材料归档范围和档案保管期限规定第四条、第五条的归档范围与不归档的范围，剔除不归档的文件材料，剩下就是企业要归档的文件材料。,（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；

22、（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料； （四）其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。,（二）企业下列文件可不归档： 普发性文件。 主要指上级和有关机关、非隶属关系单位给本企业的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖励非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等（不需执行的）重份文件和未生效文件。 指本企业的发文及部分收文的重份文件，代上级机关起草的未成为正式文件的稿本。不需办理的一般性人民来信、电话记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼

23、任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；, 所属和控股企业的文件材料中， 供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料（参阅的）。,第三,装订,整理单位：归档文件整理单位是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键。一般以每份文件为一件。装订文件的基本要求：,1、每份文件（即自然件），一份文件为一件。2、各种报表、名册、图册等：每册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按其本来的装订方式。一册（本）为一件3、文件正本与定稿为一件时，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，可将正本与历次修改稿（包

24、括定稿）各为一件。,4、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件(附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部分)；,6、原件与复制件（包括复印件以及手抄件等）应作为一件。,5、正文与文件处理单作为一件。,7、转发文与被转发文应作为一件。因为它们是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。,8、来文与复文可为一件。从文种上包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。,9、干部任免通知、行政关系介绍信、干部职工关系介绍信、工资关系转移单、退伍兵安置介绍信、大中专毕业生报到证、党团关系介绍信等，规定每份视为一件

25、。,10、干部任免存根、干部调令存根等等具有独立的检索价值的存根，可一册（本）作为一件。,11、未装订成套的会议材料各为一件；,13、 会议记录、纪要：每次会议纪要作为一件，如董事会、监事会、股东会、总经理办公会议纪要、党政联席会议纪要等等，如果是会议记录本，一本就当作一件。,12、计算机及其网络环境中形成的文件，正本与定稿为一件；,超厚层,薄层 或厚层, ,不锈钢钉, ,三点一线装订,（三）文件的装订顺序1、正本在前，定稿在后； 2、正文在前，附件在后； 3、原件在前，复制件在后； 4、转发文在前，被转发文在后 ； 5、复文在前，来文在后 ；,每件装订前应如何排序？,6、有文件处理单的，文件

26、处理单在前，正文在后； 7计算机及其网络环境中形成的文件，正本在前，发文稿纸和定稿在后； 8不同文字的文本，无特殊规定的中文本在前，外文本在后； 9.汉文在前，少数民族文字在后；,归档文件以件为单位装订,定稿或重要 历次修改稿,发文稿纸 或审批单,正本,复文(批复),译文,原文,复制件,原件,外文,中文,被转发文,转发文,文件 处理单,第四,分类,分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。,一是对于企业职能部门少，形成文件数量不是很多的，按年度保管期限分类法。 二是对于企业职能部门较多，形成文件数量大，分工明确的公司，按年度机构（问题）-保管期限分类法;,年度保管期限分类法就是先

27、将归档文件按年度分类。 再在年度下划定保管期限,例如：年度-保管期限分类法,永久 2013年 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、 30年 2013年党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、10年2013年党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、,什么是 年度机构（问题） 保管期限分类法？,我来回答！,年度机构（问题）保管期限分类法，就是先将归档文件按年度分类，每个年度下面按机构（问题）分类，再在机构（问题）下面按保管期限分类。,例如：,2013年 党群工作类 永久1、N30年1、N10年1、N行政管理类 永久1、N30年1、N10年1、N经营管理类 永久1、N30

28、年1、N10年1、N生产管理类 永久1、N30年1、N10年1、N,第五,排列,归档文件的排列应在同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）或事由，按职能部门来进行划分。纪要、会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。,(一) 同一事由内的归档文件排列,同一事由内归档文件的排列，在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一次会议）的文件排在一起，按文件形成时间的先后顺序，日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后。,(二) 不同事由间的归档文件排列,不同事由间的归档文件排列可根据文件的重要程度排列，分不清的，可以按时间的先后顺序排列。（三

29、）不同文本的排列，原文在前，译文本在后。,第六,编号,什么是归档文件的编号 ？,归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。,归档章格式,盖归档章的要求,1、归档章一般采用红色或蓝色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位置要统一，采用的印泥要统一。 2、 归档章不要庶盖领导批示、收文章或文件内容。 3、 若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上，以保护文件正本的原貌。,一般在 右上角 盖归档章,归档章具体栏目的填写,归档章具体栏目的填写,第七,编目,编目是指编制归档文件目录，即应按照分类、排列的结果，

30、逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的原貌。编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，通过检索复文来实现对相应来文的查找。,一、归档文件目录的项目填写,归档文件目录包括,1、件号 2、责任者 3、文号 4、题名,5、日期 6、页数 7、备注,归档文件目年度：2012 保管期限：10年,第八,装盒,装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。,装盒,装盒的基本要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构(问题)的情况下，不同机构(

31、问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。,装盒时应注意的问题 ： 1、选择适宜的档案盒。2、盒封面填写。3、盒盒脊项目填写 4、盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置各检索项。,档案盒还包括如下几项：,全宗号 全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置；档案无需移交的可不填写。,年度：年度栏内填写盒内文件的形成年度(4位数字横排)。,机构(问题) ：机构(问题)栏填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称；不按机构(问题)分类的单位，盒脊上可以不填写机构(问题)项。,起止件号： 起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“”号连接，如“1632”。起止件号

32、分为室编和馆编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。盒号： 盒号是指档案盒的排列顺序号。,备考表填写 ：备考表置于档案盒内文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。,1、盒内文件情况说明：填写盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，无上述情况，暂不填写 。 2、整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，谁整理就填谁，以明确责任。,3、检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。4、日期：填写归档文件整理完毕的日期。归档文件在企业档案部门保存阶段内如有变动情况，档案工作人员应随时在备考表中注明，以使后续管理以及档案移交进馆等工作得以正常进行。,第九,工具,编制检索,1.归档说明（全宗说明） 内容包括本企业主要工作职能、本年度机构设置情况（领导班子、控股企业、参股企业、下属企业、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度管理类档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。,编制封面： 并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）和归档目录装订成册：排列顺序为归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订两本。,归档文件目录填写,10/14/2018,归档文件目录样式,谢谢！,