电子表格Excel 2003.ppt

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1、电子表格Excel 2003,启动、退出Excel,启动 从开始菜单、程序、Microsoft Excel 运行文件：excel.exe 退出 从文件菜单、退出 关闭应用程序窗口 Alt+F4,认识Excel窗口,标题栏和菜单栏 工具栏：常用工具栏和格式工具栏 编辑栏：名称框、编辑栏、确认按钮 状态栏：就绪、输入、编辑 工作区：文档窗口 一个文档窗口就是Excel的一个工作簿 留意“工作表控制按钮”以及“工作表标签”,工作簿、工作表、单元格概念,工作簿(book) 一个Excel文档即一个工作簿，启动Excel时建立的缺省工作簿文件名为bookn.xls(n=1,2,3), 工作簿文件的扩展名

2、为 .xls 新建、保存、另存工作簿文件从文件菜单开始 一个工作簿中可以包含多个工作表(增/删/移动/更名) 一个工作表由若干单元格组成 改变默认工作表个数:”工具”-”选项”-”常规”-”新工作簿内的工作表数”进行设置.工作簿-工作表-单元格,工作表,工作簿文档窗口的组成： 标题栏、工作表标签、行号区、列号区 工作表的操作(默认Sheet1、Sheet2) 选择工作表(一个、多个（Ctrl）、全部（右键）) 可在多个工作表（工作组）同时输入相同的数据或设置相同格式 重命名工作表 插入工作表 删除工作表 复制（Ctrl+鼠标拖动，或菜单实现）和移动工作表,多窗口操作，便于编辑或浏览 同一工作簿

3、：新建窗口，重排窗口 不同工作簿：文件-打开，重排窗口 工作表的拆分与冻结，便于浏览 拆分使每个被拆分的部分有独立的滚动条，目的是在同一窗口查看不同部分内容。（拆分与取消拆分） 冻结常用于上或左单元格，比如行标题和列标题,工作表,单元格,单元格 单元格光标与当前单元格 256X65536个单元格(A、BZ，AAAZ,IAIV) 单元格地址：列号行号 相对地址：A1、C4、IV65536 绝对地址：$A$1 $C$4 混合地址：$A1 A$1 $C4 C$4 完整的单元格地址：工作簿名工作表名！单元格地址如：Sales.xlsSheet1!C4, Sheet3!$A$5 在同一单元格内换行（Al

4、t+Enter） 设置自动换行（右键-单元格格式-对齐-选中自动换行，为何有时出现#？）,区 域,区域表示： “：”矩形区域。如：A1:C3, C6:A4, Sheet1!C5:E80 “空格”交集运算。如：=sum(A2:C3 B1:B5)求B1与B2和 “，”并集运算。如：=sum(A2:C3 ,A5:C5)求9个单元格和 区域的选定 鼠标拖拽 用Shift键(连续)和Ctrl键(不连续) 单击行号或列号区 单元格或区域的命名和使用名字,工作表数据的输入,数据类型：文本、数字、日期或时间、逻辑 数值 文本 普通字符：如 abc 特殊文本：如123，true 日期或时间 逻辑值 True (

5、1)、False (0)思考：回车后，是右边的单元格还是下边的单元格？ 可在“工具”“选项”中的“编辑”标签项设定,工作表的编辑,定位 鼠标直接定位（在可见范围内） 从编辑栏的名称框中定位 使用键盘移动单元格光标：Ctrl+Home(End、定位键) 编辑内容 从编辑栏中修改 直接在单元格中修改（删除原有内容） 双击单元格，出现文字光标，可修改个别的内容 注意：可以进行有效性检查（“数据”-“有效性”） 查找与替换 注意“单元格匹配”(“选项”的设置),区域操作,下面所指区域包括：单元格、整行、整列或矩形区域 必须先选择区域，然后再考虑作其他的操作 区域的清除 区域的删除 区别“清除”和“删除

6、” 区域的移动 移动后，原来的区域空白，但并没有被“挖掉” 区域的复制 特别注意”选择性粘贴” 实现行列互换 区域的插入,自动填充,使用“编辑”-“填充”-“序列”自动填充数据 序列类型： 等差：1 3 5 7 9 等比： 2 4 8 16 32 64 日期： 2003.7.1 2003.8.1 2003.9.1 2003.10.1 自动填充序列：第1课 第3课 第5课 第7课 自定义序列：学号 姓名 性别 出生日期 籍贯 填充序列：等差、等比、日期、自动填充序列 注意选定要填充的范围或者设置终止值。 用右键和填充柄填充：等差、等比、日期、自动填充序列,公式的输入,公式的特点： Excel的计

7、算功能，主要是通过公式来实现的。 使用公式进行计算，是一种形式化的表示方法，公式写成后，往往具有通用性，可以应用（复制）到其他的地方。 单元格中的公式以“=”开始，公式的计算结果显示在单元格中，选中该单元格时，公式本身显示在编辑栏中。如：=A1+B2+23=IF(and(A1A2,B1B2), 100*A1/A2, 100*B1/B2) =SUM(A1:D5)/25=“ABC”&”XYZ” =25+count(abc) /*其中abc是一个命名的区域*/,公式中的运算符,算术运算符：+ - * / （乘方）%（百分号） 字符运算符：&（拼接运算） 比较运算符： = 字符串的比较准则：字典顺序，

8、汉字则根据其拼音 逻辑函数：and or not优先级： 算术运算、字符运算、比较运算、逻辑函数,公式中的运算符,输入公式要注意： 公式中可以包括：函数、区域、区域名字、单元格地址、数值和字符 不能包含空格 字符要用引号“ ”括起来 运算符两边应可以转化成相同的数据类型,移动或复制公式时，公式的调整,公式的复制： 公式中单元格的相对地址在公式复制时将自动调整，调整原则是： 新的行地址=原来的行地址+行偏移量 新的列地址=原来的列地址+列偏移量 使用左键和填充柄复制公式例如：将A2单元复制到B4单元后， A2中的公式 =SUM(C1:D5) 变为：B4中的公式 =SUM(D3:E7),移动或复制

9、公式时，公式的调整,绝对地址在公式复制时不变。 混合地址在公式复制时绝对地址不变，相对地址按原则调整。 移动公式，相对和绝对地址都不调整。被公式引用的单元格移动时，公式跟踪单元格 被公式引用的单元格复制时，公式不变,Excel 函数,Excel函数共九大类，300多个。 什么是函数？函数即预先定义好的公式。 类型：数学与三角函数、统计函数、数据库函数、逻辑函数等9大类。 每个函数至少返回一个计算得到的值（绝大多数函数只返回一个值，部分函数可返回多个值），要注意函数返回的值的类型。 函数的引用格式： 函数名(参数1，参数2，) 没有参数的函数括号不能省略,函数的输入,函数的输入和编辑 直接在单元

10、格或编辑栏输入或编辑 （强烈推荐） 需知道该函数有几个参数，以及参数的顺序。 忘记了怎么办？使用“插入函数”向导 使用函数向导 插入、函数 编辑栏中的“fx”（插入函数）工具 如果函数写错了，则得不到正确的结果，并出错。,几种常用函数,数学函数： int( ) trunc( ) round( ) mod( ) Pi( ) rand( ) sqrt( ) 字符函数 Left( ) mid( ) right( ) search( ) find( ) 日期函数 date( ) day( ) month( ) year( ) now( ) time( ),几种常用函数,统计函数： max( )、 mi

11、n( ) average( ) count( ) counta( ) countif( ) countblank( ) sum( ) sumif( ) 财务函数 可贷款函数PV 偿还函数PMT,几种常用函数,逻辑函数 And() Or() Not() And(a, b,c):只有当a, b, c都为TRUE时，结果才是TRUE； Or(a, b,c):只要a, b, c中有一个为TRUE，结果才是TRUE； Not(a): 真（TRUE）假（FALSE）颠倒。 条件函数 IF(X, N1, N2) 当X为.T.时，函数返回N1的值，当X为.F.时，函数返回N2的值。 嵌套的IF函数,几种常用函

12、数,查找与引用函数 Choose( ) 例：choose(4,a1,a2,b1,b2,c1,c2),不同于choose(4,a1:c2) 频度分析函数 Frequency() 该函数不能用“函数指南”来做。 写完函数用Ctrl+Shift+Enter 排名次函数-rank 注意相对地址、绝对地址的灵活运用,几种常用函数,使用自动求和使用公式求和快速求和（状态栏击右键，状态栏中显示计算结果）,几种常用函数,例：财务函数PMT的用法。 问题：贷款买房，贷款总额30万，30年偿清，年利率为5%，每年连本带息还多少钱？ （1）选空白单元格，函数按钮“fx”，选“财务” 中PMT。解释是：返回在固定利率

13、下，投资或贷款的等额分期偿还额。 （2）该函数需输入五个自变量：Rate，Nper，Pv，Fv和Type。（注意注释含义） （3）填写5%、30、300000、0、“ ” （4）确定 计算结果：-19515.43,工作表的格式化,单元格格式的设置 选定单元格或区域，选择菜单格式、单元格 工作表和单元格的保护(“工具”-”保护”) 用格式刷或选择性粘贴复制格式 条件格式化(“格式”-”条件格式”)，如不及格用红色字 使用格式刷快速复制单元格格式 宽度不够自动缩小字体填充（单元格格式-对齐-缩小字体填充） 调整行高和列宽 鼠标操作 菜单操作,工作表的格式化,使用自动套用格式 工作表的整体显示控制

14、背景设置 网格线与边框线 去掉编辑窗口中网格线（工具-选项-视图-网格线） 去掉打印时未定义网格线（文件-页面设置-工作表-网格线） 显示公式与计算结果,数据库的建立,最好一个工作表中只建立一个数据库。 数据库与其它数据间至少空一行和一列。 不要在数据库中放置空行和空列。 数据库第一行为字段名行，字段名必须唯一。 同一列(字段)的数据类型要完全相同。 不要任意增加空格。,数据库编辑,操作方法与普通工作表相同 插入记录：插入行 删除记录：删除行 插入字段：插入列 删除字段：删除列,记录排序,排序指按某些字段的顺序重新排列整个数据库 工具栏:简单排序 菜单栏:复杂排序(多关键字) 操作方法： 活动

15、单元格置于数据库中 选排序菜单 指定主、次关键字及顺序 对于字符依据什么进行排序？字典顺序，汉字笔画，自定义（如百家姓） 观察有无标题行 建议：排序前将数据复制到另一区域或另个工作表，在新数据区上排序，以保护原来的数据不被破坏。,数据的筛选,筛选是指从数据库中显示出满足某种条件的记录，其它记录暂时隐藏。 注意：与排序类似，筛选前复制数据. 筛选方法 自动筛选 高级筛选,自动筛选,步骤： 选中条件字段名 选菜单数据、筛选、自动筛选 恢复数据库原有显示方法(下三角选择“全部”) 自动筛选的自定义条件,高级筛选,高级筛选可以实现对更复杂的条件进行筛选 要求三个区域： 数据区域：数据库所在区域（整个数

16、据库） 条件区域：条件 输出区域：筛选结果复制到该区域,条件区域,比较条件 用字段名与条件值直接比较 这种比较包括：, =,=(可以省略等号) 同行的不同列之间 AND运算 行与行之间OR运算,条件示例,(1)使用某列三个或多个条件（或） (2)使用两列或多列中的条件（与） (3) 查找或匹配一列中的一个条件，或匹配另一列中的一个条件的数据行（或） (4)查找交叉匹配一列中两个条件之一与另一列中两条件之一,(1),(2),(3),(4),分类汇总和数据透视表,分类汇总:根据一个字段进行汇总 数据透视表:对多字段进行汇总,分类汇总,分类汇总指将数据库按某个已排序的字段分类进行某种计算，计算方式包

17、括求和、求平均值、最大值或最小值等。 步骤： 排序数据库 选菜单数据、分类汇总 在对话框中指定分类字段、汇总方式 单击确定按钮 注意：按某列进行数值列的汇总计算,分类汇总,【例】要对销售报表按照“部门”进行分类汇总 (1)将表“复制”到一空白区域“选择性粘贴”，只粘贴数值 (2)按照“部门”的升序或降序进行排列 (3)“数据”|“分类汇总” (4) “分类字段” 选“部门”，“汇总方式” 选“求和” “选定汇总额（可多个）” 选“销售额”和“利润”。 “确定”，出现 “分类汇总”结果。 注意：选择性粘贴只粘贴数值，无公式，删除单价和数量列不会造成销售额和利润的计算错误,数据透视表,“数据”|“

18、数据透视表” 对数据进行多角度分析，例： （1）“创建数据透视表的数据源”，选择“Microsoft Excel 数据清单或数据库”， “下一步”。 （2）选定区域（注意包括标题行），“下一步” （3）版式中，将“部门”拖到行，“品名”拖到列，将“销售额”和“利润”拖到“数据”区 （4） “完成”,数据透视表,图表,图表类型： 柱形图、条形图、折线图、饼图、XY图等 嵌入图表和图表工作表 图表的特点 图表的数据源是数据库或工作表，图表与数据源之间是动态关联的 从工作表或图表修改系列数据，与它关联的图表或工作表自动更新,图表元素介绍,图表的建立,图表向导 1：选定用来绘图的数据区域(可以是多个区

19、域) 2：选择插入、图表菜单，弹出图表向导对话框 3：选定图表类型 4：选数据区域与系列 “数据区”中校对绘图数据区并指定“系列产生在” “系列”中指定X轴标志，并可增或删绘图系列数据 5：给定标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据等图表元素 6：给定图表的位置,图表元素的修改,图表的三大部分： 图表区域 绘图区 坐标轴（分类轴X，数值轴Y）,图表格式化的基本方法,1、选中对象并右击 用鼠标单击要格式化的元素(选中)(也可从图表工具栏的“图表对象”列表框中选定) 2、选择适当的右击菜单（图表选项） 在快捷菜单中选择格式化菜单。 图表区域的右击菜单最完整 绘图区的右击菜单包含常用的主要菜单项

20、,修改图表,更改图表类型 在图表区右击，选择图表类型菜单更改数据系列（右键-数据源） 增加或删除系列数据 系列数据在“行”或“列”的改变,Word和Excel的相互转换,将Word表复制到Excel中 将Excel 中的数据、图表复制到Word中 直接复制-粘贴 复制-选择性粘贴（Excel工作表 对象） 插入-对象-Excel工作表（图表） 插入-对象-由文件创建-链接到文件,练习,表格制作的基本方法（财务软件公司） 公式与函数的使用 序号生成、合并居中标题、计算薪水 排序 一个约束条件（按薪水） 两个约束条件（分公司、部门） 三个约束条件（小时报酬、工作时数、工作时间） 分类汇总（按部门求薪水最大值） 图表操作,