HB 7836-2008 航空工业电子公文文档一体化管理要求.pdf

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1、HB 7836-2008 自次前言. . . . . . II 1 范围.2 规范性引用文件. 3 术语和定义. 4 4.1 一般要求. 4.2 .2 4.3 管理职责. 2 5 管理要求. . . . . .2 5.1 概述. . . . . .2 5.2 流程.2 5.3 捕获. . . . .2 5.4 登记. . . . . .斗5.5 分类.，. . . .3 5.6 定. . 5.7 归档. .3 5.8 保管. . . . .4 5.9 利用. .4 5.1 0 .5 6 一7c . .5 6.1 元数据的分类.6.2 元数据的管理. 附录A(资料性附录)电子公文文档一体化管理流

2、程简图.附录B(规范性附录)归档电子公.8 HB 7836-2008 空工业电子公文文档一体化管理要求范围了航空工业电手公文文档一体化、过程和元数据要求。本标准适用于航空工业电子公文及其档案的管理。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的(不包含勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB厅18894-2002电子文件归档与管理规范DAff 18 3 GBT 18894-2002中确立的及下列术语和定义适用于本标准。

3、3. 1 电子公文eleetronic official document 公务活动中，在计算机网络上通过管理系统形成并传送的，以数字形式存储的，具有法定效用和规范格式的公务文书。3.2 归档电子公文archival electronic official document 利用价值并作为档案保存的电子公文。3.3 文挡一体化管理integration management of electronic official documents and archivl臼运用信息技术，遵循文件生命周期理论，将电子文件的捕获、登记、处理、分类、鉴定、归档、保管、利用、处置等环节有机地联系在一起，从整体的

4、、相互联系的角度，按照统一的规范实施全过程管理。3.4 痕信息history information 在电子公文处理阶段形成的历、改内容的信，因。4 总则4. 1 一陋要求电子公文文档一体化管理应遵循如下原则和要求za) 电子公文的管理应按照谁形成谁归档的原则，在各项业务活动中产生的有价值的电子公文及其元数据应实时归档，并保证归档电子公文的规范、完整、准确，确保归档电子公管和有效利用。b) 电子公文管理遵循文件生命周期理论，将公文的业务处理和档案的业务处理集成一体成为统一的工作流程，基于这一流程建立数据库管理系统，完成电子公文从捕获、登记、分类、鉴定、归档、保管、利用直至处置等全部管理过程，保

5、证电子公文形成和档案管理过程是协同、连续、高效。1 BB 7836一2008e) 图片、照片、录音、体文件。5.4 5.4.1 电子公文-经捕获就应进行登记，通过一系列的登记操作来记录文件生命周期中的全部信息和作过程。5.4.2 建立电子公文登记的工作程序、制度，采取相应的技术措施，保证电子公文及相关信息的真实、完整、可靠、规范。5.4.3 登记时应标识电子公文件之间的关联关系，例如z请示与批复，正文与附件之间的关联，保持电子公文之间的有机联系。5.5 依照国家或行业规范化的分类法制定本单位的分类方案，据此对电子公文进行整理、分类。制定分类方案时应考虑za) 系统用户的注册与分类，以利于电子公

6、文的自动分类:b) 电子公文管理与利用的赋权方案，以利于对电子公文管理与利用权限分配的方便性、合理性。5.6 鉴定5.6.1 归档前档案部门应在电子公文归档前作好归档前签定，要求如下za) 应依照归档范围要求，对电子公文的归档价值、面, 归档的不，人恤，俨UI国的不归挡:b) 应对电子公文及元数据进行全面检查，包括电子公文基本描述信息表、操作日志及相关的著录项等，确认电子公文及相关的信息无缺损且未被非正常改动:c) 如同时具备电子公文和纸质公文，应对电子公文与纸质公文的内容、签章进行校核，以保证电子公文与相应的纸质版本内容及其表现形式一致:d) 归档前应按照国家或行业关于纸质公文保管期限的规定

7、，对电子公文及元数据的保管期限进行划分。5.6.2 归档后鉴定档案部门应在电子公文归档后作好归档后鉴定，要求如下za) 应对到保管期限的归档电子公文的保存价值进行鉴定，适时调整保管期限或进行销毁处理:b) 鉴定时应对归档电子公文、元数据及其载体进行检测，检测的内容与方法应符合GB厅18894-2002中9.8的要求。5. 7 归档5. 7. 1 归档范围与电子公文的归档应以实时归档为主，以各种形式介质发来的收文经信息采集处理后也应实时归档。电子公文的归档至少应满足以下要求za) 应按照国家或行业纸质公文的归档范围进行归档并划定保管期限，具有长期、永久保存价值的重要电子公文应打印成纸质版本与电子

8、公文一井归档:b) 归档时，描述电子公文的背景、内容、格式、结构、软件和硬件环境及其整个管理过程的元数同时归档:c) 电子公文留痕信息应一并归档，留痕信息应做到真实、准确:d) 电子公文日志信息应一井归档，电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的保存日志，随时自动记录电子公文的办理结点及办理过程的留痕信息，以保证归档电子公文的真实性:e) 生成电子公文的软件和硬件环境应归档，包括z软件升级及系统补丁、数据库系统、办公自动化系统、加密软件、加密工具和有特殊要求的硬件设备等。3 HB 7836一2008电子公文时，的身份认证、权限控制、防复制、防删改等安全保密措施。5. 10 5.

9、10.1 经过鉴定并经相关机构批准后，档案部门可对归档电子公文进行保管期限。5.10.2 在有效的控制下，将归档电子公文及其元数据移交其它机构，移交的形式包括za) 将归档电子公文移交给社会性服务机构提供的电子公文保管基地，并由该服务机构代表电子公文形成机构按契约合同方式管理电子公文:b) 在机构重组过程中，将归档电子公文移交给另一责任机构:c) 向上级机构的档案部门移交。5.10.3 a) 销毁包括物理删除归档电子公文及其元数据，在销毁归档电子公文时应遵循如下原则:毁工作要经过电子公文形成部门、保密部门和档案部门的审批和授权:b) 正在发生效力或具有查考凭证价值的公文不能被销毁;c) 销毁时

10、应保证公文内容不失泄密:d) 批准销毁的电子公文档案如存在其他则应同时销毁。6一6. 1 元数据的分类6. 1. 1 性分为、内、保护信中一固化信息元数6. 1.2 背景倍息形成文件的环境元数据，可以划分为四个子类，分别为法律与行政背景元数据、原始信息系统描述、A晒信息元数据和文件形成与处理过程元数据。背景信息元数据见表B.l.6.1.3 内容特征元数据与电子公文内容相关的内部和外部特征信息的元数据，内容特征元数据见表B.26.1.4 保护信息元数据主要描述电子公文的电子特征、息、权限信息、维护和利用的元数据，保护信息见表B.3。6.1.5 固化信息元数用以确认电子公文及其元数据信息完整性和可

11、信性的信息，固化信息元数据见表B.4。6.2 元数据6. 2. 1 无数据的形成电子公文形成的同时应形成相应的元数据，电子公文管理和维护过程元数据应在相应的过程中形成。6.2.2 元数据的捕获以下两种方式za) 与电子公文同时捕获1b) 在电子公文管理过程中通过移交、管理系统自动记录或著录方式捕获。在文档一体化管理系统的设计与开发中，应对元数据的捕获方式进行规划，分别通过上述两种方式应捕获归档元数据的数据项名称、定义、著录细则等，内容见附录B。电子公文在整个生命周期内元数据会不断增加，在进行文档一体化系统设计时应对元数据的捕获节点进行相应的规划，确保元数据的完罩。6.2.3 元数据可以与文件一

12、起存放，也可以库中分别存放。在实可以采取两种方式中的一5 HB 7836-2008 附录A(资料性电子公文文挡一体化管理流程简图电子公文文档一体化图见图A.l。. A.1 电子公文文档一体化管理流程简图7 HB 7836-2008 B.2 内容特征元数据内容特征元数据见表B.2oB.2 元素定义著录细则类型|必(选)著由处理人员手工著过程自动生成由处理人员手工著录或由系统根据归档过程自动生成由盒号(FilesID) 电子公文所在的保管单位的编号字符型必著件号(PaperlD) 电子公文所保管单位内必著档号(标识符)(SerieslD) 型符字年其或动+动自号扫自统宗H统系全MW系由2号由则则水

13、号号规流盒水码+、流编号号符盒列定识+系确标号、择文列号啡公系宗u子+全咀电度中#标文公子电的唯的生产统系由识必著年度(Year) 电子公文内容针对的年度生成。由系统自动产生字符型|必著开名称，中程过理处录书著文工在手公主式的正文的公文达公表子以电字符型|必著题名(1口tle)交替题名(Altemative) 创建者给予电子公文的正式公开l!在文书处名称之外的题名信息，如并列题|手工著录名、副题名和题名说明文字B 中由员1字符型主要责任者(Creator) 发文z电子公文主要创建者往往指本单对电子公文负有法律责任的公文l位，因此可以由系统自动生成。主要创建者名称|收文2需要在文书处理过程中由或

14、处理人员手工著录。字符型必著次要责任者|主要责任者之外的其他公文创建(Contributor) I者名称字符型|选著电子公文内容相关的在文书处理过程中由公人员手工著录公文编号由产生、处理电子公文的原始、立案|信息系统自动生成，一般公文为号、合同为合同号、诉讼文书为立案号等字符型选著(Subject) 公文(RecordNum) 公丈制作或者批准、字符型选著文种(Record乃pe)指公文种类的名称，如通知、决定、命令、函、请示、报告、报|由文表等在创建公文生成|字符型必著自文书处理人员在创建公文时选择生关于档案公文的文稿、文本和版|成，可以是下列名称之-2| 啊、|字符型|选著(Version

15、1)pe) I本的说明|手稿、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本日期(Date) 与电子公文相关的日主要值有发文日期、电子公文归档日期、传统载体归档日期日期型必著附注(Annotation) 对电子公文的正文以及与正文相关的信息描述，主要指提要或文|由文书处理人员手工著录|字符型摘公文形成处理过程以及公文内容|由文书处理人员或档案管理人员手工著I :_ .J:.x.L.t:t:./,.!J.t.:;Ai1:JlC a -:I:./!J J I .fl J字符型特征中需要解释和补充的事项|录选著公文内容描述(Description) 选著9 HB 7836-2008 表B.3 (续)子类元

16、素定义著录细类型必(选)著鉴定意见本次鉴定的结果和意见可以在系统中设定若干种类预先字符型必著拟定的意见，供鉴定人员选用鉴定(Appraisa1View) 描述元数建议保管期限鉴定后所建议的电子公字符型必著据(ADPreservationTenn) 文的保管期限录，般为g短期、长期、密级指电子公指定值为g内部、公开、保密、机字符型必著(SecurityLeveI) 密、绝密在文书处理、保管处置解密期电子公文解级的时过程中，捕获以字符型选著(ExpiryDate) 间后，还要多次审, , |直至完全解密保管期限经鉴定后确认的电子公在文书处理过程中需要初次鉴定，字符型必著j (Preservatio

17、nTenn) 文保管期据许可对象允许使用电子公文的对在保管过程中采集字符型(Actors) 象描述控制标识对许可对象的授权行为在保管过程中采集，定可以字符型选著( ControlLabeI) 为z禁止、只读、改、保存保存等行为处置类型定义处置行为的类型以为z资字符型必著(Dispo臼lType)料、迁移处置授权机构授权处置行为发生的机在处置行为过程中生成字符型必著(Disposalpermission) |构名称处置责任者处置行为的责任者在处置行为过程中生成字符型选著(DisposalActor) 维护处置行为时间发生处置行为的时间描在处置行为过程日期型必著过程(DisposalDate) 述

18、元数处置原因处置在处置行为过程中字符型据(DisposaIReasons) 处置结果描述关于处置行为的结果描在处置行为过程中采集字符型选著(DisposalResultDescription) 述保管日志文件长期保管利用中对所有操作日期及行为的由系统自动记录字符型必选(ReseverBlog) 记录和描述自定义信息用户自定义在处置过程中产生的却不能在上字符型选著(UserDefine) 述元素中著录的信息，著录于此在使用过程中，指定可以使用类型使用类型为z查看、复制、归、编字符型必著(Usepe) 索引、分类、处理利用使用者使用电子公文的责任者在使用过程中字符型选著(User) 名称过程使用开

19、始时间用户使用电子公文的开日期时元数在使用过程必著(UseDate) 始时间描述间型据使用结束时间用户使用电子公文的结在使用日期时必著(UseEndDate) 束时间描述间型使用描述使用情在使用过程中采集字符型选著(UseDescription) 一一一11 CON-c的民广回国中华人民共和国航空行业标准航空工业电子公文文档一体化HB 7836-2008 * 开本880X1230 1/16 印张11.字数34千字2008年9月第一版2008年9月第一次印刷印数1-200中国航空综合技术研究所出版(北京东外京顺路7号)中国航空综合技术研究所印刷车间印刷北京1665信箱发行专有不得翻印定价13.00元书号:标30l.2376