HY 029.3-1995 海洋调查观(监)测档案业务规范.pdf
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1、HY 中华人民共和国行业标准HY 029. 3-1995 海洋调查观(监)测档案业务规范The archives service specification for the oceanographic survey and observations 1995-02-20发布1995-07-01实施国家海洋局发布目次1 主题内容与适用范围. .,(1) 2 引用标准3 术语第一篇一般规定4 档案质量控制. . . . (1) 5 档案报送与保管. . . (幻6 案卷的编目. . . . . . . (2) 7 卷内备考表的编制. . . (3) 8 项目说明书的编制. . . . .QI. (
2、3) 9 档案的编目第二篇海洋断面调查档案10 归档范围.(的11 文件材料的收集、整理.,. . . (4) 12 文件材料的组卷. . (的第三篇海洋专项调查档案13 归档范罔. . . . . . .(的14 文件材料的收集、整理.(4) 15 文件材料的组卷.第四篇海洋监测档案16 归档范围.(5) 17 文件材料的收集、整理.18 文件材料的组卷. . (5) 第五篇海洋浮标观测档案19 归档范围. . (5) 20 文件材料的收集、整理. . . . . . . . . . . . (5) 21 文件材料的组卷.第六篇海洋航空监视档案22 归档范围. . (的23 文件材料的收集、
3、整理. . . . . . . . (6) 24 文件材料的组卷. . (创第七篇海滨观测档案25 归档范围.(6) 26 文件材料的收集、整理.27 文件材料的组卷. . . .们第八篇船舶水文气象测报档案28 归档范围. . . . . . . . . . (7) 29 文件材料的收集、整理. . . (7) 30 文件材料的组卷. . . . . . . . . (7) 附录A海洋调查观(监)测档案案卷封面、卷脊格式(补充件. . (8) 附录B海洋调查观(监测档案常用表格式(补充件) . . .(12) 附录C海洋调查观(监测档案归档范围及保管期限表(补充件) . (19) 中华人民共
4、和国行业标准海洋调查HY 029.3一1995观(监)测档案业务规范The archives service specification for the oceanographic survey and observatlons 为提高海洋调查观(监)测档案质量,实现档案工作规范化,更好地发挥海洋调查观(监)测档案的作用,特制定本标准。1 主题内容与适用范围本标准规定了海洋调查观(监测档案材料的收集、整理、组卷、编目等方法及档案用表的格式。木标准适用于海洋断面调查、海洋专项调查、梅洋监测、海洋巡航监视、海洋浮标观测、船舶水文气象测报、海滨观测的档案业务工作。2 引用标准GB 2763.1-27
5、63. 7-91海洋调查规范HY 003. l-HYjT003.10-91海洋监测规范GBjT 13909-92海洋调查规范海洋地质地球物理调查GB 14914-94海滨观测规范GB 9852. 2-88全国海岸带和海涂资源综合调查档案标准著录细则3 术语3. 1 海洋调查观(监测档案在海洋调查观(监测活动中直接形成的有保存价值的各种载体形态的历史记录。3.2 海洋调查观监)测科技文件材料在海洋调查观(监测活动中直接形成的,以文字或技术符号记载与反映技术思想和结果的图、表、文字、照片、录音、录像等内容完整的最小的独立文献的总称。第一篇一般规定4 档案质量控制国家海洋局1995-02-20批准1
6、995-07-01实施1 HY 029.3-1995 4. 1 档案管理部门制定全面的档案质量控制制度。4.2 计划、业务部门和地区档案部门共同监督任务执行单位收集整理档案材料的完整、系统、准确的情况。4.3 任务执行单位必须责成所属有关部门负责档案质量的检查,严格执行档案质量规定-4.4 计划、业务部门下达计划任务时,同时提出应归档的文件材料的质量要求.4.5 计划、业务部门检查计划进度时,协同档案部门检查文件材料形成、积累和保管情况.4.6 项目验收和评审成果时同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况.4. 7 档案部门协助计划、业务部门对当年的各项海洋调查观(监测档案的情况进行总结和评
7、价,其结果作为是否完成调查观(监测任务的依据之一.4. B 海洋调查观(监)测记录表(簿、分析记录表、观(监测记录报表等的格式,必须符合GB12763.2. -12763.7海洋调查规范.HY003. 1-HY/T003. 10海洋监测规范.GB14914海滨观测规范的规定.4. 9 海洋调查观(监测记录表(簿、分析记录表、观(监测报表、图件等的数字、线条、符号等应准确、清楚、规格统一。表(图上须标注的项目必须标注齐全.4.10 各种应归档的文件材料的载体材料和书写材料必须有益于低期保存.5 档案报送与保管5. 1 报送时间按档案主管部门的规定执行,5.2 海洋调查观(监测档案应由国家、地区二
8、级海洋档案馆集中统一管理,其他部门及个人不得私存.5.3 档案库房耍有防火、防潮、防盗,温度、湿度调控等设备,要有足够的库容空间.5.4 海洋调查观监测的磁带、磁盘、声像等磁性载体的记录,均须存放在有防磁、防潮条件的库房或专用设备里。6 案卷的编自6. 1 编写案卷页号6. 1. 1 案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号.6.1.2 页号编写位置1单面书写的文件材料在右下角编写页号,双面书写的科技文件材料,正面在右下角编写页号,背面在左下角编写页号。6. 1. 3 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。6. 2 案卷封面的编制案卷封面格式见附录A1.A2.6.2.1 案卷封面尺寸
9、依海洋调查观监测各类用表的规格而定.6.2.2 案卷题名应能简明、准确地揭示卷内文件材料的总体内容.案卷题名的主要内容包括t调查观(监测项目名称,文件材料名称、代字、代号等内容.海滨观测档案案卷题名t由海洋站名称(简称与文件材料名称组成.6.2.3 实施单位填写案卷内文件材料产生单位。6.2.4 项目负责人填写项目过程中的主要责任者。6.2.5 档号填写档案的分类号和案卷顺序号.6.2.6 档案馆(室号填写国家给定本档案馆室的编号.6.2.7 缩微号填写缩微时给定本卷的编号。6. 3 案卷脊背的编制案卷脊背格式见附录A3.6.4 卷内目录的编制卷内目录格式见附录B1。2 HY 029.3-19
10、95 6.4.1 卷内目录应达到一定细度,即每份文件材料在卷内目录中应有相应的题名.6.4.2 海洋断面调查、海洋专项调查,海洋监测等观测记录报表案卷的卷内目录,要能表达每一航次调查的文件材料的题名。6.4 3 海洋调查观(监)测的连续站观测记录报表案卷的卷内目录,要能表达每一测站的文件材料的题名优6.4.4 海滨观测记录月报表案卷的卷内目录,要能表达每月的文件材料的题名.观测记录年报表案卷的卷内目录,要能表达每一年度的文件材料的题名.6.4.5 序号用同拉伯数字,从1起依次标注.6.4.6 文件材料题名(亦称文件标题)填写文件材料名称的全称.6.4.7 文件编号填写文件材料的文号,报表编号或
11、图样的图号.6.4.8 责任者填写文件材料的直接编制部门或主要责任者.6.4.9 日期填写文件材料形成时间的年、月、日.6.4.10 页次填写每份文件材料首页上标注的页号。6.4.11 卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。7 卷内备考衰的编制卷内备考表格式见附录B2。7.1 卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题.7.2 卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。8 项目说明书的编制项目说明书格式见附录B3.8.1 项目负责人填写项目说明书,项目说明书的内容t项目实施过程简介,项目内容提耍和参加项目的主要人员名单等。8. 2 项目说明书放在项目档案
12、的首卷,有项目说明书的首卷的页号从说明书开始编页号。9 档案的编自9. 1 编制档案总目录档案总日录格式见附录剧。9. 2 编制档案分类目录档案分类目录格式见附录肘。9.3 编制检索卡9.4 根据实际需要编制各种专项书本式检索目录9. 5 档案著录按GB9852.2 (全国海岸带和海涂资源综合调查档案标准著录细则著录案卷级和文件级档案目录。9.5. 1 调查观(监测记录、分析记录、自记记录纸等原始记录案卷,著录案卷级档案目录.9.5.2 依据性文件材料案卷,著录案卷级和文件级档案目录.9.5.3 调查成果报告案卷,著录案卷级和文件级档案目录,若卷内目录过于简单,不能揭示成果报告的具体内容,按成
13、果报告的篇(章标题著录文件级档案目录.9.5.4 海洋断面调查、海洋专项调查、海佯监测记录报表案卷,著录案卷级和文件级档案目录,其文件级档案目录以断面为单位进行著录,著录时以断面的首站和末站的地理坐标作为题名说明.9.5.5 海洋断面调查,海洋专项调查,海洋监测的连续站观测记录报衰,著录案卷级和文件级档案目HY 029.3-1995 录。文件级档案目录以测站为单位进行著录,著录时以测站的地理坐标作为题名说明。9. 5. 6 海滨观测记录月报表、年报表案卷,著录案卷级和文件级档案目录。其气象观测月报表的文件级档案目录以观测月为单位进行著录,其余的案卷级和文件级档案目录均以观测年度为单位进行著录。
14、第二篇海洋断面调查档案10 归档范围归档范围见附录Cl。11 文件材料的收集、整理11. 1 承担调查的部门负责文件材料的收集、整理.11.2 按文件材料类别分别整理,各类文件材料均按形成时间先后排序。11. 3 调查的原始记录、自记记录、分析记录、计算图表、资料汇总表(报表)等类,如一个航次多船进行调查观测,先按船分别进行整理,然后将相同类的汇总在一起,其排序按各船调查海城顺序从北至南或从南至北。11.4 调查成果报告按不同稿次排序,成文在前,其次按定稿、修改稿、初稿顺序排序。如果篇幅较大,各稿次自成排序单元。12 文件材料的组卷12. 1 地区海洋档案馆负责文件材料的组卷。12.2 按年度
15、和文件材料类别分别组卷。12.3 调查成果报告,若篇幅较大则按稿次组卷。12.4 水温观测记录表、水样登记表、海面气象观测记录表,水文气象化学综合调查报表等页数较多的类,测站不足60个者,每四个航次组成一卷,余下的若不足三个航次,合并到前四个航次组成一卷。测站60个以上(含60个)每三个航次组成一卷,余下的若不足二个航次,合并到前三个航次组成一卷。12.5 扯皮分析记录表、溶解氧分析记录表、磷酸盐分析记录表、亚硝酸盐分析记录表、硝酸盐分析记录我、氮分析记录表、碱度分析记录表、海浪观测记录表、透明度水色和海发光观测记录表等页数较少的类,每一年度组成一卷。12.6 站位登记表,航线阁,航次报告等页
16、数较少的类,可多年度组成一卷,每卷页数不少于50页为宜。第三篇海洋专项调查档案13 归档范围归档范围见附录Cl。14 文件材料的收集、整理14. 1 承担调查的部门负责文件材料的收集、整理.14.2 按文件材料类别分别整理,各类文件材料均按形成时间先后排序。14.3 调查的原始记录、自记记录、分析记录、资料汇总表(报表等页数较多的类,如一个航次多船进行调查,先按船分别进行整理,然后将相同类的汇总在一起,其排序按各船调查海域顺序排序.14.4 调查成果报告按不同稿次排序,成文在前,其次按定稿、修改稿、初稿顺序排序.4 HY 029.3一199515 文件材料的组卷15. 1 承担调查的部门负责文
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