GB T 9705-1988 文书档案案卷格式.pdf

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1、UDC 351.852.12 A 14 届国中华人民共和国国家标准仲山文书档案案卷格式The filing forms of administrative records 1988-09-05发布1989-03-01实施国家技术监督局发布GB 9705-88 (文书档案案卷格式更正通知根据国家档案局、全国文件格式及数据元标准化技术委员会要求，国家技术监督局以 (1990)技监标便字第34号文对GB9705-88 文书档案案卷格式进行更正如下z1.第2页第11行，应在页号后加上备注。正确:凡.日期、页号、备注。2.第2页第13行，应将2.2.4下挪一行。正确:2.2.4软卷皮封三印制项目包括2。

2、第13行中应将2.4改为3.4。正确:填写方法同3.4卷内文件目录填写方法。3.第2页第15行巾应将3.3改为4.3。正确:填写方法与4.3卷内备考表填写方法同。4.第2i 倒数第9f，应在国号后加上备注。正确:日期、页号、备注。5.第5fJ.f因2巾，(案卷题名)栏巾的100(90)应取消。全宗号、目录号、案卷号一栏的定位尺寸z右白边25mm，fJ边15mm。6.第7页图4中，(案卷题名)栏中的100(85)应取消。全宗号、目录号、案卷号栏的定位尺寸:右边25mm，下白边15mm。7.第9UJ:图6A It1 540的标注应取消。在220mm尺寸线下方增加一50mm尺寸线。中华人民共和国国家

3、标准文书档案案卷格式The filing forms of administrative records 1 适用范围本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。2 案卷卷皮恪式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。2.1 硬卷皮格式2. 1. 1 硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mmx 220mm或280mmx 210mm (长宽。封底尺寸同封面尺寸。封底三边上、下、翻口处要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。UDC 351.852.12 GB 9706-88 用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌(见图1)

4、。本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。2.1.2案卷封面项目封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸(见图2)。2.1.3封面项目的填写方法2. 1. 3.1 全宗名称:全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如中国共产党中央委员会简称为中共中央，中华人民共和国外交部简称为:外交部飞河北省人民政府人事局简称为河北省人事局。不得简称为本部、本委、本省人事局等。2.1.3.2类目名称:类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。2. 1. 3.3

5、案卷题名:案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。2.1.3.4时间z卷内文件所属的起止年月。2.1.3.5保管期限z立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。2.1.3.6件、页数:装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。2. 1. 3.7 归档号:填写文书处理号，由立卷人填写。2.1.3.8档号的编制:封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。目录号z全宗内案卷所属目录的编号，在同个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。国家技术监督局1988-09-05批准1989-0

6、3-01实施GB 9705-88 案卷号:目录内案卷的liI员序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。2.1.4卷脊项目包括:全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸(见图3)。2.2 软卷皮恪式使用软卷皮装订的案卷，必须装人卷盒内保存。2.2.1 软卷皮外形尺寸z软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mmx 2l0mm (供A4型纸用)或260mm x 18smm (供16开型纸用的规格(见图4)。2.2.2软卷皮封面项曰:软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置(见图4)。2.2.3软卷皮封二项目:软卷皮封二印制项目包括:顺序号、文号、责

7、任者、题名、日期、页号。各项目具体位置、尺寸(见图5)。2.2.4软卷皮封二项目的填写方法同2.4卷内文件目录填写方法。软卷皮封三印制项目包括:本卷情况说明、立卷入、检查人、立卷时间，其尺寸位置(见图9)。软卷皮封三项目的填写方法与3.3卷内备考表填写方法同。2.3卷盒格式2.3.1 卷盒外形尺寸采用300mmx 220mm(长X宽)，其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒(见图6)。2.3.2卷盒封面和卷脊格式卷盒封面为空白面。卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。其中起止卷号填写xx一卷，其余项目的填写方法同硬卷皮格式。各

8、项目具体位置、尺寸见图7)。2.4 填写要求填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求E整。S卷内文件目录格式3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(即长宽为260mm x 185m m)戎国际标准A4型(即提x宽为297m m x 210m m )。3.2 贞均与文cf.区尺寸卷内目录用纸上白边(天头)宽20士0.5mm卷内曰录用纸下白边(地脚)宽15士0.5mm卷内目录用纸左白边(订口)宽25:t0.5mm卷内目录用纸右白边(翻口)宽15士0.5mm(见图8) 3.3卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。各项目具体位置、尺寸(见罔8)。3.4 卷内支件

9、目录填写方法3.4.1 I顺序号:以卷内文件排列先后11顷次填写的序号，亦即件号。3.4.2 文号:支件制发机关的发文字号。3.4.3责任者:对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。3.4.4题名:即文件的标题，一般应照实抄录。没高标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加J 号。3.4.5 日期:文件的形成时间。填写时可省略年、月、日字，在表示年、月的数字右F角加 号。2 GB 9705-88 3.4.6 页号:卷内文件所在之页的编号。3.4.7 单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸曰王E:一二4xl5一-一3.4.8备

10、注:留待对卷内文件变化时作说明之用。4卷内备考表格式口1m件号4. 1 卷内备考表外形尺寸及贞边与文字区尺寸均同卷内目录(见图9)。4.2卷内备考表项目包括:本卷情况说明、lL卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸见图9)。4.3 卷内备考&填写方法4.3.1 本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。4.3.2 立卷人:由责任立卷者签名。4.3.3检查人:由案卷质量审核者签名。4.3.4 立卷时间:填写完成的立卷日期。5 案卷各部分的排列格式5. 1 使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分酌排

11、列格式均是z案卷封面一卷内文件目录一文件一备考表一封底。5.2使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装人卷盒保存。6 文书档案案卷恪式监制6. 1 文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。6.2 在卷皮封底的下部应印上由xx档案局监制的字样。3 GB 9705-88 队j( .:; 。zeqvy D a o 一-一一-一一一一一一一一一一-嗖，。) 甲( 一一一一一一一一-一一一一一-la :寸、JD 可一-一一一一:2 七3011 (280) 110 (350) m4 mhr 位

12、例单比AOphUAU t且iq4.a 图14 (全宗(类目，、。a。Dp a V CCD D 穹25 100 (90) 自年月至本卷共件1-一一GB .705一.吧D, 飞eZ。Tb 名称)u-R 、名称(案卷题名)33 保管期限年月归档号贞16 p、。罚、325 ._ 臼年本卷共GB .705一.KPO 也-金宗名称(类目名称)(案卷屈名)100 (85) 月至年月件贞U电，3 210 (1 85) 图4a 南目;千奇单位:mm 比例，112 粗黑线2mm7 10. 0 20 顺号文 序责任者号s s 25 r、。小31卷人检查人1卷时间210 (85) 图9附加说明z本标准由全国文件格式及

13、数据元标准化技术委员会提出。本标准由国家档案局负责起草。本标准起草人邹步英、郭嗣平、朱煌。60 L :; :; :; 单位:mm 比例:1: 2 甸甸limohm因。别改为999、9990。GB 9705-88(文书档案案卷格式更正一、第2页第11行，应在页号后加上备注。正确thu-日期、页号、备注。三、第2页第13行，应将2.2.4下挪行。正确:2.2.4软卷皮封三印制项目包括:.。第13行中应将2.4改为3.4。正确:.填写方法同3.4卷内文件目录填写方法。三、第2页第15行中应将3.3改为4.3。正确:.、.填写方法与4.3卷内备考表填写方法同。四、第2页时数第9行，应在页号后加上备注。

14、正确1日期、页号、备注妙。五、第5页图2中，(案卷题名)栏中的()0(90)应取消。全宗号、目录号、案卷号一栏的定位尺寸:右白边25mm，下自边15mmo六、第7页图4中，(案卷题名)栏中的100(85)应取消。全宗号、目录号、案卷号一栏的定位尺寸:右白边25mm，下白边15mm。七、第9页图6A中540的标注应取消b在220mm尺寸线下方增加50mm尺寸线。华人民共和国家标准文书档案案卷格式GB 9705-88 中国标准出版社出版(北京复外三里河)中国标准出版社秦皇岛印刷厂印刷新华书店北京发行所发行各地新华书店主P售版权专有不得翻印国中开本880X1230 1/16 印张l字数250001989年2月第一版1989年11月第三次印刷印数60001-70 000 * 书号:155066.1-6342定价0.72元