CB T 3495.17-1998 船舶工业档案管理规则.案卷格式和一般要求.pdf

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1、CB/T 3495. 17-1998 前本标准参照GB/T9705一88文书档案案卷格式、GB/T11822-89科学技术档案案卷构成的一般要求，并结合CB3495.1-92船舶工业档案管理规则分类大纲及编号进行编制，是一项船舶工业档案业务管理标准。本标准由中国船舶工业总公司办公厅提出并归口。本标准起草单位：中国船舶工业总公司第七研究院第七。一研究所。本标准主要起草人：贝珍丽、都永芬、吕凤芝、成更海。中华人民共和国船舶行业标准船舶工业档案管理规则案卷格式和一般要求CB/T 3495. 17-1998 分类号：u01 Regulations for archives managenent for

2、 shipbuilding industry File format and general requirement 范围本标准规定了船舶工业档案案卷的格式、装订及制作等要求。本标准适用于船舶行业企、事业单位除职工、教学、会计类档案以外的档案案卷。2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文本标准出版时，所示版本均为有效所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。GB/T 9705.,.-88 文书档案案卷格式GB/T 11822- 89 科学技术档案案卷构成的一般要求CB 3495. 1- 92 船舶工业档案管理规则分类大纲及编号CB

3、3495. 2-92船舶工业档案管理规则产品CB 3495. 3-92船舶工业档案管理规则设备仪器CB 3495. 4-92船舶工业档案管理规则经营、生产、技术CB 3495. 5-92船舶工业档案管理规则党群、行政CB/T 3.495. 13-1997船舶工业档案管理规则科研3 定义本标准采用下列定义JH 案卷file 由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位!.2 卷内目录file list 案卷内登记文件及其排列次序的目录3. 3 卷内备考表memorandum 说明案卷内文件状况的表格3.4 档号archivalnumber 在整理和管理档案过程中，以字符形式赋于档案的一组代码4

4、 寒卷卷皮（盒格式4.1 船舶工业档案案卷卷皮（盒）分为软、硬卷皮和卷盒4. 2 卷皮和卷盒尺寸，见图la、图lb、图2a、图2h和表L中噩船舶工业总公需1998-12一29披准8 199906-01实施CB/T 3495. 17-1998 卷内目录项目包括：挡号、序号、编号、责任者、题名、日期、页号页数）、密级、备注。5.3 卷内目录的填写说明5, 3. 1 挡号按CB3495.1规定填写sJ. 2 序号是卷内文件的排列顺序，按CB3495. 25、13有关规定填写。5. 3. 3 编号是卷内文件公文、文字材料、图祥和技术文件、科研文件、仪表和设备文件、基建文件等）制发单位的文号、图号或编号

5、以及部门、个人自编号等。5.3. 4 责任者是卷内文件的署名者（单位或个人）。单位可写通用简称责任者为两个或两个以上的只写第一个，后面加“等”5. 3. 5 题名（标题）一般照实抄录文件标1lfil0文件无标题或标题不能揭示内容时，可自拟标题，外加 ，号s. 3. 6 日期是文件材料的形成日期。用阿拉伯数字填写，在表示年、月、日的数字右下角加“”。以省略“年飞“月飞“日”字样。5. 3. 7 页号（页数）在案卷装订成册时，页号应在每份文件材料首页上标洼的页数。案卷不装订时，页号应在卷内每份文件上填写的总页数。5. 3. 8 密级按文件标明的保密级别填写。5,4 卷内目录放置卷内目录放置在案卷内

6、文件的首页之前。6 卷内备考表格式6.1 卷内备考表尺寸卷内备考表尺寸见图8.6. 2卷内备考表项目卷内备考表项目包括：挡号、立卷情况、说明、立卷人、检查人、日期。6.3 卷内备考表填写说明6. 3.1 挡号内容同5.3. 1. 6. 3. 2 立卷情况应填写本案卷内文件的件数、页数（卷内目录和备考表不计），以备统计。6.3. 3 说明指卷内文件增减、修改、销毁等情况说明。6. 3.4 立卷人由责任立卷者签名6. 3. 5 检查人由立卷部门负责人签名。6. 3. 6 日期指立卷完成的时间6.4 卷内备考表应放在案卷内文件之后7 案卷的装订7. 1 案卷可采用装订和不装订两种形式7.2 案卷内不

7、同尺寸的文件表格、图纸等，应按统一尺寸折迭。7. 3 装订要求7. 3.1 案卷装订成册或单份文件装订，应取掉金属物针、钉等），采用线装方法7. 3. 2 装订时注意不压字、不倒页、不损坏文件、不妨碍阅读。7. 4 案卷装订成册后，统一在有文字图形的每页材料正面的右上角、背面的左上角依次编写页号7,5 案卷不装订，其每份文件的首页右上方要加盖档号章，图表应按规定尺寸折迭好，在其反面右下角加盖档号章档号章样式见图9.8卷皮（盒）、卷内寝格制作及材料要求8. l 卷皮（盒）用牛皮无酸纸板双模压制，也可用黄板纸制作，外模牛皮纸。10 CB/T 3495.17-1998 8. 2 卷盒翻口处中部设置横

8、穿绳带，倒旁置两搭扣，使盒盖能紧扣住卷盒见自10.8.3 卷内吕录、卷内备考表用70g以上白色书写纸制作8.4 卷皮和表格制作的字体、字号可以自定。11 CB/T 3495.17-1998 185 20 25 (A也飞1二刁文名称：案卷题名20 5期一保管期瑕一一辈摄一一因la软卷皮及封面示意图12 u川周刊144CB/T 3495. 17-1998 表1im 类型长A宽B厚D软卷皮260 185 硬卷皮280 210 10 15 20 30 一一280 210 10 15 20 30 卷盒300 220 20 30 40 50 60 90 320 230 20 30 40 50 60 90

9、4.3 卷皮（盒）封面和脊背项目4. 3. 1 封面项目包括：全宗名称、档号、全宗号、缩微号、案卷题名、日期、保管期限、密级。各项目具体位置、尺寸见图3。4.3. 2 脊背项目包括：全宗号、档号、案卷题名、保管期限。底脊背项目包括：档号、案卷题名。各项具体位置、尺寸见图4。4,4 封面、脊背填写说明4.4. 1 全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称应用全称或通用简称。如“中国船舶工业总公司”简称“船舶总公司”；“中国船舶工业总公司第研究院第研究所”简称“船舶总公司院所”。4.4. 2 惶号由分类号、项目代号（或年代号）、案卷号组成。按.CB3495. 1规定填写。脊背宽D为10、15、2

10、0、30mm脊背上的挡号填写格式可选择图5或图6。脊背宽D为40、50、60、90mm脊背上的档号一律为横写格式见图6。4.4.3 全宗号填写档案馆指定给立档单位的编号。4,4,4 缩微号填写缩微时给定本案卷的编号。4,4. 5 案卷题名（案卷标题）一般由立卷者自拟。A、B、C、D四大类档案的案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发单位、内容、文种。文字应力求简炼、明确。E、F、G、H四大类档案的案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容。其案卷题名主要内容包括项目名称（及其代字、代号）、特征（如阶段、专业、公文、图样、技术文件、其它文字材料等）。4.4.6 日期填写卷内文件的起止日期。4.4,

11、7 保管期限是立卷时划定的案卷保管期限，分为永久、长期、短期三种保管期限。永久为50年以上；长期为15至50年；短期为15年以下。4.4. 8 密级按照保密规定划定的密级填写。当卷内文件有不同的密级时，则按最高密级填写。4,5 填写要求4.5. 1 使用软卷皮装入卷盒保管时，卷盒封面不填写，脊背填写全宗号档号、保管期限。4,5, 2 填写案卷封面和脊背时用黑墨汁或黑墨水、蓝黑墨水5 卷内目录格式5. 1 卷内目录5. 1. 1 国内通用16开型（即长宽为260mm185mm）。适用于A、B、C、D四大类案卷和其它类别的公文卷。其尺寸见图7o5. 1.2 国际标准A4型（即长宽为297mm 21

12、0 mm）.适用于LF、G、H四大类案卷。其尺寸见图7。5.2卷内目录项目9 C:O/T 3495. 17-1998:伽同。也。咱M- 嚼，-刷刷刷刷，圃”. , ., . 国. , -泪，四四”唱。t 辛阳四”- 圃，-国嗣同嗣甲4阳”圃圃- t珩、。N 。回回，”阳帽，. 、唱一一一-1号280 且350 D=lOlS,20,30 mm 图lb硬卷皮及封面示意图13 14 CB/T 3495. 17-1998 220(210,230) .-/f L一一一一一一斗_J ，白。o闽3 、g 伺。 一一一一一一十一一/ 飞、/ D=l0,15,20,30,40,50,60,90 mm 国2a卷盒

13、D CB /T 3 4 9 5. 17 -19 9 8 300(280,320) 40 D 。,., r、: 。目。飞D=l0,15.20,30,40,50,60,90 mm 图2b卷盒展开示意图15 CB/T 3495. 17-1998 220(210,230) 30 25 飞飞l！IIJJ轩仰布包出1刁可ON的cNDO的20 案卷题名的时的日期保管期限口舍也级密图3、，3叭a硬卷皮，卷盒案卷封面16 CB/T 3495. 171998 D 。0也，0鸭 、O_, 喝金宗号 。裆号。 。甲案卷题名。3。F叫保管期限 、a。也D=lS.25,30,60,90 mm 图4a案卷脊背，。e。句飞也

14、; 。D 。 裆号 。电俨案卷题名 。 D=lS.25,30,60,90 mm 图4b案卷底脊背0 0。蝇 、王17 CB/T 3495.17-1998 裆号挡号横EI格式留6Al2 1997 15 HNlM喝骂lz竖写格式图518 CB/T 3495.17-1998 210085) ，25 10 I 40(15) I 20 I 60 I 15 , 10 110 110 n 吗卷内目录g 挡号：共一页第一页() 序号! : 题日密E备编号名期级E噩注趴。J 一斗一，。气吗肿，忡，、町。同 阳”，也协. ，咱 。，叫。一一如”图？卷内目录19 CB/T 3495.17-1998 t,. 。由NvhmN？一l210(185 卷内备考表:; 档号z立卷情况：本保管单位共一伶，共一页其中文字材料一件，共页阁样一份，共一页，照片一张说明g立卷人 日检奎人日期备注图8卷内备考褒170050) 25 20 CB/T 3495. 17-1998 单位。档号 卷内序号页数。30 50 图9档号章样式21 CB/T 3495. 17-1998 ？扩 一一一一一图10卷盒立体22