CB T 3495.16-1997 船舶工业档案管理规则.著录标引细则和主题词表.pdf
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1、CB/T 3495. 16-1997 前模j程中国船船工业总公司”船办(1992)41号H文精神龟结合船舶行业的特点,编写了本棕?1.本惊准的编写恪式符合GB/Tl.1-1993的规定。16 本棕?在附录A、酣录B、陆录C是提示的附录稽本际准由中国船舶工业忌公司办公厅提出并归口。本部准由上海船船工业公司负责起草。本部准主要起草人:贺静芬、洪静涓、i王晓听、张风来、美援祥。中华人民共和国船舶行业标准船舶工业档案管理规则著录标引细则和主题词表CB/T 3495. 16-1997 分类号:U01 Regulations for archives management for shipbuilding
2、 industry Record sign detailed catalogue and subject- term table 1 范围本标准规定了船舶工业档案著录标引的细则及著录栋引用的汉语主题词表。本标准适用于船舶工业档案的著录惊引工作(职工档案除外)。2 引用标准下列标准所包含的条文通过在本惊准中引用而构成为本标准的条文本惊准出版时所示版本均为有效所有标准都会被修改使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性GB 3792. 5-85 档案著录规则3 定义本标准采用下列定义3. 1 船舶工业档案著录惊引在编制船舶工业档案目录时对船舶工业档案的内容持征和形式特征进行分析、选择和记录
3、的过程。3. 2 船舶工业档案际引主题词表能够表达船舶工业档案主题中基本概念的词,并按照一定的规则排列起来,组成统一规范的词丧。3. 3 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。其主要部分(包括题名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、丛编项、费用与单位项、设计研究单位项、生产施工单位项、项吕负责人项、使用单位项、获奖情况项、价值与效益项、质量鉴定情况项、编制单位项、备注项、附注项、标准编号变有关记载项、提要项、排检与编号项)称为大项组成各个主要部分的特定内容称为小项。4 著录原则用最简明的文字,按黑统一的方法和规则进行档案著录做到著录项自一致著录顺序一致有条恪式一致。5
4、著录项目5. 1 文件级、案卷级著录项目文件级、案卷级著录项目按GB3792. 5-85中3.1 3. 10。5. 2 项目级著录项目中国船舶工业总公司1997-12一26批准1998 - 06 -01实施CB/T 3495. 16-1997 项目级著录项目除著录文件级、案卷级的著录项目外,还应著录下列项目。a) 费用项:b) 任务来摞:c) 设计单位和施工单位项;d) 项目负责人或专业、课题负责人项ze) 使用单位用户名称)项Ff) 获奖情况和价值效益项;g) 质量与鉴定情况项:h) 编制单位项zi) 备注项。6 标识符号6. 1 著录项目标识待6. 1. 1 各著录项目之前应冠以定的惊识符
5、。各大项(题名与责任者项、排检编号项、提要项除外)。并列题名副题名及说明文字、文件编号、项目代号、规恪。/ 第一责任、第一设计单位、第一施工单位。其他责任者、保管期限、其他设计单位、其他施工单位。十附件6.1. 2 著录项目标识符按GB3792. 5一854. 1说明。6.2 著录内容识别符著录内容识别符按GB3792. 5-85 4. 2规定e7著录格式著录格式是指条吕内容各种事项的组织、排列颇序及其表示方法,按不同著录对象、区分为文件级、案卷级、项目级三种著录格式7. 1 文件级(以单份文件为著录对象条自著录恪式文件级条自著录格式按GB3792. 5-85中的5.1。7. 2 案卷级(以卷
6、、册、袋、盒为著录对象条目著录格式案卷级条目著录格式按GB3792. 5-85 5. 2规定。?. 3 项目级(以项目为著录对象条目著录格式分类号档案馆室)代号。档号缩散号(光盘号。正题名并列题名:副题名及说明题名文字:项目代号载体类型标识一密级:保管期限一开工(研制)时间一完工(完成时间一数量及单位一任务来源一费用设计研究单位生产施工单位项目、课题负责人一使用单位一获奖情况一价值与效益一质量鉴定情况一编制单位一备注一附应主题i司提要7. 4 著录格式说明7.4. 1 文件级和案卷级条自著录格式,按其载体形式可分为卡片式和书本式项目级条自著录格式,可采用卡片式和书本式,也可采用表格式。18 C
7、B/T 3495. 16-1997 7. 4, 2 卡片式著录恪式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号与档号分别著录于卡片左上角的第一、二行档案馆(室代号与培散号(光盘号分别著录于右上角的第一、二行第二段落从挡号下行与挡号齐头处依次著录题名与责任者、密级、保管期限、时间、载体形态、任务来源、丛编项、费用、设计研究单位、生产施工单位、项目负责人或专业(课题)负责人、使用单位、获奖情况、价值与效益、质量鉴定情况、编制单位、备注、附注项。第三段落为主题词,另起一行齐头著录。第四段落为提要另起一行空两字著录,自行时与一、二、三段藩齐头7.4.3 如卡片正面著录不完,可在卡片背面连续著录。7,4,
8、4 卡片尺寸为12.5 cm 7. 5 cm,表恪尺寸为297mm 210 mm或260mm 185 mm,著录时卡片与表格四周均应留lcm空隙,表格左边应留z.5 cm装订线。7. 4, 5 书本式条自著录格式除在正题名前加顺序号(以黑体字印刷其后空一格,旦第二段落著录项目相应后移外其余与卡片式条目相同?. 4, 6 文件级、案卷级、项目级书本式目录均采用双栏排版形式,各条目之间空一行。,文件级卡片式条目的著录见附录A提示的附录).案卷级书本式条目的著录见附录B提示的附录。项目级卡片式条目、书本式著录条目和表格式著录条吕见附录C提示的附录。8著景详简级次8. 1 著录项目分为必要著录项目和选
9、择著录项目。a. 1. 1 必要著录项目:正题名、责任者、时间、分类号、挡号、主题词缩散号(光盘号、项目代号、任务来源、项目或课题负责人、使用单位、质量鉴定情况。8. 1. 2 选择项目:除必要项外其余均为选择项。8.2 著录必要项目的为简要级次全部著录的为详细级次。9著录用文字9. 1 著录用文字必须规范化。9. 2 文件编号、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字项目级的费用效益项的数字一律用阿拉伯数字e10 载体类型标识档案的载体类型分为纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘等。11 著录来源著录来源按GB3792. 5-85的第9章。12 著录项目细则12. 1 题名与责任者项12. 1.
10、 1 题名是被著录对象的标题名称,是直接表达船舶工业档案内容特征或中心主题井区别于另一档案的名称。题名包括正题名、并列题名、副题名及说明题名的文字。12. 1. 2 正题名是船舶工业档案的主要题名正题名照原文著录。12. 1. 3 井列题名是以第二种语言文字(如外文)书写的与正题名对照的并列题名。并罗lj题名前加“号。12. 1. 4 副题名是用来解释或从属于正题名的惊题,副题名应照原文著录。正题名如能反映档案内容时,不必著录副题名副题名前用“:”号。19 CB/T 3495.16-1997 12. 1. 5 文件编号(如发文号、文件号、图号按原文字和符号著录。案卷级和项目级不著录文件编号,项
11、目级可著录项自代号,文件编号和项目代号前加“:”号,12.1.6 纸为载体的档案一般不著录,其它载体类型据实著录(如胶片、磁带、光盘等)。其前加“【】”号。12. 1. 7 责任者即作者包括个人作者,集体作者和机关团体作者。12.1.7.l 第一责任者是摇文件上列于首位的责任者。12.1.?.2 责任者只有一个时照原文著录,其前应加“”号。12.1.7.3 其它责任者指除第一责任者以外的责任者其前应加“;”号。12.1.7.4 单份文件有多个责任者时,除著录第一责任者外,其它责任者最多著录两个,以“;”相隔井加“等”字。如果编制单位本身是责任者的必须著录。12. 1. 7. 5 机关团体责任者
12、按GB3792. 5-85的10.1. 10。12. 2 文本项文本项按GB3792. 5-85标准10.2。12.3 密级与保管期限密级与保管期限按GB3792. 5-85的10.3规定。12. 4 时间项时间项接著录对象分为文件级的文件形成时间,案卷级的案卷内文件的起始时间、文件的终止时间和项目级的开工(开始)时间,完工(完成)时间。其前应加”.号。12. 4. 1 文件的形成时间一般公私文书,信札为发文时间,决议、决定、命令为通报时间或发布时间,条约、合同为签署时间,报表计划为编制时间,工程产品图纸为设计时间。12. 4. 1. 1 时间著录,可省略年、月、日,在表示年、月的数字右下角加
13、“”号。如:1993年10月4日著录为1993.10. 4. 12. 4. 1. 2 没有形成时间或时间不清楚的文件,应根据其内容、形式、载体特征等考证出形成的时间,然后著录,并加“。”;或者著录文件上的其它时间并在附注项中加以说明,如果考证无结果,则以“口”代之著录为“口己口”12. 4. 1. l 时i司记载有误的文件、案卷和项自,仍按原文著录,考证后的时间附后并加“”号。12.4. 2 案卷内文件起止时间著录案卷内文件最早影成时间和最迟形成时间,其前应加“一”连接12.4. 3 项目级的时间著录项目(专业、课题)的开工(开始)时间和完工(完成)时间,其前用“一”号连接。12. 5 载体形
14、态项载体形态项著录档案载体的物质形态特征。包括数量与单位、规格、附件。12. 5. 1 数量与单位数量用阿拉伯数字,单位用档案常用统计单位,如“页”、“卷”、“册”f盒”等。著录时其前应如“一”号。12. 5. 2 规恪指档案载体的尺寸及型号等。例:.1盒:35mm; . -5贾:16开12. 5.3 附件12. 5. 3. 1 附件指文件正文后的附加材料,一般只著录附件题名,其前冠“十”号。12.6 任务来摞任务来源是著录项目(专业、课题的任务来源,其前用“一”号连接。12. 7 丛编项丛编是指在一个总题名下,汇集若干同一类型,统一编号发布的系列文件,一般照原文著录丛编名,20 CB/T 3
15、495. 16-1997 并将著录内容置于“()”号中,“()”号前加“一”号。如:(怜铸铃广第二届职工代表大会材料之四)12. 8 费用与单位项费用是指产品、科研、基建、设备项目的总费用,费用用阿拉倍数字表示,单位以万元计。著录时其前应加“一”号。12. 9 设计研究单位项著录工程项目的设计单位,一般只著录第一设计单位,其前应加“”,如有几个单位联合设计的那除著录第一设计单位外其它最多著录2个,以“;”相隔,并加“等”字。著录时其前应加“一”号c12. 10 生产班工单位项著录工程项目的施工单位,一般只著录第一施工单位,其前应加勺”号如有几个单位联合施工的则除著录第一施工单位外,其它最多著录
16、2个以“:”相隔并加“等”字著录时其前应加“”号。12. 11 项吕负责人项著录工程项目、课题研究专业的主要负责人,一个工程项目中,按不同的专业,分别著录一名主要负责人。著录时其前应加“一”号。12. 12 使用单位项著来工程项目完工交付使用的单位即用户J口遇使用单位变动应著录新的使用单位,使用单位可著录使用单位名称,也可用编号著录时其前应力口气一”号。12. 13 获奖情况项苦来工程项目获奖情况如多次获奖则著录获奖最高等级奖的,其官最多著录2个以“;”相隔并加“等”字。著录时其前应加“一”号。12. 14 检垣与效益项著录工程项目完工投产后和使用后取得的经济效益和社会效益经济效益用阿拉的数字
17、表示e苦:录时其前应加“一”号。12. 15 质量与鉴定情况项12. 15. 1 著录工程项目的质量状况和用户使用后的反馈信息。12. 15. 2 著录工程项目何时何地进行鉴定组织鉴定的单位鉴定证书号等鉴定时间用阿拉的数字表示,著录时其前应加“一”号。12.6 编制单位项即著录工程项目归挡、立卷的单位。著录时其前应如“一”号。12. 17 备注项著录工程项目如基建工理的面积、房屋、设备维修情况房屋设备使用变动情况以及其它需要说明的情况著录时其前应加“一”号。12. 18 附注项附注项著录各个项目中需要解释和补充的事项依各项目的顺序著录项目以外需解释千百补充的列在最后。著录时其前IE.加“一”号
18、。12. 19 惊准编号及有关记载项此项一般不著录12.20提要项提耍项是对文件和案卷以及项目内容的简介和评述应力求反映其主题内容,一般不宜过长。12. 21 排检与编号项排检与编号项是目录排检和档案馆室).!It务注i己项。12. 21. 1 分类号按中国档案分类法船舶工业档案分类表的有关规定著录。12. 21. 2 档案馆室代号21 CB/T 3495. 16-1997 按档案馆(室)代码的有关规定著录置于条目右上角第一行。12. 21. 3 挡号档案馆(室)在档案整理过程中对档案的编号。文件级的档号由档案分类号、案卷目录号、案卷号、件号或页号组成;案卷级的档号由档案分类号、案卷目录号、案
19、卷号组成;项目级的档号由档案分类号、项目代号组成。12. 21. 3. 1 档案分类号:按CB3495. 1-92的规定。12. 21. 3. 2 案卷目录号:著录每一案卷目录的编号。12. 21.3. 3 案卷号:著录案卷目录内每一案卷的编号。12. 21. 3. 4 件号或页号:著录案卷内每一文件的顺序号或其首页的编号。12.21.3.5 项目代号:著录工程项目的专业号、工程号、课题号、产品型号、设备仪器型号等编号。12. 21. 3. 6 档号中各号之间用“一”分节符号,占半摇。12. 21. 4 缩散号(光盘号)缩散、光盘号是档案缩微胶片和光盘的编号。12.21.5 主题词主题词见表l
20、。22 CB/T 34 95. 16-1997 表l主题词表A 党群工作党纪处分Al 党务党际关系爱国统一战线党课爱国主义党内矛盾爱护公物党群工作安定团结党史案件党委罢免党委会办公会议党务保密党务会保卫党务监督报表党校备忘录党性不正之风党员参政议政党员登记常委会党员名册倡议党员干部撤消党章撤职党政干部筹备处党支部除名党中央传播党总支传统教育道德败坏错误典型人物大会读书节大事记渎职党代表对台工作党的工作发展党员党的纪律法规党的建设法纪党的基本路线法制党的领导方针党的任务附件党的生活改革开放党的指导思想改组派党的组织纲领党的作风港澳同胞党费管理革命传统党纲革命化党籍革命领袖党组革命派23 CB/T
21、 3495. 16-1997 表1(续主题词表工人政党精神文明建设工作经捡交流工作调查警告工作会议决定更正决议公程、合营决议案公证开除其产党员开展共产主义道德考察顾问委员会考核广播扩大会议规定来信来访规章例会国共合作理论队旺自i军联席会议窗内联系群众出路线后备入党华乔民主党派欢送会民主教育欢迎合民主人士恢复民族事务贿路民族阵线会议年会会议材料碰头会会议议程报发基层批复集体领导挂转机构平反主己检评议克拉工作普法纪律检查普及纪要取消妃念活动劝导3己律条令群众监督建党任免奖励三大法宝揭发材料社会主义阶级社会主义改造进步人士社会主义教育运动精神文明社会主义理论24 CB/T 3495. 16-1997
22、 表1(续)主题词表审查学习班肃反严重肃反运动意见说服优秀回、捆,1.:.1、右派思想改造预备思想建设预备党员思想政治工作冤假错案四人帮原则四项基本原则运动4口、丘Ill!过暂行贪污招待会讨论会镇压反革命条件征求ii1Hll 整党通讯整风通讯员整风反右统一战线整顿统战政治背景统战工作政治工作土地法令政治集团土地改革政治纪律土地改造政治局退党政治路线蜕化变质政治形势脱党支部改选违法乱纪执政党文化大革命指示问题总结五讲四美三热爱总路线无线广描组织新班子分工组织部企得体会组织工作形势组织关系形势分析组织建设形势教育组织路线行贿受赂组织生活宣传组织浩革宣传工具组织原则宣传闷主人翁学雷锋转正25 CB月
23、.3495. 16-1997 表1(续主题i司丧资格劳动竞赛t刁之垣与f).晶离退f本人员走资源女代表最低纲领女工最高绢领女干部座谈会女工工作女职工A2 工会企业精神被选举权庆祝比事事群众路线闭幕词群众文艺保险三八红旗手际兵丧葬表彰生活补勘费表彰会特殊操作比赛体育活动待遇体育运动代表体育用品代表认讨i在代表登记表退管会代表名册抚血金代表资格先进个人冬季运动先进集体反玲先进生产者分工会选拔福利选举哺乳M选举权妇女选票妇女代表演讲比费妇女节演唱会妇联艺术节改选摸乐岗位震工会照顾工会委员职代会工会主席职工体育候选人主席团会议自理j雷动A3 共青团由难补助共青团劳模理想26 CB/T 3495. 16
24、-1997 表1(续主题词表目标办公自动化青年办事处青年工作报告青少年工作备案青年节编辑青年知识分子编外人员青年突击队编制青年运动补充十佳青年布局团代会部门团费保护政策团的纲领保管团课保密单位团委保密法团委会保密工作团委委员保密检查团员保密守则团员思想教育保密委员会团章保密制度团支部裁减人员团总支参考文件新长征突击手产业政策义务劳动超编优秀青年草案草稿A4 科协与群团组织出访出版物厂务会发展会员传真电报经费党政分开科技协会地方公司论文评审地区论文专集底稿群众组织调查学组调查报告组长调查表调查提纲B 行政调查团Bl 行政事务发言稿搬迁方案颁发范围办法分厂 、庐I CB/T 3495.16-199
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