CB T 3495.15-1997 船舶工业档案管理规则.档案工作程序.pdf

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1、CB / T 3 4 9 5. 1 5-1 9 9 7 前根据中菌船船工业总公司ii办0992)41号”文精神结合船舶行业特点编写了本际准。本标准的编写恪式符合GB/T1. 1一1993的规定。10 本标准由中国船舶工业总公司办公厅提出并归口。本标准由上海船舶工业公司、七院负责起草。本标准主要起草人：连晓听、王承勇、魏作嘟、英模祥、洪静涓、李秀敏。中华人民共和国船舶行业标准Cil/T 3495. 15-1997 分类号：U01 范围船舶工业档案管理规则档案工作程序Regulations for archives management for shipbuilding industry prog

2、ramme of archiving work 本际准规定了船舶工业档案工作的步骤、内容和要求。本际准适用于船舶工业企事业单位的档案管理。2 引用标准下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为标准的条文。本标准出版时）i)f示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。CB 3495. 1 3495. 5-92 船舶工业档案管理规则3 档案工作程序档案工作程序按其工作内容分为收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研。3. 1 收集3. 1. 1 档案收集工作内容、步骤如下：的编制归挡计划；b）联系、指导、督促归挡计划的实施；c）接收归档材料：

3、d）反馈归档计划完成情况。3. 1. 2 文件材料的收集归档工作，应纳入企事业单位及各有关部门的工作计划纳入有关人员的工作职责。 1. 3 具有保存价值的不同种类、不同载体的文件材料应按照CB3495. 1 3495. 5规定进行收集。3. 1. 4 党群、行政、经营、生产技术类的文件材料在翌年六月份前由各职能部门负责，将应归挡的文件材料组成保管单位审定后向档案部门移交归挡，会计档案在一二年内向档案部门移交归档并完备交接手续。3. 1. 5 产品、科研、基建、设备类的文件材料在任务完成后将应归挡的文件材料整理完毕由项目负责人审定后，向档案部门归档并完备交接手续。归档时间接有关专业标准执行。3.

4、 1. 6 收集归档的文件材料必须完整、准确、系统，符合其形成规律。书写材料要求字迹工整、图样清晰。3. 1. 7 收集的文件材料必须是原件正本。3. 1. 8 各类文件材料一般归挡一份，比较重要的和利用频繁的文件材料应适当增加归挡份数。3. l.9 档案部门应经常、及时向有关部门反馈归档计划完成情况，定期对各档案分室和立卷部门进行中国船舶工业总公司1997-12-26批准1998-06一01实施11 业务揣导e3. 2 整理3. 2. 1 案卷整理工作内容、步牒如下：CB/T 3495.15-1997 a）将文件材料按分类大纲分挠、排序、划分保管期限；b m写案卷题名；。编页号：“填写卷内留

5、录、备考表；的装iT;填写案卷蛇面；g）蝙翻案卷自录相裆号：3.2.2 坦卷要遵错文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有提联系，便于查找瀚利蔚3. 2. 3 卷内文件材料排列以正件在前附件在盾：印件在前，原牛在后；批麦在前.i音乐在盾：转发转批在前原件在后。其他文件按时间顺序排列。图棋按其类别序号排列，文字材料在前，00纸材料在后，特殊载体的文件材料按有关规定整理。3. 2. 4 案卷的封部、目录、各考表填写要完整、清晰、准确，题名要简洁萌了。3. 2. 5 编号要符合各类档案的标准要求。3. 2. 6 装订要整齐、置在圈、美观、端自要完整清楚，便于保督和利用。3. 2. 7 扉光盘、

6、磁带、胶片等作为贮存分展保管文件时，应保留具有法律效应原始凭证。3. 3 鉴定3. 3. 1 鉴定工作内容、步骤：a）档案部门提出鉴定工作任务；川成立鉴定小辑：c）直接鉴定档案、填写鉴定亵z们编辑鉴定报告和销毁清册，经本单位领导和上级有关部门批准；的编写鉴定工作小绪。3. 3. 2 鉴定小组由单位主管领导、职能部门领导、专业人员和档案管理人员组成e3. 3. 3 鉴定档案的价值，要用全面的、历史的观点，乱是介于两种保管期眼之坷的档案其保管期摄一摔从长。3. 3. 4 销毁档案要严格按保警规定执行，销毁时档案部门应合同保密部门提员t.铺，并完备铺蟹手续。3. 3. 5 对留存档嚣要重新组卷，鉴定

7、材料应归档保存。3. 4 保管3. 4. 1 保管工作内睿、步暖如下：a）档案人库上架；b）绘章g库鼻分布固和档案存放意图tc)对街案保管状况进行监控；们定期检查档案安全保管状况e3.4.2 应：博整理后的档案科学合理地存放，使之排列有j芋，捺志醒窍，便于提供利用。3.4.3 底图应平就成卷放，使之究好无损。3. 4. 4 珍贵档案一般不得外倍。底图跺复制、校棋、惨改外，一般不得外倍。3. 4, 5 应编制馆（席藏揩商。3.4.6 库贵在撞要符合“前火、防盗、防虫、酷捷、防尘、前期、防光、！曹泻染押要求：控制库房的温温度t温度为1424它，相对温度为40%65%，并有强温度记录。对特殊载体档案

8、的保管按有关规定执行。3, 4. 7 档案的保管要持合安全和保密要求，做到5年公室、库房、阅览室三分开12 CB/T 34 95. 15-1997 3. 4. 8 应定期检查库房档案，做到帐物相符，对破损档案和字迹褪变的档案要进行修复和补救e3, 4. 9 应制定档案库房管理制度和档案保管、保密、销毁制度。3. 5 统计3. 5. 1 统计工作内容、步骤如下：a）统计档案部门基本情况；b）统计各门类、各种载体档案的接收、移交、鉴定、错毁、遗失的数量；c）统计提供利用档案的效益情况。3, 5. 2 统计数据应以原始记录为依据，做到帐物相符。3, 5.3 统计数据要做到准确、及时、科学和连续以便对

9、统计结果进行研究分析。3.6 检索3.6. 1 编制检索工具内容、步骤如下：a）编制总目录、分类目录、案卷目录：b）编制专题目录和重要文件目录；c）编制著录卡片和索引及其他各种目录。3. 6. 2 编制检索工具要际准或茧，棋摄推广现代化的检索工具。3.6. 3 档案的检索要正确迅速。3. 7 利用3. ?. 1 利用工作内容、步骤如下：a）提供查阅档案原件和复制品：b）提供各类检索工具和编研材料：c）制发档案证明、函复查询、利用材料等。3. 7.2 应收集档案利用信息，定期汇编利用档案效益实例e3. ?. 3 应建立档案借阁制度3. ?. 4 应熟悉库藏，以各种影式和方法迅速准确地为用户提棋咨询服务。3. ?. 5 提供档案利用要符合保密规定，严格履行审批登记签署手续维护单位利益。3. 8 编研3. 8. 1 编研工作内容步骤：a）选题：b）制订编研计划；c）取材；d）素材加工ze）编撰z）审校zg）印制。3. 8. 2 应对档案材料按专题进行汇编，如：全宗介绍、大事记、组织机向沿革、基础数据汇编、发n虫、科研信息、产品介绍、技改项目介绍、窗内外商行业生产经营情况介络和利用效益实例汇编等。3.8. 3 编研必须尊重档案原件内容。3. 8. 4 编研材料应具有实用性、先进性。13