GB T 50323-2001 城市建设档案著录规范.pdf

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1、中华人民共和国国家标准城市建设档案著录规范G/T 50323-2001 1 总则批准部门:中华人民共和国建设部批准日期2001-03-05实施日期，2001-07-011. O. 1 为建立健全全国统的城建档案检索体系，提高全国城建档案的管理水平，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，制定本规范。1. O. 2 本规范适用于各类城建档案的著录工作，不适宜用作城建档案目录的组织方法。1. O. 3 城建档案著录除执行本规范外，尚应执行有关标准规范的规定。2 术语、符号2. 1 术语2. 1. 1 城建档案urban constructon archive 在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有

2、价值的各种形式的历史记录。2. 1. 2 建设T.程项目constructlOn proJect 具有计划任务书和总体设计，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目吁以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。2. 1. 3 单项工程single project 在建设工程项目中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。2. 1. 4 工程档案pr叮ectarchive 工程档案是在整个工程建设过程中，包括从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、剖表、声像等各种形式的有价值的历史记录。2. 1. 5 案卷file 由互有联系的

3、若干文件组成的档案保管单位。2. 1. 6 城建档案著录description of urban construction archive 编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。2. 1. 7 城建档案著录项目item of description for urban construction archive 揭示城建档案内容和形式特征的记录事项，分大项、小项和单元。大项主要包括题名与责任者、稿本i文种、密级与保管期限、时间、载体与数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等八项。各大项下又分若干小项.小项下又分若于单元。2. 1. 8条目e

4、ntry 按案著录的结果，是反映工程(项目)、案卷、文件内容和形式特征的著录项目的组合。2. 1. 9 著录格式description form and format 著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。2. 1. 10 档案目录catalogue for archi、res1231 GB/T 50323-2001 按照定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。2.2 符号2. 2. 1 著录用符号为了区分、识别各著录大项、小项或表达著录内容，著录时，必须使用一些特定的符号，这些特定的符号就是著录用符号。苦录用各种符号及用途详见下表2费2.2. 1 著录用符号及用途符号用途

5、置于下列六大项之前.稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提整项.用于区分各大项置于井列题名之前置于下列著录小项之前=士件编号、工程地址、文种、保管期限、数量及单位、规格，以及各专业记载项之l町，用于区分各著录小项置于第.责任者之前, 置于其他责任者之前.多个文件编号之间，用于区分同一著录小项的各著录单兀置于每个附件之前 J 置于下列著录内容的两端自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的等字置于有关责任者的说明文字的两端.n责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务或身份、外国() 责任者国别及姓名原文等? 置于不能确定的著录内容之前，一般与号配合使

6、用用于下列内容之间z日期起止，档号、电子文档号、缩微号、存放地址号的各层次之间用于节略内容用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用二个口h口表示2.2.2 著录用符号使用说明1 l -符号占两格，在回行时不应拆开。J和()左右两半各占一格，其他符号均占一格，前后不再空格。2 如某个著录大项缺少第二个著录小项时，应将现在位于首位的小项原规定的著录符号改为。3 不著录的大项、小项或单元，其著录符号应连同该项目一并省赂。3 基本规定3. 1 著录级别与著录详简级次3. 1. 1 依据著录对象的不同，可将档案著录划分为工程(项目级、案卷级、文件级三级。1 工程

7、(项目)级著录是对个工程(项目)的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录。2 案卷级著录是对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。3 文件级著录是对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录3. 1. 2 著录详简级次指著录的详简程度，分为简要级次和详细级次。1 条目仅著录必要项目的称简要级次。必要项目包括:正题名、文件编号、工程(项目)地址、第责任者、时间、专业记载、档号、缩微号、存放地址号、主题词。2 ;!i目除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的称详细级次。选择项目包括:并列题名、副题名及说明题名文字、其他责任者、附件、稿本与文种、密级、保管期限、载体与数量、附注、提要、档案馆代

8、号、电子文档号。1232 GB/T 50323-2001 3. 2 著录文字要求3. 2. 1 著录用文字必须规范化。3.2.2 文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字律用阿拉伯数字。3.2.3 其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规则。3. 3 著录信息源3. 3. 1 著录信息来源于被著录的档案。3.3.2 单份文件著录时，主要依据文头、文尾。3.3.3 一个案卷著录时，主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。3.3.4 被著录的档案信息不足时，参考其他有关的档案、资料。4 著录项目4. 1 著录项目划分4. 1. 1 城建档案著录项目共分题名与责任者项

9、、稿本项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项、排检与编号项等八大项，每大项又分若干小项，详见下表。表4.1. 1 城建档案蕃景项目划分著录项目名称i J 主大项项题名文件编号题名与责任者工程(项目)地址责任者附件稿本2 稿本与丈种文种密级3 密级与保管期限保管期限4 时间载体类型b 载体与数量数量及单位规格6 专业记载附注7 附注与提要提要档号档案馆代号缩微号8 排检与编号存放地址号电于文档号主题词1233 G8/T 50323-2001 4. 1. 2 著录小项下又可分为若干著录单元。如著录小项题名-f.又可分为正题名与并列题名两个著录单归。4. 2 著录项目细

10、则4. 2. 1 题名与责任者项l 题字i题名又称标题、题目，是自接表达档案巾心内容、形式特征的名称。1 )正题名lf题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目名称和案卷封面上的题目名称.工程(项目)级的题名指r程或项目的名称。正题名照原文著录。Z)并列题名以第种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名与正题名一并著录。其前加工号J 0 )副题名及说明题名文字副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。说明Im名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的文字说明。副题名反说明题名文字前加;号。2 立件编号文件编号是文件制发

11、机关、团体或个人编写的顺序号，包括发文字号、图号等，按照原文字和符号著录.其前力):号。对于一个工程来讲，其文件编号大致有以下几种:1 )建设工程项目立项批准文件号建设L程项目立项批准文件号著录计划部门或主管部门批准该工程项目正式立项的文件编号。Z)建设工程规划许可证号建设王程规划许可证号著录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建设工程规划许可证的编号。)建设工程用地规划许可证号建设I二程用地规划许可证号著录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建设程用地规划许J且的编号。4)建设工程用地许可证号建设工程用地许可证号著录城市土地主管部门对建设工程项目核发的土地使用证编号e) 1程设计(勘察)

12、编号工程设计(勘察)编号著录建筑设计(勘察)部门对该建设工程项目进行设计(勘察)的编号。的建设E程施工许可证号建设I程施工许可证号著录建设行政主管部门对该建设工程项目核发的施工许可证编号。7)建设工程竣工验收备案登记号建设工程竣E验收备案登记号是指建设工程竣工验收后，建设单位向建设行政主管部门报送备案材料时.建设行政主管部门赋予该工程的备案登记编号。H) 1程所在地形图号指工程所在的1 500地形阁的分幅号。 :l程(项目)地址E秤(项目)地址指E程项目的建设地点或征地地址3本市E程著录区(县人街道(乡、路)、门牌号(村、队)，外地工程著录省、市(县人街道(路)名。其前加2号。案卷级和文件级著

13、录.不必著录此I页。1 !与任者12H 责任者指文件材料的形成单位或个人。1 )第一责任者第伞责任者是指列于首位的责任者。著录时其前加j号。2)其他责任者只他责任者是指除第一责任者以外的责任者，其前加，号。GB/T 50323一-20013) J帮(项目)级责任者著录顺序般为:建设单位(立卷单位)、建设项目(或事由)批准单位、项目(或事由)申请或实施单位。如建设工程(项目)责任者著录顺序为3建设单位、立项批准单位、设计单位、施工单位、监理单位，建设工程(用地)规划管理档案项目级责任者著录顺序为E立卷单位、申请(用地)单位、批准单位(项目批准单位和用地批准单位人设计单位(或被征地单位)。的案卷级

14、责任者一般只著编制单位。5 附件是指文件lE文后的附加材料，各附件题名前均冠以+号。4.2.2 稿本与文种项l 稿本是指档案的文稿、文本和版本，依实际情况著录为正本、副本、草稿、定稿、手稿、革图、原图、底图、蓝图、试行本、修订本、复印件等，其前加号。2 文种是指文件种类的名称，依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、协议书、任务书、施工图、竣工图、鉴定书等。文种前加2p号。4.2.3 密级与保管期限项l 密级1 )密级是指文件保密程度的等级，一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的。应著录新街级。密级前加.号。2)密级按GB/T71561987第4章文献保管等

15、级代码表划分为六个级别。名称与代码如下表覆4.2. 3 文献保由量记代码4号称数字代码汉语拼音代码汉字代码名称公升级。GK 公开秘密级国内级GN 国内机密级内部级A,a 、NB 内部绝密级3)密级为公开级、国内级、内部级时，一般不必著录。2 保管期限数字代码汉语拼音代码汉字代码3 MM 秘密4 JM 机密5 UM 绝密1 )保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。保管期限前加1。2)保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，对己更改的.应著录新的保管期限。4.2.4 时间项l 对文件级著录，时间项著录文件形成时间。般文书(通知、报告、批复)的形成时间为发

16、文时间，决议、决定、规定为通过时间或发布时间:合同、协议书为签署时间;报表计划为编制时间;工程设计图纸为设计时间p工程竣工图为编制完成时间，由n图1没有签注编制完成时间，则以工程竣工时间代替。2 对案卷级著录，时间项著录案卷内文件起止时间。般案卷起止时间为卷内文件形成最早、最晚时间。起止时间著录中间用相连，如，1987.07.0:, . (188.12.11。1235 GB/T 50323-2001 3 对1:程级著录，时间项著录工程开、竣工时间或建设工程规划许可证及建设用地规划许可证的批准时间。4 著录时间时，年、月、日之间用.号相隔，如1985年12月10日著录为1985.12.10。时间

17、项前加.。4.2.5 载体与数量项1 载体类型1 )载体类型项著录档案载体的物质形态特征。其前加。2)载体类型分为底图、缩微片、照片、底片、录音带、录像带、光盘、计算机磁盘、计算机磁带、电影胶片、唱片等。根据档案实际载体类型著录，除底图外，以纸为载体的档案一律不著录本项。2 数量及单位数量用阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如页、张、卷、袋、册盒等。著录时其前加:号。3 规格规格指档案载体的尺寸及型号，著录时其前加=号，如. -5页，16开，.2张:AO。4.2.6 专业记载项本项作为城建档案的专业特征记载项，著录于附注项前。根据著录对象不同分为房屋建筑工程专业记载项(含房屋建筑工程规

18、划管理档案)、市政基础设施工程专业记载项(含市政基础设施规划管理档案)、城市管线工程专业记载项、建设工程用地规划管理专业记载项。本项对工程项目)级档案是必要著录项目，案卷、文件级档案可不著录。各专业记载项之间加:。l 房屋建筑工程专业记载项著录下列内容z1)建筑面积，2)高度.3)层数.4)结构类型.5 )开工时间，6)竣工时间，7)总用地面积，8)总建筑面积，9)幢数，10)工程预算.11)工程决算。2 市政基础设施工程专业记载项著录下列内容=1 )长度.2)宽度.:3)高度.4)跨径，5)结构类型，6)孔数，7)级别，的荷载.9 )净空.10)开工时间.11 )竣工时间.12)总用地面秧.

19、13)总建筑面积，14)总长度，15)工程预算.16)工程决算。3 城市管线工程专业记载项著录下列内容z1)长度.2)规格，3)材质，的荷载，5)起点.6)止点.7 )总长度，的开工时间.9)竣工时间，10)工程预算.1 1)工程决算。4 建设工程规划管理档案专业记载项著录下列内容.1)建筑面积，2)撞数，3)层数，4)长度，5)宽度，的高度，7)跨度，8)荷载.9 )规格，10)级别，11)净空.12)结构类型.13)工程造价。5 建设工程用地规划管理档案专业记载项著录下列内容z1 )钮拨分类.2)用地分类，3)原土地分类.4)用地面积。4.2.7 附注与提要项1 附注)附注项著录各个项目中

20、需要解释和补充的事项，依各项目的顺序著录，项目以外需要解释和补充的列在最后。2)每一条附注均以.分隔。如每-条附注都分段著录时，可省略该著录符号。2 提要1 )挺要项是对档案内容的简介和评述，应力求反映其主题内容、重要数据(包括技术参数)。2)提要项在附注项之后另起一段空两个汉字位置著录，一般不超过200字。4.2.8 排检与编号项排检与编号项是目录排检和档案馆(室)业务注i己项。1236 GB/T 50323-2001 1 商号档号是档案馆(室)在档案整理过程中对档案的编号。档号包括分类号、项目号、案卷号、件号或页号。档号置于条目左上角第行。档号中各号之间用i号，占一个字节。1) T程(项目

21、)级的档号由分类号、项目号组成。2)案卷级的档号由分类号、项目号、案卷号组成。即工程(项目)档号十案卷号。:l)文件级的档号由分类号、项目号、案卷号、件号或页号组成。即案卷档号+件号或页号。件号或页号是指案卷内每一文件的顺序号或首页的编号。2 档案馆代号档案馆(室)代号按照国家统一规定填写。置于条目右上角第一行。尚无代号的，暂时不填，但应留lii位置，以备将来填写。1 缩微号缩微号是档案馆(室)赋予档案缩微品的编号，著录于条目左上角第二行，与档案馆代码齐头。4 电子文档号电子文档号是档案馆、室管理电子文件的一组符号代码，著录于条目第二行的中间位置。5 存放地址号存放地址号著录档案存放处的编号。

22、一般包括库号、列咱们号、节(柜)号、层号，著录于条目右上角第二衍L6 主题词主题词是揭示档案内容的规范化的词或词组。)主题词按照DA/丁19-1999(档案主题标引规则、中国档案主题词表、城建档案主题词表等进行标引。2)主题词著录于附注与提要项之后，另起一段齐头著录。3)各级著录，一般著录4至6个主题词。各词之间空一个汉字位置，一个词或词组不得分两行书写。5 著录格式5. O. 1 著录格式按!青其表现形式可分为表格式和段落符号式。5.0.2 表格著录格式1 T程(项目)级条目表格著录格式按照不同著录对象，工程(项目)级档案表格著录格式分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、城市管线工程、建设工程

23、规划管理项目、建设用地规划管理项目、通用工程项目六种。)房屋建筑工程项目级表格著录格式(示例见附录A), 2)市政基础设施工程项目级表格著录格式(示例见附录B), 3)城市管线工程项目级表格著录格式(示例见附录。;4)建设工程规划管理档案项目级表格著录格式(示例见附录Dl，5)建设用地规划管理档案项目级表格著录格式(示例见附录E); 6)工程(项目)级通用表格著录格式(示例见附录F)。2 案卷级条目表格著录格式(示例见附录G)。3 文件级条目表格著录格式(示例见附录Hl。5.0.3 段落符号式著录格式段落符号式著录格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中档号、缩微号分别置于条目左上角的第、二行

24、，档案馆代号、存放地址号分别置于右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第王行与档号齐头处依次著录题名与责任者项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、1237 G/T 50323-2001 载体与数量项、专收记载项、附注项，因行时，齐头著录。第三段落另起行空两格著录提耍，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词，各词之间空一格。1 工程(项目)级段落符号式条目著录格式档号档案馆代号缩微号电子文档号存放地址号题名=并列题名，国I题名及说明题名文字=立项批准文号$工程规划许可证号;工程用地规划许可证号;工程用地许可证号;工程设计(勘察)编号j.I程施工许可证号

25、g竣工验收备案登记号，地形图号z工程地址/第4责任者;其他责任者.一密级;保管期限.工程开竣工日期.一载体类型z数量及单位:规格.专业记载.附注提要主题词2 案卷级段落符号式条目著录格式档号档案馆代号缩微号电子文档号存放地址号正题名z并列题名;副题名及题名说明文字:工程(项目)地址/编制单位.密级z保管期限-案卷内文件起止时间.载体类型:数量及单位.规格.附注提要主题词3 文件级段落符号式条目著录格式档号档案馆代号缩微号电子文档号存放地址号正题名=并列题名g副题名及题名说明文字=文件编号/第一责任者;其他责任者.一稿本2文种.密级保管期限.一文件形成时间.载体类型z数量及单位z规格.一附注提要

26、主题词5.0.4 段落符号式著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为12.5cmX7. 5 cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙，如-F片正面著录不完，可接背面连续著录。1238 GB/T 50323一2001附录A房犀建筑工程(项目)级著录单工程包称工程地点建设单位立项批准立号责tE项批准单位文规划许可证号任设计单位在J 用地规划许可证号者勘察单位rm 用地许可证号监理单位施工许可证号专业i已载建筑面积高度层数单项工程名称施工单位结构类型开工时间竣工时间(m2 ) (m) 地下地上总用地面积总建筑面积幢数工程造价工程结算挡案状况文字罔卷底图照片底片总卷数(卷)纸(张)(张)(张)张一-主在青

27、咱录像带光盘计算磁带(盘)缩微片盘其(盒(盘)他(盒机磁盘(盘)张保管期限密级进馆日期格交单位排检与编号梢号缩微号存放位置起始号附1 1239 GB/T 50323-2001 附录B市政基础设施工程(项目)级著录单工程名称工程地点建设单位立项批准立号责立项批准单位文规划许可证号11 设计单位号用地规划许可证号者勘察单位项用地许可证号监理单位施工许可证号专业i己载单项E施工结构长度宽度高度跨径程名称单位类型(m) 孔数级别荷载净空(m) (m) (m) - ,. 一卜总用地面积总建筑面积总长度(m)开工时间竣工时间工程造价工程结算档案状况文字图卷底图照片底片总卷数(卷)纸(张)(张)(张)张最音

28、带录像带光盘算计磁带(盘)缩盘其微他(盒)(盒)(盘)机磁盘(盘)片张保管期限密级进馆日期移交单位排检与编号档号缩微号存放位置起始号一附注1240 GB/T 50323-2001 附录C城市管线工程(项目)级善录单工程名称工程地点建设单位立项批准文号责立项批准单位立规划许可证号任设计单位号用地规划许可证号者监理单位项用地许可证号竣工测量单位施工许可证号专业记载单项工程名称施工单位地形图号长度规格材质荷载(m) 一一起点止点总*度(m)开工时间竣工时间工程造价工程结算档案状i况艾芋图卷底图照片底片总巷敬(卷)纸(张)(张)(张)张录音带录像带光盘计算磁带(盘缩盘其(盘)微片他(盒)(盒)机磁盘(

29、盘)张保管期限密级进馆日期移变单位排检与编号档号缩徽号存放位置起始号附注1241 GB/T 50323-2001 附录D建设工程规划管理档案项目级蕃录单1程名称工程地点建设单位立项批准立号立项批准单位规划许可证号责文设计单位号用地规划许可证号项施工单位用地许可证号地形图号专业l己载卜建筑面拽幢数长度规格高国层数宽度级别跨度净空荷载申请时间工程造价批准时间结构类型档案状况文字)图纸(张)光盘磁盘保管朗限密级进馆日期移交单位排检与编号档号缩微号存放位置起始号卜一附注1242 GB/T 50323-2001 附录E建设用地规划管理档案项目级著录单用地项目名称证地位置用地单位立项批准文号主项批准单位规

30、划许可证号责卜一文|任被征单位号用地规划许可证号者项规划批准单位用地许可证号地形图号专业i且载用地分类征拨分类原土地分类批准时间用地面积档案状况文字(页)卫(张)光盘磁盘保管期限密级进馆日期移交单位排检与编号一一一一一-档是圣缩微号存放位置起始号附注1243 GB/T 50323-2001 附录F工程(项目)级通用著录单工程名称工程地点责文任号者项专业i己载档案状况文字图卷底图照片底片且卷数(卷)纸张(张)(张)(张)录音带录像带光盘计算机磁带(盘缩微片盘其(盒)(盒)(盘)磁盘(盘)张他保管期限密级进馆日期移交单位排检与编号栏1号缩微号存放位置起始号附注1244 GB/T 50323-2001 附录G工程(项目)案卷级通用著录单档号缩微号存放地址库列节(柜)层案卷题名编制单位载体类型数量/单位规格卷内文件卷内文件起始时间终止时间保管期限密级仨题iil附注1245 GB/T 50323一2001附录H文件级通用著录单档号缩徽号存放处库列节(柜)层文件题名责任者丈(囹)号文丰保管期限密级形成时间载体类型数量J单位规格提要主1!Ii词附注1246