NY T 204-1992 农业科研课题档案著录规则.pdf

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1、NY 中华人民共和国农业行业标准NY /T 203204-92 农业科研课题档案分类标引规则农业科研课题档案著录规则1992-01回19发布1992-07-01实施中华人民共和国农业部发布目录NY/T 203-92 农业科研课题档案分类标引规则. .( 1 ) NY/T 204-92 农业科研课题档案著录规则. .( 3 ) 中华人民共和国农业行业标准NY/T 204-92 农业科研课题档案著录规则1 主题内容和适用范围1. 1 本标准规定了农业科研课题档案著录项目、著录标识符号、著录格式和著录细则等。1.2 本标准适用于农业科研课题档案的著录，与农业科研有关的课题档案可参照使用。2 引用标准

2、GB 3469 文献类型与文献载体代码GB 3792.1 文献著录总则GB 3792.5 档案著录规则NY 149 农业科技档案著录规则NY /T 200 农业科技档案主题词ZB B01 001 农业科研课题档案分类标准3 术语3. 1 农业科研课题:具有独立日标和内容的农业研究对象，是组织农业科学研究的单元。3. 2 农业科研课题文件:在农业科研课题研究活动中形成的文字、图样、音象等不同形式和载体的记录。3. 3 农业科研课题档案:指具有保存价值归档的农业科研课题文件。3.4 农业科研课题档案著录:在编制农业科研课题档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。3. 5 农业

3、科研课题档案条曰:组成档案目录的单元，对农业科研课题档案、文件、案卷所作的一条记录，每一条目由著录项目组成，是著录的结果。3. 6 农业科研课题档案目录:按照一定的次序编排而成的农业科研课题档案条目的组合。3. 7 农业科研课题档案案卷:由有联系的若干农业科研课题文件组合而成的一种档案保管单位。3.8 农业科研课题档案著录项目:揭示农业科研课题档案内容和形式特征的记录事项。3. 9 农业科研课题档案著录格式:著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。4 农业科研课题档案著录项目4. 1 题名与责任者项a. 正题名;b. 并列题名;c. 副题名及说明题名文字pd. 科研课题文件编号;e. 第一责任

4、者;1 其他责任者。中华人民共和国农业部1992-01-19批准1992-07-01实施3 4.2 文本项4.3 农业科研课题任务与经费来源a. 任务来源zb. 经费来源。4.4 农业科技成果a. 鉴定者zb. 鉴定级别pC. 获奖种类与等级gd. 科技成果编号Fe. 社会与经济效益。4.5 密级与保管期限项a. 密级zb. 保管期限。4.6 时间项a. 农业科研课题文件形成时间sb. 卷内文件起止时间;C. 农业科研课题起止时间;d. 农业科技成果鉴定时间pe. 农业科技成果获奖时间。4. 7 农业科研课题档案载体形态项a. 载体种类zb. 数量及单ft;C. 规格pd. 附件。4.8 附注

5、项4.9 提要项4. 10 排检项a. 分类号zb. 档案室(馆)代号FC. 档号;d. 缩微号Fe. 顺序号zf. 主题词。5 著录标识符号5.1 著录项目标识符5. 1. 1 著录项目之前冠以一定的标识。NY/T 204-92 一各大项(题名与责任者项、提要项、排检项除外)。并列题名。= 副题名及说明题名文字。十附件。/ 第一责任者。p 大项内的小项之间用。4 NY/T 204-92 , 相同责任者。5. ,. 2 著录项目标识符说明5. ,. 2. , 除.一占2格外(不应移行)，其他符号均占1格，在其前后均不再空格。5. .2.2 各大、小项回行时，均不省略标识符。5. .2.3 凡重

6、复著录一个项目，需重复添加该项目的标识符。不进行著录的项目，其符号连同项目而并省略。5. -.2.4 各类农业科研课题档案采用著录项目标识符时，如有特殊需要，可适当增减。5.2 著录内容识别符( ) 责任者所属机构名称、责任者真实姓名、外国责任者国别及姓名原文。 自拟著录内容。? 推测的不能确定的著录内容，与结合使用。 起止连接。外文缩写。省略著录内容。6 著录格式6. , 卡片式6. ,. , 文件级(以单份文件为著录对象)卡片式条目著录格式:分类号档案室(馆)代号档号缩微号正题名=并列题名:副题名及说明题名文字:文件编号/第一责任者;其他责任者.一文本.一密级;保管期限.一文件形成时间.一

7、载体数量及单位:规格+附件.一附注主题词提要6. .2 案卷级(以卷、册、袋、盒为著录对象)卡片式条目著录格式:分类号档案室(馆)代号档号缩微号正题名=并列题名z副题名及说明题名文字.一密级;保管期限案卷内文件起止时间.一载体数量及单位:规格.一附注主题词提要6. ,. 3 农业科研课题档案级(以一个农业科研课题的档案为著录对象)卡片式条目著录格式:5 NY/T 204-92 分类号档案室(馆)代号档号缩微号正题名=并列题名:副题名及说明题名文字/第一责任者;其他责任者.一课题任务来源;课题经费来源;课题起止时间.一成果鉴定者;鉴定级别;鉴定时间;获奖种类与等级;获奖时间;成果编号;社会与经济

8、效益.案卷数量.密级;保管期限.一附注主题词提要例-:(文件级卡片式条目著录格式)5. 3. 2. 3. 2 口口口口口口口口口北方冬油菜防冻保苗高产栽培技术鉴定证书:(83)中农24号/中国农科院油料作物所;陕西省农科院特作所等.一正本.秘密;长期.-1984.2.一7页:16开本项研究解决了北方冬油菜越冬保甫的关键技术措施，保收率由30%提高到90%.方法简便易行，成本低，经济效益显著。例三:(案卷级卡片式条日著录格式)口口口口口口口口口我国花生种植区划.一机密;长期.-1979.11. -41页:16开花生区划我国第一个花生种植区划，对指导和调整我国花生生产、商品基地选建有定价值。例二:

9、(科研课题档案级卡片式条目著录格式)6 NY/T 204-92 口口口口口口口口口马传染性贫血病驴白细胞弱毒疫苗的研究/沈荣显;徐振东等.一农业部;19671983.一农牧渔业部畜牧局等;部级;1982. 12. 18;农牧渔业部技术改进一等奖;1983.4. 15; 13.3亿元.-98卷.一绝密z永久马传染性贫血病弱毒疫苗马传染性贫血病弱毒疫苗是经过20年研究成功的，是一个世界性创造，不仅经济效益显著，而且为慢病毒病的免疫提出了方向。6.2 著录格式说明6.2.1 文件级、案卷级和课题档案级条目著录格式，按其载体形式均可分为卡片式和书本式。6.2.2 卡片式著录格式将著录项目分为4个段落。

10、第一段落中分类号与档号分别著录于卡片左上角的第一、二行。档案室(馆代号与缩微号分别著录于卡片右上角的第一、二行。第二段落从档号下一行与档号齐头处依次著录题名与责任者项、任务与经费来源项、成果鉴定项、时间项、案卷数量项、密级与保管期限项、附注项，各项目回行时，齐头著录。第三段落为主题词，另起一行齐头著录。第四段落为提要，另起一行空两格著录，回行时与一、二段落齐头。6.2.3 如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。6.2.4 卡片尺寸为12.5 cm X 7. 5 cm。著录时，卡片四周均应留1cm空隙。6.2.5 书本式条目著录格式除在正题名前加顺序号其后空一格，且第二段落著录项目相应后移外，其

11、余与卡片式条目著录格式相同。6.2.6 案卷级、课题档案级书本式目录印刷时可采用双栏排版形式，条目之间空一行。7 著录银次7. 1 著录项目分为必要项目和选择项目。7. 1. 1 必要项目z正题名、第一责任者、时间、密级、分类号、档号、主题词。7.1.2 选择项目:并列题名、副题名及说明题名文字、其他责任者、任务与经费来源、成果鉴定者、获奖种类与等级、社会与经济效益、保管期限、案卷数量、附注、提要、档案室(馆)代号、缩微号。8 著录用文字8. 1 著录用文字必须规范化。8.2 排检、编号、时间、案卷数量等项中的数字一律使用阿拉伯数字。8.3 少数民族文字档案著录时必须依照少数民族文字书写规则。

12、8.4 科研通用符号按有关规定书写。9 著录信息源9.1 农业科研课题档案著录信息源是被著录档案本身，主要依据文头、文尾、案卷封面、科研课题简介、科技成果报告表等。9.2 被著录农业科研课题档案本身不能满足著录需要，可参考其他有关档案资料。10 农业科研课题档案著录项目细则10. 1 题名与责任者项7 NY/T 204-92 10. 1. 1 题名:直接表达科研课题档案内容、特征、中心主题并区别于另一课题档案的名称。10. 1. 1. 1 正题名:科.研课题档案的主要题名，一般指文件、案卷封面上的题目和科研课题的名称。10. 1. 1. 2 科技成果题名与科研课题题名不一致，在附注项中说明。1

13、0. 1. 1. 3 研究过程中更改科研课题题名，更改后的题名为正题名，更改前的题名在附注项中说明。10. 1. 1. 4 并列题名:以第二种语言文字书写与正题名对照并列的题名，必要时与正题名一并著录。并列题名前加=号。1 O. 1. 1. 5 副题名及说明题名文字副题名:解释或从属正题名的另一题名，副题名照原文著录。正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。副题名前用: 号。说明题名文字:指在题名前后对档案内容、范围和用途说明的文字，照原文著录，其前加: 号。10. 1. 1. 6 题名不能揭示档案内容或过于冗长时，重新拟写后再著录，并加J。10. 1. 2 责任者:指主持或参加科研课题研究

14、的个人或团体。10. 1. 2. 1 第一责任者:指科研课题主持人，其前加j号。10.1.2.2 其他责任者:指科研课题执行人，其前加勺。10.1.2.3 责任者只有一个时照原文著录;一份文件、一个案卷或一个课题有多名责任者时除著录第一责任者外，其他责任者最多著录2个，以产号相隔，并加等字。立档单位本身是责任者的必须著录。10. 1. 2. 4 团体责任者应著录全称或通用简称，如xx省农业科学院土壤肥料研究所简称为xx省农科院土肥所，不得著录为本院土肥所飞1 O. 1. 2. 5 个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录所属单位和职务，并加()号，如xxx(x x省农科院水稻研究中心研究员

15、)10. 1. 2. 6 责任者为别名、笔名时均照原文著录，但应将其真实姓名附后，并加()号。10. 1. 2. 7 外国责任者姓名前著录国籍，其后著录姓名原文和名的缩写。国籍、姓名的原文和名的缩写均加()号。10. 1.2.8 未署责任者的文件、案卷、课题，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加吃了号。经考证仍无结果时，以三个口口口代之，著录为口口口。10. 1.2.9 文件、案卷、课题的责任者有误，仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加J号。10.2 密级与保管期限10.2. 1 密级一般按文件、案卷和课题档案形成时所定的密级著录。对已升、降、解密的应著录新的密级，其前加 号

16、。10.2.2 保管期限一般按案卷组成时所定的保管期限著录，对己更改的，应著录新的保管期限，其前加勺号。10.2.3 课题档案文件、案卷有不同密级和保管期限，应著录最高的密级和保管期限。10.3 时间项10.3. 1 时间项视著录对象分为文件形成时间、案卷内文件起止时间、科研课题起止时间、科技成果鉴定时间、获奖时间，其前均加.一号。10. 3. 2 时间著录可省略年、月、日，在表示年、月、日的数字右下角加号。如1982年6月5日著录为一一-1982.6.5。10. 3. 3 没有形成时间或形成时间不清的档案，应考证出形成时间著录，并加J号，或著录档案上的其他时间，并在附注项中说明。1 O. 3

17、. 4 时间记载有误的文件、案卷、课题，仍照原文著录，再将考证出时间附后，并加J号。10. 3. 5 案卷内文件起止时间著录最早至最迟形成的文件的形成时间，科研课题起止时间著录科研课题立题到科研课题验收的时间，用，_号连接。10. 3. 6 一个科研课题获几个科技成果，则著录获最后一个成果鉴定的时间。8 NY/T 204-92 10.3.7 一个科研课题获得几个不同级别的奖励，则著录获得最高奖励的时间。10.4 载体形态项10.4.1 载体形态项著录档案载体的物质形态特征。10.4.2 农业科研课题档案载体类型是指档案载体的种类。10.4.3 农业科研课题档案载体根据GB3469的分类及农业科

18、研课题档案的实际细分，见表1。表1序号载体名称简字1 叫一叫-町缩一音一象2 3 4 机读磁性制品5 其它机一它10.4.4 以纸为载体的档案一般不予著录，其他载体类型据实著录，并加J号。1叩0.4.5数量及单位z数量用阿拉伯数宇，单位用档案物质形态的统一计量单位，如卷飞、册、袋盒，。著录时其前加.一号。10.4.6规格指档案载体的型号及尺寸等，著录时其前加: 号。10.5 附注项著录各个项目中需要解释和补充的事项。依各项目的顺序著录，用，号相隔。项目以外需解释和补充的列在最后。附注项前加.一号。10.6提要项10.6.1 提要项是对文件、案卷和课题内容的简介和评述，应力求反映其主题内容，一般

19、不超过300字。10.6.2 提要项著录时另起一行空二格著录。10. 7 排检项10.7.1 分类号依据ZBB01 001的有关规定著录。置于条目左上角第一行。10.7.2 档案室(馆)代号，暂缺暂空。10.7.3 档号:档案室(馆)赋予档案的科研课题代号、工程号和产品型号。10.7.4 案卷号:著录案卷目录内每一卷的编号。10.7.5 缩微号:档案缩微品的编号。缩微号著录于条目右上角第二行。10.7.6 顺序号:书本式目录中条目的顺序编号。著录顺序号应用黑体字排印。10.8 主题词是揭示档案内容的规范词。主题词依据NY/T200规定的原则进行标引。10.8.1 案卷级和课题档案条目一般著录2-.8个主题词。附加说明:本标准由中国农业科学院办公室档案处提出。本标准由农业科研课题档案著录规则课题组负责起草。本标准主要起草人马俊元。N-gNlmON (京)新登字023号HLFZ 中华人民共和国农业行业标准农业科研课题档襄分类标引规则农业科研课题档案著录规则NY IT 203-204-92 中国标准出版社出版北京复外三里河中国标准出版社北京印刷厂印刷新华书店北京发行所发行各地新华书店经售版权专有不得翻印 开本880X1230 1/16 印张1字数18000 1992年8月第一版1992年8.月第一次印刷印数1一2000 定价1.40元194-58 书号:155066 2-8312 标目