DB3212 T 1120-2022 党政机关会议服务规范.pdf

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1、IDB3212泰州市地方标准DB3212/T 112020222022-12-30 发布党政机关会议服务规范Specifications for conference services of party and government offices2023-01-01 实施发 布ICS 01.020CCS A 22泰 州 市 市 场 监 督 管 理 局DB3212/T 11202022I目次前言.III1 范围.12 规范性引用文件.13 术语和定义.14 总体要求.15 基本要求.15.1 机构.15.2 人员.26 会议场所.26.1 设施设备.26.2 辅助系统.26.3 服务用品.27

2、 会议服务.27.1 会前准备.27.2 会中服务.38 安全管理.59 应急管理.59.1 应急预案制定.59.2 会议应急预案.59.3 消防疏散应急预案.59.4 非参会人员闯入会议现场应急预案.69.5 设备保障应急预案.69.6 流行性疾病防控处置.610 档案管理.611 服务评价与改进.611.1 投诉管理.611.2 服务评价.611.3 服务改进.6附录A（规范性）会议服务人员行为规范.7附录B（资料性）会议联系单.8附录C（规范性）会场清洁卫生要求.9附录D（规范性）会场座次安排.10附录E（规范性）会场布置.15附录F（规范性）设施设备布置与调试要求.18附录G（资料性）

3、斟茶服务.19附录H（资料性）毛巾更换服务规范.20DB3212/T 11202022II附录I（资料性）遗留物品登记表.21附录J（资料性）流行性疾病防控期间服务.22附录K（资料性）会议服务满意度调查表.23DB3212/T 11202022III前言本文件按照 GB/T 1.1-2020标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由泰州市机关事务管理局提出并归口。本文件起草单位：泰州市市级机关后勤管理中心、靖江市机关事务服务中心、姜堰区机关事务服务中心。本文件主要起草人：陶德喜、潘智民、许晓峰、蒋庭甫、王喆、王青松、陈吉、陈爱琴、宣峥峰、叶亮、冯爽。DB32

4、12/T 112020221党政机关会议服务规范1范围本文件规定了党政机关会议服务的总体要求、基本要求、会议场所、会议服务、安全管理、应急管理、档案管理、服务评价与改进等内容。本文件适用于党政机关会议服务工作，其他会议服务可参照执行。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB 2893 安全色GB 2894 安全标志及其使用导则GB 13495.1 消防安全标志 第 1 部分：标志GB 25201 建筑消防设施的维护管理SB/T 10

5、851 会议中心运营服务规范DB3212/T 1122 机关单位视频会议运维管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1党政机关会议 meetings of party and government organs党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及各民主党派、工商联、人民团体和事业单位主办的会议。3.2会议服务 conference services在服务范围内，利用场地、设施、人员配备等资源，提供保证会议顺利有序开展的贯穿会前、会中、会后的配套服务。4总体要求4.1应遵循专业、高效、节约的原则。4.2应推进会议服务的信息化和智能化，提高会议服务

6、质量及效率。4.3会议时间、场地、设施等要求满足的情况下，应就近、从简安排会议室及会议服务。5基本要求5.1机构5.1.1资质、场所、运营管理等应符合 SB/T 10851 的相关要求。5.1.2应该建立规章制度并形成管理文件，包括场地管理、人员配备、岗位职责、工作规程等。5.1.3应配备会议负责人，负责工作对接、会议监管和设备管理等。DB3212/T 1120202225.1.4应根据会议服务岗位的需要配置相应的专职人员，须年满 18 周岁，身心健康、形象良好，有一定的沟通应变能力，拥护中国共产党的领导，遵纪守法，具备相应的业务知识和技能。设备操作人员应具备相应的专业技术从业资质，并熟练运用

7、。5.1.5应对会议服务人员定期开展评价考核，持续改进服务质量，考核内容包括但不限于：服务品质、工作创新、服务形象、工作纪律、学习能力等。5.2人员5.2.1会议服务人员上岗前需接受系统培训，培训内容应包括但不限于以下方面：服务理念和组织文化；会议服务和管理的理论知识及实操训练；会议服务的保密管理制度；会议服务人员的行为礼仪；常见会议突发事件的应对；会议室及相关设施设备情况。5.2.2会议服务人员着装规范、标识鲜明，熟悉会议礼仪，行为规范应符合附录 A 的规定。6会议场所6.1设施设备6.1.1根据会议主办方的需求，配置与会议规模、规格等相适的会议室。6.1.2配置应包括与会议规模和形式相适宜

8、的设施，包括但不限于：满足会议使用要求的桌椅、音视频设备、网络设备等；配置符合要求的节能灯具进行照明并实行分区控制，色温、照度应满足摄影摄像要求；符合国家能效限定值及能效等级的温控系统；满足会议使用要求的插座、网络接口、视频接口、音频接口等；6.2辅助系统6.2.1会议室外围应配置相应的辅助系统，包括但不限于：布局合理、设施完善的停车场，并分设机动车与人员出入通道；疏散通道、安全出口、消防车通道、应急照明等应急设施，并配有醒目的安全标志，标志应符合 GB 2893、GB 2894 和 GB 13495.1 的规定；公共信息导向系统（如会议室位置标志、导向标志、楼层分布平面示意图、会场分布平面示

9、意图、电子屏等）；在会议区域适当位置设置贴有分类标志的垃圾箱；在会议相关区域醒目位置处设置禁烟标志。6.2.2在会议场所所有出入口、主要通道等位置应安装监控系统，宜设置提示标志，并实行 24 小时监控管理，监控录像资料建议保存期不少于 90 天。6.3服务用品按需提供服务用品，包括但不限于：记录用纸张、铅笔、签字笔、茶具、毛巾或纸巾、消毒洗手液等。7会议服务7.1会前准备7.1.1预订确认7.1.1.1提供多种会议预订渠道，如电话预订、网络预订和现场预订等。DB3212/T 1120202237.1.1.2接到订会通知后，服务人员应与主办方确认会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、候会室人数

10、、参会人数等需求，填写会议联系单并签字确认。会议联系单见附录 B。7.1.1.3签字确认后，主办方应明确会议负责人，全程跟进会议服务工作，持续至会议结束。7.1.2方案制定7.1.2.1制定会议服务保障工作方案，明确各相关部门及岗位工作职责、服务人员数量、时间安排等事项，做到分工明确、职责清晰、落实到人。7.1.2.2会议场所使用方案包括但不限于以下基本内容:会议名称；会议日期、时间和人数规模；会议场地使用安排及台型、座位图设计；参会领导名单；会务用品及硬件设施配备；会议记录、拍摄、录音等要求；会议保障措施（交通和停车方案、突发事件应对措施、会议秩序及安全等）；会议主办方及承办方名称、联系方式

11、；其他个性化需求。7.1.3协调沟通7.1.3.1做好沟通协调工作，对会议服务任务进行分解，明确任务要求及完成时限。必要时，可召开会议服务保障协调会。协调事项包括但不限于：车辆停放、环境卫生、秩序维护。7.1.3.2如有需变更的，应及时作妥善处理。7.1.4会场布置7.1.4.1布置会场前应对会场区域进行清洁，清洁卫生要求应符合附录 C 的规定。7.1.4.2应根据会议需求布置会场，其中参会人员超过 200 人的宜提前半天1 天布置完毕；参会人员 100200 人会议宜提前 1 小时2 小时布置完毕，其余会议宜提前 0.5 小时布置完毕。7.1.4.3可为会议配备休息室和会客室，并做好相应准备

12、工作。7.1.4.4服务人员应按照会议要求对会场布局、会场座次、桌椅、桌布、物品、会标、席签等进行布置。座次安排和会场布置应符合附录 D 及附录 E 的规定。7.1.4.5会见时，会见厅可用沙发或扶手椅布置成半圆形或长方形等形式，（有时由于场地限制，也可采用围桌方式进行会见）。会见席位安排规则：主人和主宾位居中，主左客右。客方人员按礼宾顺序在主宾所在的右侧就座。主方陪见人员，在主人所在的左侧就座。译员和记录员一般在主人和主宾的身后。放置席位卡，需用中英文对照的，上部写中文，下部写英文。7.1.4.6技术人员应对会议使用的线路、话筒、音响、视频等设备应按照附录 F.1 的规定进行布置。布置完成后

13、应对灯光、空调、音控设备、音频设备、视频设备、备份设备等应按照附录 F.2 的规定进行调试。7.1.4.7举办视频会议时，应按 DB3212/T 1122 执行。7.1.5检查验收7.1.5.1建立会场检查验收工作制度，对会场清洁卫生、会场布置、设施设备布置和调试情况、人员上岗情况等进行检查验收。7.1.5.2检查验收过程中发现的问题应及时提出，填写会议检査记录，并反馈给相关责任部门立即整改。7.1.5.3流行性疾病防控期间，应按照防控部门的要求做好流行性疾病防控及检查工作。7.2会中服务7.2.1引领服务DB3212/T 1120202247.2.1.1服务人员应在会议开始前 30 分钟在会

14、场门口迎候，指引参会人员做好签到后引领至会场或候会室。7.2.1.2会议开始后，服务人员应在会场周围等候，观察所负责区域是否需要提供服务，不得在会议室内随意走动。中途有参会人员进出，应主动帮其开关门。7.2.1.3会议过程中，服务人员应时刻关注室内温度，合理调节空调。设备人员巡视音响、灯光、视频等设备工作情况，根据现场情况控制会场音量及灯光效果。7.2.1.4会场如播放国歌、国际歌要检查次序,防止误播。7.2.1.5会议如需播放背景乐曲，应根据会议的不同环节选择相应乐曲。（如：领导入场播放欢迎进行曲或迎宾进行曲；颁奖时播放颁奖进行曲和欢送进行曲；开工庆典音乐曲目播放喜洋洋、步步高、喜庆的日子、

15、欢乐歌。）7.2.1.6需要进行议题切换的会议，应根据会议进度及时更换电子会标。7.2.1.7会场及公共区域温度应调节适宜，夏季空调温度设置不宜低于 26，冬季空调温度设置不宜高于 18。7.2.2茶水服务7.2.2.1主席台参会人员入座前，服务人员应及时提供茶水。会前 5 分钟10 分钟斟倒茶水，斟 7 分满，茶水服务人员应一起从主席台中间位置往两侧依次倒水，动作及手势应保持一致。斟茶服务规范见附录 G。7.2.2.2会议开始后，宜根据与会人员饮水情况每隔 20 分钟30 分钟续 1 次茶水。每次续茶时，茶水服务人员同步续茶，并做到续茶步调和动作协调统一。也可根据现场参会人员实际需求灵活把控

16、。7.2.2.3续茶时，瓶口不应正对参会人员，不应使茶具发出响声，确保茶水不溅出水杯，续茶以 7 分满为宜。续茶后，盖好杯盖，将杯把转向宾客右侧放好，并将杯盖留一条小缝。续茶服务结束后，茶水服务人员应整齐有序退出会场，并关好会场大门。7.2.3设备保障临会前应启动备用设备，并确保会议期间有技术人员现场值守，根据会议情况及时调节音频、视频等设备，并负责会议进行过程中的应急处理，故障排查和检修工作。7.2.4会场巡查7.2.4.1会场内外应分别安排服务人员值守。7.2.4.2会场外秩序应配备专人维护，保持通道、洗手间等公共场所清洁，并对会场周边进行安全巡查，如遇突发事件立即启动应急预案，同时协助相

17、关单位及时有效处置。7.2.4.3会议中途如更换服务人员，应做好交接班工作。7.2.4.4关注会场动态，提供相关服务：a)观察与会人员动态，满足与会人员的需求，如：传递麦克风、提供记录用纸和笔等；b)有临时参会人员，为其提供座椅、饮水及其他与会议有关的服务；c)观察会议服务需求，并负责为进出会场人员开门或引路。7.2.5休会期间服务7.2.5.1休会后，服务人员应及时检查会场内是否存在安全隐患。7.2.5.2将使用过的茶具、毛巾、水壶撤掉，茶具内茶根倒掉，与使用过的毛巾一并送往消毒间，更换毛巾服务规范见附录 H。7.2.5.3擦拭桌面、杯碟，及时处理地面的垃圾，按需调整桌椅并摆放整齐。7.2.

18、5.4摆放新的茶具、毛巾、水壶，将桌面上的文件、用具摆放整齐。7.2.6其他服务7.2.6.1根据会议主办方要求做好颁奖引导：按照方案确定的颁奖批次和范围，收集各领奖人员名单，领奖人员座位应安排在前排右侧，并印制颁奖和领奖顺序位置对照表，在会议前请各领奖人员到会场进DB3212/T 112020225行颁奖演练，确保颁奖有序进行。颁奖礼仪人员应站在领导右后侧；递给领导奖品时，应先递证书、再递奖杯；领奖人上台后应面对领导，接奖后右转面向观众致意，等拍照后有序离开。7.2.7会后整理7.2.7.1会议结束应及时打开会场大门，引导参会人员退场，有序引导参会人员离开，并组织服务人员仔细检查会场。检查内

19、容包括但不限于：有无参会人员遗留的物品，如有遗失，应立即送还，未能及时送还的，应填写遗留物品登记表，妥善保管，并及时联系会议主办方处理，遗留物品登记表见附录 I；有无损坏的设施设备及物品，如有损坏的，应记录设施设备及物品的名称、数目及损坏情况，并报会议负责人及时安排维修。7.2.7.2会议结束后应及时整理会场。整理内容包括但不限于：回收茶具、毛巾碟等可重复使用的物品，清点茶具数量并清洗消毒；收拾桌面，清扫会场，归位桌椅，撤除会标；会议室洗手间的清洁和消杀；关闭设施设备，切断电源，关闭会场。8安全管理8.1.1应建立健全安全管理制度，加强安全巡查。8.1.2应配备完善的消防设施和器材，定期开展巡

20、查。消防设施的维护管理应符合 GB 25201 的要求。8.1.3定期开展安全隐患排查，及时整改；定期组织工作人员进行安全知识、应急救援知识教育和实战演练。8.1.4召开重大会议前，应协调安全保卫、设备维护、物业服务部门做好安全隐患排查工作。9应急管理9.1应急预案制定9.1.1应建立健全应急管理制度，做好安全事故和自然灾害的防控措施。9.1.2服务重大会议时应成立应急处置小组，明确责任部门，制定会议应急预案、消防疏散应急预案、非参会人员闯入会议现场应急预案、设备保障应急预案、流行性疾病防控预案等突发事件应急预案。9.2会议应急预案9.2.1临时增加会议确认会议召开时间、人数、设备和其他使用需

21、求，选择合适的会议室，向主办单位进行说明。双方确认无误后，服务人员迅速进行台型布置和会议用具摆放。9.2.2调换会议室会议服务机构因特殊情况需调换会议室时，应及时联系会议主办方，选择符合会议要求的会议室，进行情况说明，确认调换会议室后，服务人员及时进行摆台布置和检查工作。9.3消防疏散应急预案9.3.1会议入场和散会人员拥堵情况现场会议服务人员和安全值班人员指引带领参会人员按照指定路线和备用通道，依次有序通行，避免人员聚集和分散无序拥挤通行。9.3.2会场出现火灾等事故立即启动应急预案，会务管理、服务人员和安全保卫人员组织参会人员从消防安全通道有序撤离，及时拨打 119 火警电话，并使用灭火器

22、材进行扑火。DB3212/T 1120202269.4非参会人员闯入会议现场应急预案会议服务人员应立即对闯入者进行劝阻，及时上报会议主办方并通知安全保卫人员，协助维持好会场秩序；如遇到闯入者不听劝阻、寻衅滋事、情绪偏激时，可拔打 110 报警电话，请求派出所民警处置。9.5设备保障应急预案及时与维修人员联系,携带并连接调试备用音视频及话筒等设备进入会场进行维修，同时做好参会人员解释说明和情绪疏导工作。9.6流行性疾病防控处置9.6.1涉及会议的人员在接到相关政府部门的流行性疾病隐患通知后，应及时做好个人防护，并在相关指导下开展现场防控工作。9.6.2参会人员撤离后，打开门窗通风换气，对会议所有

23、区域、设施设备、物品进行规范消毒。9.6.3应建立流行性疾病防控组织机构，成立流行性疾病防控领导小组，流行性疾病防控期间服务要求见附录 J。10档案管理应建立会议档案保管制度，有专门的部门和工作人员负责，记录保存不少于 1 年。11服务评价与改进11.1投诉管理11.1.1应建立健全投诉管理制度，并由专门的部门和工作人员负责。11.1.2做好投诉记录，及时了解服务的需求和意见并传达给相关人员。能够现场解决的投诉，协调相关部门或人员现场解决；不能现场解决的投诉，在约定时间内解决并及时反馈，同时做好投诉处理结果记录。11.1.3属于无效投诉的，应做好解释工作。11.1.4定期对投诉意见进行汇总和分

24、析研究，并做出整改措施。11.2服务评价11.2.1应建立全面有效的服务评价管理制度。11.2.2评价内容包括但不限于：服务对象满意度，会议服务满意度调查表见附录 K；服务时间准确率；服务项目完成率；有效投诉办结率。11.2.3评价途径包括但不限于：征求会议主办方的意见和建议；征求参会人员的意见和建议；设立投诉箱、意见簿；互联网反馈。11.3服务改进对投诉、建议和满意度调查等信息进行分析，制定整改措施，对不合格的服务进行纠正，并跟踪整改措施的落实情况，持续改进服务质量。DB3212/T 112020227附录A（规范性）会议服务人员行为规范A.1语言A.1.1讲普通话，语言文明、礼貌，语气、语

25、调适中。A.1.2迎来送往和岗位服务时做到语气亲切、彬彬有礼。A.1.3有问必答，耐心解释，不推诿应付。A.2表情服务人员提供服务时，应目视对方，面带微笑。微笑自然大方。A.3举止A.3.1站姿A.3.1.1站立时应挺胸收腹、抬头，两眼平视前方，下颌微收。头部保持正直，目不斜视；双臂自然下垂,或在体前交叉。女士应右手握左手四指骨根部位，置于腹前。男士应左手握右手腕置于腹前，或左右手相抱于身后，形成“后背式”。A.3.1.2女性服务人员站立时双脚往外微微打开，右脚后跟靠左脚中间放置，形成小“丁”字步，在会议服务过程中，左右脚后跟靠拢，前脚掌打开30角，形成小“V”字步。男性服务人员站立时双脚距离

26、不超过肩宽，以20cm左右为适，身体直立。A.3.2走姿A.3.2.1行走路线时，女服务员走直线，男服务员走两条平行线。行走时应注意周围情况，两人成排，三人成队，不得勾肩搭背。如有参会人员面对面走来，应主动让路，靠边站定。A.3.2.2男性服务人员步速宜控制在每分钟110步左右，步幅宜控制在40cm左右。A.3.2.3女性服务人员步速宜控制在每分钟120步左右，步幅宜控制在30cm左右。A.3.3蹲姿A.3.3.1捡拾物品时身体重心下降，左脚在前，右脚在后，屈膝下蹲。A.3.3.2蹲姿应协调大方，不得全蹲或弯腰蹶臀，不得突然下蹲。A.3.4鞠躬鞠躬时应以腰部为轴，整个腰及肩部向前倾斜 1530

27、角，目光向下，礼毕后目光注视对方。A.4着装A.4.1工作期间应穿着完整的制服并佩戴工牌。制服保持干净、熨烫平整，鞋袜统一。A.4.2应保持头发、口腔、手部、身体干净清洁无异味，头发梳理整齐，不得染彩发。女性长发用头花盘起，刘海不遮眉，侧发不遮耳。男性不留胡须、鬓角。A.4.3面部化淡妆，以清新、自然为宜。A.4.4指甲修剪整齐洁净，不应涂指甲油、留长指甲。DB3212/T 112020228附录B（资料性）会议联系单会议联系单见表 B.1。表 B.1 会议联系单日 期：年月日编号：会议基本情况会议名称会议时间会议地点联 系 人联系电话人数最高参会领导交费单位会议要求台式话筒（）毛巾（）席卡（

28、）投 影 仪（）花卉（）横幅（）茶水（）签到桌（）空调（）会议布置要求会议特殊要求：会议费用：会议检查：制表人：DB3212/T 112020229附录C（规范性）会场清洁卫生要求AA会场清洁卫生要求见表 C.1。表 C.1会场清洁卫生要求序号项目要求1会议室1.不同材质的地面保持材料的原有色泽，保持干燥清洁，无纸屑、水渍、雾化现象；砖面及拼缝、边沿线等处洁净，无积垢、灰尘、纸屑、食品残渣、水渍和胶粘物等。2.内墙面、天花、顶角、转角及墙踢脚等处无积尘、霉斑和蜘蛛网，大理石墙面清洁光亮。3.门面、门框、门背等保持本色光泽、花纹清晰、无油迹和灰尘，金属门饰、门锁、门附件等保持金属光亮，无锈斑、污

29、迹和水渍。4.玻璃窗等表面洁净、明亮，无水渍、指印和张贴物等。5.窗台及上下四周接缝等处光洁，无灰尘、水渍和霉斑。6.按照流行性疾病防控部门的要求做好消杀工作，会前、会后分别使用 1000mg/L 的含氯消毒液或有效氯 500mg/L 的消毒液对会议环境和相关设施、用品进行擦拭及喷洒消毒，并做好消毒记录。2休息区1.楼梯无痰迹、油污、纸屑和废弃垃圾。2.扶手栏杆洁净，无污迹和灰尘。3.按照流行性疾病预防控制部门的要求做好消杀工作，使用 1000mg/L 的含氯消毒液或有效氯500mg/L 的消毒液进行每日不少于 3 次的喷洒消毒。3楼道1.楼梯无痰迹、油污、纸屑和废弃垃圾。2.扶手栏杆洁净，无

30、污迹和灰尘。3.按照流行性疾病预防控制部门的要求做好消杀工作，使用 1000mg/L 的含氯消毒液或有效氯500mg/L 的消毒液进行每日不少于 3 次的喷洒消毒。4电梯1.电梯显示面板应光亮，无指印和污迹。2.电梯轿厢门内壁面保持光亮洁净，无指印、污迹和胶黏物。3.电梯轿厢内的地垫保持干净，摆放整齐。4.按照流行性疾病预防控制部门的要求做好消杀工作，使用 1000mg/L 的含氯消毒液或有效氯500mg/L 的消毒液进行每日不少于 3 次的喷洒消毒。5洗手间1.地面无污秽物、水渍和脚印。2.镜面明净，无水渍、指印和雾水。3.台盆和台面有光泽，无积垢、锈迹和毛发。4.面池水龙头保持光亮，无水渍

31、和污垢。5.便斗内放置卫生球，无黄斑、锈迹和污垢。6.便池外部无污垢，内部无黄斑。7.废纸篓无污迹和臭味。8.按照流行性疾病预防控制部门的要求做好消杀工作，使用 1000mg/L 的含氯消毒液或有效氯500mg/L 的消毒液进行每日不少于 3 次的喷洒消毒。DB3212/T 112020221010附录D（规范性）会场座次安排BBD.1课桌形会议课桌形会议示意图见图 D.1图 D.1 课桌形会议注：发言讲台通常在主席台右侧，所以发言代表通常安排在前排左侧的位置。领奖通常从右侧上主席台，所以领奖代表通常安排在前排右侧的位置。D.2口字形会议D.2.1汇报会中听汇报的领导人数较少，汇报方人数较多时

32、口字形会议示意图见图D.2、D.3及D.4。图 D.2口字形会议注：汇报会中听汇报的领导人数较少，坐主席台方向。汇报方人数较多，在口字形主席台对面安排座位，并向两侧延伸，两侧人员座位偏向汇报方。视人数情况，还可以在后面再增加排座。A方为上级领导，B方为主方。DB3212/T 112020221111图 D.3口字形会议注：汇报会中听汇报的领导人数较少，坐主席台方向。汇报方人数较多，在口字形主席台对面安排座位，并向两侧延伸，视人数情况，还可以在后面再增加排座。根据具体情况，领导方人员也可向口字开形两侧延伸，双方人员之间应有明显间距，以区分领导方和汇报方。A方为上级领导，B方为主方。图 D.4口字

33、形会议注：汇报会中听汇报的领导人数较少，坐主席台方向。汇报方人数较多，在口字形主席台对面安排座位，并向两侧延伸，两侧人员座位偏向汇报方。视人数情况，还可以在正后面和两侧后面增加排座。一般两侧只增加一排座位。A方为上级领导，B方为主方。D.2.2汇报会中听汇报的领导人数较多时口字形会议示意图见图D.5及D.6。DB3212/T 112020221212图 D.5口字形会议注：汇报会中听汇报的领导人数略多，坐主席台方向，并向两侧延伸。两侧人员座位偏向主席台。汇报方在口字形主席台对面安排座位，视人数情况，后面还可以再增加排座。A方为上级领导，B方为主方。图 D.6口字形会议注：汇报会中听汇报的领导人

34、数较多，坐主席台方向，并向两侧延伸，还可在两侧边后面增加排座，两侧人员座位偏向主席台。汇报方在口字形主席台对面安排座位，视人数情况，后面还可以再增加排座。A方为上级领导，B方为主方。D.3交流会议D.3.1条桌形交流会示意图见图D.7。DB3212/T 112020221313图 D.7条桌形交流会议注：A方为主方，B方为客方。D.3.2口字形交流会示意图见图D.8。图 D.8口字形交流会议注：此为口字形交流会。根据主客方人员、人数情况，口字形有两侧可全为主方或客方人员，也可为双方人员延伸，但双方人员之间应有明显间距，以区分主客方。A方为客方，B方为主方。D.4会见安排DB3212/T 112

35、020221414D.4.1会见会议安排示意图见图D.9。图 D.9会见会议安排注：A方为主方，B方为客方。DB3212/T 112020221515附录E（规范性）会场布置E.1桌椅摆放桌椅摆放整齐、平稳，侧看时在一条直线上，座椅之间的距离也应相等，见图 E.1图 E.1 会议座椅摆放E.2物品摆台E.2.1席签、话筒、矿泉水、玻璃杯、茶具（由左至右依次排列）呈一条直线，间隔均为1cm见图E.2（a）。E.2.2矿泉水商标标识正对前方。E.2.3玻璃杯口朝上放于玻璃杯垫纸上中心位置，杯口放置杯罩，标识正对来宾,见图E.2（b）。E.2.4茶杯杯柄与桌面呈45角，摆放在杯碟正中间，杯碟应摆放杯

36、垫纸,检查茶叶是否适量(平铺杯底)。E.2.5会前1小时将毛巾放在加热器里加热，会前摆放于矿泉水和玻璃杯下方，左侧与矿泉水左侧平齐（夏季不需要加热）。E.2.6话筒摆放于座位的中间，有线话筒头距离桌面24cm左右。E.2.7席签放于话筒的左边，不应超过来宾座位的左扶手。E.2.8材料摆放于来宾的左手边，底部与桌边并齐，材料较多时层叠摆放。E.2.9便签纸（约5张）和铅笔摆在材料的右侧，便签纸底部与桌边并齐，铅笔放于便签纸上中间位置，倾斜呈45角。（a）（b）图 E.2 物品摆台E.3会标DB3212/T 112020221616会标字体、大小与会场匹配，悬挂在主席台正上方，应用红底白字，字体为

37、粗宋。见图 E.3。C图 E.3 会标E.4席签选择专用席签纸打印，打印字体选择华文新魏字体格式，所需席签架调整高度为 10cm、宽度为 15cm或高度 10cm、宽度 20cm（特殊字体宜使用华文楷体加粗），见图 E.4。图 E.4 席签E.5接待室（候会室)E.5.1作为接待室（见图E.5。）按照会场所需用不同尺寸的席卡。席签正对前方，距离前桌边 3cm，距离两侧桌边 5cm；茶具与桌子的边沿成 45角，距离两侧桌边均为 15cm；毛巾碟横向放置于茶具内侧，距茶具 2cm；矿泉水摆在茶具后 2cm 处，商标标识正对前方，侧面距离桌边 15cm；抽纸摆放于桌子中间，距离后桌边 20cm；E.

38、5.2作为候会室（见图E.5。）DB3212/T 112020221717茶具与桌子的边沿成 45，距离两侧桌边均为 15cm；矿泉水摆在茶具后 2cm 处，商标标识正对前方，距离桌边 15cm；抽纸摆放于桌子中间，距离后桌边 20cm。图 E.5 接待室（候会室）E.6签到台和指引牌E.6.1签到台放置于醒目且不妨碍参会人员通行的位置，见图E.6。E.6.2引导性指示牌应放置在醒目位置，见图E.7。图 E.6 签到台图 E.7 指引牌DB3212/T 112020221818附录F（规范性）设施设备布置与调试要求表 F.1、表 F.2 分别给出了设施设备布置与调试要求。表 F.1设施设备布置

39、要求序号项目要求1线路1.做到安全、整齐、美观。2.经过人行通道的，使用压线板，宜设置警示标识。2话筒1.话筒数量满足会议需要，有线话筒摆放高度距离桌面 24cm 左右。2.无线话筒信号接收器充分考虑信号覆盖范围，确保电池电量充足。3音箱1.会议室前方左右对称摆放音箱，科学合理布局，保证音源覆盖会议室。2.面对主席台设置反听音响系统。4视频设备视频显示设备布置于所有参会人员可见处，与电脑正确连接，画面显示正常。注：重要会议宜配有备份的线路及设备。表 F.2设施设备调试要求序号项目要求1灯光1.会场照明光照度控制在 350Lux500Lux，光线柔和不刺眼，照度适宜，还应单独检查在使用投影时的灯

40、光效果。2.会场外公共区域照度 150Lux350Lux。2空调空调运行状态正常，夏季空调温度设置不低于 26；冬季空调温度设置不宜高于 18。3音控设备时序电源、调音台、混音器、音频处理器、功放、扬声器、会议电脑、高清混合矩阵运行参数正常。4音频设备1.音响设备与话筒正确连接，避免出现杂音、电流声、音频干扰等。2.每个话筒都应试音，以不同位置均可听清、音量适中为准。3.无线话筒电池电量充足并有备用电池。5视频设备1.LED 屏启动正常。2.电视机运行状态正常。3.信号无缝切换台运行状态正常。4.网络及信号线路正常。5.音视频素材正常。6.会场笔记本电脑运行正常。6备份设备1.UPS 运行状态

41、正常。2.备用设备启动运行正常。3.备份设备切换正常。4.备用无线话筒到位。5.投影机及配套幕布运行正常。7其他设施设备1.地插、强弱电线路正常。2.电动幕布运行正常。CDB3212/T 112020221919附录G（资料性）斟茶服务斟茶服务规范见表 G.1。表 G.1 斟茶服务规范流程示图要求1.准备 左手提壶，右手辅助，步伐轻盈，主宾位依次倒水，右侧进入。倒水请用茶手势（五指并拢、手掌、手腕、手臂呈一条直线，指尖指向杯盖中心，距离杯盖 10cm）。暖瓶底部靠近小腹，瓶口朝向外侧。2.取杯盖 右手大拇指与食指反手轻捏杯盖，旋转后将杯盖取起轻轻倒置放在桌面上，轻放于杯碟右下角距离杯碟边缘 2

42、cm，大拇指与食指轻轻将茶杯端起。3.倒水 左手握住暖瓶，转身于椅背后方倒水（注意瓶口不要正对领导，瓶口与杯口距离 1cm，暖瓶底勿外翻）。倒水以 78 分满为宜。4.放回 续水后仍将杯把转向领导右侧 45角放置于杯碟正中间位置，盖好杯盖。（续水时如遇领导盖杯未放置于右手边摆台位置，续水后应放置于杯子拿起的位置）。服务过程动作要轻、稳。5.请 倒水完毕需做请用茶的手势。DB3212/T 112020222020附录H（资料性）毛巾更换服务规范毛巾更换服务规范见表 H.1。表 H.1 毛巾更换服务规范流程示图要求1.准备好新的毛巾 领导用过的毛巾要随用随换。2.更换 用夹子轻拿轻放，毛巾口朝外。

43、DB3212/T 112020222121附录I（资料性）遗留物品登记表遗留物品登记表见表 I.1。表 I.1 遗留物品登记表日 期 会议时间 会议地点办会单位名称 遗留物品及数量 拾获人 保管人 认领人领取人证件及号码联系电话DB3212/T 112020222222附录J（资料性）流行性疾病防控期间服务J.1 制度要求服务单位应建立流行性疾病预防控制组织机构，成立流行性疾病防控领导小组，组长由单位负责人担任。应明确组长和组员防控职责。J.2 人员管理J.2.1 流行性疾病防控专题培训，就日常防控和机关会议服务环节进行详细培训。J.2.2 应开展员工日常健康监测，实施跟踪管理。J.2.3 所

44、有服务人员应佩戴口罩和手套上岗，应安排专人提醒参会人员在进入会场前佩戴口罩。参会人员未佩戴口罩时，应拒绝其进入。J.3 会场布置J.3.1 应优先选择可开窗通风的会场，会议举办前1小时应至少通风1次，通风时间不得少于30分钟。J.3.2 参会人员座位间隔应保持在1m以上。J.3.3 会场入口处应提供一次性医用口罩、消毒湿巾、免洗手消毒液等，便于参会人员使用和更换。J.3.4 应在会场醒目位置设置废弃口罩专用收集桶。J.3.5 会议发言人应配置单独话筒，不得交叉使用。J.3.6 会议前3小时，对会议室内外的物体表面使用含氯消毒液或酒精进行喷洒、浸泡或擦拭消毒。J.3.7 应充分利用宣传栏、电子显

45、示屏等平台，广泛宣传流行性疾病防控知识。J.4 会中服务J.4.1 会议期间应保持通风良好，若开空调则空调系统应保持新风系统和排风系统全开，回风系统关闭，如有窗户，则保持窗户一定开度。J.4.2 参会人员相互交流或服务人员提供服务时，应保持一定距离，避免人员间的直接接触。J.5 会后整理会议结束后，通风透气，对室内外所有物体表面使用含氯消毒液或酒精进行喷洒、浸泡或擦拭消毒。DB3212/T 112020222323附录K（资料性）会议服务满意度调查表DD会议服务满意度调查表见表 K.1表 K.1 会议服务满意度调查表日期办会单位填表人联系电话序号评价内容评价意见1会议预订非常满意 满意 一般 不满意2会前准备非常满意 满意 一般 不满意3场地卫生非常满意 满意 一般 不满意4仪容仪表非常满意 满意 一般 不满意5会中服务非常满意 满意 一般 不满意6用品摆放非常满意 满意 一般 不满意7服务态度非常满意 满意 一般 不满意8工作时效性非常满意 满意 一般 不满意意见和建议：注：请您就服务人员的会议服务保障工作做出评价，请在以上栏目中打“”，感谢您的支持！