DB3201 T 1125-2022 党政机关单位大型固定资产设施设备运维服务管理规范.pdf

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1、 ICS 03.080 CCS A12 3201 南京市地方标准 DB 3201/T 11252022 党政机关单位大型固定资产设施设备运维服务管理规范 Management specification for large facilities and equipments belonging to fixed assets operation and maintenance service of Party and government organs2022-12-15 发布2022-12-18 实施南京市市场监督管理局发 布 DB 3201/T 11252022 I 前言 本文件按照GB/

2、T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由南京市机关事务管理局提出并归口。本文件起草单位：南京市市级机关物业管理中心、南京市标准化研究院。本文件主要起草人：胡壮志、周涛、李慧、邱绍鹏、王鹤翔、周红缨、蒋兢、夏滢。D B 3 2 0 1D B 3 2 0 1DB 3201/T 11252022 1 党政机关单位大型固定资产设施设备运维服务管理规范 1 范围 本文件规定了党政机关单位对大型固定资产设施设备（以下简称“设施设备”）运维服务的管理要求，描述了管理职责、服务采购、服务

3、方进退场管理、日常服务监督、服务评价、服务审计、安全管理和档案管理等内容。本文件适用于各级党政机关单位使用财政性资金采购设施设备运维服务以及对服务提供的管理，事业单位和团体组织可参照执行。2 规范性引用文件 本文件没有规范性引用文件。3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 大型固定资产设施设备 large facilities and equipments belonging to fixed assets 党政机关单位占用、使用或认定属于固定资产，为保障党政机关单位正常运行而设置的与建筑物不可分割或不可随意移动的房屋附属公用设施设备。注：大型固定资产设施设备包括给排水、供配电、供

4、热供冷及通风、消防、电梯、机械停车、智能化楼宇等设施设备或系统。3.2 运维 operation and maintenance 为降低设施设备失效概率、防止性能劣化、延长使用寿命，按照相关技术条件和规定对设施设备运行、保养、检测、维修等环节进行技术管理的措施。3.3 管理方 management 党政机关单位或受党政机关单位委托对设施设备运维服务进行管理的主体。4 管理职责 管理方在运维服务采购、对服务方监督管理和履约评价等方面具有主体责任，具体职责包括但不4.1 限于：建立运维服务管理机制，制定配套管理制度；分析设施设备运维的外协需求，提出服务采购计划并组织实施；统筹设施设备运维的整体工作

5、计划，对服务进行监督、检查和评价。管理方应明确参与运维服务管理的相关部门、组织和人员，建立管理组织架构，落实职责分工。4.2 D B 3 2 0 1DB 3201/T 11252022 2 5 服务采购 采购计划 5.1 5.1.1 根据设施设备运维的实际需要，提出并制定运维服务采购计划，计划内容应包括但不限于：服务范围和内容；采购预算；采购方案，包括采购形式、采购时间等。5.1.2 制定采购计划前，管理方应开展市场调查，调查对象及调查内容见表 1，分析收集到的信息，并作为制定采购计划的依据。表1 调查对象及调查内容 调查对象 调查对象的选择 调查内容 党政机关单位 建筑物使用年限相近 设施设

6、备体量相近 设施设备类型和参数 对服务的采购（服务类型、服务期限内费用测算）对服务的管理（服务要求、管理方式）对服务方的评价 服务供应商/性质规模 从业资质 信用情况 服务范围和能力（服务案例）服务期限内费用报价 5.1.3 参与市场调查的人员宜具备 5 年及以上设施设备运维的工作经验或相关专业中级及以上专业技术资格。5.1.4 管理方应综合物价浮动等因素合理测算采购服务所需的费用，可能涉及的支出包括：人员，包含工资和社会保障资金；服务，包含运维服务和其他配套服务；材料，包含更换的损耗件、零部件；税费等合理费用。采购准备 5.2 5.2.1 管理方应明确采购需求（内容见附录 A），采购金额较大

7、或技术较复杂的项目宜征求行业组织、专业机构或专家的意见。5.2.2 管理方应根据采购政策、采购预算、采购需求等编制采购文件，内容应完整、明确。5.2.3 委托采购代理机构的，管理方应与采购代理机构签订委托协议，明确双方权利和义务，将采购代理机构纳入供应商管理，并每年进行评价。5.2.4 管理方应对采购代理机构编制的采购文件进行审核确认。采购实施 5.3 5.3.1 采购活动的实施应符合相关法律法规，按照规定流程及要求执行，管理方应对采购过程进行监督。5.3.2 产生中标结果后，管理方应与服务供应商签订采购合同，合同内容应包括但不限于服务的内容、D B 3 2 0 1DB 3201/T 1125

8、2022 3 期限、质量、价格等要求以及资金结算方式、双方的权利义务事项和违约责任，对合同的合法性进行审核，并向业务主管部门履行备案手续。5.3.3 采购合同中约定的服务期限不宜超过 3 年，服务期限内合同应一年一签。6 服务方进退场管理 服务方正式进场前，管理方应要求服务方提供真实准确的信息资料并审核备档，信息资料包括但6.1 不限于：服务方营业执照、许可资质等证明；人员基本信息（身份证信息、无犯罪记录证明）和资格证书。管理方应对服务方人员进行岗前培训，培训内容包括但不限于相关规章制度、保密规定、文明礼6.2 仪，并与人员签订保密承诺书（见附录 B）。管理方应以平稳过渡、防止损失为原则，协调

9、监督服务方与原服务方完成工作交接，宜在 15 天内6.3 完成，交接程序及要求包括：a)确定交接方案，明确交接事项、内容、需提供和接收的材料、完成时限等；b)移交材料，材料完整、真实；c)现场查验设施设备；d)解决查验发现的问题；e)原服务方、服务方、管理方对交接结果签字确认。7 日常服务监督 监督方式 7.1 7.1.1 对日常运维服务的监督方式包括但不限于：对服务方提出的申请和提交的材料进行审核审批；定期和不定期现场检查；以例会等形式听取工作汇报；受理服务对象投诉举报并调查核实；询问和质询。7.1.2 现场检查的对象、内容、路线、频次应具体明确，根据设施设备运维的要求和实际情况确定，覆盖被

10、检查项。7.1.3 现场检查宜每天开展，重点检查对象包括：短期内发生过故障的设施设备；报修频率较高的设施设备；易损件更换频率较高的设施设备；新设置和长期闲置未运行的设施设备。7.1.4 需要加强现场检查频次的情况包括：换季阶段和特殊季节；节假日和重大活动前；特种设备强制性检验检测前。7.1.5 现场检查发现设施设备存在问题应做好记录，及时向服务方人员通知到位（通知单见附录 C），提出整改要求和时限，跟踪整改落实情况。D B 3 2 0 1DB 3201/T 11252022 4 7.1.6 管理方应指定管理责任人负责监督，宜定期形成服务监管记录（见附录 D）。7.1.7 管理方宜使用信息化管理

11、，实现运维计划管理、故障报修、工单管理、服务监督、数据统计等功能，督促服务方人员配合使用。监督内容 7.2 监督内容为采购合同中的约定，具体内容见附录E。8 服务评价 评价方式 8.1 8.1.1 管理方应定期对服务方进行履约评价，明确评价的频次、方式、程序、内容、指标、依据以及结果应用。8.1.2 管理方应综合采用不同的评价方式，给出评价意见和结果，由管理方和服务方签字确认，评价方式包括但不限于：服务方自评；管理方评价；管理方上级主管部门评价；业务主管部门评价；服务对象满意度评价；第三方或外部专家评价。评价依据 8.2 本文件7.1.1提及的各项监督方式形成的结果和服务审计结果应作为履约评价

12、的依据。结果应用 8.3 8.3.1 评价结果应作为管理方支付款项以及是否与服务方续签合同的依据。8.3.2 管理方应督促服务方根据评价意见和结果提出改进措施并落实到位。9 服务审计 管理方应每年对服务方履约情况进行内部审计，并要求服务方配合接受业务主管部门的外部审计。9.1 管理方应根据审计结果对服务方提出整改或处理意见。9.2 10 安全管理 管理方应建立对运维服务的安全管理机制，明确安全责任，制定年度安全目标。10.1 管理方应督促服务方对运维人员定期进行安全教育培训和安全演练，并有相应记录，培训内容包10.2 括但不限于：安全管理规章制度；运维作业中可能接触的危险源及控制措施；突发事件

13、应急预案。D B 3 2 0 1DB 3201/T 11252022 5 危险作业和中大修作业前，管理方应要求运维人员提前申请并做好保障措施，管理方应检查作业10.3 现场及相关记录，包括作业前的安全交底和作业中的安全监护等情况。管理方应要求服务方定期开展设施设备安全隐患排查整改，并有相应记录。10.4 设施设备发生故障或造成事故，管理方应要求运维人员及时上报并说明情况原因，事后开展调查10.5 核实并整改到位。节假日、重大或临时活动前，管理方应要求服务方配合保障，确保设施设备正常运行。10.6 服务方资质证书和人员资格证书复审、人员变动等情况，管理方应要求服务方及时上报，并对相10.7 关资

14、料证书的有效性重新审核备档，特种设备作业持证率应达到 100%。管理方应定期检查驻场人员在办公、住宿等场所的安全制度遵守情况。10.8 管理方应对服务方定期开展安全例会，及时通报相关工作要求和检查整改要求。10.9 11 档案管理 管理方应依据中华人民共和国档案法建立档案管理制度，规定档案的收集、分类、归档、保11.1 管、利用、移交、销毁、安全等要求，明确档案管理人员和存放场所。档案内容应包括与运维服务相关的纸质或电子材料，包括但不限于：11.2 服务采购资料，包含招投标文件、采购合同；运维服务资料，包含设施设备的运维计划、运行记录、维护保养记录、检测记录、巡查记录、故障和维修更换记录、人员

15、进出来访登记、值班交接班记录等；服务监管资料，包含服务方及人员资料、监督检查记录、履约评价记录、培训及会议记录等。D B 3 2 0 1DB 3201/T 11252022 6 A A 附录A （资料性）服务采购需求 服务采购需求见表A.1。表A.1 服务采购需求 事项 可能涉及的内容 服务方资质 符合中华人民共和国政府采购法相关条款 具备符合条件的从业资质 具备政府采购供应商诚信档案 项目预算 预算总额 预算明细 服务范围和内容 服务地点 服务范围内的设施设备清单 服务内容：运维整体工作计划、运维内容、其他配套服务 服务期限 服务类型 整包、中包、小包 人员是否驻场 服务要求 服务方提供的项

16、目人员：资格证书、年龄、工作经验等 服务人员的社会保障、意外伤害保险 服务计划和方案的制定 服务实施过程 服务响应时限 故障排除时限 服务质量：设施设备完好率、服务投诉率 其他配套服务：接受培训、提供培训、服务终止工作交接 商务要求 进场时间 交付验收方式 履约验收方案 资金支付方式 付款进度安排 各方权利和义务 违约责任 解决争议的方式 D B 3 2 0 1DB 3201/T 11252022 7 B B 附录B （资料性）服务保密承诺书 服务保密承诺书见图B.1。服务保密承诺书 甲方（管理方）：乙方（承诺人）：我已了解保密相关法律、法规和规章制度，知悉应当承担的保密义务和法律责任。本人郑

17、重承诺：一、认真遵守国家保密法律、法规和规章制度，遵守甲方保密管理规定和工作要求，履行保密义务。二、不提供虚假个人信息，自愿接受保密审查。三、不以任何方式泄露所接触和知悉的国家秘密和办公区相关秘密。四、不违规记录、存储、传输、复制秘密信息，不违规留存甲方单位的秘密载体，具体做到：1、不看办公区电脑、文件等资料；2、不记、不传、不妄议会议内容；3、不在工作场所用手机、照相机、摄像机等拍摄有关资料、人员和区域场所的图片；4、不与无关人员谈及与甲方工作有关的事情；5、涉及甲方的相关资料不得带出单位，未经许可，不售卖废纸、报刊杂志等。五、未经甲方审核和批准，不擅自发表涉及秘密和未公开内容的言论、文章等

18、信息。六、不编造不散播谣言、虚假信息和有害信息。七、服从甲方的网络管理，按照要求采取措施防范计算机病毒，防止泄密。维修电脑时，对储存数据的硬盘、软盘、U盘等 载体严格保管，避免丢失或被人复制。八、离岗时自愿接受脱密期管理，签订离岗人员保密承诺书。如违反上述承诺，本人自愿承担相应责任。本责任书自本人签订之日起生效。本承诺书一式两份，乙方承诺人保存一份，甲方保存一份。承诺人签名：日期：图B.1 服务保密承诺书 D B 3 2 0 1DB 3201/T 11252022 8 C C 附录C （资料性）检查整改通知单 检查整改通知单见表C.1。表C.1 检查整改通知单 _（服务方）：管理方在检查中发现

19、存在以下设备设施故障或隐患，现通知你单位，请尽快采取措施整改解决，并在完成后向 管理方报备。设备设施故障或隐患 整改时间 立即整改项 限期整改项 管理方检查人：服务方签收人：签收时间：D B 3 2 0 1DB 3201/T 11252022 9 D F 附录D （资料性）服务监管报告 服务监管报告见表D.1。表 D.1 服务监管报告 管理方 服务方 日期 监管内容 运维计划执行情况：现场检查情况：运维台账记录情况：各项工作落实情况：管理方（签字）：服务方（签字）：D B 3 2 0 1DB 3201/T 11252022 10 E G 附录E （资料性）服务监督内容 E.1 服务提供 E.1

20、.1 运维人员在工作时间内符合以下要求：遵守各项规章制度，无违纪违规行为；按时出勤在岗，统一着装和佩戴工作牌；仪容仪表良好，服务态度积极。E.1.2 运维计划的制定和实施符合以下要求：按时制定并上报计划（如日、周、月、季度、半年度、年度），列明具体方案；按照计划进度提供服务，计划变更时提前申请并说明原由。E.1.3 运维服务过程符合以下要求：运维人员持与岗位相符的资格证书上岗；严格执行设施设备操作规程和安全规程；作业完成后及时清理现场，保持环境卫生恢复原样；设备档案、运维台账等资料齐全，记录及时，内容真实、完整。E.1.4 为节假日、重大或临时活动提供服务和保障，并有相应的值班制度。E.1.5

21、 建立突发事件应急处置预案，定期开展安全演练。E.1.6 出具设施设备运行报告，提出改进方案。E.1.7 接受并配合各项监督检查。E.2 服务质量 E.2.1 设施设备性能和运行符合以下要求：设施设备完好，零部件齐全，符合质量和安全要求；设施设备性能良好，功能和运行状态正常；设施设备外观整洁，标识标牌设置符合规定。E.2.2 更换的损耗件、零部件等备品备件质量合规。E.2.3 未因服务不到位带来损失或产生不良后果。E.3 服务响应 E.3.1 运维人员保持通信畅通，在规定时间到达现场。E.3.2 在规定时间内处理解决问题。E.4 服务保障 E.4.1 确保运维人员的稳定性，变动时提前向管理方申请报备，不符合要求的人员限期更换。E.4.2 对管理方相关人员提供专业技术培训。E.4.3 开展服务对象回访和满意度调查。E.4.4 驻场人员在办公、住宿等场所遵守安全制度，保持环境卫生。D B 3 2 0 1DB 3201/T 11252022 11 参考文献 1 中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令第58号）2 中华人民共和国政府采购法（中华人民共和国主席令第68号）3 中华人民共和国政府采购法实施条例（中华人民共和国国务院令第658号）4 南京市机关事务管理办法（南京市人民政府令第328号）5 财政部关于印发政府采购需求管理办法的通知（财库202122号）D B 3 2 0 1