NY 220-1992 农业科学技术档案案卷构成规范.pdf

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1、Y 中华人民共和国农业行业标准NY 220-92 农业科学技术档案案卷构成规范1993一01-14发布1993一叫一01实施中华人民共和国农业部发布中华人民共和国农业行业标准NY 220-92 农业科学技术档案案卷构成规范1 主题内容与适用范围本规范规定了农业科技档案案卷的组卷，卷内文件排列、编目、卷皮规格及其制成材料的质量要求。本规范适用于我国农业科技档案的案卷管理。2 术语2.1 农业科技档案农业系统各级主管部门和农业生产、科研、教育及技术推广等企事业单位或个人在农业生产、科学研究、教学和基本建设等科技活动中形成的归档保存的文字、图表、声象等形态的科技文件材料。2.2 农业科技文件材料是记

2、录和反映农业科学技术思想和科技学术活动的载体，是技术文字材料、技术图样和图表、技术照片、计算技术材料录音和录相带等文件材料的统称。2.3 案卷档案保管单位，亦称文件组合。是一组关系密切的单份文件的组合体。2.4 卷内文件目录案卷内登记文件排列顺序号、文件编号、题名、责任者、日期、页次的目录表。2.5 卷内备考表说明案卷内文件状况的表格。2.6 档号是指在档案整理过程中对档案材料的编号。它包括全宗号、案卷目录号、案卷号。2.7 分类号是分类的类目标记符号，亦称类号。它是农业科技档案分类体系类目的代码，表示类目在分类体系中位置和排列顺序。3 组卷要求3. 1 组卷要遵循农业科技文件材料的自然形成规

3、律，保持卷内农业科技文件材料的系统联系，同时要便于农业科技档案的保管和利用。3.2 农牧渔业机械产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段等分别组卷。3.3 与农牧渔业机械产品、科研课题、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，应列入产品、科研课题、项目、设备仪器类中组卷。3.4 其他科技文件材料应按时间、问题、责任者、地区等分别组卷。3.5 要保证案卷内所反映问题的农业科技文件材料齐全完整。3.6 卷内农业科技文件材料必须准确反映农牧悔业生产、科研、教育、基建、环保和有关管理活动的真实内容。3.7 案卷内农业科技文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存，不得使用铅笔、圆珠笔、红、

4、纯蓝墨水、复写纸及劣质纸张03.8 案卷不要过厚。需要装订的其厚度一般不要超过20mm，便于翻阅为宜。4 案卷内农业科技文件材料的排列4. 1 农牧植业机械产品按设计、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序排列，也可按其产品系列、结构排列。4.2 农业科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排中华人民共和国农业部1993-01一14批准1993-06-01实施NY 220-92 列。4.3 农牧渔业基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等排列。4.4 设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样

5、等排列。随机图样也可以单独组成案卷。4.5 真他管理性农业科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。4.6 案卷内农业科技文件材料排列，一般要求文字材料在前，图样材料在后05 案卷的编目5. 1 编写案卷页号5. 1. 1 案卷内农业科技文件材料的页号编写以有书写内容的页面为准，无书写内容者不予编号。5. 1. 2 页号编写位置单面书写的农业科技文件材料在右下角编写页号;双面书写的农业科技文件材料，正面在右下角，背面在左F角编写页号。5. 1. 3 案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。5. 1. 4 页号均用阿拉伯数字。5.2 案卷封面的编制5.2.1 案卷封面直接印制

6、在卷皮、卷盒的正表面。见图1。2 NY 220-92 220 。a25 170 25 a龟f，3 农业科学技术档案。GDa 、。 C飞3o 30 30 o 挡号分类号密级保管期限编制单位编制日期2? :D 25 25 比例:1: 2 、1 -v图1案卷皮(盒)封面5.2.2 档案门类名称在案卷封面正上方印制宋体美术字农业科学技术档案字样。5.2.3 全宗名称填写本企事业单位或机关的名称。不得用简称或代称。3 NY 220-92 5.2.4 案卷题名即保管单位题名，应简明、准确揭示卷内农业科技文件材料的内容。其主要内容包括项目(问题)名称、卷内农业科技文件材料的内容特征和名称特征三部分。5.2.

7、5 编制单位填写案卷内农业科技文件材料的形成单位或主要责任者。5.2.6 编制日期填写案卷内农业科技文件材料的起止日期。5.2.7 保管期限填写其划定的保管期限。即短期、长期或永久。5.2.8密级依据部里有关保密规定划定并填写。5.2.9 档号填写档案的全宗号、案卷目录号和案卷顺序号。5.2.10 分类号填写相应的分类号。5.3 案卷脊背的编制案卷脊背项目有分类号、档号等项。见图2。4 NY 220-92 3()问I Cn D 筒号-。23 : 1 L-保管期电D, 限-1 5号A -比例:1: 2 A=10mm A=20mm A=3lJ mm A=IO口1m图2案卷皮(盒)脊背示意图5.4

8、卷内文件目录的编制5.4.1 卷内文件目录式样见图3。260mm x 188mm规格卷内文件目录格式同图30 5 NY 220-92 tl 25 10 20 20 70 20 卷内文件目录序文件责任文件材料题名期日号编号者图3卷内文件目录5.4.2顺序号阿拉伯数字从1起依次标注。5.4.3 文件题名填写科技文件材料标题的全称。5.4.4 文件编号填写文号或图样的图号。10 20 . 页注备次单位:mm比例，1:2 5.4.5 责任者填写农业科技文件材料的直接编制部门或主要责任者。5.4.6 日期填写编制农业科技文件材料的年、月、日。6 0U3 3 ?:旨a h c小nS NY 220-92 5

9、.4.7 页次填写每份科技文件材料首页上标注的页号。5.4.8 卷内文件目录排列在案卷内农业科技文件材料首页之前。5.5 案卷内备考表的编制5.5.1 卷内备考表式样见图4。260mm x 188mm规格表内备考表格式同图4。210 4 20 170 卷内备考表说明g/ 件数页数其他g.v_卷入年月图4卷内备考表 营、小cb3 日。也qoD 单位:mm比例:1: 2 7 NY 220-92 5.5.2 卷内备考表要标注案卷内农业科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷保管使用过程中需要说明的问题。5.5.3 卷内备考表应排列在案卷内农业科技文件材料的尾页之后06 案卷的装订6.1 案卷可采用装

10、订和不装订两种形式。6.2 案卷内不同尺寸的农业科技文件材料要折叠或裁剪成统一幅面。做到右齐、下齐。6.3 案卷装订时必须除掉金属物。6.4 案卷装订时必须实行三孔一线的办法，不得压盖字迹或图面。6.5 案卷不装订时其文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序7 卷皮、卷盒、卷内表格的规格及其制成材料的质量7.1 卷盒、卷皮规恪和制成材料的质量要求7. 1. 1 卷盒的外表面尺寸为300mmx 220mm;厚度尺寸两种规格分别为40mm、30mm。见图50 300 DNN 单位，mm比例:1: 2 D= 30 D= 40 图5案卷盒展开示意图8 NY 220-92 7.1.2卷皮的外表面尺寸为3

11、00mrnx 220mrn。厚度尺寸两种规格分别为10、20mm。见图6。一马王u) 0 o u) 0 飞一7+ 220 单位，mm比例11:2 图6案卷皮展开示意图7.1.3 卷盒用337g美国进口无酸牛皮纸双接压制。7. 1. 4 卷皮用180g美国选口无酸牛皮纸制作。7.2 卷内表格的规格和制成材料7.2.1 案卷卷内文件目录、卷内备考表的规格统一，有2种分别为297rnmx 210mm、260mrnx 188mm 0 7.2.2 案卷卷内文件目录、卷内备考表用70g以上白色书写纸制作。8 农业科技挡襄卷皮、卷盒、表格制作监制极农业科技档案卷皮、卷盒和表格制作监制权在农业部。附加说明:本标准由中华人民共和国农业部办公厅提出。本标准由农业部办公厅、中国农业科学院负责起草。本标准主要起草人吴金玉、姜平、马俊元、潘华山、陈雅琴、诸敏诚、邹昌对。NO-ONN 新登字023号(京)2 中华人民共和国农业行业标准农业科学技术档囊案卷构成规范NY 220-92 . 中国标准出版社出版(北京复外三里河)中国标准出版社北京印刷厂印刷新华书店北京发行所发行各地新华书店经售版权专有不得翻印 印张3/4字数18千字1993年8月第一次印刷开本880)(1230 1/16 1993年8月第一版印数1-3000 定价1.80元标目222-51书号:155066.2-8721