HY T 030.2-1993 中国极地考察档案著录细则.pdf

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1、HY 中华人民共和国行业标准HY 030.2-93 中国极地考察档案著录细则Regulations on biblographical description for the archives of polar exploration of China 1993 -12-01发布1994-07-01实施国家海洋局发布目次1 主题内容与适用范围. . . . . . . . .(1) 2 引用标准.a.(1) 3 术语.a.莓. . . . . . . . . . . . . (1) 4 著录项目.e.(1) 5 著录项目标识符与著录内容识别柯.(2) 6 款目及其著录格式.;.、.(3)7 著

2、录详简级次. . . . . . . . . (8) 8 著录用文字. . . . (9) 9 档案(文献)与载体类型.，.(的10 著录根据. . . . . . e . . . . . . . . . (10) 11 各著录项目细则. . . . . . . . . (10) 中华人民共和国行业标准中国极地考察档案著录细则Regulations on bibliographical description for the archives of polar exploration of China 1 主题内容与适用范围HY 030. 2-93 本标准规定了中国南极和北极科学考察(简称极地

3、考察)档案著录的项目、标识符、款目及其格式、著录级次和各项日的著录方法。本标准适用于国家极地档案馆及全国参加极地考察的单位对极地考察档案的著录。2 引用标准GB 3469 83 文献类型与文献载体代码HY 030. 193 中国极地考察档案分类法GB 386083 文献主题标引规则3 术语3. 1 极地考察档案archives of polar exploration 指我国各单位和个人从事南极和北极科学考察、建站、航渡及参加国际间有关极地事项活动，直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、数据、图表、声像、标本以及其他实物等不同形式的历史记录。3. 2 档案著录bibli0graphica

4、l description for archives 在编制档案曰录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。3.3 著录项目the item of bihliographical description 揭示档案内容和形式特征的记录!jl:ri页。3. 4 著录格式the format of bibliographical d芒scription著录项目在款目中的排列顺序及其表达方式。3.5款曰entry同义词:条目。恼案著录的结果，是反映单份文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。3.6 档案目录mventory 按照a定的次序编排而成的款目组合，是档案检索和报道的工具。3.

5、7标目headings作为反映格案某一主要内容和形式特征，决定款目性质及其在目录中的位置，提供排检途径的著录项目。4 著录项目4.1 题名与责任者项4. 1- 1 正题名。国家海洋局1993-12-01批准1994-07-01实施1 4.1.2 并列题名。4. 1- 3 副题名及说明题名文字。4.1.4 文件编号。4. .5 档案(文献)类型标识。4.1.6 第一责任者a4.1.7 相同责任方式的其他责任者。4. .8 不同责任方式的其他责任者。4.2 稿本项4.2.1 文本。4.2.2 与文本有关的责任者。4.2.3 稿次。4.2.4 书写印刷形式。4.2.5 与书写印刷形式有关的责任者。4

6、.3 密级与保管期限项4.3.1 密级。4.3.2 保管期限。4.4 时间项4.4.1 起止时间。4.4.2 文件材料形成时间。4.5 载体形态项4.5.1 数量及单位项。4.5.2 规格。4. 5. 3 载体类型工页。4.5.4 附件。4.6 丛编项4. 7 附注项。4.8 标准编号与有关记载项4.8.1 标准编号。4.8.2 装订方式。4.8.3 获得方式。4.9提要项4.10 排检与编号项4.10.1 分类号。4.10.2 档案馆(室)代号4.10.3 档号。4.10.4 缩微号。4.10.5 主题间。5 著录项目标识符与著录内容识别样5.1 著录项目标识符HY 030.2-93 5.1

7、.1 本标准规定在各大小著录项目之前冠以一定的标识符:2 HY 030.2-93 各大项(题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外); E 并列题名;副题名及说明题名文字、文件编号、稿次、规格、获得方式;/ 第一责任者与文本有关的责任者、与书写印刷形式有关的责任者;不同责任方式的其他责任者、书写印刷形式保管期限F相同责任方式的其他责任者;十附件;/ 析出内容出烛。5. .2 著录项目标识符说明5. 2. , 大项标识符能分别置于不同行中。其他标识符各占一格，在其前后均不再空格。5.2.2 各大、小项回行时均不省略标识符。5.2.3 不著录的大、小项目其标识符连同该项目一并省略65.2 著录内容

8、识别符( ) 责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、外国责任者国别及姓名原文、书写印刷形式和载体形态项的说明及丛编项内容p J 档案类型标识、自拟题名、自拟著录内容、考证出的责任者、时间;省略著录内容p?J 推测、不能确定的著录内容注记F口残缺字符号。一个残缺字用一个口符号，难以计数的残缺文字用口口表示;外文缩写时间表示中的年月日间隔符F起止时间.6 献自及其著录格式6. ，款目款目是著录的结果，款目因著录的目的、著录对象的内容、形式特征、款目本身载体类型不同而异，著录格式也因此而异。6.1 按档案款目功能分为通用款目和排检款目。6.1.2 按不同著录对象，分为单体著录、合并著录和析

9、出苦录;所形成的款日有文件级款目、案卷级款目、合并款目和析出款目。6.1.3 著录的格式可分为卡片式和书本式两种。6.2 通用款目及其格式6.2. 通用款目的功能是它既可满足档案馆(室)藏业务工作的需要，又是编制各种检索款目的基础。它著录内容详细，具有较强的通用性。但由于它将主要检索标目集中在排检与编号项内.并且通用款目中有一些读者不需要的业务注记项目，所以不经加工，一般不宜充当排检款目。6.2.2 通用款目由著录正文、内容提要和排检项目所组成。著录正文客观描述档案的形式特征，内容提要简介和评述档案的内容，排检项目用于制作著录标目，确定款目在目录中的位置，以提供排检途径。6.2.3 卡片著录格

10、式6.2.3. 文件级(以单份文件为著录对象款目著录格式s3 HY 030.2-93 正题名=并列题名:副题名及说明题名文字:文件编号档案类型/第一责任者，相同责任方式的其他责任者;不同责任方式的真他责任者.一文本/责任者:稿次:书写与印刷形式/责任者.一密级;保管期限.一时间一数量及单位:规格(载体类型)十附件.(丛编).一附注.一标准编号(装订):获得方式提要排检与编号项-_j 例:文件级通用款目南极的极光观测=Theaurora observations at Ahtarctica : 90075 报告/杨光(中国极光研究所工程师上成文z打印.内部;长期.-198-9. 12-20页(1

11、0张): 16开(装订):移交C43- -5 JG2-04-3-1 极克等离子体6.2.3.2 案卷级以卷、册、袋、盒为著录对象)款目著录格式:正题名=并列题名:副题名及说明题名文字档案类型J/责任者.密级;保管期限.一案卷内文件起止时间.一数量及单位:规梅载体类型).附注提要排检与编号项例:案卷级通用款目中国站叩料阿甲时内1-1988. 11988. 12.-1册:8开|D12 101-3 QX4一12-3一5长城站地面气象6.2.3.3 卡片的规格定为12.5cmX 7. 5cm，著录时四周留1cm空隙。每段开头空二格。6.2. 3. 4 一片著录不完，续片著录，在卡片右下角应用(接下片)

12、字样，并在右上角用N/M(N、M均为阿拉伯数码，N为顺序号，M为本条款目总片数)注明续片间相互连续关系。4 HY 030.2 -93 6.2.4 书本格式6.2.4. 通用款目书本格式分为四段，每段开头空二恪。在每条款目的第-段前加顺序号，各款目之间空一行。6.2.4.2 文件级款目著录格式:分类号归案馆(室)代号档号缩微号正题名=并列题名z副题名及说明题名文字:文件编号.档案类型J/第一责任者，相同责任方式的其他责任者F不同责任方式的其他责任者.一文本/责任者s稿次;书写与印刷形式/责任者.一密级自保管期限时间.一一数量及单位:规格(载体类型)十附件.一丛编).一附注.一标准编号(装订):获

13、得方式主题词提要所在页码PL一一C241-3 CD2-41-05-8 长城站大气电场观测数据J/张健(中国大气物理研究所副研).一成文;汁算机存诸4一内部;长期.1991.12. -5盘:5寸(磁盘)斗大气电场观测数据格式说明长城站大气电场数据6.2.4.3 案卷级款目著录格式:分类号档案馆(室代号档号缩做号正题名=并列题名z副题名及说明题名文字档案类型/责任者.一密级;保管期限.一案卷内文件起止时间.一数量及单位:规格(载体类型).一附注主题词提要F ) HY 030.2-93 nL 日-1款-阳级一卷一案厂li-例GJD HK -02-89-25 海面气象观测资料z第五次南极考察队航线观测

14、资料记录/海洋环境研究所.手抄.一内部F永久.一188.101988. 12. 30.一1册:16开海面气象观测气压风速风向6.3 排检款目及格式6.3. 排检款目是提供用户使用的，在通用款目基础上，分别以各检索项目为标目所组成的款目，按标目的名称可分为主题词、责任者、题名、分类号、文号和时间等款目。6.3.2 排检款目的著录正文按6.2.3.1和6.2.3.2中的著录正文恪式。著录级次采用基本级次，稿本项、密级、保管期限、数量、单位、规格、装订方式、获得方式无特味需要可不著录c6.3.3 卡片格式z标目项目采用6.2.3.1和6.2.3.2中的著录正文格式及基本级次提要排检与编号项J 例:文

15、件材料分类款目L21-5 南极植物苔鲜和地衣的研究:9002 论文J/阳富根(华东植物研究所助研).1990. 12.8页(8张)WZOj-1-8苔辞地衣南极植物P015 6 HY 030.2-93 例:文件材料编号款目86041 南极一北京短波通讯的研究:86041 报告/陈维和(华北电讯研究所工程师). -1986. 11. 11-10页。张)C32-5 WO-32-1-5 短波通讯信道参量6.3.4 书本格式与卡片格式相同，并在标目项前加序号。款目之间空一行。6.4 合并款目及析出款目P052 6.4.1 合并款目或称综合款目，是若干个从属于某一专题(项目)事物之间具有逻辑联系的、独立的

16、文件或案卷个体的结合，或对观测资料、数据报表、多卷册连续出版物等各个部分集中起来进行整体著录所形成的款目。例:合并款目南极与全球气候关系的研究/龚立(中国气象研究所研究员).一副本.一永久.一1988.10-1992. 2 .一5卷: 16开.一论文4篇原始记录5本数据软盘3盘参加本项目人员还有刘斌高文苏惠敏等02513 NJW-025-132南极冰雪圈大气环流南极海冰臭氧6.4.2 析出款目是对一独立文件或案卷中需要单独著录的特定内容，进行析出著录所组成的款目。6.4.3 卡片格式z析出题名/责任者/在s题名/责任者.一文本/责任者z稿次;书写与印刷形式/责任者密级;保管期限.一时间.一数量

17、及其单位z规格(载体类型).一第x-x页或卷(册)十附件附注提要排检与编号项7 HY 030.2-93 析出款目例1: 一一一一给南极考察研究所以奖励/国家南极考察委员会/在:关于奖励在南极考察研究工作中成绩突出的单位和个人的决定/国家南极考第委员会.一成文;打印、一内部;民期.一1991.3. -2页(2张): 16开一第23页314奖励南极考察P02 析出款目例2:厂一| 叫研斌(中时时附/在:南极冰川的研究专著J/国家南极考察委员才-1992. 10. -1册:16开.一第7688页G42南极长城站冰岩芯冰晶结物同位素P076 6.4. 3. 1 析出款目使用标识符号与通用款目相同，但在

18、原文件著录部分前需加/在。6.4. 3. 2 析出款日将著录项目分为五个段落。第-段落为析出部分，第二段落为析出的出处，即原文著录部分，第三、四、五段落为析出附注内容、提要、排检部分。6.4.4 书本格式与卡片格式相同。在第一段前冠以顺序号，空一格著录题名。但不著录排检工页。7 著录详简级次7. 1 著录项目著录项目分为必要项目和选择项目。7.1.1 必要项目是任何档案款目中必须具有的著录项目，包括:正题名、责任者、时间、分类号、档号.缩微号、主题词。7. 1. 2 选择项目是除必要项目外的其他规定著录项目。7.2 著录详简级次著录详简级次分为简要级次、基本级次和详细级次。? 2. 1 凡款目

19、仅著录必要项目的称为简要级次7.2.2 凡款目著录全部必要项目和部分选择项目的称为基本级次。7.2.3 凡款目著录全部必要项目和全部选择项目的称为详细级次。7.2.4 全国极地考察档案通用款目采用详细级次或基本级次，其他种类款目的详简级次根据实际情况自行选定。8 HY 030.2-93 8 著录用文字8.1 著录用文字必须规范化。一律用简化汉字。8: 2 文件编号、载体形态、时间项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。8.3 时间项的时间表示采用阿拉伯数字，年、月、日用圆点分隔著录。如:1989.12.29 1988. 12. 51989.4.20 8.4 档案本身的文字出现错误，仍需照录，

20、同时将考证的正确文字，在其后加J校正，或者在附注项说明。凡是不影响语义、词义的错别字、繁体字、非标准简化字可在款目上直接校正，不再加洼，著录人员不得在原档案上进行修改。8. 5 对于用外文书写的档案(文献).应按外文书写规则著录。9 档案(文献)与载体类型9.1 档案(文献)类型指档案所记录内容的种类。9.2 载体类型指记录档案载体的物质形态。9.3 根据GB3469的分类和代码及全国极地考察档案的实际情况分别用表1、表2表示如下:表l档案(文献)类型7 I专利文献21 决定、决议、纪要决定8 !中译文22 指示指示9 |参考工具|参考23 通传、公告通告10 |检索工具24 请示|请示11

21、|图、图件、图集图牛25 批复、批件12 |报表、标准表格报表26 函件函件13 i原始记录记录27 通报、简报、公报14 l数据报告数据28 规划、计划?规划9 HY 030.2-93 表2档案载体类型表序号载体类型简字1 纸(各种文件、表格、书、报、刊物等)纸2 | 胶片(底片、编微平片、胶卷、幻灯片)胶3 | 磁带(录音、录像、计算机磁带)磁4 | 磁盘、光盘盘5 | 照片照6 | 图、图件、图集图7 | 标本标8 i 实物物9 l 其它它10 著录根据10.1 档案著录的根据是被著录档案的内容与形式特征。10.2 如档案本身不能满足著录要求时，应参阅有关档案资料加以考证。11 各著录项

22、目细则11.1 题名与责任者项题名是直接表达档案内容特征、中心主题并区别于另一档案的名称。题名包括正题名、并列题名、副题名。11.1.1 正题名正题名是档案的主要题名，它包括文件材料题名、案卷题名、表格名、图件名及析出题名.正题名照原文著录。11.1.1 任一款目必须具有正题名，如原档案元正题名时，根据内容和特征拟写正题名置于 J内著录在款目上。11.1.1.2 文件题名有误或题不对文者，仍照原文著录，但应根据文件内容另拟确切的题名附后，加 J号。11.1.3 在原题名照录时，原题名中的标点符号、数字和字母均应照录，起语法作用的空格应保留。11.1.1.4 如同一文件材料，题名多次易名，原题名

23、需在附注项内注明。11.1.2 并列题名11. ,. 2. 1 以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，与正题名用=号连接-11.1.2.2 技术文件和图件的外语题名必须著录。.1.2.3 与正题名并列的汉语拼音文字不能作并列题名，不予著录。11.1.3 副题名及说明题名文字11. 1. 3. 1 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照录，副题名前用产号。如正题名能够反映档案内容特征，且已含有副题名所表示的内容，副题名可不著录。10 HY 030.2-93 .3.2 说明题名文字指在题名前后对档案内容、范围和用途进行说明的文字。说明题名文字照录，它所含内容因文件材料类型而异，具体

24、内容如下Ea. 管理类文件在说明题名文字中用主送、下发、关于(Xx x文件)的批复、致函和回函与单位名称、个人名称等字样表明文件的主要发放范围z例z例:GJD JD-DA 91 04 关于印发南极考察档案资料管理规定的通知t报中央办公厅国务院办公厅发南极考察委员会主任副主任委员国务院有关部委局有关省市档案局z国南宇1990J028 I国家南极考察委员会P国家海洋局;国家档案局.一成文z铅印.一内部:永久1990. 4. 12. -2页。张):16开南极考察档案管理规定P63 b. 会议类文件材料应著录会议全称、时间、地点、届数;191 GJD JD-DA-91-05 关于召开全国南极档案工作会

25、议的通知:北京回龙观饭店1991. 3. 2629 第一次:国南办宇(1991)013号通知JI国家南极考察委员会.一成文;打印.一内部;永久.一1991. 2. 5.一2页(2张);16开南极档案会议通知P65 C. 技术性文件材料中的调查材料应注明考察队次(或队名)调查船的船名、站号或区域(经纬度)、层次和调查时间p例zL141-5 GJD 科H一05一02-10南极磷虾调查z第一次南极考察队向阳红10号船南大洋1984.111985. 4 报告JI吴明(南极生物研究所副研).一成文;打印.一内部;永久.一1986.3. -24 (24 张)I 16开(装订南极磷虾南大洋调查报告P051

26、11 HY 030.2-93 d. 技术性文件材料中的图件应注明地图的图名全称、比例尺、投影和坐标，并将比例尺置于( )中。例:丁|lfli-i|D心q中一绘一视似一家一国-K44-4 WC-44一05-2南极考察珩站位图:南大洋(1I 100000(0)等面积方位投影图件.一成图.一公开;长期.一1992.4.一1幅:2开南极考察站站位图11. ,. 4 文件编号文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人为文件材料编写的顺序号，包括发文字号、报表编号、图号等。文件编号照原文完整著录，文件编号前加号。11. ,. 5 档案(文献)类型标识档案(文献)类型标识，按表1著录，例论文、汇编、记录

27、1、决定、通知等。著在文件编号后面，并加?符号。若正题名己说明档案(文献)类型，则不再重著。11. ,. 6 责任者11.1.6.1 责任者是指档案内容的形成者，它包括机关团体或个人。从形成档案的责任仁分为第-责任者和其他责任者。在责任者中列于首位的责任者为第一责任者，其前加j号。其余均为其他责任者，相同责任方式的其他责任者前加1忖1.,. 6. 2 责任者般应著录正式全称。个人责任者除著录姓名外，必须著录所属单位全称或通用简称及职务(或职称)，并加()号，单位与职务之间空一格。11. 1. 6. 3 外国责任者著录，元论机关团体或个人，先著录国籍，用()，再著录机关团体责任者的全称或通用简称

28、2外国个人责任者著录中文姓氏译名、姓氏原文和名的缩写用()号。1,. 1.6.4 同一责任者在同A档案馆内必须用同名称著录。如责任者使用笔名、别名时，团体责任者使用非正式机构名称时，应著录真名。其他名著于附注项内。11. 1. 6. 5 未注明责任者或责任者有误的档案，应考证其责任者，考证出的责任者加J号，考证无结果时以口口口代之。11- .1.6.6 技术文件材料以其内容制作的主要责任者为第责任者，其余人列为其他责任者。责任者项般只著录12个，其他相同责任者可并列著录入附注项。11.2 稿术项文件的稿本是稿次(或文稿)和文本两个概念的集合。11.2.1 稿本项是对档案在撰写、印制过程中所形成

29、的特征进行描述的著录项目。它是确定文件可靠程度、合法性的重要依据u11.2.2 文本反映档案真实性和合法性。文本有正本、副本、抄本(复制件统称为抄本)。其前加- 号。11.2.2. 1 正本是具有法定凭证作用的档案或文件材料原件。副本是经法定程序认可，而具有法律凭证作用的复制件。无凭征作用的复制件统称为抄本。11.2.2.2 正本可省略不著，副本和抄本必须著录。11.2.3 稿次是对文件材料创作过程中易稿的阶段划分，反映文件材料在性质和内容上的重大变12 HY 030.2-93 更，搞次有初稿、修改稿、定稿(原稿)、成文、草图、定稿图、成图(印刷图)或草图、底图、蓝图。11.2.4 书写印刷形

30、式反映档案内容记录的方式，有手抄、刻印、铅印、计算机打印、复印、缩微、胶印、计算机存储、传真、电传、电报、拍照、摄影等。11.3 密级与保管期限项11.3. 1 密级是文件机密程度的等级，它分绝密、机密、秘密、内部、公开五种。著录密级，其前加一号。11-3. 2 保管期限是根据各类档案的保存价值而定的，保管期限分为:永久、长期、短期三种。11. 3. 3 密级与保管期限项按档案划定的等级照录。11.4 时间项11. 4. 1 时间项是著录文件材料形成的时间，)翌年、月、日齐全，其前加上一号。11. 4. 2 案卷款目的时间项是所含文件材料的起止时间。用，_，联接前后时间，单份文件材料著录文件材

31、料形成的时间b11.4.3 时间著录。可省略年、月、日飞而用号分隔年月日。11.4.4 时间记载有误的文件，仍照原文著录，再将考证出的时间附后，并加号。11. 5 载体形态项载体形态项是对档案载体的物质形态特征描述的记录。11.5.1 数量及单位文件的页数应包含主件与附件的页数。数量用阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如页(张)、卷、盒、册、盘等。著录时其前加一符号。11.5.2 规格指档案载体的标准尺寸及型号等，著录时其前加号。例:.一1盒:35mm -5页:16开11.5.3 载体类型项以纸为载体的档案一般不予著录图除外)，其他载体类型据实著录，放在规格后面并加() 号。.11.5

32、.4 附件指文件正文后的附加材料，一般只著录附件题名，其前加十号。附件具有自己的题名，并能单挫使用，具有独立检索意义时.也可另行著录款目，但应在附注项中加以说明。11.6丛编项丛编是指在一个总题名下，汇集若干同一类型、统一编号发布的系列文件。如成套会议文件、丛刊、书稿等。著录时，照原文著录丛编题名，并加()号，在()号之前加-号。例如:一(全国南极档案工作会议材料之二)11.7 附注项附注项是著录各个项目中需要解释和补充的事项。若不是卡分必要，无须著录。附注项的文字要简明、扼要，并依著录格式的自然顺序排列。附注项前加一号。11.8 标准编号及有关记载项11. 8. 1 标准编号是档案材料在国际

33、间交流时的统-编号，无此号可不著录。著录时其前加上- 号。11. 8. 2 装订指文件材料的组合形式。该项表明文件材料在案卷中的存放方式，它有装订与不装订两种类别。13 HY 030.2-93 11.8.3 获得方式指档案的挟得方法，它有移交和非移交两种形式。11.9 提要项提要是对档案内容的简介和评述。应力求内容介绍确切，评述中肯，反映其主题。一般不超过300字。提要项另起一段空两格著录。11.10 排检与编号项排检与编号项是目录排检和档案馆(室)业务注记项。它包括分类号、档案馆(室)代号、档号、缩微号、主题词。11.10.1 分类号依据HY 030. 1-93 (中国极地考察档案分类法的有关规定著录。11.10.2 档案馆(室)代号依据档案馆(室)代码的有关规定著录。11.10.3 档号是档案馆(室)在档案整理过程中对档案的编号。档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、文件材料的顺序号(或页号)，各号之间用一号(占一格)连接。11.10.4 缩微号缩微号是档案缩微品的编号。11.10.5 主题词主题词是揭示档案主题内容的规范词。按GB3860-83 弓nu 7r 町nUJh7 -句nu rJ 7r au 7 ny ISBN 7 - 5027 4070一8!Z.667定价:2.00元