DB3401 T 232-2021 物业服务档案管理规范.pdf

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1、 ICS 01.140.20 CCS A 14 3401 安徽省合肥市 地方标准 DB 3401/T 232 2021 物业服务档案管理规范 2021 - 06 - 29 发布 2021 - 06 - 29 实施 合肥市市场监督管理局 发 布 DB 3401/T 232 2021 I 前 言 本文件按照 GB/T 1.1 2020标准化工作导则 第 1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由合肥市住房保障和房产管理局提出并归口。 本文件起草单位：安徽远成物业管理有限公司、合肥湖滨物业管理有限公司、合肥高

2、新物业管理有 限责任公司、合肥美而特物业服务有限公司、安徽诚和物业服务有限公司。 本文件主要起草人：胡宏霞、刘万海、胡宏凤、舒晨、龚月雯、吴磊、刘珍、常征、王方。 DB 3401/T 232 2021 1 物业服务档案管理规范 1 范围 本文件规定了物业服务档案管理的基本要求、分类与编码、管理要求。 本文件适用于物业服务活动过程中档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案

3、管理规范 DA/T 22-2015 归档文件整理原则 DA/T 25-2000 档案修裱技术规范 DA/T 42-2009 企业档案工作规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 物业服务档案 archives of property services 物业服务活动中形成的具有查考价值的各种文字、图像、声音以及其他各种形式的文件或载体。 4 基本要求 物业服务档案管理应遵循以下原则： 4.1 规范化：应建立健全统一的档案管理制度，设置档案管理的专兼职人员，明确档案管理人员 职责； 信息化 :应运用计算机为主的智能化工具 加强档案资源信息的收集、整理、开发和利用； 专业化：在对物

4、业服务档案的类别划分、保存期限、层级管理和制度建设方面，应与物业服 务的专业性相适应； 便利化：物业服务档案的管理应便于社会各方面的利用。 应具有满足档案管理所需要的设施设备和工具，包括但不限于： 4.2 电脑； 打印机； 复印机； 温度计； DB 3401/T 232 2021 2 湿度计； 去湿机； 消防器材； 整理装订设备、工具、装具。 应确保档案实体安全和信息安全，根据档案载体的不同要求对档案进行适当的存储和保管。 4.3 应做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防 护工作； 档案存放柜不得存放与档案保管、保护无关的物品； 定期检查维护档案设施设备

5、，确保正常运转； 档案管理机构应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，发现问题应当 及时处理，并建立检查和处理情况台账。 应建立档案借阅、使用登记等制度，完善使用档案相关审批手续，建立健全档案使用台账，对档4.4 案利用及时跟踪和监督。 5 管理内容 应根据物业档案管理内容，分为综合管理、承接查验、秩序管理、工程管理、环境管理、绿化管理、 客服管理 、合同管理、财务管理等，物业服务档案分类目录按附录 A执行。 6 管理流程 收集与接受 6.1 6.1.1 物业档案的收集应遵循以下原则： 应按照归档内容的规定进行收集； 应核实材料的真实性、原始性，对于档案管理中规定为复印件材料的

6、，接受时应与原始 材料核对，核实后的材料应有明确的注明。 6.1.2 物业服务单位应收集的物业档案包括但不限于： 物业服务有关的重要活动记录； 日常工作主要过程记录； 其他具有保存价值的历史记录。 6.1.3 物业服务单位应 接受的物业档案包括但不限于： 建设单位移交资料； 承接查验移交资料； 业主单位移交资料； 其他。 6.1.4 档案整理应符合 DA/T 22-2015 的要求。 立卷 6.2 6.2.1 应根据物业服务档案内容和性质对物业服务档案进行编码，档案编码规则按附录 B 执行。 6.2.2 应保持档案资料的有机联系，便于档案的保管和利用。 6.2.3 应编制统一的档案总目录， 并

7、在 关联档案之间设立互见号。档案编目应符合 DA/T 42-2009 的要 求。 DB 3401/T 232 2021 3 保存 6.3 6.3.1 保存方式 6.3.1.1 物业服务档案宜实行电子档案和纸质档案归档双轨制，共享的电子档案应落实权限管理和网 络安全管理措施。 6.3.1.2 物业纸质档案可通过扫描仪或数码相机等数码设备进行数据加工，转化成数字图像和数字文 本保存在磁盘、计算机等载体。 6.3.1.3 电子 档案管理应符合 GB/T 18894 的要求。 6.3.2 存放与排列 6.3.2.1 档案的存放可采取竖放、平放和卷放的方式。 注： 平放档案叠高宜 40 cm。 6.3.

8、2.2 档案应根据装具的档号、案卷码、类别等的层级顺序排列存放。 6.3.2.3 宜在档案柜上张贴档案存放示意图。 6.3.3 保管期限 档案保管期限分为永久、长期、短期三种期限，永久是指物业服务档案保存期无限延续，长期是指 物业服务档案的保存期限等同于该建筑物的使用寿命，短期是指物业服务档案保存期限不低于物业服务 合同期。物业服务档案归档范围及保管期限表按附录 C执行。 注： 同案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应按最长期限保存。 登记与 借阅 6.4 6.4.1 登记 6.4.1.1 应做好档案登记工作，统一登记格式，规范登记的时限要求，明确登记管理相关职责。 6.4.1.2 物业

9、服务档案信息应定期汇总整理，根据实际情况和工作需要，宜以每月为周期，最长不超 过一年。 6.4.1.3 物业服务档案登记工作包括但不限于： 档案收集、整理、移交、归档登记； 档案借阅登记； 档案销毁登记； 档案检查登记； 其他应予登记的事项。 6.4.2 借阅 借阅档案应履行规定的登记手续，使用后应按照规定及时归还。 统计 6.5 6.5.1.1 应建立健全各类统计台帐，定期对档案统计资料进行归纳整 理，对统计数据进行研究分析， 掌握现状，发现问题，提出改进措施。 6.5.1.2 档案统计内容、指标、计量单位应保持一致性、稳定性和连续性，不应随意更改。 6.5.1.3 各类数据应实事求是，以原

10、始资料为依据，不得随意估算、虚报。 维护 6.6 DB 3401/T 232 2021 4 6.6.1 清洁 应定期清扫除尘，保持清洁。 6.6.2 检查 6.6.2.1 应定期对档案进行全面检查，宜采用抽查的方式，检查时应采用逐卷进行，应详细记录。 6.6.2.2 档案检查内容包括但不限于： 档案资料的完整性； 档案是否在有效期内； 档案的资料版本是否最新； 档案存放的安全性。 6.6.3 补充和修复 6.6.3.1 应及时补充相关缺失档案资料。 6.6.3.2 档案的修复包括但不限于：去污、去酸、加固、档案字迹的显示与恢复、档案修裱等。 6.6.3.3 档案的修复工作应符合 DA/T 25

11、-2000 的要求。 交接 6.7 6.7.1 基本要求 档案交接应遵循以下要求： 交接时应根据档案目录进行清点，确保实际交接的档案与目录保持一致； 对于重要设施设备的档案资料，应现场进行核对确保一致； 对于实际档案与目录不一致、实物与档案不致的情况，应如实做好书面记录，明确责任 及提出解决的意见和建议，必要时可拍照或录像作为证据留存； 交接记录和现场查验结果应由各方共同书面签字确认。 6.7.2 内部交接 负责档案工作的人员岗位变 动时应按档案管理要求进行档案交接，宜撰写档案移交说明。 6.7.3 外部交接 6.7.3.1 外部交接包括但不限于： 与建设单位的交接； 物业服务企业退出时的交接

12、； 与服务外包单位的交接。 6.7.3.2 物业服务企业与建设单位的档案交接应符合国家有关法律、法规和规章规定，做到文件材料 完整，移交手续齐全，责任明确。 6.7.3.3 物业服务企业退出时，应将物业服务档案资料整理完毕后编制移交清册，在规定的时间，同 业主单位或业主委员会、进驻物业服务企业做好交接，并在交接记录和协议上签字。 6.7.3.4 服务外包单位更迭时，交接双方应在规定时间做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐 全，并要在交接文据上签字盖章。 销毁 6.8 DB 3401/T 232 2021 5 应及时对保管期限已满和失去保存价值的档案进行销毁，销毁前履行销毁审批手续，销毁记录

13、永久 保存。 DB 3401/T 232 2021 6 A A 附录 A （规范性） 物业服务档案分类目录表 物业服务档案分类目录表见表 A.1。 表 A.1 物业服务档案分类目录表 一级类目 二级类目 代码 类目名称 代码 类目名称 01 综合管理 01 企业资质资料 02 人力资源管理 03 物资管理 04 办公设备 05 特殊载体 06 创示范项目资料 07 社区文化 08 标识管理 09 其他 02 承接查验 01 基础建设 02 移交资料 03 其他 03 秩序管理 01 秩序服务 02 突发事件 03 消防安全管理 04 其他 04 工程管理 01 供电设备 02 供水设备 03

14、供气设备 04 供暖设备 05 电讯设备 06 电梯设备 07 消防设备 08 空调设备 09 防雷设备 10 停车场设备 11 污水设备 12 化粪池管理 13 房屋维修、维护 14 公共设施设备维修、维 15 智能设备 16 其他 05 环境管理 01 绿化管理 DB 3401/T 232 2021 7 表 A.1（续） 一级类目 二级类目 05 环境管理 02 保洁管理 03 其他 06 客服管理 01 客服服务 02 业主档案 03 业户档案 04 出售、出租资料 05 其他 07 合同管理 01 分包管理 02 物业服务合同 03 其他 08 财务管理 按会计档案管理办法的规定 DB

15、 3401/T 232 2021 8 B B 附录 B （规范性） 物业服务档案编码 编码结构形式宜采用五段制，编码由左到右排列，案卷码为字母，其余各段均用阿拉伯数字表示， 各段之间用“ ”隔开。其结构为：“案卷码” “一级类目代码” “二级类目代码” “年度码” “案卷流水码”，编码结构见图 B.1。 XX XX XX XXXX XXX 案卷流水码 年度码 二级类目代码 一级类目代码 案卷码 注： 第一段：为案卷码，按物业服务企业内部要求编码，为 2位大写英文字母； 第二段：为一级类目代码，用 2位阿拉伯数字表示； 第三段：为二级类目代码，用 2位阿拉伯数字表示； 第四段：为年度码，用 4位

16、阿拉伯数字表示； 第五段：为案卷流水码，用 3位阿拉伯数字表示。 图 B.1 物业服务档案编码结构 C C DB 3401/T 232 2021 9 附录 C （规范性） 归档范围及保管期限表 归档范围及保管期限表见表 C.1。 表 C.1 归档范围及保管期限表 二级类目 归档材料基本内容 保管期限 企业资质资料 1.物业服务企业营业执照 永久 2.物业服务企业有关规定 长期 3.物业管理单位用房、租房的请示、批示 长期 4.物业收费许可证、物业业管理费用公示、申请、请示、批复 长期 5.物业租赁情况报告、市场调查材料 长期 6.房屋勘丈平面图、租金计算表、计算公式、汇总表、房屋情况统计表 长

17、期 7.其他 人力资源管理 1.机构设置与人事管理规定 长期 2.员工花名册、专业技术人员档案 长期 3.员工工资管理、考勤记录、绩效记录、奖惩记录 短期 4.用工合同台帐、社会保险记录 短期 5.员工教育培训工作文件材料 短期 6.员工考核工作文件材料 短期 7.聘用、增补、辞退等员工档案 长期 8.其他 物资管理 1.固定资产登记册 长期 2.物料采购计划表、台账、供方评价记录 短期 3.行政办公设备领用、维修、报废记录 长期 4.物料管理、盘点资料 长期 5.关于物资管理的规定、制度 长期 6.其他 办公设备 1.购置合同、发票 长期 2.使用、维修说明书、维修记录、故障和事故记录 短期

18、 3.合格证、质保书、台账等 长期 4.其它 特殊载体 1.声像类材料 长期 2.实物类材料 长期 3.其他 创示范项目资料 1.国家、省、市级创示范单位评比资料、行业评比资料、企业内部创优评比资料 长期 2.企业标准化体系认证及其他认证材料 长期 3.其他 社区文化 1.社区文化活动计划及实施情况 长期 2.社区精神文明建设文件材料 长期 3.获奖的荣誉证书、奖牌、奖杯 长期 4.其它 长期 DB 3401/T 232 2021 10 二级类目 归档材料基本内容 保管期限 标识管理 1.名称标识、引导标识、设备卡、操作指南标识、公益与环保标识、安全标识、 定位标识、管 /线路标识、宣传标识

19、短期 2.其他 基础建设 1.竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工 图、分户验收等竣工验收资料 永久 2.共用设施设备清单及其安装、使用和维护保养等技术资料 永久 3.供水、供电、供气、供热、通信、消防、网络、有线电视等准许使用文件 长期 4.物业质量保修文件和物业使用说明文件 长期 5.物业管理区域划分相关文件及房屋面积测绘报告（房屋产权清册） 长期 6.其他 移交资料 1.物业承接查验（交接）方案和协议 永久 2. 上级主管部门备案证明、建设单位或业主委员会移交资料清单 永久 3.共用部位、共用设施设备查验（交接）记录 永久 4.设备管理独立台账 永久 5.

20、其他 秩序服务 1.门卫、监控室、物业区域巡逻值班记录 长期 2.使用装具发放、使用情况登记等文件材料 长期 3.维护公共秩序中遇到各类事件应急处理预案、消防应急预案等材料 长期 4.物业项目内危及人身安全的提示标示及防范措施等材料 长期 5.机动车管理规定、出入证发放登记表、收费标准公示及车位分配方案等材料机 动车出入登记手续等材料 长期 6.其他 突发事件 1.各类应急预案、应急管理制度、突发事件处理指导书 长期 2.突发事件记录、突发事件演习记录 长期 3.其他 消防安全管理 1.消防管理制度、消防演习资料、火灾应急方案 长期 2.其他 供电、供水、供气、 供暖、电讯、电梯、 消防、空调

21、、防雷、 停车场、污水、智 能设备 1.各种设备台账、发票复印件、备件清单、合同、图纸安装调试和检验记录移交 书、维修使用说明书、安装手册、部件安装图、验收合格证明文件 永久 2.设备操作规程 长期 3.设施设备管理规定 长期 4.日常运行状态记录 长期 5.二次供水检验报告 长期 6.停电、停水、电梯停运等应急预案 长期 7.各类事故处理方案及记录 长期 8.其他 化粪池管理 1.清理记录、验收报告、检验报告 长期 2.其他 房屋维修、维护 1.房屋维修合同、房屋维修、维护申请单 (报修单 )、委托书、房屋维修、维护计 划、批准文件、房屋维修、维护质量验收文件护、房屋维修、维护预算、结算文件

22、、 图纸 长期 DB 3401/T 232 2021 11 二级类目 归档材料基本内容 保管期限 房屋维修、维护 2.房屋维修、维护制度 长期 3.房屋维修、维护记录 长期 4.其他 公共设施设备 维修、维护 1.公共设施维修委托施工文件、公共设施更新、更改部位形成的文件和图纸 永久 2.公共设施维修、维护制度 长期 3.公共设施维修记录、 故障和事故记录 长期 4.其他 绿化管理 1.绿化管理制度、服务标准 长期 2.绿化总平面图 永久 3.绿化工资日常检查记录、整改等资料 长期 4.其他 保洁管理 1.消杀管理制度 长期 2.消杀服务标准 长期 3.消杀整改文件材料 短期 4.其它 客服服

23、务 1.投诉处理程序 长期 2.住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录 短期 3.业主、物业使用人问卷调查表、住户回访记录 短期 4.各类调查问卷统计数据 短期 5.有偿服务收费标准 短期 6.其他 业主档案 1.业主代表大会形成的文件 长期 2.业主委员会章程、管理规约、合同 长期 3.业主委员会的决定 长期 业户档案 1.业户资料、入户通知单、单元验收单、遗漏工程跟进表、管理规约、业主入户 所交费用一览表、领取钥匙单、装维管理规定 长期 2.入住手续办理单、入户资料签收单、住宅装修申请表、装修施工人员登记表 短期 3.其他 出售、出租资料 1.商品房出售合同、业主身份

24、证复印件、商品房认购书、商品房出售 会签单、 商品房用地面积表、公证书、产权证 永久 2.房屋价目表、租赁合同、租户身份证复印件、业主委托协议书、房屋调整协议 书、降租、续租、退租协议、欠租、催交租金来往公函、法院审理判决材料 长期 3.其他 分包管理 1.分包合同 长期 2.分包管理制度 长期 3.分包单位应收集档案清单、资料移交记录 长期 4.其他 物业服务合同 1.物业管理服务合同 长期 2.其他 长期 财务管理 按会计档案管理办法的规定 DB 3401/T 232 2021 12 参考文 献 1 GB/T 19001-2016 质量管理体系要求 2 GB/T 11821-2002 照片档案管理规范 3 GB/T 20647.9-2006 社区服务指南 第 9部分 物业服务 4 中华人民共和国档案管理法 5 会计档案管理办法