CY T 101.5-2014 新闻出版内容资源加工规范 第5部分ː资料管理.pdf

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1、新闻出版内容资源加工规范 第 5 部分：资料管理 2014-01-29 发布 2014-01-29 实施 中华人民共和国新闻出版行业标准 Specification of content resource processing in press and publication Part 5: Materials management CY/T 101.52014 ICS 35.240.30 L70 发 布中华人民共和国国家新闻出版广电总局 I 前言 I 1范围 1 2术语和定义 1 3资料整理和移交 1 3.1资料整理 2 3.2资料移交 3 4资料使用 3 4.1使用原则 3 4.2使用过程

2、 3 5资料保存 4 6资料归还 4 附录 A（资料性附录）资料清单样例 5 参考文献 7 目 次 CY/T 101.52014 I CY/T 101新闻出版内容资源加工规范分为以下 10 个部分： 第 1 部分：加工专业术语； 第 4 部分：数据加工质量； 第 5 部分：资料管理； 第 6 部分：数据管理； 第 7 部分：数据交付； 第 8 部分：图书加工； 第 9 部分：报纸加工； 第 10 部分：期刊加工。 本部分为 CY/T 101 的第 5 部分。 本部分的附录 A 为资料性附录。 本部分由中华人民共和国国家新闻出版广电总局科技司提出。 本部分由全国新闻出版信息标准化技术委员会归口。

3、 本部分起草单位：方正国际软件有限公司、北京拓标卓越信息技术研究院、新闻出版总署信息中心。 本部分主要起草人：赵海涛、周长岭、安秀敏、刘成勇、蔡京生、周卫国、吴治强、张沫。 前 言 第 2 部分：数据加工 与 应用模式； 第 3 部分：数据加工规格； 1 1范围 CY/T 101 的本部分提出了新闻出版内容资源加工资料的移交、使用、保存和归还等方面的要求。 本部分适用于新闻出版内容资源的数字化加工及电子资源的制作和应用。 2术语和定义 CY/T 101.1-2014 中所界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 2.1 新闻出版内容资源 press and publication content

4、 resource 新闻出版领域内任意形式、任何粒度的内容及其他有价值的资源。 CY/T 101.1-2014，4.1.1 2.2 资料 materials 新闻出版的印刷品、存档胶片或原始排版数据的统称。 CY/T 101.1-2014，4.1.2 2.3 资料保管 material custody 维护加工对象资料完整与安全的保存活动。 2.4 损坏 damage 由于外部或内部作用而导致加工原件物理状况的有害变化。 CY/T 101.1-2014，4.4.8 2.5 折角 dog-eared 由于制造损坏、故意行为或者损耗所导致的一页的角被折转。 CY/T 101.1-2014，4.4.

5、9 2.6 委托方 distributor 委托数据加工处理服务的单位或个人。 CY/T 101.1-2014，7.2.1 2.7 加工方 processing vendor 承接数据加工处理的单位或个人。 CY/T 101.1-2014，7.2.2 3资料整理和移交 3.1资料整理 3.1.1概述 资料整理是对待加工的新闻出版内容资源的所有物理件、用于印刷制版并存档的原始排版数据文 新闻出版内容资源加工规范 第 5 部分：资料管理 CY/T 101.52014 2 件或存档胶片等逐件进行分类、核对、检查、登记等的过程。资料整理应形成规范完整的清单。 3.1.2分类 资料分类是对待加工的新闻出

6、版内容资源按照纸质、电子数据和胶片的划分。 3.1.3核对 对待加工的物理件、电子数据和胶片等进行核对，核对点通常包括： a) 核对资料的物理形态是否与资源清单一致； b) 核对资料出版信息、卷册信息等，确定是否为所加工版本； c) 核对电子数据是否完整，数据版本是否为最终版。 3.1.4检查 对物理件的外观、污损、缺失等品相要素进行全面检查，对电子数据、胶片的有效性和完整性进 行检查，检查点通常包括： a) 检查是否存在缺页和少页等； b) 检查是否存在纸张缺角、残边和折角等损坏； c) 检查资料附带的唯一标识是否存在脱落； d) 检查外包装是否破损； e) 检查电子数据、胶片的完整性和有效

7、性等。 3.1.5登记 登记核对和检查过程中发现的各类问题，生成完整的资料登记清单（参见附录 A.1）。资料登记 清单包括基本信息和检查结果信息，基本信息登记项目见表 1。 序号 登记项 资源类型 说明 图书 报纸 期刊 1 ID 号 序号 2 题名 待加工资源的名称 3 卷册 卷册信息 4 丛套书 系列图书相关信息 5 期次 报纸或期刊的出版期次信息 6 作者 作者信息 7 出版单位 出版单位信息 8 出版时间 出版时间信息 9 版数 每期报纸所含的版数 10 页数 图书或期刊的总页数 11 字数 图书或期刊的总字数 12 电子数据介质 硬盘、磁带、光盘 13 分类 纸质、电子数据、胶片 1

8、4 可否拆分 原始资源是否可以拆分为单页资源 15 是否归还 明确资料是否要求归还 16 其他 其他需要登记的信息 表 1基本信息登记项目 3 3.2资料移交 委托方将资料登记清单所列资料移交加工方 , 加工方对资料拥有临时支配权。加工方清点、核对 并接收资料，双方签署资料移交单（参见附录 A.2），移交单主要内容包括： a) 项目名称：项目代称或资料统称； b) 交接时间：完成移交的时间； c) 资料数量：批次数量，单批次数量，总量； d) 种类数量：需加工种类数量； e) 加工批次：如资料分批加工，需填写； f) 介质类型：如纸质图书或移动硬盘等； g) 签名签章：双方负责交接的管理人员签

9、字或签章确认； h) 移交单附件：附上资料整理详细清单。 4资料使用 4.1使用原则 为避免物理件在加工过程中出现损坏或遗失应遵循如下基本原则： a) 指定专人管理资料； b) 使用扫描图像替代物理件； c) 在资料归还上架后，才能被再调用，禁止私下转调； d) 无关人员禁止翻阅或使用资料。 4.2使用过程 4.2.1资料借出 使用者在填写资料使用流转单（参见附录 A.3）后，由资料管理员提取资源，在双方确认资源状况， 使用者签字领取，资料使用流转单主要内容包括 : a) 资料编号：资料的流水号； b) 书架编号：资料存放书架号； c) 名称信息：资料的名称或期次信息等； d) 借出时间：资料

10、出库时间； e) 归还时间：资料入库时间； f) 交接签字：使用者借出或交还的签名确认。 4.2.2资料使用 资料使用基本要求如下： a) 做好资料保管、保护和保养； b) 不应损坏、勾划、删改、加注、折页等； c) 不应转借他人、移作他用、私自带出，若发生丢失应及时登记； d) 如需拆分、裁切等，应有委托方的许可说明； e) 使用保密资料时应做好资料保密工作。 4.2.3资料交还 资料使用完毕后使用者应及时交还，交还时双方在确认没有新的污损后由资料管理员做交还登记。 若有新的资料污损应及时填写问题反馈登记表。 5资料保存 资料保存的基本要求如下： a) 存放地点应相对独立并远离火源、水源及其

11、他危险物品； CY/T 101.52014 4 b) 保存在多层木质或金属架上，存放架最低层距地面应大于 20cm； c) 保存区域内应避免阳光直射，温度控制在在 15 30，湿度控制在 20% 50% 之间； d) 保存区域内应放置驱虫、驱鼠、灭火等装置； e) 保存区域内应保持清洁、整齐。 6资料归还 根据委托方的要求，资料在成品数据交付并验收合格后可分阶段或整体归还委托方，归还时由加 工方出具资料归还清单（与资料移交单一致），资料归还清单见 4.2 资料移交单。双方对资源本身的 数量及品相核查无误后签字确认。归还的资料应保证： a) 对裁切处理过的物理件，使用后应恢复原始状态； b) 带

12、有专属包装袋（盒）的资料，使用后应按原顺序装回等。 5 附录 A ( 资料性附录 ) 资料清单样例 A.1资料登记清单 资料登记清单（图书类）示例见表 A.1。 表 A.1资料登记清单 资料登记清单（图书类） 项目 名称 整理 人员 整理 时间 年 月 日 序号 资源信息 分类信息 损坏 情况 备注 ID 题名 名称 卷册 丛套书 作者 出版 单位 出版 时间 页数 字数 电子数 据介质 数据 分类 例：光盘 例：纸质 合计 A.2资料移交清单 资料移交清单示例见表 A.2。 资料移交单 项目名称 提交单位 接收单位 提交时间 提交数据类型 图书 报纸 期刊 其他 提交数据方式 光盘 硬盘 其他 加工批次 移交资料的类型和数量 提交方签字（盖章） 接收方签字（盖章） 注：移交资料见附件清单 表 A.2资料移交清单 CY/T 101.52014 6 表 A.3资料使用流转单 A.3资料使用流转单 资料使用流转单见表 A.3。 资料使用流转单 项目名称 管理人员 序号 书架编号 批次 版数 / 期次 ID 号 资源名称 流转类型 1 纸质 2 扫描件 3 借出时间 年 月 日 时 归还时间 年 月 日 时 签字 签字 归还资源情况 7 1 CY/T 101.1-2014 新闻出版内容资源加工规范 第 1 部分：加工专业术语 参考文献