DB15 T 1375-2018 扶贫档案管理规范.pdf

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1、ICS 03.080.01 A 00 备案号： 58698-2018 DB15 内 蒙 古 自 治 区 地 方 标 准 DB15/T 13752018 扶贫档案管理规范 Specification for poverty alleviation archives management 2018 - 04 -15 发布 2018 - 07 - 15 实施 内蒙古自治区质量技术监督局 发布 DB15/T 13752018 I 前 言 本标准依据 GB/T1.1-2009 给出的规则起草。 本标准由内蒙古自治区质量技术监督局提出。 本标准由 内蒙古自治区扶贫开发办公室 归口。 本标准起草单位：内蒙古

2、自治区标准化院、内蒙古自治区扶贫开发办公室。 本标准主要起草人： 朱晓春、高洪飞、贾向春、籍凤英、许瑞平、贾安、王振忠、王秋霞、范洛琪、 许恒博 。 本标准于 2018 年 4 月首次发布。 DB15/T 13752018 1 扶贫档案管理规范 1 范围 本标准规定了内蒙古自治区扶贫文件材料（档案）归档范围、扶贫档案管理工作的组织领导、扶贫 档案信息的管理利用。 本标准适用于内蒙古自治区扶贫档案管理工作。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T

3、 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整 理规范 DA/T 31 纸质档案数字化技术规范 DA/T 39 会计档案案卷格式 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T 18894 电子文件归档与管理规范 会计档案管理办法（财政部国家档案局令第 79号） 3 扶贫文件材料（档案）归档范围 3.1 总则 3.1.1 加大扶贫工作形成的各种文件材料（包括文书、会计、照片、音像、电子、实物等 )的收集力度。 3.1.2 在充分调研的基础上，从综合管理、基础设施建设、主导产业发展、基本公共服务保障等方面 确定扶贫工作文件材料归档范围。 3.

4、1.3 建立盟市、旗县（区）、苏木乡镇、嘎查村四级扶贫档案 ，切实做到档案齐全完整、真实准确。 3.1.4 盟市、旗县（区）、苏木乡镇、嘎查村各级各部门要根据形成材料的实际情况来把握归档范围， 遵循“凡是在扶贫工作过程中形成的材料都要纳入归档范围”的原则，做到应归尽归，用扶贫档案能否 全面记录和反映整个扶贫工作来检验精准扶贫档案管理工作成效。 3.1.5 扶贫档案的归档范围和保管期限参见附录 A。 3.2 盟市扶贫办收集的文件材料 盟市扶贫办收集的文件材料包括： a) 上级下达的有关扶贫开发工作文件及管理办法等； b) 本级制发的有关文件及管理办法等； c) 旗县（市区）上报的经旗县（市区）政

5、府核准的备案文件等相关材料（ 可存电子版）； d) 本级贫困户识别、扶贫项目资金管理使用情况的公示、公告； e) 本级开展工作影像材料、图册； DB15/T 13752018 2 f) 各阶段统计材料。 3.3 旗县（市区）扶贫办收集的文件材料 3.3.1 旗县（市区）扶贫办收集的文件材料包括： a) 上级下达、转发的有关扶贫开发工作文件及管理办法等； b) 本级制发的有关文件、月报表等； c) 本级已上报的旗县（市区 )政府核准的备案文件等相关材料； d) 建档立卡工作中形成的资料、图片，贫困村、贫困户名册； e) 脱贫验收评估中形成的文件材料、图片； f) 项目建设管理制度、后续管理办法或

6、细则等规范性材料等； g) 苏木乡镇政府申报的有关文件材料； h) 项目图册、影像材料； i) 各项目嘎查村财政扶贫资金拨入、支出及报账凭证、审计报告等； j) 项目验收、产权界定、移交等文件材料以及项目实施各阶段统计材料； k) 旗县（市区 )上报的经旗县（市区 )政府核准的备案文件等相关材料（可存电子版）； l) 贫困户识别、扶贫项目资金管理使用情况的公示、公告。 3.3.2 旗县（市区）扶贫办收集的扶贫项目档案包括： a) 项目规划； b) 年度实施方案； c) 项目申报、批复文件； d) 项目资金管理办法； e) 公示公告； f) 研究项目的相关会议记录（纪要）； g) 项目检查、验收

7、、审计相关文件材料； h) 项目组织实施中需要归档的诸如建档立卡、 物资采购、工程招投标、经费票据等各类文件材料。 3.4 苏木乡镇扶贫站收集的文件材料 苏木乡镇扶贫站收集的文件材料包括： a) 上级和本旗县（市区 )扶贫办下达、转发的有关扶贫开发工作文件及管理办法等； b) 本级制发的有关文件及管理办法等； c) 本级申报已经旗县（市区 )政府或扶贫办批复的有关文件材料； d) 项目验收、产权界定、移交等文件材料； e) 项目建设管理制度、后续管理办法或细则等规范性材料； f) 建档立卡工作中形成的资料、图片，贫困村、贫困户名册； g) 脱贫验收评估中形成的相关图片、图册、影像材料； h)

8、所属各项目嘎查村财政扶贫资金拨入、支出及 报账凭证等； i) 各阶段统计材料； j) 贫困户识别、扶贫项目资金管理使用情况的公示、公告。 3.5 嘎查村收集的文件材料 嘎查村收集的文件材料包括： a) 贫困户申请书； b) 嘎查村两委组织村民大会或村民代表大会评议产生的评议会记录、评分统计表； DB15/T 13752018 3 c) 嘎查村公示文本、贫困户初选名单，公示照片； d) 嘎查村关于审核确认贫困户的报告、贫困户名单； e) 苏木乡镇审核后公示文本，贫困户拟定名单，公示照片； f) 苏木乡镇关于复审贫困户的报告，苏木乡镇拟定贫困户名单； g) 旗县贫困户公告文本，贫困户名单，公告资料

9、； h) 国扶办监制的贫困户登记表。 4 扶贫档案管理工作 的组织领导 4.1 加强监督检查 4.1.1 各级扶贫工作部门和档案部门要认真履行职责，相互配合，与基层各单位密切联系，掌握动态， 对扶贫档案管理工作中出现的问题及时给予指导、帮助，确保扶贫档案工作取得实效。 4.1.2 结合实际做好扶贫档案业务培训工作，深入农村、牧区，满足基层部门对档案工作的新要求。 积极服务于扶贫工作，做到扶贫工作实施到哪里，档案服务工作就跟进到哪里。 4.2 加大执法力度 对扶贫档案工作中违反档案法律法规，造成扶贫档案丢失和损毁的单位和个人，依法严肃查处。 4.3 加强经费投入 配备必要的设施设备，满足档案管理

10、的基本条件，强化档案安全 保管保护。 注： 嘎查村不具备档案保管条件的，可由苏木乡镇代为保管。 4.4 加强验收工作 4.4.1 扶贫档案验收与扶贫工作验收同步进行，验收组织工作由各级扶贫工作部门和档案行政管理部 门共同负责。 4.4.2 项目文件的整理按照 DA/T 28 的相关要求执行；会计文件的整理按照会计档案管理办法（财 政部国家档案局令第 79 号）、 DA/T 39 的相关要求执行；照片的整理按照 DA/T 50 的相关要求执行； 电子文件的整理按照 DA/T 18894 的相关要求执行。 4.4.3 凡需要归档的文件材料应确保真实有效，做到字迹工整、数据准确、图样清晰，签字、盖章

11、、 日期等具 有法律效力的标识完整齐备；使用的书写材料、纸张和装订材料等符合档案保护的要求；非纸 质材料要配以相应的说明文字，并确保载体有效；重要的电子文件使用不可擦写光盘存储，并制成纸质 拷贝保存。 4.4.4 归档文件材料应为原件，以复制件归档的，应由经办人核实，说明理由，注明原件存放处。 5 扶贫档案信息的管理利用 5.1 各单位 应 在积极推进各项扶贫工作有序开展的同时，确保扶贫档案实体和信息安全。在实际工作 中，既要重视扶贫档案的开发利用，促进资源信息互通共享，又要确保档案安全保密，规范查阅、使用 和信息公开，防止档案信息违规泄露。 5.2 各级扶贫办要 依托扶贫信息管理平台，配置符

12、合标准的档案管理软件，按 GB/T 18894 的 要求，完 善电子文件归档；按 DA/T 31 的 要求，推进纸质档案数字化，确保业务管理系统与档案管理系统互联互 通、信息共享，实现 “ 一站式 ” 的惠民便民利用服务 。 DB15/T 13752018 4 5.3 各级扶贫办、档案行政管理部门应加强扶贫档案编辑研究和档案信息的开发利用，充分发挥扶贫 档案存史、资政、育人作用。 DB15/T 13752018 5 A A 附 录 A （资料性附录） 扶贫档案的归档范围和保管期限 扶贫档案的归档范围和保管期限参见表 A.1。 表 A.1 扶贫档案的归档范围和保管期限 一级类目 二级类目 三级类

13、目 保管期限 扶贫类 综合管理类 党委、政府和扶贫开发领导小组等对扶贫开发做出决策部署形成的材料 上级 30 年 本级 永久 党委、政府和扶贫开发领导小组召开的扶贫开发重要会议形成的材料 上级 30 年 本级 永久 领导同志关于扶贫开发的重要指示、批示、论述材料 上级 30 年 本级 永久 扶贫开发法律法规 永久 党委政府及办公厅（室）印发的关于精准扶贫政策或制度性文件材料 上级 30 年 本级 永久 扶贫开发领导小组印发的精准扶贫文件材料 上级 30 年 本 级 永久 有关部门印发的精准扶贫重要政策文件材料 上级 30 年 本级 永久 扶贫开发中长期规划 上级 30 年 本级 永久 集中连片

14、特困地区扶贫开发规划 上级 30 年 本级 永久 精准扶贫专项规划、脱贫攻坚作战图、挂图作战、流动计划 上级 30 年 本级 永久 五年滚动脱贫规划、年度减贫计划 上级 30 年 本级 永久 财政扶贫资金分配使用计划 上级 30 年 本级 永久 督查巡查形成的重要材料 30 年 党委政府扶贫开 发成效、东西扶贫协作和定点扶贫考核评估形成的重要 材料 30 年 精准扶贫工作成效第三方评估重要材料 30 年 脱贫攻坚表彰奖励重要材料 永久 重大涉贫事件处置反馈重要材料 10 年 资金项目监督管理形成的重要材料 永久 落实脱贫攻坚责任制签订的责任书等有关重要材料 永久 DB15/T 13752018

15、 6 表 A.1(续 ) 一级类目 二级类目 三级类目 保管期限 扶贫类 综合管理类 扶贫开发机构成立与调整、队伍建设重要材料 永久 精准扶贫培训宣传有关重要材料 10 年 精准扶贫调查研究有关重 要材料 10 年 精准扶贫交流合作有关重要材料 30 年 其他重要综合材料 扶贫类 精准识别类 贫困嘎查村申请书、调查表、登记表、汇总表、旗县级贫困嘎查村识别 批文等标准程序有关文件材料 永久 贫困嘎查村规模分解文件材料 30 年 贫困嘎查村确定初选对象形成的初选名单、汇总表等重要材料 30 年 贫困嘎查村公示公告文件材料 永久 贫困户识别标准程序有关文件材料 永久 贫困户规模分解文件材料 30 年

16、 贫困户确定初选对象形成的入户调查表、民主评议会 议记录、照片、信 息采集表、建档立卡“回头看”精准识别登记表等重要材料 30 年 贫困户村级初选名单公示、乡镇审核确认公示、旗县级复审公告等公示 公告文件材料 永久 建档立卡信息系统的数据库文件材料、元数据 永久 建档立卡信息系统的重要分析报告 30 年 “回头看”调整与动态表、贫困户评议统计等其他精准识别重要材料 30 年 旗县、苏木乡镇、嘎查村“四项清单” 30 年 其他精准识别类重要材料 扶贫类 精准施策类 特色产业扶持（种养殖、光伏发电、乡村旅游、商贸流 通、电商等）形 成的重要材料 30 年 转移就业形成的重要材料 30 年 易 地扶

17、贫搬迁形成的重要材料 30 年 教育支持（大中专培训及儿童助学、人才科技文化等）形成的重要材料 30 年 健康扶贫（医疗救助、新农合医疗部分财政补贴等）形成的重要材料 30 年 生态保护扶贫（生态保护修复、防灾减灾避灾、传统村落保护、农村人 居环境改善等）形成的重要材料 30 年 低保兜底（五保、低保等）形成的重要材 料 30 年 资产收益扶贫形成的重要材料 30 年 留守儿童、妇女、老 人和残疾人扶持形成的重要材料 永久 其他精准扶贫贫困人口重要材料 永久 农村宅基地制度改革扶贫形成的重要材料 永久 交通水利电力建设形成的重要材料 30 年 “互联网 +”扶贫形成的重要材料 30 年 农村危

18、房改造和人居环境整治形成的重要材料 30 年 DB15/T 13752018 7 表 A.1(续 ) 一级类目 二级类目 三级类目 保管期限 扶贫类 精准施策类 其他基础设施建设（路桥、水利水电、农村信息化、民生工程建设等） 形成的重要材料 30 年 东西部扶贫协作形成的重要材料 30 年 定 点扶贫形成的重要材料 30 年 军队武警参与扶贫的重要材料 30 年 社会扶贫（单位、干部定点扶贫、民营企业、社会组织、公民个人、社 会众筹网络平台）等参与扶贫重要材料 30 年 财政投入有关的重要材料 永久 金融扶贫（扶贫小额信贷、农民资金互助、扶贫融资担保、扶贫贷款风 险补偿基金等）形成的有关重要材

19、料 永久 用地政策支持扶贫形成的重要材料 永久 科技人才支持扶贫形成的重要材料 30 年 驻村帮扶形成的有关重要材料 30 年 其他精准施策形成的重要材料 扶贫类 精准脱贫类 贫困 旗 县退出的标准程序有关文件材料 永久 贫困 旗 县提出退出申请、自查报告有关材料 永久 盟 市对贫困 旗 县退出初审意见等有关材料 永久 自治区 对贫困 旗 县退出核查、公示、审定、报告、第三方评估有关材料 永久 国务院扶贫开发领导小组对贫困 旗 县退出评估检查、备案登记有关材料 永久 自治区 批准贫困 旗 县退出有关材料 永久 贫困 嘎查 村退出的标准程序有关文件材料 永久 贫困 嘎查 村退出的村级申请、乡镇审

20、核、 旗 县级审定、备案标注等文件 材料 永久 贫困 嘎查 村退出的评议评定形成的重要材料 30 年 贫困 嘎查 村退出的审核审查有关材料 30 年 贫困 嘎查 村退出的公示公告有关材料 永久 贫困户退出的标准程序有关文件材料 30 年 贫困户退出的村 “两委 ”组织民主评议有关材料 30 年 贫困户退出的村 “两委 ”和驻村工作队核实有关材料 30 年 贫困户退出认可材料 30 年 贫困户退出的公示公告等材料 永久 建档立卡信息系统精准脱贫数据库文件材料、元数据 永久 建档立卡信息系统重要分析报告 30 年 其他精准脱贫重要材料 扶贫类 贫困户档案 贫困户申请书 30 年 入户调查表 30 年 入户核查表 30 年 “两公示一公告 ” 30 年 DB15/T 13752018 8 表 A.1(续 ) 一级类目 二级类目 三级类目 保管期限 扶贫类 贫困户档案 身份证、户口本、五保证、低保证、残疾证、病历或诊断证明等证明材 料复印件 30 年 贫困户登记表 30 年 贫困户信息采集表 30 年 平时记账、年终算账记录 30 年 贫困户脱贫 退出确认书 30 年 实施的帮扶政策（措施）及 相关协议 30 年 扶贫手册（贴户主证件照） 30 年