ISO TR 15489-2-2001 Information and documentation - Records management - Part 2 Guidelines《信息和文献 记录管理 第2部分：指南》.pdf

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1、 Numro de rfrence ISO/TR 15489-2:2001(F) ISO 2001RAPPORT TECHNIQUE ISO/TR 15489-2 Premire dition 2001-09-15Information et documentation Records management Partie 2: Guide pratique Information and documentation Records management Part 2: Guidelines ISO/TR 15489-2:2001(F) PDF Exonration de responsabil

2、it Le prsent fichier PDF peut contenir des polices de caractres intgres. Conformment aux conditions de licence dAdobe, ce fichier peut tre imprim ou visualis, mais ne doit pas tre modifi moins que lordinateur employ cet effet ne bnficie dune licence autorisant lutilisation de ces polices et que cell

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5、membres de lISO. Dans le cas peu probable o surviendrait un problme dutilisation, veuillez en informer le Secrtariat central ladresse donne ci-dessous. ISO 2001 Droits de reproduction rservs. Sauf prescription diffrente, aucune partie de cette publication ne peut tre reproduite ni utilise sous quelq

6、ue forme que ce soit et par aucun procd, lectronique ou mcanique, y compris la photocopie et les microfilms, sans laccord crit de lISO ladresse ci-aprs ou du comit membre de lISO dans le pays du demandeur. ISO copyright office Case postale 56 CH-1211 Geneva 20 Tel. + 41 22 749 01 11 Fax. + 41 22 749

7、 09 47 E-mail copyrightiso.ch Web www.iso.ch Imprim en Suisse ii ISO 2001 Tous droits rservsISO/TR 15489-2:2001(F) ISO 2001 Tous droits rservs iiiSommaire Page Avant-propos v Introductionvi 1 Domaine dapplication1 2 Politiques et responsabilits1 2.1 Introduction1 2.2 Dclaration dune politique de Rec

8、ords management 1 2.3 Responsabilits.2 2.3.1 Objectifs en matire de responsabilit et dautorit2 2.3.2 Autorit et responsabilit au sein de lorganisme .2 3 Stratgie, conception et mise en uvre .3 3.1 Introduction3 3.2 Conception et mise en uvre dun systme darchivage.3 3.2.1 Gnralits.3 3.2.2 tape A: Enq

9、ute prliminaire.4 3.2.3 tape B: Analyse des activits.4 3.2.4 tape C: Identification des exigences archivistiques4 3.2.5 tape D: valuation des systmes existants .5 3.2.6 tape E: Identification de la stratgie pour la satisfaction des exigences archivistiques 5 3.2.7 tape F: Conception dun systme darch

10、ivage 6 3.2.8 tape G: Mise en uvre dun systme darchivage 7 3.2.9 tape H: Contrle a posteriori7 4 Mthodes darchivage et contrles .8 4.1 Introduction8 4.2 Instruments de travail .8 4.2.1 Principaux instruments de travail8 4.2.2 Plan de classement des activits.9 4.2.3 Vocabulaire11 4.2.4 Rfrentiel de c

11、onservation.11 4.2.5 Scurit, droits daccs, classification .13 4.3 Processus de Records management.14 4.3.1 Introduction14 4.3.2 Intgration des documents.15 4.3.3 Enregistrement16 4.3.4 Classement.17 4.3.5 Classification pour laccs et la scurit 19 4.3.6 Identification du sort final.19 4.3.7 Stockage.

12、19 4.3.8 Utilisation et traabilit .21 4.3.9 Application du sort final22 5 Contrle et audit 24 5.1 Gnralits.24 5.2 Audit de conformit.24 5.3 Force probante du systme24 5.4 Mesure de la performance 25 6 Formation.25 6.1 Introduction25 6.2 Exigences dun programme de formation.25 6.3 Personnel former25

13、6.4 Formation pour les professionnels du Records management .26 ISO/TR 15489-2:2001(F) iv ISO 2001 Tous droits rservs6.4.1 Gnralits.26 6.4.2 Mthodes de formation .26 6.5 valuation et rvision de la formation.26 Annexe A Tableaux de concordance entre lISO 15489-1 et lISO/TR 15489-2 (guide pratique dac

14、compagnement)27 Annexe B Comparaison entre le guide pratique ISO/TR 15489-2 et lISO 15489-1 34 Bibliographie .39 ISO/TR 15489-2:2001(F) ISO 2001 Tous droits rservs vAvant-propos LISO (Organisation internationale de normalisation) est une fdration mondiale dorganismes nationaux de normalisation (comi

15、ts membres de lISO). Llaboration des Normes internationales est en gnral confie aux comits techniques de lISO. Chaque comit membre intress par une tude a le droit de faire partie du comit technique cr cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non gouvernementales, en liaison

16、avec lISO participent galement aux travaux. LISO collabore troitement avec la Commission lectrotechnique internationale (CEI) en ce qui concerne la normalisation lectrotechnique. Les Normes internationales sont rdiges conformment aux rgles donnes dans les Directives ISO/CEI, Partie 3. La tche princi

17、pale des comits techniques est dlaborer les Normes internationales. Les projets de Normes internationales adopts par les comits techniques sont soumis aux comits membres pour vote. Leur publication comme Normes internationales requiert lapprobation de 75 % au moins des comits membres votants. Except

18、ionnellement, lorsquun comit technique a runi des donnes de nature diffrente de celles qui sont normalement publies comme Normes internationales (ceci pouvant comprendre des informations sur ltat de la technique par exemple), il peut dcider, la majorit simple de ses membres, de publier un Rapport te

19、chnique. Les Rapports techniques sont de nature purement informative et ne doivent pas ncessairement tre rviss avant que les donnes fournies ne soient plus juges valables ou utiles. Lattention est appele sur le fait que certains des lments de la prsente partie de lISO 15489 peuvent faire lobjet de d

20、roits de proprit intellectuelle ou de droits analogues. LISO ne saurait tre tenue pour responsable de ne pas avoir identifi de tels droits de proprit et averti de leur existence. LISO/TR 15489-2 a t labor par le comit technique ISO/TC 46, Information et documentation, sous-comit SC 11, Gestion des a

21、rchives courantes et intermdiaires. LISO 15489 comprend les parties suivantes, prsentes sous le titre gnral Information et documentation Records management: Partie 1: Principes directeurs Partie 2: Guide pratique Rapport technique ISO/TR 15489-2:2001(F) vi ISO 2001 Tous droits rservsIntroduction La

22、prsente partie de lISO 15489 est complmentaire de lISO 15489-1. LISO 15489-1 et la prsente partie de lISO 15489 sappliquent lune et lautre tous les documents darchives, quels que soient leurs formats ou leurs supports, crs ou reus par tout organisme public ou priv dans lexercice de ses activits. Par

23、 consquent, dans la prsente partie de lISO 15489 et sauf mention particulire, les systmes peuvent tre interprts comme manuel (papier) ou lectronique, et un document peut tre soit papier, soit une microforme, soit lectronique. LISO 15489-1 prcise les composantes du Records management et dfinit les rs

24、ultats atteindre pour y satisfaire. La prsente partie de lISO 15489 fournit une mthodologie pour la mise en uvre de la norme. Quoi quil en soit, il est recommand de noter que les normes nationales, la lgislation et la rglementation peuvent imposer dautres critres et dautres exigences lgales. En comp

25、lment lutilisation de la prsente partie de lISO 15489, il est recommand aux personnes dsireuses de mettre en uvre la norme, de se reporter aux exigences et recommandations des normes nationales, de la lgislation et de la rglementation qui leur sont applicables. En outre, il existe diffrentes organis

26、ations ou associations professionnelles mme daider la mise en uvre de lISO 15489-1. RAPPORT TECHNIQUE ISO/TR 15489-2:2001(F) ISO 2001 Tous droits rservs 1Information et documentation Records management Partie 2: Guide pratique 1 Domaine dapplication La prsente partie de lISO 15489 est un guide de mi

27、se en uvre pour lISO 15489-1 destination des professionnels du Records management et de ceux qui ont en charge la gestion des documents darchives dans leurs organismes. Il fournit une mthodologie qui facilitera la mise en uvre de lISO 15489-1 dans tous les organismes qui ont besoin dorganiser et de

28、grer leurs documents darchives. Il donne une vision gnrale des processus et des facteurs prendre en considration dans les organismes qui souhaitent se conformer lISO 15489-1. 2 Politiques et responsabilits 2.1 Introduction Larticle 6 de lISO 15489-1:2001 expose en termes gnraux le besoin, pour les o

29、rganismes qui souhaitent se conformer la norme, de se doter dune politique de Records management et de dfinir et dattribuer chacun des responsabilits en matire darchivage. La prsente partie de lISO 15489 fournit des indications supplmentaires en matire de politique de Records management et dveloppe

30、les types de responsabilit qui peuvent tre dfinis et attribus. 2.2 Dclaration dune politique de Records management Il est recommand que les organismes dfinissent et documentent des politiques de Records management et sassurent que ces politiques sont mises en uvre et suivies tous les niveaux de lorg

31、anisme. Une dclaration de politique de Records management est une dclaration dintentions. Elle expose les grandes lignes de ce que lorganisme entend faire et, quelquefois, elle inclut le sommaire du programme daction et des procdures qui seront mises en place pour concrtiser ces intentions. Il va de

32、 soi quune dclaration de ce type ne peut garantir elle seule un bon Records management: son succs dpend de lengagement et de lappui effectif et visible de la direction de lorganisme et de lattribution des ressources ncessaires sa mise en uvre. Cest pourquoi, une dclaration de politique gnrale effica

33、ce dsignera un cadre de direction comme responsable du Records management, de la surveillance de la mise en uvre de la politique et du programme. Il est recommand que cette dclaration de politique se rfre aux autres politiques relatives linformation, par exemple la politique de systmes dinformation,

34、 la scurit de linformation ou la gestion dactifs mais sans chercher les reproduire. Il convient quelle soit conforte par des procdures et des guides, un planning et un plan stratgique, la rfrence des autorits comptentes en matire de sort final, et tout autre document permettant dasseoir un systme de

35、 Records management. Il est recommand dencourager en permanence ladhsion et lappui de tout le personnel cette politique. Il est particulirement important que cette dclaration oblige tout le personnel crer et conserver des documents darchives qui satisfassent aux besoins lgaux, rglementaires, fiscaux

36、 oprationnels et historiques de lorganisme. Il est important dassurer un contrle de conformit avec la politique dfinie. ISO/TR 15489-2:2001(F) 2 ISO 2001 Tous droits rservs2.3 Responsabilits 2.3.1 Objectifs en matire de responsabilit et dautorit Lobjectif primordial de la dfinition des responsabilit

37、s, des autorits de rfrence et de leurs relations est de mettre en place et de maintenir un systme de Records management qui rponde aux besoins des utilisateurs internes et externes. Plus prcisment, il est recommand que la dfinition des responsabilits, des autorits de rfrence et de leurs relations in

38、staure des pratiques normalises et des rgles de travail propres a) exiger du personnel la cration de documents qui rpondent aux besoins et aux procdures de lorganisme et qui, de ce fait, documentent correctement les activits dont ils relvent; b) assurer que les systmes dinformation et les processus

39、de travail produisent des documents appropris qui constituent bien le support de ces activits; c) assurer la transparence des processus archivistiques et la validit du systme darchivage tout au long de la vie active des documents (les documents ncessaires la conduite des tches courantes et qui sont

40、sujets de frquentes consultations sont habituellement situs prs de lutilisateur, sil sagit de documents physiques, ou en ligne via un systme informatique); d) assurer la maintenance, le stockage et la conservation des documents pendant la dure de leur utilit pour lorganisme et, le cas chant, pour de

41、s utilisateurs externes tels que: archives historiques, chercheurs, contrleurs; et e) assurer que les documents ne sont supprims quen accord avec un processus dfini et approuv. 2.3.2 Autorit et responsabilit au sein de lorganisme Il convient quun organisme dfinisse les responsabilits de tous les mem

42、bres du personnel impliqus dans le Records management. Elles sont susceptibles dinclure les catgories suivantes. a) Il est recommand que la direction se voie attribuer le plus haut niveau de responsabilit pour garantir le succs du programme de Records management. Le soutien de la direction se tradui

43、t par lattribution de ressources jusquau niveau le plus bas. Il incite se conformer aux procdures de Records management dans tout lorganisme. b) Les professionnels du Records management sont responsables au premier chef de la mise en uvre de lISO 15489-1. Ce sont eux en particulier qui tablissent le

44、s politiques gnrales de Records management, les procdures et les normes pour lorganisation et la mise en uvre des processus prsents larticle 4 de lISO 15489-1:2001. c) Les cadres des units oprationnelles et des services ont la responsabilit de sassurer que leurs quipes crent et gardent les documents

45、 comme une part intgrante de leur travail et en accord avec les politiques, les procdures et les normes en vigueur. Ils fournissent les ressources ncessaires lorganisation et la gestion des documents darchives et sont en relation avec les professionnels du Records management pour tous les points voq

46、us dans larticle 4 de lISO 15489-1:2001. d) Dautres personnes dans lorganisme assurent des tches lies larchivage. Il sagit notamment des quipes responsables de la scurit, des quipes responsables de la conception et la mise en uvre des systmes informatiques et des quipes responsables de la qualit. e)

47、 Tout le personnel cre, reoit et conserve des documents comme part de son travail quotidien: il est recommand quil le fasse en accord avec les procdures et normes en vigueur. Cela inclut linterdiction de dtruire ou de disposer des documents sans autorisation. Lorsque des organismes confient leur programme de Records management des sous-traitants, il est important de sassurer que ces derniers observent les normes nonces dans les politiques de lorganisme. ISO/TR 15489-2:2001(F) I