GB T 16680-2015 系统与软件工程 用户文档的管理者要求.pdf

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1、ICS35.080L77中华人民共和国国家标准GB/T166802015/ISO/IEC26511:2011代替G B / T 1 6 6 8 0 1 9 9 6系统与软件工程用户文档的管理者要求SystemsandsoftwareengineeringRequirementsformanagersofuserdocumentation( I S O / I E C 2 6 5 1 1 : 2 0 1 1 , I D T )2015-12-31发布2016-07-01实施中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局中国国家标准化管理委员会发布目 次前言 引言 1 范围1 2 符合性2 2 .1 符合

2、性定义2 2 .2 符合性场景2 3 规范性引用文件2 4 术语和定义2 5 生存周期过程中的用户文档管理5 5 .1 软件生存周期中的用户文档管理5 5 .2 组合管理和内容管理6 5 .3 信息管理策略与方针6 6 文档管理策划7 6 .1 文档管理任务的W B S 7 6 .2 用户文档编写计划8 6 .2 .1 确定目标和受众9 6 .2 .2 设计任务1 0 6 .2 .3 开发任务1 0 6 .2 .4 翻译和本地化任务1 0 6 .2 .5 生产任务1 1 6 .2 .6 变更管理和维护任务1 1 7 用户文档计划1 1 7 .1 用户文档管理计划与文档编制计划1 1 7 .2

3、文档管理计划的内容1 2 7 .3 文档编制计划的内容1 2 8 项目启动1 3 8 .1 授权、规程和规范1 3 8 .2 基础设施1 4 8 .3 信息开发团队1 4 8 .3 .1 角色定义1 4 8 .3 .2 用户文档编制的角色示例1 5 9 用户文档管理控制方法1 8 9 .1 文档编制测量1 8 9 .1 .1 用户文档产品测量1 8 9 .1 .2 用户文档生产率的测量1 9 9 .1 .3 用户文档质量测量1 9 GB/T166802015/ISO/IEC26511:20119 .1 .4 过程改进测量2 0 9 .2 文档估算2 0 1 0 管理控制在文档中的应用2 1 1

4、 0 .1 目的和成果2 1 1 0 .2 变更管理2 1 1 0 .3 进度和成本控制2 1 1 0 .4 资源管理2 2 1 0 .4 .1 项目沟通2 2 1 0 .4 .2 管理文档团队成员和供方2 2 1 0 .4 .3 管理翻译服务2 2 1 0 .5 质量管理2 3 1 0 .5 .1 管理产品质量评审和测试2 3 1 0 .5 .2 风险和问题管理2 3 1 0 .5 .3 过程改进2 3 附录A (资料性附录) 文档编写计划示例2 4 附录B (规范性附录) 信息管理和软件文档管理过程3 1 参考文献3 4 GB/T166802015/ISO/IEC26511:2011前 言

5、本标准按照G B / T 1 .1 2 0 0 9给出的规则起草。本标准代替G B / T 1 6 6 8 0 1 9 9 6 软件文档管理指南 。本标准对G B / T 1 6 6 8 0 1 9 9 6进行修订,与G B / T 1 6 6 8 0 1 9 9 6相比,主要变化如下:名称改为“系统与软件工程 用户文档的管理者要求” ;增加了第2章符合性;删除了第4章软件文档的作用;删除了第5章管理者的作用;增加了5 .1软件生存周期过程中的用户文档管理;增加了第6章文档管理策划;第6章制定文档编制策略(见1 9 9 6版)调整为5 .3信息管理策略与方针;删除了第7章制定文档编制标准和指南

6、;增加了第7章用户文档计划;增加了第8章项目启动;原标准第8章文档编制计划(见1 9 9 6版)调整为6 .2用户文档编写计划;删除了第9章制定文档规程;增加了第9章用户文档管理控制方法;增加了第1 0章管理控制在文档中的应用;1 0 .1人员(见1 9 9 6版)调整为8 .3信息开发团队;1 0 .2设备(见1 9 9 6版)调整为8 .2基础设施。本标准使用翻译法等同采用I S O / I E C 2 6 5 1 1 : 2 0 1 1 系统与软件工程用户文档的管理者要求 。本标准做了以下编辑性修改:为方便使用,将I S O / I E C 1 2 2 0 7 : 2 0 0 8中的6

7、.3 .6和7 .2 .1节录,以表B .1形式给出。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。本标准由全国信息技术标准化技术委员会( S A C / T C 2 8 )提出并归口。本标准的起草单位:珠海南方软件网络评测中心、中国电子技术标准化研究院、北京师范大学珠海分校、国家网络软件产品质量监督检验中心(济南) 。本标准的主要起草人:侯建华、梁勇、孙玮、倪玉华、彭宇帆、梁建新、黄兆森、黄姗姗、相福民、张雪莉、何春江、杨静、于文、张燕、张佳佳。G B / T 1 6 6 8 0的历次版本发布情况为:G B / T 1 6 6 8 0 1 9 9 6 。GB/

8、T166802015/ISO/IEC26511:2011引 言软件用户文档的有效管理是必不可少的工作,它能确保用户文档可用、准确,并能高效地形成与软件相匹配的文档资料,在用户需要时按时交付。本标准主要讨论用户文档的管理,包括软件和用户文档从初始开发到后续发布的整个过程中的所有用户文档管理工作。任何使用应用软件的人员都需要准确了解软件是如何帮助用户完成任务的。文档可能是第一个呈现在用户面前的有形产品,因此它将影响着用户对产品的第一印象。如果文档表现形式便捷,很容易查找和理解,那么用户可以快速熟练地使用该软件产品。因此,文档编制过程的良好管理不仅能够帮助用户,还有益于降低培训和支持成本,同时也提高

9、了产品、生产商和销售商的声誉。虽然许多软件设计者希望通过在设计中使用户界面更加直观的方法来减少独立文档的编写,但是这种方法事实上几乎是不可行的。用户文档是可用的软件产品的必不可少的组成部分。文档编制通常被认为是软件完成后的工作。然而,对于高质量的软件文档来说,它的编制宜从软件策划和设计阶段就开始,是软件生存周期过程的一个不可缺少的组成部分。正确的做法是:文档编制或信息管理需要有自己的过程和计划,来策划和完成其包含的各项工作内容。本标准有助于使用以下两个标准的用户: I S O / I E C 1 5 2 8 8 : 2 0 0 8 系统和软件工程 系统生存周期过程 ,和I S O / I E

10、C 1 2 2 0 7 : 2 0 0 8 系统和软件工程 软件生存周期过程 ,帮助他们把管理软件用户文档作为软件生存周期中的一部分工作。本标准从管理者的角度定义了软件文档编制过程。用于帮助他们制定、执行和评估用户文档的管理工作。注:其他I S O / I E C 2 5 N N系列国际标准描述的文档编制和信息管理过程,是从文档设计人员/开发人员,测试和评审人员,需方和供方的观点阐述的。本标准适用于生产一系列文档的个人或组织,也适用于开发单文档项目的组织,同样适合团队内部以及外包文档编制的情况。除了用户手册,帮助系统,以及单独软件产品文档集的开发和生产以外,它还适用于更广泛的文档管理情况,包括

11、安装、实施、管理和操作软件的最终用户所需要的文档。通常情况下,用户文档管理者还负责用于如下情况的信息(内容管理)的开发和重用:随着软件版本的更新,多次更新用户文档;多次重用或调整信息以支持相关的软件产品;用户文档多个版本的翻译或本地化;同时管理组织内一组不相关的文档项目。本标准的目的不是提倡文件的印刷或电子(屏幕)媒体的使用,或任何特定信息管理、内容管理、文档测试,项目管理工具或协议的使用,而是要求是尽可能的介质无关。本标准适用于包含软件系统的用户文档编制工作,也适用于单独的软件用户文档编制工作。GB/T166802015/ISO/IEC26511:2011系统与软件工程用户文档的管理者要求1

12、 范围本标准支持软件用户对文档一致性、完备性、准确性和可用性的要求。它为文档管理者提供策略、策划、执行和控制。它指明贯穿整个软件生存周期的用户文档管理过程。它也包括用户文档管理的关键过程,即文档编制计划和文档管理计划。本标准提供了软件文档编制和用于文档编制的信息管理过程的概述。同时还描述了用于文档编制的组合计划和内容管理。具体来说,它专注于以下内容:项目启动时的管理要求,包括建立过程和规范,建立基础设施,建立团队并列举用户文档团队所需要的角色;文档管理控制所需的测量和估算;对用户文档编制工作进行管理控制;支持过程的运用,例如变更管理,进度和成本控制,资源管理,质量管理和过程改进。参考文献中所列

13、内容对管理、准备和测试用户文档的过程提供了指南。注1:过程中所涉及的文档管理者和其他的相关标准有: I S O / I E C 2 5 4 : 2 0 0 8 系统和软件工程 对用户文档设计者和开发者的要求 ( I E E E标准2 5 4 2 0 0 ,采用I S O / I E C 2 5 4 : 2 0 0 8的I E E E标准,系统和软件工程 对用户文档设计者和开发者的要求) , I S O / I E C 2 5 3 : 2 0 0 9 系统与软件工程 对用户文档测试者和评审者的要求 ( I E E E标准2 5 3 : 2 0 0 ,采用I S O / I E C 2 5 3 :

14、 2 0 0 9的I E E E标准,系统与软件工程 对用户文档测试者和评审者的要求)和I S O / I E C / I E E E 2 5 2 : 2 0 系统和软件工程 对用户文档需方和供方的要求 。本标准适用于用户文档编制项目的管理者的使用,适用于拥有信息设计和文档开发人员的组织。本标准也可供其他角色和对文档编制过程感兴趣的人员参考:软件开发过程的管理者;购买供方文档的用户;经验丰富的编写用户文档内容的人员;创建电子版文档工具的开发人员;研究使文档更加方便和易用的人因分析专家;电子媒体方面的平面设计师;共同设计文档在屏幕上展现形式的用户界面设计师和人体工程学专家。本标准也可用于管理以下

15、类型的文档,尽管它并没有涵盖所有的方面:用于帮助用户、培训和销售的文档和用于产品设计和开发的系统文档,这些文档是基于用户文档主题重用的;非软件产品文档;使用动画、视频和声音的多媒体销售演示;正式培训课程中使用的基于计算机的培训 c o m p u t e r b a s e d t r a i n i n g ( C B T ) 资源文件包和特定的课程教材;描述系统软件内部运作的维护文档。注2: I S O / I E C / I E E E 5 2 8 9 : 2 0提供了关于生存周期过程中的信息项(文档)更详细的内容。GB/T166802015/ISO/IEC26511:20112 符合性

16、2.1 符合性定义项目或组织如果声称符合如下两个标准: I S O / I E C 1 5 2 8 8 : 2 0 0 8 系统和软件工程 系统生存周期过程 ,或I S O / I E C 1 2 2 0 7 : 2 0 0 8 系统和软件工程 软件生存周期过程 ,本标准可以用作符合性文档。本标准可以根据项目实际需求,从必要性和成本效益角度进行裁剪。裁剪可能是采取指定的方法,目的是符合某些标准规范,裁剪也可能是修改一些建议和方法,目的是更明确的反映软件和文档编制项目的特殊性。需方提出的裁剪决策宜在合同中明确说明。注: I S O / I E C 2 2 0 7 : 2 0 0 8的附录A (规

17、范性附录)描述了裁剪的过程。在本标准中, “应” ( s h a l l )一词用于表达具有约束力的规定, “宜” ( s h o u l d )一词用于表达一种尽可能的建议, “可以” ( m a y )一词表明某些行为在本标准限定范围内是允许的。用户文档的部分内容(例如章条、主题、页、屏幕和窗口)使用了本标准中的术语,可以不要求声称符合性。2.2 符合性场景软件用户文档管理的符合性针对不同情况有不同的解释。无论组织或者项目裁剪了所选择的软件生存周期过程还是全部采纳,都可以声称其信息管理和/或软件文档管理过程符合本标准。组织声称符合本标准时,应识别出一些相关联的情况,应发表一份关于裁剪的具体

18、内容的公开声明。注1:对于引用了“文档编制计划”字样的段落,组织可以采用的一种处理方式是,对于任何特定的文档编制项目应在项目计划中对他们进行解释。当项目声称符合本标准时,项目计划或者合同应明确记录对文档编制需求的裁剪。注1:项目声称符合本标准时,通常也谈及到组织的标准符合性。在一个多供方项目中:可能没有一个独立的合同能够描述所有需要的文档管理活动,因此每个独立的项目不能声称标准符合性。如果每一个需要的活动都由一个确定的团队完成,那么作为一个整体,项目可以声称标准符合性。项目计划应记录对需要任务的裁剪,对各方的任务分配,以及本标准中涉及“合同”的段落的解释。当各方(需方、供方,或者生产方)同意根

19、据本标准由供方管理文档编制服务时,本标准可能被包含在合同或者类似协议中。项目或组织也可将本标准作为内部标准,根据本标准管理文档编制服务。3 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。I S O / I E C 1 2 2 0 7 : 2 0 0 8 系统和软件工程 软件生存周期过程( S y s t e m s a n d s o f t w a r ee n g i n e e r i n g S o f t w a r e l i f e c y c l e p

20、r o c e s s e s )I S O / I E C / I E E E 2 4 7 6 5 : 2 0 1 0 系统和软件工程 词汇( S y s t e m s a n d s o f t w a r e e n g i n e e r i n g V oc a b u l a r y )4 术语和定义I S O / I E C / I E E E 2 4 7 6 5 : 2 0 1 0界定的以及下列术语和定义适用于本文件。2GB/T166802015/ISO/IEC26511:2011注1:本标准中的动词“包括( c l d e ) ”表示( )给出了信息,或者( 2 )列出了信

21、息的参考资料。注2:本标准中的术语“文档”是指软件用户文档。本标准提到的“用户文档管理者”或“管理者” ,适用于执行所需用户文档管理活动的任何人,忽略他们成本管理的头衔或责任。4.1 受众 audience一类具有相同或相似特征和需求(例如,使用文档的原因、任务、教育水平、能力、培训和经验)的用户。 I S O / I E C 2 6 5 1 4 : 2 0 0 8 注:文档可能也有一些不同的受众(如管理人员、数据输入人员、维护人员) ,他们决定计划中的文档的内容、结构和使用。4.2 完备 complete“文档”包含了受众需要的所有关键信息和其他任何必要的和相关的信息。4.3 配置管理 co

22、nfigurationmanagement包含配置标识、控制、状态报告和审核的技术和组织活动。 I S O 1 0 0 0 7 : 2 0 0 3 4.4 内容管理 contentmanagement通过元数据来控制信息单元,在文档或信息项中,通过可变的结构和格式,进行选择性的重用。示例:用户文档的内容管理,即帮助主题的管理,概念的解释,问题处理流程,依从性声明以及像软件产品名字和主机运行平台这样的变量,用于格式化输出中的元数据标签。4.5 关键信息 criticalinformation描述软件的安全使用、用软件创建的信息的安全性的信息,或对由软件创建或存储的个人敏感信息进行保护的信息。 I

23、 S O / I E C 2 6 5 1 4 : 2 0 0 8 4.6 顾客 customer接收产品或服务的组织或个人。注:在本标准中,产品是指用户文档。 I S O / I E C 1 2 2 0 7 : 2 0 0 8 4.7 文档集 documentset为了易于分发或使用,被划分为可单独识别的卷宗或文件的文档的集合。 I S O / I E C 2 6 5 1 4 : 2 0 0 8 4.8 文件 document可单独识别的一部分文档,也可以是文档集中的一部分。 I S O / I E C 2 6 5 1 4 : 2 0 0 8 4.9 文档汇集 documentation解释如

24、何使用软件产品的信息。 I S O / I E C 2 6 5 1 4 : 2 0 0 8 3GB/T166802015/ISO/IEC26511:2011注1:可以单独文档或内嵌的文档的形式提供,或两种形式皆有。注2:在本标准中,术语“文档”等同于“用户文档”和“软件用户文档” 。这样其他形式的文档(如“系统文档” ) ,就可以被清晰辨别出。示例:印刷手册、屏显信息和单机在线帮助均是文档的实例。4.10 插图 illustration与文本的主体部分分离的图形,通常会在主文本中被引用。注:在本标准中,术语“插图”用作表示表格、图形、展览、屏幕截图、流程图、图表、绘画、图标以及其他类型的图形的

25、通用术语。4.11 信息设计 informationdesign开发满足用户需求的文档内容的过程。4.12 本地化 localization创建一个国家或指定区域的产品版本。注:翻译过程和本地化过程可能是分开执行的。4.13 最小化原则 minimalism精简文档的方法,只包含要完成文档所需的关键信息和最少数量的其他信息。4.14 规程 procedure指明如何执行任务的一系列有序的步骤。4.15 过程 process将输入转化为输出的一系列相互关联或是相互影响的活动。 I S O / I E C 1 2 2 0 7 : 2 0 0 8 ,定义3 .1 7 4.16 项目 project开

26、发一个新产品或增强现有产品性能的一系列活动。 I S O / I E C 1 2 2 0 7 : 2 0 0 8 , I S O / I E C 1 5 2 8 8 : 2 0 0 8 4.17 产品负责人 productauthority对产品的功能和质量负全责的某个或某些人。4.18 风险 risk事件发生的概率及其后果。 I S O / I E C 1 6 0 8 5 : 2 0 0 6 4.19 质量 quality产品、服务、系统、组件或者过程满足客户或者用户需要、期望或需求的能力。 I S O / I E C / I E E E 2 4 7 6 5 : 2 0 1 0 4.20 步

27、骤 step规程中的一个元素(有编号的列项) ,用来告知用户执行一个(或多个)活动。4GB/T166802015/ISO/IEC26511:2011 I S O / I E C 2 6 5 1 4 : 2 0 0 8 注1:软件的响应不被认为是步骤;注2:一个步骤可以包含一个或者多个动作。4.21 策略 strategy组织的整体发展计划,描述如何有效的利用资源以支持组织即将开展的活动。 I S O / I E C 3 8 5 0 0 : 2 0 0 8 4.22 易用性 usability在指定条件下使用时,软件产品被理解、学习、使用和吸引用户的能力。 G B / T 1 6 2 6 0 .

28、1 2 0 0 6 4.23 用户文档 userdocumentation描述、解释或指导如何使用软件的信息。 I S O / I E C 2 6 5 1 4 : 2 0 0 8 注1:印刷的用户手册、内嵌的屏显信息和帮助都是用户文档的实例4.24 工作分解结构 workbreakdownstructure;WBS面向可交付物的任务层次分解,由项目团队执行,完成项目目标并创建出需要的可交付物。注:工作分解结构组织和定义项目的整个范围。项目管理知识体系指南( P M B O K 指南)第四版5 生存周期过程中的用户文档管理5.1 软件生存周期中的用户文档管理I S O / I E C 1 2 2

29、 0 7 : 2 0 0 8定义,用户文档管理是软件或系统生存周期中的支持过程。用户文档随着软件架构设计过程逐渐形成初级版本,在软件详细设计、软件构建,软件集成,软件测试和软件维护活动中根据要求进行更新。注1:也可以是为先前发布的软件或者商业现货软件开发用户文档;注2: I S O / I E C 2 5 5软件与系统工程在敏捷环境下开发用户文档中有更多关于用户文档开发和软件开发之间关系的信息。无论用户文档开发是不是软件生存周期的一部分,文档都有自己的生存周期,包括一系列的过程实现阶段;设计和开发,生产和维护阶段。用户文档管理应应用于文档生存周期的其他活动中:a ) 分析和设计,包括为项目文档

30、设计做准备的;收集软件产品和用户的信息、任务和需求;基于这些需求设计文档;b ) 开发和评审,包括根据适用性原则安排文档内容,通过编写文字和图形内容实施文档设计,在指定的媒体上实施信息,编辑和评审文档的内容,评估用户文档和产品的其他部分;c ) 生产,包括文档的整合、编制、复制、包装和发布;d ) 维护,包括在软件产品的整个生存周期内,保持文档的准确性、控制文档版本,修改文档以提高其易用性。按照I S O / I E C 1 2 2 0 7 : 2 0 0 8的要求,用户文档管理者应执行符合I S O / I E C 1 2 2 0 7 : 2 0 0 8中6 .3 .6和7 .2 .1的信息

31、管理和软件文档管理的过程。5GB/T166802015/ISO/IEC26511:2011注3:为了便于引用,附录B列出了这些过程的详细内容。用户文档管理者应参照P D C A ( P l a n D o C h e c k A c t )理论,执行如下活动:1 ) 制定用户文档的策略和目标,准备文档管理计划;2 ) 策划用户文档项目;3 ) 监控用户文档项目;4 ) 选择和实现文档编制所需的资源、工具和支持系统;5 ) 改进信息管理和文档编制过程。成功实施信息管理和软件文档管理可产生如下成果:形成策略,以确定软件产品和服务生存周期中需要编制的文档;确定软件文档开发过程中所采纳的标准;确定过程

32、或项目中编制的文档;描述、评审和批准所有文档的内容和目的;按照确定的标准,完成文档编制并确保其具有可用性;按照确定的准则,维护文档。5.2 组合管理和内容管理上条是从单独产品的单个生存周期的角度来阐述软件用户文档管理过程的,例如一个单独的用户手册、帮助系统或者文档集。本条着眼讨论用户文档管理者管理多个项目和产品的情况。因此用户管理涉及如I S O / I E C 1 2 2 0 7 : 2 0 0 8中6 .2 .3所述的组合管理过程的运用:项目组合管理过程的目的是启动和维持必要的,足够的,适合的一些项目,以满足组织的战略目标。这个过程需要投入足够的资金和资源,并批准创建所选项目的负责人,并不

33、断地对项目进行资格验证,来对是否继续投资的决策做出解释。成功实施项目组合管理的成果如下:商业机会,投资和必要性是合格的,有优先级的,有选择的;每个项目的资源和预算是明确的,合理分配的;项目管理的责任和授权是明确的;项目满足协议和利益相关方的需求;项目不满足协议和利益相关方的需求时,会被重新调整或取消。用户文档管理者应执行文档项目的组合计划,并与组织的整个组合计划保持一致。为了支持用户文档组合,并保持一致性,内容管理是一个有效的方法,创建和格式化有相似信息主题的多个文档时,它可以避免重复性工作。内容管理分离了信息产品的内容和输出格式,从某种意义上说,内容管理是在信息资产上应用组合管理,而不是生产

34、软件产品或用户文档。软件用户文档管理者应制定、实施和维护一个内容管理策略。内容管理策略应利用被管理的内容,指定有优先级的可重用内容的类型,以及有优先级的输出项(文档)的类型。内容管理策略可以定义内容管理过程和系统的责任和授权。可以识别潜在的利益相关者和内容使用者,包括本地化或者翻译的内容的使用者。可以建立标准用来判断哪些类型的内容需要被管理和维护。内容管理策略不指定任何特定的内容管理系统或者文档编写工具。注:达尔文信息分类体系结构T h e D a r w I f o r m a t o T y p g A r c h t e c t r e ( D I T A )是一个创建和管理文档的规范,

35、它建立了创作过程中的内容重用机制。5.3 信息管理策略与方针用户文档管理计划需要描述任务的关键信息:谁来做?使用哪些信息源?什么时候做?在哪里做?GB/T166802015/ISO/IEC26511:2011使用哪些工具?在管理者制定项目详细计划之前,需要一个信息管理策略:这项工作是否需要做?每一个方面需要做到什么程度?管理者应建立一个信息管理或者用户软件文档管理策略。策略描述用户软件文档如何支持组织的目标以及服务客户,确定产品和服务的优先级。策略制定宜与用户文档利益相关者(那些对文档有效性感兴趣的独立个人或组织)进行协商,利益相关者可能包括高层管理人员、项目负责人、客服人员、客户和业务分析人

36、员。用户文档策略的一个重要理论是最小化原则。既然不能文档化每个软件产品的每一个细节,那么用户文档管理者就需要从策略性的角度,按重要性去支持用户、客户和生产组织的需求。最小化原则意味着用户文档宜包含关键信息和用户完成主要任务需要的信息。用户文档宜是面向任务的,而不是覆盖软件内部结构的每个细节。软件文档编制不宜将时间和工作集中在那些用户通过软件界面就可以很容易发现和理解的软件功能上。按照最小化原则,用户文档没必要企图说明软件的每一个功能和每个可能的路径。用户文档宜是面向受众的。受众可能是经理、分析师、办公室人员、没有软件技能的专业人士、软件维护人员等。由于工作任务的不同,他们对文档有不同层次的细节

37、和展示的要求。作为用户文档的信息管理策略的一部分,文档管理者宜计划信息重用和调整(内容管理)方案,以便有效和有效率地服务于受众。所以文档计划宜说明为不同用户提供不同类型的信息。信息管理策略宜符合文档制定方针。文档制定方针由高层管理提供并支持,为所有决策者提供指导。方针提供广泛意义上的指导,不是详细的描述做什么和如何管理和编写文档。宜建立正式的、广泛公开推广的方针,并且与受方针影响的每个人进行沟通和协商。文档编写方针应确定采用哪个文档编写标准。相关信息的存储、记录管理、展示标准和约定需要与协议和规定保持一致。宜尽可能的采纳已有的标准,没有适合的标准时,宜编写标准和指南。用户文档策略,方针和标准宜

38、能够使管理者确定以下内容:需要哪些文档类型;提供多少个文档;包含什么文档;要达到什么样的质量水平;文档什么时候完成编制;如何存储、维护和传递文档。当信息管理策略已经建立,并且估算了组织资源和项目的花费和预期收益,用户文档管理者宜将策略应用到:根据可用资源和限制,评估实现项目目标的可行性;按重要性排序即将开始的项目;建立标准决定哪些项目需要执行。6 文档管理策划6.1 文档管理任务的WBS通过定义项目元素,项目W B S是有效的计划、评估和报告项目的基础。 W B S宜被用来评估每个元素的时间和花费,也用来跟踪已用的时间和花费。完整的W B S是项目初始评估,持续报告,纠偏,以及计算可能花费的一

39、个参考框架。管理者应在发布的信息范围内,定义每个文档项目级别或者元素级别的W B S 。 W B S中文档元素的层数依赖于任务的范围和跟踪花费、进度和技术质量的详细程度。 W B S中“元素”可以是:文档类型,例如教材、参考资料和培训文档;7GB/T166802015/ISO/IEC26511:2011需要文档化的产品;文档项目或者文档项目集;发布的文档,例如用户手册、帮助系统;文档的翻译版本或本地化版本;文档元素(主题、章条、标题、插图) 。通过W B S元素的进一步细分,可以确定适当的花费和任务类型。 W B S元素需要的任务类型:项目管理;文档设计;受众分析;作为学科专家提供信息;信息收集