1、Mai 2012 Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA) im DINPreisgruppe 12DIN Deutsches Institut fr Normung e. V. Jede Art der Vervielfltigung, auch auszugsweise, nur mit Genehmigung des DIN Deutsches Institut fr Normung e. V., Berlin, gestattet.ICS 35.240.60Zur Erstellung einer DIN SPE
2、C knnen verschiedene Verfahrensweisen herangezogen werden: Das vorliegende Dokument wurde nach den Verfahrensregeln eines Fachberichts erstellt.!$z_“1888760www.din.deDDIN SPEC 16567Elektronisches Geschftswesen Muster einer Vereinbarung ber die Abrechnung mit strukturiertemelektronischem Datenaustaus
3、ch (EDI), mit CD-ROMElectronic Business Model agreement on invoicing with structured electronic data interchange (EDI), Business lectronique Modle daccord pour facture base sur lchange structur de donnes informatises(EDI), avec CD-ROMAlleinverkauf der Spezifikationen durch Beuth Verlag GmbH, 10772 B
4、erlin www.beuth.deGesamtumfang 14 Seitenwith CD-ROMDIN SPEC 16567:2012-05 2 Inhalt SeiteVorwort . 3 Einleitung 4 1 Anwendungsbereich 4 2 Normative Verweisungen . 4 3 Begriffe 5 4 Mustervereinbarung . 6 Anhang A (informativ) Mustervereinbarung 7 Literaturhinweise . 14 DIN SPEC 16567:2012-05 3 Vorwort
5、 Diese DIN SPEC wurde vom Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA), Arbeits-ausschuss NA 043-03-03 Elektronisches Geschftswesen“ erarbeitet. Der NIA ist u. a. fr normative Festlegungen im Anwendungsbereich des elektronischen Datenaustausches (EDI), im weiteren Sinn auch eBusiness zu
6、stndig. Die vorliegende DIN SPEC wurde unter Mitwirkung von GS1 Germany GmbH und des VDA Verband der Automobilindustrie erarbeitet. Auch wenn sich die DIN SPEC allgemein auf EDI bezieht und damit jeden EDI-Nachrichtenstandard fr den Austausch von Rechnungsdaten zulsst, wird doch im Wesentlichen auf
7、das UN/EDIFACT-Regelwerk Bezug genommen. Die vorliegende DIN SPEC ist aber auch mit anderen EDI-Nachrichtenstandards anwendbar. Dieser DIN SPEC liegt eine CD-ROM bei, auf der der Text der Mustervereinbarung nach Anhang A im Format WORD hinterlegt ist. DIN SPEC 16567:2012-05 4 Einleitung Die bermittl
8、ung von elektronischen Rechnungen mittels EDI (en: Electronic Data Interchange) und WebEDI gehrt zu den Standardanwendungen in der Wirtschaft. Auf Grund der nderung des deutschen Umsatzsteuergesetzes hat der Gesetzgeber am 2008-12-19 mit dem Steuerbrokratieabbaugesetz eine bereits lange von der Wirt
9、schaft geforderte Vereinfachung umgesetzt: Seit 2009-01-01 kann in Deutschland bei EDI-Rechnungen auf die Sammelabrechnung (zusammenfassende Rechnung) verzichtet werden. Bis 2008-12-31 verlangte das deutsche Umsatzsteuergesetz beim elektronischen Datenaustausch (EDI) zustzlich eine zusammenfassende
10、Rechnung, die meist in Papierform ausgestellt wurde. Nun gengen eine Vereinbarung ber den EDI-Datenaustausch und der Einsatz von sicheren Datenaustauschverfahren, welche die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten sicherstellen. Eine Expertengruppe aus EDI- und Steuerfachleuten, Wirts
11、chaftsprfern und Spitzenverbnden hat die bereits vorher geltenden Anforderungen hinsichtlich Authentizitt und Integritt eingehend diskutiert und die vorliegende Mustervereinbarung fr den EDI-Rechnungsaustausch erarbeitet, um den Anwendern in der Wirtschaft wichtige Hilfestellungen zur Gewhrleistung
12、der Rechtssicherheit bei der bertragung von EDI-Rechnungen zu geben. Das Ergebnis dieser Arbeit ist die vorliegende DIN SPEC 16567. 1 Anwendungsbereich Diese DIN SPEC legt eine Mustervereinbarung fr elektronische Abrechnungsprozesse im EDI-Verfahren fest. Diese Mustervereinbarung dient in ihrer Gesa
13、mtheit vorwiegend der Erfllung umsatzsteuerrechtlicher Anforderungen, insbesondere den Regelungen des deutschen Umsatzsteuergesetzes hinsichtlich Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten sowie der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (2006/112/EG). Die Mustervereinbarung basiert auf der in 14 Ab
14、s. 3 UStG zitierten Empfehlung 94/820/EG der Europischen Kommission vom 19. Oktober 1994 ber die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches. Durch die Verwendung der empfohlenen europischen Mustervereinbarung soll fr beide Parteien die Rechtssicherheit gewahrt und ein Aushandeln im Einz
15、elfall vermieden werden. Auerdem werden die notwendigen Schritte hinsichtlich EDI-Prozess und Archivierung geregelt, um die Anforderungen des Gesetzgebers zu erfllen. 2 Normative Verweisungen Die folgenden zitierten Dokumente sind fr die Anwendung dieses Dokuments erforderlich. Bei datierten Verweis
16、ungen gilt nur die in Bezug genommene Ausgabe. Bei undatierten Verweisungen gilt die letzte Ausgabe des in Bezug genommenen Dokuments (einschlielich aller nderungen). DIN 5008, Schreib- und Gestaltungsregeln fr die Textverarbeitung DIN 16557-3, Elektronischer Datenaustausch fr Verwaltung, Wirtschaft
17、 und Transport (EDIFACT); Allge-meine Einfhrung fr Einheitliche Nachrichtentypen (UNSMs) DIN EN ISO 216, Schreibpapier und bestimmte Gruppen von Drucksachen Endformate A- und B-Reihen und Kennzeichnung der Maschinenlaufrichtung DIN SPEC 16567:2012-05 5 3 Begriffe Fr die Anwendung dieses Dokuments ge
18、lten die Begriffe nach DIN 16577-3 und die folgenden Begriffe. 3.1 UN/EDIFACT (en: United Nations Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) Regeln der Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen (UN/ECE) fr den elektronischen Datenaustausch in Verwaltung, Wirtschaft un
19、d Transport ANMERKUNG UN/EDIFACT umfasst eine Reihe von international vereinbarten Standards, Verzeichnissen, und Richtlinien bezglich des elektronischen Datenaustausches von strukturierten Daten zwischen unabhngigen Informationssystemen, im Besonderen fr den Handel von Waren und Dienstleistungen. 3
20、.2 elektronischer Datenaustausch EDI (en: Electronic Data Interchange) bertragung kommerzieller und administrativer Daten zwischen Computersystemen auf Basis zwischen den Partnern vereinbarter Datenstrukturen 3.3 UN/ECE (en: United Nations Economic Commission of Europe) Wirtschaftskommission der Ver
21、einten Nationen fr Europa 3.4 EDI-Nachrichtenstandard vorgegebene Spezifikation zur Strukturierung von Daten fr den elektronischen Austausch im Rahmen der elektronischen Datenverarbeitung ANMERKUNG Typische Vertreter fr internationale EDI-Nachrichtenstandards sind beispielsweise ANSI ASC X12 (haupts
22、chliche Verwendung in Amerika), EDIFACT (weltweit gebruchlichster und umfassendster Standard), GS1 XML (Konsumgterwirtschaft) und SWIFT (Bankwesen). Darber hinaus gibt es eine Reihe von nationalen, produkt- oder branchenbezogenen Standards. 3.5 Rechnung Dokument, mit dem ber eine Lieferung oder sons
23、tige Leistung abgerechnet wird, gleichgltig, wie dieses Dokument im Geschftsverkehr bezeichnet wird ( 14 Abs. 1 UStG) ANMERKUNG Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfngers auf elektronischem Weg zu bermitteln. 3.6 WebEDI Verfahren zur EDI-Anbindung von Geschftspartnern
24、 der EDI-Infrastruktur unter Nutzung der Internet-Technologie ANMERKUNG WebEDI ist eine gnstige EDI-Lsung fr Lieferanten, die ber kein eigenes EDI-System verfgen. Die Daten werden dabei ber ein Web-Portal beim Unternehmen eingegeben. 3.7 Authentizitt Zustand, in dem eine Information als gltig erkann
25、t wurde und in dem bekannt ist, dass sie von der angegebenen Quelle erzeugt wurde 3.8 Integritt Zustand, in dem Informationen vollstndig, korrekt und nicht verndert oder verflscht sind DIN SPEC 16567:2012-05 6 3.9 Identifikationsnummer Identifikator zur eindeutigen Kennzeichnung fr eine einfache, d.
26、 h. fr den Menschen leicht erfassbare Darstellung 3.10 Schriftform urkundliche Gestaltung einer Willenserklrung oder eines Rechtsgeschftes durch Text und Unterschrift ANMERKUNG Die Schriftform kann von Gesetzes wegen vorgeschrieben sein (nach 126 BGB) oder zwischen den Parteien ausbedungen worden se
27、in (gewillkrte Form). 3.11 Textform lesbare, dauerhafte Erklrung, in der der Ersteller der entsprechenden Urkunde genannt wird und aus der durch Nachbildung der Namensunterschrift der Abschluss der Erklrung hervorgeht sowie erkennbar ist, dass und wo die Erklrung abgegeben wurde ( 126b BGB) ANMERKUN
28、G Im Unterschied zur Schriftform bedarf es bei der Textform keiner eigenhndigen Unterschrift. Zur Textform gehren auch Telefax-Nachrichten, maschinell erstellte Briefe, Telegramm-, E-Mail- oder SMS-Nachrichten. 4 Mustervereinbarung Im Anhang A wird ein Text fr eine Mustervereinbarung inklusive Anlag
29、e als mgliches Beispiel bereit gestellt. Konkrete Layoutvorgaben werden dabei nicht gegeben; jedoch sollte beim Aufsetzen einer Vereinbarung in Papierform das Format A4 nach DIN EN ISO 216 verwendet und gegebenenfalls die Schreib- und Gestaltungsregeln fr die Textverarbeitung nach DIN 5008 bercksich
30、tigt werden. DIN SPEC 16567:2012-05 7 Anhang A (informativ) Mustervereinbarung Vereinbarung ber die Abrechnung mit strukturiertem elektronischem Datenaustausch (EDI) zwischen Firma . Adresse . Eindeutige Identifikationsnummer . im Folgenden als Leistungserbringer“ bezeichnet und Firma . Adresse . Ei
31、ndeutige Identifikationsnummer . im Folgenden als Leistungsempfnger“ oder gemeinsam mit dem Leistungserbringer als Parteien“ bezeichnet. Der Leistungsempfnger handelt: a) im eigenen Namen; b) namens der in der Anlage zu dieser Vereinbarung gelisteten Leistungsempfnger; c) im eigenen Namen als auch n
32、amens der in der Anlage zu dieser Vereinbarung gelisteten Leistungsempfnger. DIN SPEC 16567:2012-05 8 Vorbemerkungen Die Parteien haben vereinbart, ihre Abrechnungsdaten durch elektronischen Datenaustausch (EDI) zu bermitteln. Alle bisher zwischen den Parteien abgeschlossenen EDI-Vereinbarungen zum
33、Rechnungs-datenaustausch werden mit Inkrafttreten dieser Vereinbarung gegenstandslos. Diese Vereinbarung dient in seiner Gesamtheit vorwiegend der Erfllung umsatzsteuerrechtlicher Anforderungen, insbesondere den Regelungen des deutschen Umsatzsteuergesetzes hinsichtlich Echtheit der Herkunft und Unv
34、ersehrtheit der Daten sowie der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (2006/112/EG). Die Vereinbarung basiert auf der in 14 Abs. 3 UStG zitierten Empfehlung 94/820/EG der Europischen Kommission vom 19. Oktober 1994 ber die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches. Durch die Verwendung der em
35、pfohlenen europischen Mustervereinbarung soll fr beide Parteien die Rechtssicherheit gewahrt und ein Aushandeln im Einzelfall vermieden werden. Die Anlage(n) zu dieser Vereinbarung ist (sind) wesentlicher Bestandteil dieser Vereinbarung und kann (knnen) einseitig nur unter den in dieser Vereinbarung
36、 normierten Voraussetzungen abgendert werden. Dies vorausgeschickt, vereinbaren die Parteien das Folgende: Artikel 1 Zielsetzung und Geltungsbereich 1.1 Diese Vereinbarung legt die rechtlichen Bedingungen und Vorschriften fest, denen die Parteien bei der Abwicklung von Transaktionen mit Hilfe des el
37、ektronischen Datenaustausches von Rechnungsdaten unterliegen (EDI-Verfahren). 1.2 Die Vereinbarung besteht ausschlielich aus den nachfolgenden Bestimmungen. 1.3 Sofern die Parteien nicht anderweitig bereinkommen, regeln die Bestimmungen der Vereinbarung nicht die vertraglichen Verpflichtungen, die s
38、ich aus den ber EDI abgewickelten Transaktionen ergeben. 1.4 Die Parteien sind hinsichtlich der Durchfhrung des EDI-Verfahrens berechtigt, sich Dritten zur Erfllung ihrer Verpflichtungen zu bedienen, sofern dies der jeweils anderen Partei zuvor mitgeteilt wird. Dies entbindet die Parteien nicht von
39、ihren Verpflichtungen. Artikel 2 Begriffsbestimmungen Fr die Vereinbarung werden die nachstehenden Begriffe wie folgt definiert: 2.1 EDI Als elektronischer Datenaustausch wird die bertragung kommerzieller und administrativer Daten zwischen Computersystemen auf Basis zwischen den Partnern vereinbarte
40、r Datenstrukturen bezeichnet. 2.2 EDI-Nachricht Als EDI-Nachricht wird eine Gruppe von Informationen bezeichnet, die nach einer vereinbarten Datenstruktur in ein maschinenlesbares Format gebracht wird und sich automatisch und eindeutig verarbeiten lsst. 2.3 EDI-bertragungsdatei Eine EDI-bertragungsd
41、atei kann eine oder mehrere EDI-Nachrichten enthalten. 2.4 Empfangsbesttigung Als Empfangsbesttigung einer EDI-bertragungsdatei wird das automatisierte Verfahren bezeichnet, mit dem der Versender systemseitig eine Besttigung erhlt, dass die EDI-bertragungsdatei in den Zugriffs-bereich des Leistungse
42、mpfngers gelangt ist. DIN SPEC 16567:2012-05 9 2.5 Arbeitstag Arbeitstage sind alle Kalendertage mit Ausnahme von Samstagen, Sonntagen und den bundesweit einheit-lichen Feiertagen. Artikel 3 Beweiszulssigkeit von EDI-Nachrichten Die Parteien vereinbaren im Rahmen der gegebenenfalls anwendbaren natio
43、nalen Rechtsvorschriften, dass im Streitfall die Aufzeichnungen von EDI-Nachrichten, die sie nach den Bedingungen dieser Vereinbarung gespeichert haben, vor Gericht zulssig sind und ein Beweismittel fr die darin enthaltenen Fakten darstellen, sofern kein gegenteiliger Beweis erbracht wird. Artikel 4
44、 Verarbeitung und Empfangsbesttigung von EDI-bertragungsdateien 4.1 Die EDI-bertragungsdateien werden unverzglich (ohne schuldhaftes Zgern) nach dem Empfang verarbeitet. 4.2 Der Sender kann nach entsprechender Rcksprache mit dem Empfnger die EDI-bertragungsdatei als nichtig behandeln und die EDI-ber
45、tragungsdatei erneut versenden (Wiederherstellungsprozedur), wenn er nicht innerhalb einer Frist von Arbeitstagen eine Empfangsbesttigung bekommen hat oder ihm signalisiert wurde, dass die Verarbeitung durch technische bertragungsfehler nicht mglich ist. Artikel 5 Sicherheit von EDI-Nachrichten/-ber
46、tragungsdateien 5.1 Die Parteien verpflichten sich, Sicherheitsverfahren und -manahmen durchzufhren und aufrecht-zuerhalten, um EDI-bertragungsdateien vor unbefugtem Zugriff, Vernderungen, Verzgerung, Zerstrung oder Verlust zu schtzen. 5.2 Zu den Sicherheitsverfahren und -manahmen gehren die berprfu
47、ng des Ursprungs, die ber-prfung der Integritt, die Nichtabstreitbarkeit von Ursprung sowie die Gewhrleistung der Vertraulichkeit, die dem Vertraulichkeitsgrad einer Papierrechnung (keine Verschlsselung notwendig) entspricht, von EDI-Nachrichten und -bertragungsdateien. Die Parteien und die beauftra
48、gten Dritten nach 1.4 gewhrleisten, dass die im Rahmen dieser Vereinbarung bermittelten EDI-Nachrichten/-bertragungsdateien mit ihren Informationen als vertraulich behandelt und weder an unbefugte Personen weitergegeben oder gesendet, noch zu anderen als von den Parteien vorgesehenen Zwecken verwend
49、et werden. Sicherheitsverfahren und -manahmen zur berprfung des Ursprungs und der Integritt, um den Sender einer EDI-Nachricht/-bertragungsdatei zu identifizieren und sicherzustellen, dass jede empfangene EDI-Nachricht/-bertragungsdatei vollstndig ist und nicht verstmmelt wurde, sind fr alle Nachrichten und bertragungsdateien obligatorisch. 5.3 Fhren die Sicherheitsverfahren und -manahmen zur Zur
