1、G8/T 19004.2-1994 前言本标准等同采用国际标准1509004-20993年重印版)质量管理和质量体系要素第2部分g服务指南。本标准是GB/T19000-150 9000系列标准的组成部分，与GB/T19000-150 9000系列标准相协调。本标准的附录A、附录B、附录C均为提示的附录。本标准由中国标准化与信息分类编码研究所提出。本标准由全国质量管理和质量保证标准化技术委员会归口。本标准主要起草单位2中国标准化与信息分类编码研究所、北京理工大学、国内贸易部、铁道部、交通部、邮电部、国家民航局、国家旅游局。GB/T 19004.2-1994 ISO前去日ISO(国际标准化组织是由
2、各国标准化团体(lSO成员团体)组成的世界性的联合会。制定国际标准的工作通常由ISO技术委员会完成。各成员团体若对某技术委员会确定的项目感兴趣，均有权参加该委员会的工作。与ISO保持联系的各国际组织(官方的或非官方的)也可参加有关工作。在电工技术标准化方面，ISO与国际电工委员会(lEC)保持密切合作关系回由技术委员会通过的国际标准草案提交各成员团体表决。需取得至少75%参加表决的成员团体的阿窟，才能作国际标准正式发布。国际标准ISO9004-2是由ISO/TC176国际标准化组织质量管理和质量保证技术委员会制定的。ISO 9004的总题目是质量管理和质量体系要素，包括下列部分2第1部分指南第
3、2部分z服务指南第3部分z流程性材料指南第4部分2质量改进指南第5部分=质量计划指南第6部分s项目管理的质量保证指南第7部分2技术状态管理指南第1部分将是ISO9004，1987的修订本。第3部分至第6部分正在准备中。ISO 9004本部分的附录A、B和C作为提示性资料。GB/T 19004.2-1994 I 质量和顾客满意是正在受到全世界日益关注的重大问题。本标准反映了这种认识和追求，以促进各组织和公司用更为有效的方法管理其各方面服务活动的质量，本标准遵循GB/T19000-150 9000GB/T 19004一1509004系列标准中的各项质量管理原则。该系列标准认为，如果达不到质量目标，
4、将对顾客、组织和社会产生不利影响，因而进一步认为确保预防上述的失败是管理者的责任。在一个组织中，质量的创造和维持取决子系统的质量管理方法，其目的是确保顾客的需要得到理解和满足。为获得质量，需要组织中各层次人员信守各项质量原则，并基于所提供服务的顾客感受，对巳建立的质量管理的体系不断地进行评审和改进。质量管理的成功应用为服务组织提供了以下重要机会z提高服务业绩和顾客满意程度p提高生产率、效率和降低成本，一一提高市场占有率团为获得这些利益，服务的质量体系还应反映提供服务时所涉及的人的因素，包括以F措施.管理服务所包括的社会过程g一一考虑到人的相互影响是服务质量的一个至关重要的部分，一-认识到组织的
5、形象、文化和业绩对顾客感受的重要性;开发人员的技巧和能力;一-激励人员去提高质量和满足顾客的期望。1 范围中华人民共和国国家标准质量管理和质量体系要素第2部分:服务指南Quality management and quallty system element Part 2,Guldellnes for servlces GB/T 19004.2-1994 idt ISO 9004-2 ,1991 本标准为在组织内建立和实施质量体系提供了指导。它基于在GB/T19004-ISO 9004中所描述的内部质量管理的一般原则，并专门为服务的质量体系提供了一个综合性的概貌囚本标准可应用于新的或改进的服务
6、项目的服务质量体系的开发工作。它也可以直接用于现有服务质量体系的实施。质量体系包含为提供有效服务所必须的所有过程，从市场开发到服务提供，并包括对顾客提供的服务的分析。本标准所阐述的概念、原则和质量体系要素适用于所有的服务类型，不论是只提供单一性质的服务，还是产品制造和供应产品双重性质的综合体。这可以用一个连续的区间来表示，从直接与产品相关的服务到几乎不涉及产品的服务的情况回图l表示了三种服务类型的概念。产品吉量离)产品吉量(低)车辆销售服务餐馆服务法律服务图1服务连续区|同内的产品内涵注1，有关设备或设施也可直接包括在所提供的服务中，例如售货机或自动取款机.本标准的概念和原则适用于大型和小型组
7、织。虽然小型服务组织不会有也不需要有较大企业所需要的复杂结构，但也适用同样的原则。其差异仅是规模的不同。首先，顾客是指组织外部的最终服务接受者回虽然顾客常常可能是组织内部的成员，特别在较大组织中更是如此，这里顾客可以是现行过程中的下一阶段成员。本标准原则上是指外部顾客，不过为了完全达到所要求的质量，它也可用于内部顾客。对运作要素的选择及其应用的程度取决于这样的因素，如所服务的市场、组织的选择、服务的性质、服务的过程和顾客的需要。附录A给出了可以运用本标准的服务业例子，仅供参考。这些例子包括了产品制造工业中所规定的固有的服务活动。国家技术监督局1994-11-29批准1995-06-01实施GB
8、/T 19004.2-1994 2 引用标准本标准引用下列标准的有关条文。本标准发布时，这些引用标准均为有效版本。所有的标准都将修订.因此，鼓励依据本标准达成协议的各方尽可能采用下列标准的最新版本。IEC和ISO成员均持有现行布效的国际标准。GB/T 6583-1992 质量一一术语(idtISO 8402 , 1986) GB/T 19000-1992 质量管理和质量保证标准一一选择和使用指南(idtIS09000 , 1987) GB/T 19004-1992 质量管理和质量体系要素一一指南(idtISO 9004 ,1987) 3 定义GB/T 6583一ISO8402中给出的定义与下列
9、定义适用于本标准。注2 .服务组织这个术请在适当的场合也可表示供方。3 为提供明确的指导，重复出现的一些定义不加注释，用括号给出其出处。3. 1 组织orgamza tlOn 无论联营或独营、公营或私营的具有自身职能和管理机构的公司、社团、商所、企业或组合体，或它们的一部分。3. 2 供方supplier 向顾客提供产品或服务的组织。注h有时称供方为商量第4万。3.3 分供方sub-contractor 在合同情况下，服务组织的供方。3. 4 顾客customer 产品或服务的接受者。注5 顾客可以是最终消费者、使用者、受益者或购买者.6 有时称顾客为商务第二厅.7 顾客可以是服务组织内部的一
10、个单元。3.5服务servlce为满足顾客的需要.供方与顾客接触的活动和供方内部活动所产生的结果。注自在接触面上.供方或顾在可能由人员或设备来代表。9 对于服务提供，在与供h接触面上顾窑的活动可能是实质所在。10 有形产品的提供或使用可能成为服务提供的个部分。11 服务叮能与有形产品的制造和供应连在起.3. 6 服务提供service delivery 提供某项服务所必需的供方活动。3. 7 质量(品质)qual町反映产品或服务满足明确或隐含需要能力的特征和特性的总和。(GB/T6583-ISO 8402) 3.8 质量方针quality policy 由组织的最高管理者正式颁布的该组织总的质
11、量宗旨和质量方向。(GB/T6583-ISO 8402) 3.9 质量管理quality management 制定和实施质量方针的全部管理职能。的BjT6583一ISO8402) 3.10 质量体系quality syst盯nGB/T 194.2-1994 为实施质量管理的组织结构、职责、程序、过程和资源。CGB/T6583 150 8402) 4 服务特性4. 1 服务和服务提供的特性服务的要求必须依据可以观察到的和需经顾客评价的特性加以明确规定。提供服务的过程也必须依据顾客不能经常观察到的但又直接影响服务业绩的特性加以规定。两类特性都必须能被服务组织对照所规定的验收标准作出评价。服务或服
12、务提供的特性可以是定量的(可测量的)或者是定性的(可比较的)，这取决于如何评价以及是由服务组织还是由顾客进行评价。i 12许多由顾客作主观评价的定性特性，也是服务组织作定量测量的选择对象。在服务要求文件中可能指定的特性实例包括:一一设施、能力、人员的数目和材料的数量;等待时间、提供时间和过程时间;一一卫生、安全性、可靠性和保密性;一一应答能力、方便程度、礼貌、舒适、环境美化、胜任程度、可信性、准确性、完整性、技艺水平、信用和有效的沟通联络。4.2 服务和服务提供特性的控制在多数情况下，服务和服务提供特性的控制只能由控制提供服务的过程来达到。因此，过程业绩的测景和控制对达到l和维持所要求的服务质
13、量是不可缺少的。运用最终检验的h法来影响与顾客接触中的服务质量通常是不可能的，顾客评定任何不合格常常是直接的，然而，在一些情况下，在服务提供时采取补救措施是可能的。服务提供过程的范围吁以从高度机械化的服务(如直拨电话)到高度人工化的服务(如法律、民疗或咨询服务等。无论通过机械化还是涵过详细程序所进行的服务，对过程规定得越具体，则越需要运用结构化的和严密的质量体系原则。5 质量体系原则5.1 质量体系的关键方面图2表示出顾客是质量体系三个关键方面的焦点，它还表尽，只有当管理职责，人员和物质资源，以及质量体系结构兰者之间相互配合协调时，才能保证顾客满意。GB!T 19004.2-1994 图2质量
14、体系的关键方面5.2 管理职责5.2.1 概述管理职责是制定使顾客满意的服务质量方针。成功地实施这个方针取决于管理者对质量体系的开发和有效运行负责。5.2.2 质量方针服务组织的最高层管理者对服务组织的质量方针负责并作出承诺。管理者应提出以下诸方面的质量方针，并形成文件:-一所提供服务的等蜘服务组织在质量方面的形象和信誉;服务质量的各项目标，在追求质量目标中所采取的措施$一一负责实施质量方针的全体人员的作用。管理者应确保质量方针的传播、理解、实施和保持。5.2.3 质量目标实现质量方针，需要明确建立质量目标的主要目的。主要目的皮包括z顾客满意与职业标准和道德相一致;服务的持续改进$考虑社会和环
15、境方面的要求s一提供服务的效率。管理者应把各主要目的转化为系列的质量目标和活动。例如:用适当的质量度量.明确规定顾客的需要，采取预防措施和控制，以避免顾客的不满意g针对所要求的服务业绩和等级，优化质量成本;一在服务组织内形成对质量共同承担义务;GB/T 19Q04.2-1994 一一不断评审服务要求和成绩，以识别改进服务质量的机会p一一预防服务组织对社会和环境的不利影响。5.2.4 质量职责和权限为达到质量目标，管理者应建立一个质量体系结构，以便对提供服务的所有阶段的服务质最进行有效的控制、评价和改进。应对其活动影响服务质量的所有人员明确地规定一般的和专门的职责和权限。皮包括确保服务组织内部和
16、外部所有接触面上的顾客/供方有效的相互关系。所规定的职责和权限都应该与为达到服务质量所必须的手段和方法相一致。高层管理者应负责确保对质量体系要求的制定。他们应直接负责或任命一个管理代表负责，以确保质量体系的建立、审核，以及为了改进而进行持续的测量和评审。虽然专门指定负责的人员能有助于达到质量要求，但应强调指出，他们不是创造质量的人，他们仅仅是质量体系的一部分。质量体系的范围包括全部职能，并需要服务组织内的全体人员参与、承担注务，并有效地合作，以实现持续的质量改进。5.2.5 管理评审管理者应对质量体系进行正式的、定期和独立的评审，以便确定质量体系在实施质量方针和实现质量目标中是否持续稳定和有效
17、。应特别强调改进的必要性和可能性。评审应由管理者中的适当成员或能胜任的、独立的人员进行，他们能直接向高层-管理者报告工作。管理评审应由一系列有组织的、综合性的评价构成，该评价应包含全部有关信息的来源，包括:一一服务业绩分析结果，即在达到服务要求和顾客满意方面，有关服务提供过程的全面做果和敛率的信息(见6.4);一-质量体系所有要素的实施和有效性是否符合所规定的服务质量目标的内部审核结果(见6.44) , 一一由于新技术、质量概念、市场战略、社会或环境等各种情况带来的变化。应该把观察结果、结论和建议作为评审和评价的结果，并以文件的形式提交管理者，以便在制定服务质量改进计划时采取必要的措施。5.3
18、 人员和物质资源5.3.1 概述为实施质量体系和达到质量目标，管理者应提供足够的和适当的资源。5. 3. 2 人员5.3.2.1 激励任何组织中最重要的资源是该组织中的每个成员。这对一个服务组织尤为重要，组织的每个成员的行为和业绩都直接影响服务质量。作为对人员的激励、提高、沟通和业绩的一种促进，管理者应该2基于满足规定工作规范的能力来选择人员g提供一个促进良好的和稳定的工作关系的工作环境;通过协调致的、创造性的工作方法和更多的参与机会来发挥组织内每个成员的潜力;保证理解所要完成的任务和达到的目标，包括他们是如何影响质茧的s要使全体人员意识到他们都参与并影响提供给顾客的服务的质量;通过给F赏识和
19、对成绩的奖励来鼓励员工在提高质量方面作出贡献p一一定期对激励人员提高服务质量的因素进行评定;一一实施人员的职业策划和开发;制定有计划的提高人员技能的措施。5.3.2.2 培训和开发GB/T 19004.2一1994教育可提高对变革必要性的意识，并提供能进行变革和开发的方法。人员开发的重要因素包括2甲质量管理负责人的培训，包括质量成本和质量体系有效性的评价$-一人员培训(不应局限于仅与质量职责有关的人员刘对人员进行本组织的质量方针、目标和顾客满意的概念等方面的教育;质量意识教育大纲，包括对新人员的入门教育和培训课程，以及对从事较快时期服务的人员的定期知识更新教育;一用于规定和验证人员接受了适当培
20、训的程序;迸行过程控制、数据收集和分析、问题的识别和分析、纠正措施和改进、小组工作和沟通联络方法等方面的培训11; 一一对需要有正式资格的人员，必须对其要求进行慎重的评定，必要时给予适当的帮助和鼓励，对人员的业绩进行评价，以评定他们的发展需要和潜力。5. 3. 2. 3 沟通联络服务人员，特别是那兽与顾客直接交往的人员，应具备沟通联络方面的适当知识和必要的技能，他们应能形成一个自然的工作小组，能与外部组织和代表适当地协作，以提供及时的和运转流畅的服务.小组活动，诸如质量改进讨论会J能有效地增进人员之间的沟通联络，并能提供一个支持员工参与并合作解决问题的机会。服务组织内部定期沟通联络应该是各级管
21、理的一个特色。一个适当的信息系统的存在是沟通联络和服务运作的基本下，具囚沟通联络的方法可包括2管理简报;信息交流会;形成文件的信息$信息技术设施。5.3.3 物质资源服务运作所要求的物质资源可包括:一一提供服务用的设备相储存品;一一运作必需的诸如设备、运输和信息系统p一一质量评定用的设施、仪器仪表和计算机软件g一一运作和技术文件。5. 4 质量体系结构5.4.1 概述服务组织应开发、建立、实施和保持一个质量体系并形成文件，作为能够实现规定的服务质量方针和目标的手段。质量体系的运作要素在第6章中描述。各质量体系要素应组织起来，以便对影响服务质量的全部运作过程进行恰当的控制和保证。质量体系应该强调
22、预防性活动以避免发生问题，同时在一旦发生故障时，不丧失作出反应和加以纠正的能力。5.4.2 服务质量环应建立质量体系程序以便规定服务全过程，其中包括三个主要过程(市场开发、设计和服务提供)的要求。因3表示出在服务质量环中三个主要过程的运转情况。顾客所感受到的服务质量直接受到这些过程的影响，也受那些有助于服务质量改进的服务质量反馈测量的影响，即一供方对所提供服务的评定6顾客对所接受服务的评定gGB/T 19004.2-1994 一-对质量体系全部要素的实施和有效性所作的质量审核。r-一-1I 9务组拙, : JW，石i1倍!B; 例i 供方接触山供hI ，我:L_ _J。服务荷要时果口服务川7
23、服务过何文件C:J 服务峭图3服务质量环在质量环各相互影响的要素之间，也应该建立质量反馈。5.4.3 质量文件和记录5. 4.3.1 文件体系组成质量体系的全部服务要素、要求和规定均应加以确定，并形成文件，作为服务组织全部文件的个部分。相应的质量体系文件包括2a) 质量手册g质量子册应提供对质量体系的描述，作为长期的文件。它应包括3质量方针;一一质量目标:一一组织结构，包括职责g十一质量体系的描述，包括作为质量体系组成部分的全部要素和规定;本组织的质量措施;质量体系文件的结构和分发。GB/T 19004.2-1994 b) 质量计划z针对某-特定的服务项目描述专门的质量实施、资源和活动顺序。c
24、) 程序z书面规定服务组织为满足顾客需要所开展的活动的目的和范围，以及这些活动如何实施、控制和记录。程序夜得到同息，为有关人员所拥有，并被所有那些与其作业有接口关系的人员所理解。dJ 质量记录z它提供以下信息质量目标达到的程度顾客对服务满意和不满意的程度g一一有关质量体系评审和服务改进的结果;一一为识别质量趋势所进行的分析，纠正措施及其效果:一一相应分供方的业绩;一一人员的技能和培训;一一与竞争对手的比较。质量记录应z被核实是有效的z迅速获得的3按指定的时间保留$防止在贮存中损坏、丢失利变质。管理者应建立存取质量记录的制度。5.4. 3. 2 文件控制所有文件都应字迹清楚、注明日期(包括修订日
25、期)、清晰、易于识别和具有权威性。应制定控制文件的发布、分发和修订的办法。这些办法应保证所有文件能作到:一一由授权人员批准;一一在需要此资料的范围内发放并保证其可用性$-一一使用者能够理解和接受p一对任何必要的修订进行评审;文件作废A.t给予撤销。5.4.4 内部质量审核为了验证质量体系的实施情况和l在效性，以及是否坚持遵守服务规范(见6.2.3)和服务提供规范(见白.2.1)及质量控制规范(见6.2.5)，应定期进行内部质量审核，内部质量审核应按照已形成文件的程序由与受审核活动或领域无关的、能胜任的人员高计划地完成并记录归档。审核结论应形成文件并提交给上级管理者。对被审核活动，管理者应负责确
26、保采取必要的、和审核结论相适应的纠正措施。应当评定由前次审核产生的纠正措施情况和效果。注J:l，有关质量审格的更详细的院料和指南叮参阅GB!T1902 1. 1 lSO 10011-), 5.5 与顾客的接触5.5.1 概述管理者Jy.在顾客亏服务组织的人员之间建立有效的相亘协作关系。这对顾客所感受到的服务质量是极为道耍的。管理者基于满足顾客简要而采取措施的实际行动来创造良好的形象影响这种感受囚这种由各层次人员所体现的形象对服务组织与顾客之间的关系有着最重要的影响。同顾客直接接触的人员是获得质量改进过程信息的重要来源。管理者应定期评审用于促进与顾客GB/T 194.2-1994 联系的方法。5
27、.5.2 与顾客的沟通联络与顾客的沟通联络包括倾昕顾客的意见，并保持向顾客通报。应关注与顾客(其中包括内部顾客)沟通联络或接触中的困难。在服务提供过程的改进方面，这些困难可提供重要的信息。与顾客有效的沟通联络包括2关于服务、服务范围、可用性和提供及时性的描述$说明服务费用的多少;解释服务、服务提供和费用三者之间的相互关系;一一旦发生问题，向顾客解释每个问题的后果和解决它们的方法;保证顾客意识到他们对服务质量的作用s提供适当的、容易接受的、有效的沟通联络和设施s确定所提供的服务与顾客的真正需要之间的关系。顾客对服务质量的感受，常常是通过与服务组织的人员和设施的沟通联络获得的。法14与顾客的沟通联
28、络可能由于资惊不适宜而受到影响。6 质量体系运作要素6.1 市场开发过程6.1.1 市场研究和分析的质量市场开发职责是确定和促进对服务的需要和要求。有用的方法包括为收集市场信息所进行的调查和访问。管理者应制定有关策划和实施市场开发活动的程序。与市场开发质量有关的因素应包括.一一-确定顾客对提供的有关服务的需要和期望(例如消费者的喜好、服务等级和所期望的可靠性、可用性、顾客未指明的期望或倾向k一各种辅助性服务，竞争对手的活动和业绩，评审法规(例如卫生、安全和环境)和有关的国家、国际标准及规范$分析和评审己经收集到的顾客的要求、服务数据及合同信息(有关分析数据的汇总结果应通知设计和服务提供人员),
29、 与所有影响服务组织的职能部门相协商，以确认他们为满足服务质量要求的承诺和能力;对变化着的市场需要进行调查.对新技术和竞争对手的影响进行研究;质量控制的应用。6.1.2 供方的义务供方对顾客的义务可以在服务组织与顾客之间用明显的或含蓄的方式来表达。供方的明显义务，例如保市，应适当地形成文件。文件在发布前应经过审查，以便与下列方面取得一致=耍。有关的质量文件;一一供方的能力$一一有关的规章和法律要求。这些义务应作为服务提要(见6.1. 3)的参考J可供方义务正式规定后，与顾客进行有效联系尤为草6.1.3 服务提要一旦作出提供一项服务的决定，就应把市场研究和分析的结果以及已经批准的供方的义务部纳入
30、服务提要巾。提要规定顾客的需要和有关的服务组织的能力，作为一组要求和说明以构成服务设计工作的基础曰GB/T 19004.2-1994 6.1.4 服务管理在开发一项服务之前，管理者应制定服务开办的策划、组织和实施的理序，以及适当时最后撤销的程序。管理职责应包括z按照有助于服务开办的每一过程的计划时间表，确保一切必要的资源、设施和技术支持。在这个策划中应包括这样的职责，它确保每一项服务要求和服务提供要求中包含明晰的安全方面的措施、潜在的责任以及使人员、顾客和环境的风险最小的适当方法。6.1.5 宣传的质量任何服务的宣传应反映服务的规范和注意顾客对所提供服务质量的感受。市场开发职责部门应认识到，由
31、于对服务作了夸张的或不切实际的穹传而承担的责任风险及经济纠纷。6.2 设计过程6.2.1 概述设计-项服务的过程包括把服务提耍的内容(见6.1. 3)转化成服务及其提供和控制的规范，同时反映出服务组织的选择方案(例如目的、方针和成本。服务规范规定所提供的服务，而服务提供规范则规定用于提供服务的方法和手段。质量控制规范规定评价和控制服务及服务提供特性的程序。服务规范、服务提供规范和质量控制规范的设计在整个设计过程中是相互依赖和相互影响的。流程图是描绘全部活动、相互关系和相互依赖的有用方法。质量控制原则应该用于设汁过程本身。6.2.2 设计职责管理者fi确定服务设计的职责，并确保所有对设计起作用的
32、人员都意识到他们对达到服务质量的职责。在这一阶段服务缺陷的预防比在服务提供中纠正服务缺陷的费用要少。设计职责应包括z一一服务规范(见6.2.3)、服务提供规范(见6.2.4)和质量控制规范(见6.2.白的策划、编制、批准、保持和控制;为服务提供过程(见6.2.4.3)规定需采购的产品和服务;对服务设计的每一阶段执行设计评审(见6.2.6)，确认服务提供过程是否满足服务提耍的要求(见6.2.门，一一需要时，根据反馈的或其他外部意见，对服务规范、服务提供规范和质量控制规范进行修正(见6.2.8)。在设计服务规范、服务提供规范以及质量控制规范时，重要的是:一一针对服务需求变化的计划g-一进行分析，以
33、预测可能的系统性和偶然性的事故以及超出供方控制范围的服务事故的影响g制定服务中意外事件的应急计划囚6.2.3 服务规范服务规施应包括对所提供服务的完整而精确的阐述，包括.需经顾客评价的服务特性的清晰描述(见3.4), 一一每一项服务特性的验收标准。6.2.4 服务提供规范6.2.4.1 概述服务提供规范应包括描述服务提供过程所用方法的服务提供程序，包括3一一对直接影响服务业绩的服务提供特性清晰的阐述(见4.1)，一一每一项服务提供特性的验收标准，GB/T 194.2一1994一一设备、设施的类型和数量的详细资源要求必须是为实现服务规范所需的，一一所需人员的数量和技能;对提供产品和服务的分供方的
34、可信赖程度。服务提供规范应考虑服务组织的目的、方针和能力，以及诸如卫生、安全、环境或其他法律方面的要求。6.2.4.2 服务提供程序服务提供过程的设计可这样有效地完成.将过程再划分成以程序为支柱的各个主作阶段，这些程序描述了包含在每个阶段中的活动。应特别注意各个工作阶段间的接口.例如，服务方面的工作阶段包括.向顾客提供服务方面的信息，接受定单，为服务和服务提供制定各种规定s服务费用的清单和结算。服务提供过程的详细流程图能有助于这种划分。注15，各工作阶段的内容、顺序和完整性依照服务的类型而不同-6.2.4.3 采购的质量所采购的产品和服务对于服务组织所提供服务的质量、成本、效率和安全性可能都是
35、关键的.产品和服务的采购与其他内部活动一样，应给予同等的策划、控制和验证.服务组织应与分供方建立起包括反馈在内的工作关系，这有助于持续的质量改进，避免质量争端或使之迅速解决.采购要求至少应包括z采购单，不论出于说明书或是规范s一一选择合格的分供方;一一质量要求和质量保证要求的协议z一一质量保证和验证方法的协议;一对解决质量争端的规定F一一购进产品和服务的控制，一一购进产品和服务的质量记录。在分供方选择中，服务组织应考虑z对分供方能力和/或质量保证所需的质量体系要素的现场估计和评价，一一对分供方样品的评价;一一所选定的分供方和同类分供方过去的历史，一一同类分供方的测试结果;一一其他用户的经验。注
36、16，当采购产品或服务时，建议适当采用GB/T19001-ISO 9001、GB/T19002-ISO 9002或GB!T19003-ISO 9003. 6.2.4.4 供方为服务和服务提供向顾客提供的设备服务组织应确保提供给顾客使用的设备适用于其目的，需要时按要求提供文字说明书。6.2.4.5 服务的标识和可追溯性服务组织应适时地标识和记录构成其所提供服务组成部分的任何产品或服务的来源，包括对服务提供全过程验证和其他服务活动人员的责任，以确保一旦发生不合格、顾客的投诉和索赔时的可追溯性。6.2.4.6 顾客财产的搬运、贮存、包装、交付和保护在服务提供期间，服务组织应对其负责的或接触到的顾客财
37、产的搬运、贮存、包装、交付和保护实施有效的控制。GB/T 194.2-1994 6.2.5 质量控制规范质量控制应设计为服务过程(市场开发、设计和服务提供的一个组成部分。所制定的质量控制规范应能有效地控制每一服务过程，以确保服务始终满足服务规范和顾客需要.质量控制设计包括2识别每个过程中那些对规定的服务有重要影响的关键活动，对关键活动进行分析，选出一些保证服务质量的特性加以测量和控制，一一对所选出的特性规定评价的方法，建立在规定界限内影响或控制特性的手段.以下餐馆服务实例说明质量控制原则在提供过程中的应用za) 在餐馆服务中，应把膳食的配制及其对提供时间的及时性的影响视为关键活动gu 需要测量
38、的活动特性可以是准备膳食配制的时间gc) 评价特性方法可以是膳食制作和服务时间的抽样检查，d) 员工和物资的有效配置可以确保时间这一服务特性保持在规定界限内.6.2.6设计评审在服务设计的每一阶段终结时，应按服务提要对设计结果作出正式的评审，并形成文件。在设计工作每一阶段终结时，应进行评审，使之与下列要求一致，并满足z服务规范中有关顾客需要和满意的项目;一一服务提供规范中有关服务要求的项目$质量控制规范中有关服务过程控制的项目。参加每个设计评审耐人员应包括与被评审阶段服务质量有影响的所有职能部门的代表。设计评审中应识别和预见存在问题的区域和不足，并采取措施以确保g整个的服务规范和服务提供规范满
39、足顾客要求;质量控制规范足以为所提供的服务质量提供准确的信息。6.2.7 服务规范、服务提供规范及质量控制规范的确认新的和改进的服务及其服务提供的过程应进行确认，以确保它们得到充分的开发，在预见的和不利条件下的服务都能满足顾客需要。在服务实施前，确认应加以规定和计划，并完成之。确认结果应形成文件。在首次服务提供前，应评审以下方面，以确认2一一服务与顾客需要的一致性;一一服务提供过程是完整的，一一可获得满足服务要求的资源，特别是材料和人员，一一满足实际适用的法规、标准、图纸和规范s顾客在服务使用中的信息是有用的。应定期进行重新确认，以确保服务持续地满足顾客的需要和符合服务规范，并在服务准备和控制
40、中识别改进的可能性。重新确认应是有计划和形成文件的活动，它应包括实际现场经验的考虑，服务和过程中修正的影响，人员变化的影响，足够的程序、说明书、指南和提出的修正。6.2.8设计更改控制服务规范、服务提供规范和质量控制规范是服务工作的基本文件，没有适当的原因和考虑不应更改。在初始规范批准和实施后，设计更改控制的日标是对要求和程序的更改加以记录和管理，这种控制应确保g一一对更改的必要性进行识别、验证和提出，以对服务中受影响的部分进行分析和重新设计pGB/T 19004.2-1994 一一规范的更改是有计划的、形成文件的、经批准的、经实施的和有记录的，受更改影响的所有职能部门的代表参与有关更改的决定
41、和更改的批准;对更改效果进行评价，以保证产生预期结果，并且不降低服务质量的等级$当设计更改会影响服务的特性和功能时，应预先通知顾客。6.3 服务提供过程6. 3. 1 概述管理者应将包括供方评价和顾客评价在内的各项具体职责分配给实施服务提供过程的全体人员。提供给顾客的服务应g遵守己规定的服务提供规范s对是否符合服务规范进行监督，一一一出现偏差时，对过程进行调整。6.3.2 服务质量的供方评定质量控制应成为服务提供过程工作的一部分，包括2一一测量和验证关键的过程活动，以避免出现不符需要的倾向和顾客不满意$一一服务提供过程人员的自检是作为过程测量的)个部分，一一在与顾客接触时作出的最终供方评定，以
42、提出供方对所提供的服务质量的展望。6.3.3 服务质量的顾客评定顾客的评定是对服务质量的基本的测量。顾客的反映可能是及时的，也可能是滞后的或回顾性的。在顾客对所提供的服务的评定中通常主观评定是唯一的因素。顾客很少自愿地向服务组织提出对服务质量的评定。不满的顾客总是在没有给出允许采用纠正措施的意见时，就停止使用或不购买这项服务。依靠顾客意见作为顾客满意的测量，可能导致错误的结论。注17，使顾客满意应与服务组织的专业标准和道德标准相一致。服务组织应对顾客满意方面实施持续的评定和测量，这些评定应寻求正面和反面的反应，以及它们在未来经营中可能的影响。对顾客满意的评定应集中在服务提要、规范和服务提供过程
43、满足顾客需要的范围内。服务组织经常以为它提供了良好服务，但顾客可能并不认可，这表明了规范、过程和测量中的不足。应当将顾客的评定与供方自身的感受和对所提供服务的评定进行比较，从而评价两种质量测量的相容性，以及为服务质量改进而采取相应措施的必要性。6.3.4 服务状况应记录服务提供过程中各个阶段工作的状况，以识别服务规范和顾客满意的成绩。6.3.5 不合格服务的纠正措施6. 3. 5. 1 职责不合格服务的识别和报告是服务组织内每个人的义务和责任。每个人应努力在顾客受影响之前去识别潜在的不合格服务。在质量体系中应规定纠正措施的职责和权限。6.3.5.2 不合格的识别和纠正措施发现不合格时，应采取措
44、施记录、分析和纠正不合格。纠正措施通常分两步进行z首先，立即采取积极的措施以满足顾客的需要P其次是对不合格的根本原因进行评价，以确定采取必要的、长期的纠正措施，防止问题的再发生。长期的纠正措施应适应问题的大小和影响。应监控纠正措施的实施，以确保其有效性。6.3.6 测量系统的控制应制定程序以监控和保持用于服务测量的系统。这种控制包括人员技能、测量程序和用于测量和试验的任何分析模型或软件。所有的测量和试验，包括顾客满意的调查和调查表，均需作真实性和可靠性检验。对用于提供或评定服务的所有测试设备的使用、校准和维护保养均应加以控制，以提供基于测量GB/T 19004.2-1994 数据的决策或措施的
45、信任圄当精确度和/或偏差要求达不到时，应将测量误差与要求进行比较，并采取适当的措施。垃18，测量设备质量保证要求的指南见GB/T19022.1 lSO 10012-1. 6.4 服务业绩的分析和改进6.4.1 概述应实施服务过程作业的连续评价，以识别和积极寻求服务质量改进的机会回为执行这样的评价，管理者应建立和保持一个信息系统，以收集和传递来自所有有关方面的数据。管理者应分配信息系统和服务质量主改进的职责。6.4.2 数据的收集和分析用以下手段从服务运作的测量中得到的数据是有用的3-一-供方评定(包括质量控制h一一顾客评定(包括顾客反映、顾客投诉及要求的反馈信息), 质量审核。对这些数据的分析
46、将用于测量服务要求的完成和寻求改进服务质量的机会，以及所提供服务的效果和效率。为了使其有效和有效率，数据的收集和分析必须是有目的的、正规的和有计划的作业，不要随意地或无计划地进行。对系统误差的识别，其原因和预防应是数据分析的基本目的。误差的根本原因通常是不明显的，但应该是可以追踪的回包括潜在的人为误差，这些误差很少以随机方式引发，更经常的是潜伏的原因。属于人员或顾客方面经常性的误差，实际上是由于复杂作业或不正确的程序、环境、工作条件、培训、说明书或资源等原因所引起的服务作业缺陷所造成的.6.4.3 统计方法现代统计方法在许多方面能有助于数据的收集和运用，不论是在获得对顾客需要的更好理解方面，还
47、是在过程控制、能力研究、预测方面，或者在质量测量方面，均有助于决策。6.4.4 服务质量改进应对持续改进服务质量和整个服务运作的效果和效率制定计划，包括努力识别z如果加以改进，对顾客和服务组织都有很太受益的特性z一一可能影响所提供服务等级的任何变化着的市场需要:一一由于无效的或不充分的质量体系控制而导致与规定的服务质量的任何偏离;在保持和改进所提供的服务质量的同时，降低成本的可能性(这就需要系统的方法以估算定量成本和效益)。服务质量改进活动应兼顾短期和长期改进两方面的需要，包括g识别需收集的有关数据;一一-数据分析，优先考虑那些对服务质量产生最不利影响的活动;-一把分析结果反馈给运作的管理者，
48、并及时提出服务改进建议s-一定期地向高层管理者报告，对长期质量改进建议进行管理评审(见5.2.5)。服务组织中不同部门人员的共同努力，可以提出直接指导改进质量和降低成本的富有成效的意见。管理者应鼓励各级人员为质量改进计划作出贡献，并对他们的努力和参与给予表彰。G8/T 19004.2-1994 附录A(提示的附录)可运用本标准的例子接待服务餐馆，饭店，旅行社，娱乐场所，广播，电视，度假村。交通与通信机场与空运，公路、铁路和海运，电信，邮政，数据通信。健康服务药剂师/医生，医院，救护队，医疗实验室，牙医，眼镜商。维修电器，机械，车辆，热力系统，空调，建筑，计算机。公用事业清洁工作，废物处理，供水
49、，场地维护，供电，煤气和能源供应，消防，治安，公共服务。贸易批发，零售，仓储，配送，营销.包装。金融银行，保险，津贴，财产服务，会计。专业建筑设计(建筑师)，勘探，法律，执法，安全，工穗，项目管理，质量管理，咨询，培训和教育。行政管理人事，计算机处理，办公服务。技术咨询，摄影，试验室。采购签定合同，库存管理和分发。科学探索，开发，研究，决策支援。注:制造性公司在其市场销售系统和售后活动中也提供内部的服务。附录B(提示的附录)GB/T 19004.2-1994的章或条号4 4. 1 4.2 5 5. 1 5.2 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5. 3 5.3.2 5.3.2.1 5.3.2.2 5.3.2.3 5.3.3 5.4 5.4.2 5.4.3 5.4.3.1 5.4.3.2 5.4.4 5.5 5.5.2 6 6. 1 6. . 1 6. . 2 6.1.3 6. 1. 4
