1、ICS 01.140.20CCS A 14DB4401广州市地方标准DB4401/T 205-2023地下综合管廊工程档案编制规范Specification for archival compilation of underground utility tunnelconstruction2023-03-10 发布2023-04-10 实施广州市市场监督管理局发 布DB4401/T 2052023I目 次前言.III1范围.12规范性引用文件.13术语和定义.14要求.35档案整理与编制.56档案联合验收与移交.16附录 A（规范性）地下综合管廊工程档案编制指南.18附录 B（规范性）卷内目录
2、格式.33附录 C（规范性）卷内备考表.37附录 D（规范性）案卷封面.38附录 E（规范性）卷盒脊背.39附录 F（规范性）采集信息记录表.40附录 G（规范性）照片芯页.41附录 H（规范性）光盘著录卡格式.43附录 I（规范性）电子档案组卷文件编制.44附录 J（规范性）档案移交目录封面.59附录 K（规范性）建设工程档案概况表.60附录 L（规范性）城建档案移交书.61附录 M（规范性）案卷目录.62参考文献.63DB4401/T 2052023III前 言本文件按照GB/T 1.1-2020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专
3、利。本标准的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由广州市规划和自然资源局提出并归口。本文件起草单位：广州市城市建设档案馆、广州轨道交通建设监理有限公司、中科天网（广东）标准技术研究有限公司。本文件主要起草人：吴琳、龙飞斐、朱艳燕、林丹霞、郑少娟、邓旭峰、丘哲、陈秋玲、苏玮、樊春颖、邓敏锐、郭广才、王小忠、郭庆彪、梁怡星、陈薇、温峻峰、陈丽圆。DB4401/T 20520231地下综合管廊工程档案编制规范1范围本文件规定了地下综合管廊工程档案编制规范的术语和定义、要求、档案整理与编制、档案联合验收与移交。本文件适用于广州市行政区域内的各项新建、改建、扩建、续建和重要部位维修的各类地下综合管廊工程
4、的档案编制。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 10609.3技术制图 复制图的折叠方法GB/T 50328-2014建设工程文件归档规范CJJ/T 158-2011城建档案业务管理规范DA/T 28-2018建设项目档案管理规范DA/T 31纸质档案数字化规范DB4401/T 161城市建设声像电子文件收集与归档规范3术语和定义GB/T 50328-2014、CJJ/T 158-2011 和 DA/T 28-2018 界
5、定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1建设工程项目construction project经批准按一个总体设计进行施工，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设单位。一个建设工程项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程，建设工程项目一般包括建筑工程、市政基础设施工程和地下管线工程。3.2单位工程engineering units具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。来源：DA/T 28-2018，3.2，有修改3.3单体single-building建设工程项目管理单元，通常指具有完整几何形体的独立建筑物，也可根据工
6、程实际情况，将单元工程、子单元工程或分部工程参照单体管理。3.4DB4401DB4401/T 20520232地下综合管廊underground utility tunnel建于城市地下用于容纳两类及以上城市工程管线的构筑物及附属设施。注：本文中建设工程档案、城建档案、工程档案皆属于地下综合管廊工程档案。3.5建设工程文件construction project document在工程建设过程中形成的全部文件，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可以简称为工程文件。来源：GB/T 50328-2014，2.0.2，有修改3.6工程准备阶段文件pre-constru
7、ction document工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招标等工程准备阶段形成的文件。3.7监理文件project supervision document监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。来源：DA/T 28-2018，3.10，有修改3.8施工文件constructing document施工单位在工程施工过程中形成的文件。来源：DA/T 28-2018，3.8，有修改3.9竣工图as-built drawing工程竣工后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。来源：DA/T 28-2018，3.9，有修改3.10竣工验收文件handing over docu
8、ment建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。来源：DA/T 28-2018，3.11，有修改3.11建设工程档案project archives在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，经整理后形成，也可简称工程档案，建设工程档案一般包括纸质档案、电子档案和声像档案。来源：GB/T 50328-2014，2.0.8，有修改3.12案卷file由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。来源：GB/T 50328-2014，2.0.133.13立卷filing按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。来源：GB/T 50328-201
9、4，2.0.143.14建设工程声像档案photographic and audiovisual archives of construction project在工程建设活动中直接形成的具有保存价值并归档保存的工程声像文件，简称工程声像档案。DB4401/T 205202333.15建设工程电子档案project electronic archives of construction project具有参考和利用价值并作为档案保存的建设工程电子文件及其元数据。4要求4.1基本要求4.1.1建设、勘察、测绘、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职
10、责范围。4.1.2工程勘测、设计、施工、监理等单位应做好工程档案的收集、积累、归档、保管等工作，并及时交建设单位汇总。4.1.3工程建设单位应设置档案保管场所，配备城建档案工作人员，及时收集、妥善保管工程建设过程中产生的档案材料，并应按有关规定向城建档案管理机构移交。4.1.4城建档案管理机构应当对建设单位工程档案的形成、编制、整理、归档工作进行监督、指导和培训。4.1.5建设工程档案应真实、准确，并与工程实际相符；其中纸质档案文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，并确保签字盖章手续完备；声像档案文件的内容要与主题密切相关，并应做到图像清晰、声音清楚；电子档案文件的内容除了具备纸质档案文件和声像
11、档案文件的质量要求外，还应确保装载电子档案文件介质的数据不丢失。4.1.6工程档案一般不少于两套，其中一套档案应移交城建档案管理机构，其余工程档案由建设单位保管。4.2主要环节要求4.2.1档案整理与编制要求4.2.1.1纸质档案4.2.1.1.1归档的工程文件应当为原件。4.2.1.1.2工程文件的内容及其完整性应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测绘等方面的技术规范、标准和规程。4.2.1.1.3工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面（297 mm210 mm），图纸宜采用国家标准图幅。4.2.1.1.4工程文件应采用耐久性强、不易褪色的材料，纸张应采用能够长期保存的韧力大、
12、耐久性强的纸张。图纸应采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图或计算机直接出图，不应使用原图的复印件。4.2.1.1.5所有竣工图（含深化设计的竣工图）均应加盖竣工图章、设计出图专用章和注册师章：a)竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理和总监；竣工图章应使用不易褪色的红印泥，并盖在图标栏上方空白处；b)竣工图章尺寸宜为 80 mm50 mm，示例如图 1 所示。DB4401DB4401/T 20520234竣工图施工单位编 制 人审 核 人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理图 1竣工图章示例4.2.1.1.6利用施工图改绘竣工图，
13、应以变更图章标明变更修改依据，变更图章尺寸宜为：40 mm15mm，可采用的形式如图 2 所示。见 变 更 设 计 通 知 单年月日 第号 第条图 2变更竣工图章示例4.2.1.1.7凡施工图结构、工艺、平面布置图等有重大改变，或变更部分超过图面 1/3，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。4.2.1.1.8对发生设计变更的工程项目，要求编制设计变更汇总表，并加盖施工单位和监理单位公章。该汇总表组卷时应放在所有设计变更通知单之前。4.2.1.1.9不同幅面的工程图纸应统一折叠成 A4 幅面（297 mm210 mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏
14、露在外面，具体要求按 GB/T 10609.3 进行。4.2.1.1.10工程竣工测量图的测绘应符合相关技术规范、标准。4.2.1.2声像档案4.2.1.2.1工程声像文件应根据归档范围分别采集照片和录像，若需要采集录音的，应同步采集。4.2.1.2.2工程声像文件采集应保证构图完整、重点突出、画面清晰、图像稳定、色彩还原准确，没有明显失真、变形等现象，能够准确反映建设工程的实际情况，录像文件的同期声应声音清晰、内容连续完整。4.2.1.2.3工程声像文件采集应注意多景别与多角度结合，涵盖远景、中景、近景等能全面反映各项施工过程的照片和录像，重要工序、重要部位、隐蔽工程应采集细部特征。4.2.
15、1.3电子档案4.2.1.3.1工程电子文件的数字化与归档应符合 DA/T 31 的相关规定。4.2.1.3.2工程电子文件的文字材料和图纸材料应采用 JPG、PDF 或 TIFF 格式制作。4.2.1.3.3工程电子文件的排列顺序应与纸质档案一致，且图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。4.2.1.3.4扫描的电子文件，分辨率宜不低于 300 dpi，特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。DB4401/T 205202354.2.2档案移交要求4.2.2.1建设单位应当对工程档案自行验收形成验收意见，并在完成工程建设项目竣工联合验收后6个月内，及时向城建档案管理机构
16、报送工程档案，取得接收证明文件。4.2.2.2建设单位在向城建档案管理机构移交地下综合管廊工程档案时，应明确地下综合管廊工程档案有无涉及国家秘密，并附具档案利用的意见，对地下综合管廊工程档案利用范围、对象进行说明，及对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。4.2.2.3城乡规划主管部门在办理建设工程规划管理业务时，对逾期未移交城建档案的工程应督促其建设单位按规定办理。4.2.2.4停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。4.3档案信息共享要求4.3.1建设单位应当建立专业管线信息系统或者运用信息化手段，实时储存、更新地下管廊信息,并根据地下管廊信息标准和有关要求，将更新的地下管廊信
17、息按季度报送规划自然部门以及其资源行业主管部门，并且对信息的真实性、准确性、完整性负责。4.3.2市规划自然资源管理部门应建立地下综合管廊信息共享机制，定期将地下综合管廊档案信息共享至市城建档案管理机构，如需通过网络传递地下综合管廊档案信息，应对信息进行加密，保证信息在采集、传输、处理、存储等过程中不被偷窥、窃取、篡改。5档案整理与编制5.1纸质档案整理与编制5.1.1归档范围5.1.1.1对与地下综合管廊工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的纸质文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。5.1.1.2归档范围：地下综合管廊工程纸质档案的归档范围见附录A中A.2。5.1.1
18、.3移交内容：地下综合管廊工程纸质档案的移交内容见附录A中A.3。5.1.2立卷5.1.2.1立卷应遵循如下原则：a)立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，符合其专业特点，便于档案的保管和利用；b)一个建设工程项目由多个单位（子单位）工程组成时，工程文件应按单位（子单位）工程组卷。5.1.2.2立卷过程中应遵循下列要求：a)案卷不宜过厚，文字材料一般不超过 30 mm，图纸一般不超过 40 mm，印刷成册的工程文件保持原状；b)工程档案的文字材料按附录 A 中 A.3 的顺序排列；c)图纸按专业图纸目录排列，同专业图纸按图号顺序排列。5.1.2.3立卷可采用如下方法：a)地
19、下综合管廊工程文件应按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件 5 部分；b)工程准备阶段文件应按建设程序、专业、形成单位等立卷；DB4401DB4401/T 20520236c)监理文件应按单位工程、子单位工程立卷；d)施工文件应按单位工程、子单位工程、分部工程、专业等立卷；e)竣工图应按单位工程、子单位工程、专业立卷；f)竣工验收文件应按单位工程、子单位工程立卷。5.1.3案卷编目5.1.3.1卷内文件页号应按以下要求编制：a)卷内文件应按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始；b)页号编写位置：单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右
20、下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；c)成套图纸或印刷成册的科技文件，自成一卷且连续编有页号的，不必重新编写页码；d)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。5.1.3.2卷内目录应按以下要求编制：a)卷内目录排列在卷内文件首页之前，样式应符合附录 B 的要求；b)文件按照卷内目录的顺序排列，如果在施工中不产生的文件，在卷内目录上不用打印出来；c)序号：以一份文件为单位，按文件的排列用阿拉伯数字“1”依次标注；d)文件编号：填写文件的发文号、施工用表编号或图号；e)责任者：填写文件的直接形成单位。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；f)文件题名：填写文件标题或图纸
21、的全称；g)日期：填写文件的形成日期或起止日期（竣工图填写竣工图章上的日期）；h)页次：填写每份文件在本案卷的起始页号。最后一项文件填写起、止号，如最后一项文件为单页，只填写起号（或止页号）即可；i)备注：填写需要说明的问题。5.1.3.3卷内备考表应按以下要求编制：a)卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，样式应符合附录 C 的要求；b)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数，以及立卷单位对案卷情况的说明；c)立卷人、审核人由立卷单位的立卷人、审核人签字；d)时间填写完成立卷时间。5.1.3.4案卷封面应按以下要求编制：a)案卷封面样式应符合附录 D 的要求；b)档号、档案馆（室）号、
22、缩微号待移交城建档案管理机构时统一填写；c)案卷题名应简明准确地揭示卷内文件的内容，具体要求如下：1)工程档案案卷题名应包括建设工程名称、单位（子单位）工程名称、分部工程、子分部工程或专业名称、卷内文件概要等内容；2)卷内文件概要应符合附录 A.2 中所列案卷内容（标题）、卷内内容（标题）的要求。d)当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容；e)编制单位：填写卷内文件的形成单位或主要责任者，有多个形成单位时，选择其中一个主要的，其余用“等”代替；f)编制日期：填写案卷内全部文件形成的起止日期。5.1.4案卷的装订与装盒DB4401
23、/T 205202375.1.4.1案卷应按以下要求装订：a)文字材料应装订成卷，装订前应剔除文件上的金属物；b)装订应采用线绳四等分三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用；c)图纸不用装订（文件附图、印刷成册图纸除外）。5.1.4.2案卷应按以下要求装盒：a)工程档案移交时应按案卷顺序装盒；b)案卷较薄时，可多卷装入一盒（至多不超过 4 卷）；c)卷盒样式应符合附录 D 和附录 E 的要求。5.1.4.3卷盒应按以下要求填写内容：a)卷盒封面无须填写；b)卷盒脊背的“档号”栏填写本盒内案卷的卷号。5.1.4.4装具应满足如下要求：a)卷内目录、卷内备考表应采用 70 g 以上白色书写纸
24、制作，幅面统一采用 A4 幅面；b)案卷封面统一采用牛皮纸制作，文字封面为 A3 幅面，图纸封面统一采用 A4 幅面；c)案卷装具一般采用卷盒形式。卷盒应采用无酸纸制作。卷盒的外表尺寸为 310 mm220 mm，厚度分别为 30 mm、50 mm。5.2声像档案整理与编制5.2.1归档范围5.2.1.1地下综合管廊工程开工前的原貌、施工阶段和工程竣工后的新貌所形成的具有保存价值的照片、音频、视频等工程声像文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。5.2.1.2声像文件采集范围分为工程准备阶段、工程施工阶段、工程竣工阶段和重要活动四个部分，具体内容应符合附录A中A.2.2的规定，主要包括以下内容：a
25、)工程原址、原貌及周边状况；b)工程建设重大活动、重大事件，如拆迁、招商引资、签约、工程招标与投标、奠基等；c)施工过程中工程测量、放线、打桩、基槽开挖、桩基处理等关键工序；d)主体施工过程中现场整体情况、隐蔽工程等；e)工程采用或引进的新技术、新工艺、新材料、新设备的应用情况；f)工程发生重大事故第一现场、事故指挥和处理措施、处理结果等情况；g)工程验收情况、竣工典礼；h)竣工后的工程整体面貌、主要功能分区、重要设备安装调试运行以及使用情况。5.2.2采集与形成5.2.2.1对同一场景和相同内容的若干声像电子文件不应重复采集，应选择其中一个主题鲜明、影像清晰完整、具有代表性和典型性的文件采集
26、。5.2.2.2声像文件分为照片文件、扫描图像文件、录像文件、录音文件，其电子文件采集要求按照DB4401/T 161的规定执行。5.2.2.3声像文件应保留采集时的属性信息，其数字格式应按照DB4401/T 161的规定执行。5.2.2.4声像文件采集应准确设置设备时间、地理位置等信息，对采集内容进行相应的信息记录，包括采集时间、采集地点、施工内容、里程或桩号等，形成采集信息记录表，并做好形成工程声像文件的命名准备。采集信息记录表式样应符合本标准附录F的规定。5.2.3收集与整理DB4401DB4401/T 205202385.2.3.1声像文件的收集内容包括工程建设活动中采集的声像文件，以
27、及与该工程有关的具有保存价值的其他声像文件。5.2.3.2声像文件的整理应遵循有利于保持文件的有机联系、保管、提供利用的原则。5.2.3.3声像文件的整理应符合DB4401/T 161相关规定。5.2.4立卷声像档案应按照建设工程各阶段立卷，如有重大事件或重要活动的应按专题立卷。5.2.5案卷编目5.2.5.1卷内文件按照拍摄的时间顺序排列，同一时间段拍摄的按时间的重要程度排列。5.2.5.2卷内目录的编制要求如下：a)卷内目录排列在卷内文件首页之前，样式应符合附录 B 的要求；b)序号：即声像档案文件顺序号，用阿拉伯数字“1”依次标注；c)题名：直接表达文件所反映的主要信息，综合运用人物、地
28、点、事由、时间等要素；d)采集日期：填写声像档案的采集日期，通用格式为年月日：XXXX-XX-XX；e)采集地点：填写声像档案的采集地点；f)文件格式：填写声像档案采集时的数字格式；g)密级：填写声像档案的密级；h)开放属性：填写声像档案的开放属性，选填“开放”或“不开放”；i)文件大小/尺寸：填写声像电子档案的文件大小，或填写纸质照片档案的尺寸；j)采集人：填写声像档案拍摄者或录制者姓名有多个拍摄者时，选择两个主要拍摄者，其余用“等”代替；k)时长：录像、录音档案需要填写；l)备注：填写需要说明的问题。5.2.5.3卷内备考表按本文件5.1.3.3要求编制。5.2.5.4案卷封面按本文件5.
29、1.3.4要求编制。5.2.6案卷的装订与装盒5.2.6.1声像档案的装订要求如下：a)照片应固定在照片芯页上，样式见附录 G；b)芯页信息填写“题名”“照片序号/底片序号”“采集日期”“采集人”“采集地点”“人物”等信息，其中“人物”填写照片中主要人物及位次；c)光盘盒正面应制作光盘著录卡，样式见附录 H；应采用硬质 3 mm 厚透明光盘盒。5.2.6.2卷内和装盒与卷盒的填写分别参照本文件5.1.4.2和5.1.4.3执行。5.3电子档案整理与编制5.3.1归档范围地下综合管廊工程电子文件的归档范围和移交内容应与纸质档案一致。其中声像电子文件的归档范围与移交内容按照本文件 5.2 要求执行
30、。5.3.2著录DB4401/T 205202395.3.2.1根据著录对象的不同，可将地下综合管廊工程电子档案著录划分为项目级、单体级、案卷级、文件级四级内容，其内容分别如下：a)项目级，指对一个项目的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录；b)单体级，指对一个单体工程的档案内容和形式特征进行分析、记录；c)案卷级，指对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录；d)文件级，指对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录。5.3.2.2著录文字要求应满足如下要求：a)著录用汉字应规范化；b)其他语种文字档案著录时应依照其文字书写规则；c)数字应使用阿拉伯数字。5.3.2.3著录符号要求见表1。表
31、 1著录符号要求符号用途用于节略内容。*用于代表重复数据。同一个单体工程，置于重复的总投资、幢数之前。置于第一责任者之前。；有多个责任者，置于其他责任者之前。有多个文件编号，置于多个文件编号之间。置于每一个附件之前。-中横梗线。用于下列内容之间：日期起止、总登记号起止、档号、流水号-移交目录册。_下横梗线。用于下列内容：PDF 文件、电子表格文件、扫描件命名、“分类号_工程名称_无_入库项目号_总分包数_分包序号”文件夹、“分类号_移交目录册_总登记号区间”文件夹等。用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“”表示。5.3.3扫描5.3.3.1扫描
32、方式5.3.3.1.1档案扫描应根据纸质档案原件实际情况，选择相应的扫描设备。扫描时应根据文件、图纸幅面的大小（A4、A3、A2、A1、A0 等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。5.3.3.1.2超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。5.3.3.1.3分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的 1/3。5.3.3.2扫描色彩模式5.3.3.2.1为最大限度保留档案原件信息，应全部采用彩色模式进行扫描。5.
33、3.3.2.2页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。5.3.3.2.3页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。5.3.3.2.4页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，可采用灰度模式扫描。DB4401DB4401/T 2052023105.3.3.3扫描分辨率5.3.3.3.1扫描分辨率不小于 300 dpi，扫描后的图像应清晰、完整。如文字偏小、密集、清晰度较差时，可适当提高分辨率。5.3.3.3.2扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，不影响图像的利用效果。5.3.3.4扫描格式图像应统一使用J
34、PG或JPEG或JPEG2000等通用格式。5.3.3.5扫描图像处理5.3.3.5.1对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。5.3.3.5.2如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少 2 mm 至 3 mm 处裁剪图像，处理后的扫描图像内容应与实体一致。5.3.3.5.3如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不宜去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。5.3.4组卷、分包5.3.4.1概述电子档案以虚拟光盘（IS
35、O）文件夹形式，将项目级、案卷级、文件级的扫描图像及其元数据按照指定结构进行组卷、分包。5.3.4.2虚拟光盘（ISO）虚拟光盘大小不超过4 GB容量，编号命名格式为：编号代码（GC）+移交日期（8位）+流水号（3位）。例如：a)同一个（工程）项目被分成多个 ISO，同一天制作，则流水号从 001 开始递增，命名为：GC20210301001、GC20210301002；b)如果被分成一个 ISO，同一天制作，则命名为：GC20210301001。5.3.4.3总分包、分包序号以“分类号_工程名称_无_入库项目号_总分包数_分包序号”文件夹形式，进行组卷、分包，并按分包序号大小顺序存放项目级、
36、案卷级内容。总分包数为2位数、分包序号为2位数，不足位数前补0。例如：a）同一个（工程）项目档案按不超过4GB大小拆分为虚拟光盘（ISO）包，共分成4个虚拟光盘（ISO）包，则总分包数为04，分包序号为01、02、03、04，存放级别如下：1）分包序号01优先存放项目级、案卷级；2）分包序号02、03、04存放剩余的案卷级内容。b）如果一个（工程）项目档案能够用一个虚拟光盘（ISO）组卷、分包完成，则总分包数为01，分包序号为01，且分包序号01存放全部项目级、案卷级内容。5.3.4.4组卷目录5.3.4.4.1组卷目录结构DB4401/T 205202311电子档案组卷目录结构，共分 5 层
37、文件夹。项目级、案卷级文件夹内的文件材料、图纸按照通用的扫描格式（JPG 格式或者 JPEG 格式或者 JPEG2000 格式）要求保存扫描图像，如图 3 所示，电子档案组卷目录结构示例见图 4。图 3电子档案组卷目录结构DB4401DB4401/T 205202312图 4电子档案组卷目录结构示例5.3.4.4.2目录结构各层的命名和内容电子档案组卷目录结构各层的命名格式要求如下：a)第一层以“分类号”命名；b)第二层以“虚拟光盘（ISO）编号”命名；c)第三层包括一个命名格式为“分类号_工程名称_无_入库项目号_总分包数_分包序号”的文件夹和一个命名格式为“工程名称_工程档案移交清单”的电
38、子表格，上述位于同一级目录下；d)第四层包括一个项目级、一个或多个案卷级，命名格式分别为“分类号_移交目录册_总登记号区间”文件夹、“档号_工程名称+案卷题名_总登记号”文件夹。上述位于同一级目录下；e)第五层包括一个命名格式为“流水号-移交目录册”的文件夹，为项目级。流水号为四位数，不足位数前补 0；包括一个命名格式为“扫描件”的文件夹，为案卷级。5.3.4.4.3“分类号_工程名称_无_入库项目号_总分包数_分包序号”文件夹如图5所示，“分类号_工程名称_无_入库项目号_总分包数_分包序号”文件夹下包括项目级、一个或多个案卷级，命名格式分别为：“分类号_移交目录册_总登记号区间”文件夹、“
39、档号_工程名称+案卷题名_总登记号”文件夹。DB4401/T 205202313图 5项目级、案卷级文件夹示例“分类号_移交目录册_总登记号区间”文件夹包括：a)一个命名格式为“流水号-移交目录册”的文件夹，“流水号-移交目录册”文件夹下，按照封面、备考表、概况表、移交书、封底、案卷目录、卷内目录的顺序，保存项目级 JPG 格式的图像文件。其编制规则如下：1)多个移交目录册，流水号从 1 开始排序，为 4 位阿拉伯数字，不足位数前面补 0，如图 6所示；2)封面、备考表、概况表、移交书、封底，命名格式为：“A_流水号 1_移交目录册+文件类型”。文件类型为封面、备考表、概况表、移交书、封底，如
40、图 6 所示；3)案卷目录、卷内目录，命名格式为：“A_流水号 1_移交目录册内文件_流水号 2_流水号 3。如果当前文件为案卷目录、卷内目录，则流水号 1 为相同值，如图 6 所示。注1：流水号1：从1开始排序，为2位阿拉伯数字，不足位数前面补0。注2：流水号2：为4位阿拉伯数字，不足位数前面补0。统一用“0001”表示该文件为案卷目录、卷内目录。注3：流水号3：从1开始排序，为3位阿拉伯数字，不足位数前面补0；参照实体案卷目录、卷内目录的排序进行排序。图 6流水号-移交目录册示例b)三个电子表格文件，为项目级著录内容，分别命名为：“01_项目概况信息”、“02_案卷目录”、“03_扫描件信
41、息”。详细内容如下：1)01_项目概况信息电子表格文件详见附录 I 中 I.1-I.7。包含 7 个工作表，分别命名为概况表数据、专业特征数据_01_管廊、A_01_移交目录册封面、A_02_备考表、A_03_概况表、A_03_专业特征表_01_管廊、A_04_移交书；DB4401DB4401/T 2052023142)02_案卷目录电子表格 详见附录 I 中 I.8-I.9。包含 2 个工作表，命名格式分别为：案卷目录数据、A_05_案卷目录第 X 页（例如：多页案卷目录，则分别命名为 A_05_案卷目录第1 页、A_05_案卷目录第 2 页.），后者由前者按公式映射而成。每个分页的案卷目录
42、固定存放 10 行数据；3)03_扫描件信息电子表格详见附录 I 中 I.10。包含 1 个工作表，命名为：扫描件数据。c)六个 PDF 版式文件，命名格式为“A_流水号 1_文件类型”。文件类型分别为“移交目录册封面”、“备考表”、“专业特征表”、“概况表”、“移交书”、“案卷目录”。六个 PDF版式文件分别命名为 A_01_移交目录册封面、A_02_备考表、_03_专业特征表_01_管廊、A_03_概况表、A_04_移交书和 A_05_案卷目录。六个 PDF 版式文件位于同一级目录下，如图 7 所示。六个 PDF 版式文件具体内容如下：1)A_01_移交目录册封面 PDF 与 01_项目概
43、况信息.xls 中的“A_01_移交目录册封面”一致；2)A_02_备考表 PDF 与 01_项目概况信息.xls 中的“A_02_备考表”一致；3)A_03_概况表 PDF 与 01_项目概况信息.xls 中的“A_03_概况表”一致；4)A_03_专业特征表_XX_XX PDF 根据实际档案类型生成相应的专业特征表，与 01_项目概况信息.xls 中的“A_03_专业特征表_XX_XX”一致，为 A_03_专业特征表_01_管廊.pdf；5)A_04_移交书 PDF 与 01_项目概况信息.xls 中的“A_04_移交书”一致；6)A_05_案卷目录 PDF 来源于 02_案卷目录.xls
44、 中的“A_05_案卷目录_第 X 页”，并由其合并成一个 PDF 文件。图 7项目级电子表格、PDF 文件示例注1：流水号1从1开始排序，为2位阿拉伯数字，不足位数前面补0。其中，“专业特征表”、“概况表”的流水号1，统一用“03”表示。专业特征表，命名格式为“A_流水号1_专业特征表_流水号2_档案分类”。注2：流水号2从1开始排序，为2位阿拉伯数字，不足位数前面补0。档案分类为管廊。“档号_案卷题名_总登记号”文件夹包括：a)一个以“扫描件”名称命名的文件夹，该文件夹下存放案卷级格式为 JPG 的图像文件，目录示例如图 8 所示，命名格式如下：1)文件内容的图像文件命名格式为“文件材料序
45、号_次序_文件题名”。文件材料序号、次序，均为 3 位阿拉伯数字，不足位数前面补 0；同一份文件，文件材料序号相同，次序从 1 开始排序。文件题名为图像文件文首上的题目名称。例如，同一份文件，有 3 页内容，则命名为 001_001_文件题名、001_002_文件题名和 001_003_文件题名；DB4401/T 2052023152)封面、备考表、卷内目录、封底，命名格式为“A_流水号 1_文件类型”。文件类型为封面、备考表、卷内目录和封底。注1：流水号1从1开始排序，为2位阿拉伯数字，不足位数前面补0。其中，统一用流水号1“03”表示当前文件为卷内目录，卷内目录的命名格式为“A_03_卷内
46、目录_流水号2”。注2：流水号2从1开始排序，为3位阿拉伯数字，不足位数前面补0。图 8扫描件示例b)三个电子表格表，分别命名为 01_案卷信息、02_卷内目录和 03_扫描件信息，目录示例如图 9所示。具体内容如下：1)01_案卷信息电子表格详见附录 I 中 I.11-I.13。包含 3 个工作表：案卷数据、A_01_案卷封面 和 A_02_备考表。“A_01_案卷封面”由“案卷数据”按公式映射而成；2)02_卷内目录电子表格详见附录 I 中 I.14-I.15。包含 2 个工作表，命名格式分别为：卷内目录数据、A_03_卷内目录第 X 页（例如：有多页卷内目录，则分别命名为 A_03_卷内
47、目录第 1 页、A_03_卷内目录第 2 页.），后者由前者按公式映射而成。每个分页的卷内目录固定存放 15 行数据；3)03_扫描件信息电子表格详见附录 I 中 I.16。包含 1 个工作表，命名为：扫描件数据。c)三个 PDF 版式文件，分别命名为 A_01_案卷封面、A_02_备考表和 A_03_卷内目录，目录示例如图 9 所示。具体内容如下：1)A_01_案卷封面 PDF 与 01_案卷信息.xls 中的“A_01_案卷封面”一致；2)A_02_备考表 PDF 与 01_案卷信息.xls 中的“A_02_备考表”一致；3)A_03_卷内目录 PDF 来源于 02_卷内目录.xls 中的
48、“A_03_卷内目录_第 X 页”，并由其合并成一个 PDF 文件。图 9案卷级电子表格、PDF 文件示例5.3.4.4.4工程名称_工程档案移交清单电子表格DB4401DB4401/T 2052023165.3.4.4.4.1工程档案移交清单电子表格表详见附录I中I.17，命名格式为工程名称_工程档案移交清单。示例如图 10 所示。5.3.4.4.4.2移交清单详见附录 I 中 I.17，共有 17 个标题，分别为 ISO 编号、ISO 包 MD5 码、工程名称、序号、名称/档号、分类号、入库项目号、总登记号、案卷题名、A0 页数、A1 页数、A2 页数、A3页数、A4 页数、折算后总页数、
49、分包号和备注。图 10工程档案移交清单示例6档案联合验收与移交6.1工程档案联合验收应当具备下列条件：a)建设单位对勘察、设计、施工、监理等应当移交城建档案管理机构的工程档案进行收集汇总，按本文件的要求整理完毕；b)建设单位及参建单位已完成工程档案自行验收，并签署书面意见，形成验收报告。6.2工程档案联合验收的主要内容包括：a)建设单位完成工程档案自行验收并形成验收报告；b)建设单位承诺竣工联合验收后 6 个月内在广州市城乡建设档案监督、指导及验收业务管理系统（网址：http:/113.108.174.2:8082/cjda/login.html）上传相关文件，向城建档案管理机构报送一套符合规
50、范要求的竣工档案资料。6.3工程档案联合验收按下列程序进行：a)工程项目竣工验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自行验收，报建设单位审查；b)建设单位汇总各监理、施工单位报送的工程档案后，档案管理人员应对各单位报送的和本单位形成的工程档案按照有关规定进行审核和自行验收，形成验收报告；c)建设单位在“广州市工程建设项目联合审批平台”提出申请，按联合验收办事指南在系统中上传所需材料；d)城建档案管理机构自收案之日起规定的工作日内在“联合验收系统”出具验收意见。6.4建设单位应在通过工程竣工联合验收后 6 个月内，通过广州市城乡建设档案监督、指导及验收业务管理系
