1、ICS 01.140.20 A 14 DB35 福建省地方标准 DB35/T 19162020 党政机关电子公文归档一体化管理 技术规范 Technical specification for integrated management of electronic official documents archiving of Party and government organs 2020 - 08 - 24 发布 2020 - 11 - 24 实施 福建省市场监督管理局 发布 DB35/T 19162020 I 目 次 前言 . II 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . . 1 3
2、术语和定义 . . 1 4 电子公文 归档一体化主要流程 . 2 5 电子公文处理 . . 4 6 电子公文归档 . . 4 7 电子档案管理 . . 5 附录 A（规范 性附录） 存档信息包 . 6 附录 B（规范 性附录） 查询信息包 . 7 附录 C（规范 性附录） 管理信息包 . 8 附录 D（规范 性附录） 电子公文元数据类别及要求 . 9 附录 E（资料 性附录） 归档接口 . 11 参考文献 . . 14 DB35/T 19162020 II 前 言 本标准按照GB/T 1.12009给出的规则起草。 本标准由福建省档案局、福建省档案馆提出。 本标准由福建省档案局归口。 本标准起
3、草单位：福建省档案局、福建省档案馆、福建榕基软件工程有限公司、北京神舟航天软 件技术有限公司、福建省标准化研究院。 本标准主要起草人：卓兆水、黄建峰、纪峰、周琴、郑志荣、陈子楚、陈竹华、游姗姗、黄燕芳、 何淑颖、袁平、陈亚、戴敏、陈明平、杨秋、林美如、姜雷。 DB35/T 19162020 1 党政机关电子公文归档一体化管理技术规范 1 范围 本标准规定了党政机关电子公文处理、电子公文归档、电子档案管理的技术规范和管理要求。 本标准适用于党政机关电子公文和电子档案的一体化管理，也适用于指导电子公文处理系统与电子 档案管理系统设计研发。企事业单位电子公文和电子档案管理可参照执行。 2 规范性引用
4、文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 33190 电子文件存储和交换格式 版式文档 GB/T 33477 党政机关电子公文标识规范 GB/T 334822016 党政机关电子公文系统建设规范 DA/T 70 文书类电子档案检测一般要求 DB35/T 161 文书档案目录数据交换格式与著录细则 电子档案移交与接收办法（档发20127号） 数字档案室建设指南（档发20144号） 电子档案管理系统基本功能规定（
5、档办发20173号） 党政机关电子公文处理工作办法（厅字20197号） 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 电子文件 electronic document 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办 理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。 3.2 电子公文 electron ic official document 以数字形式存储于磁盘、光盘等媒体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。 注：电子公文是电子文件一种形式。 3.3 电子档案 electronic record 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子
6、文件。 DB35/T 19162020 2 3.4 元数据 metadata 描述电子公文的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。 3.5 归档 archiving 按照国家规定将具有保存价值的电子公文及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 3.6 存档信息包 archival info rmation package 以件为基本单位，对电子公文处理系统形成归档的内容数据和相关元数据，按规范技术要求进行封 装所形成的信息包。 注：一个存档信息包为一件电子档案。 3.7 查询信息包 query infor mation package 为满足电子档案查询利用需求，以件为基本单位，从存档信息包中
7、提取与查询利用相关的内容数据 所形成的信息包。 3.8 管理信息包 management info rmation package 为满足电子档案管理需求，以件为基本单位，从存档信息包中提取元数据中的管理信息以及电子档 案管理过程中生成的信息(如：检测信息、著录信息)所形成的信息包。 3.9 封装 encapsulation 将电子公文内容数据及其元数据作为一个整体按指定结构打包的过程。 4 电子公文归档一体化主要流程 4.1 流程图 电子公文全生命周期包含电子公文处理、电子公文归档、电子档案管理三个阶段。电子公文归档一 体化的主要流程如图1所示。 DB35/T 19162020 3 图1 电
8、子公文归档一体化主要流程图 4.2 电子公文处理 电子公文按照党政机关电子公文处理工作办法的规定处理完成后，生成存档信息包，传输至预 归档库。存档信息包应符合附录A的规定。 4.3 电子公文归档 应按照各单位制定的文件材料归档范围和保管期限表，对预归档库中的存档信息包进行数据鉴定、 编目，提取存档信息包中的相关数据生成查询信息包和管理信息包，并将存档信息包、查询信息包、管 理信息包存入电子档案库。查询信息包和管理信息包应分别符合附录B、附录C的规定。 4.4 电子档案管理 电子档案管理是基于电子档案库中的数据在电子档案接收、整理、保存、利用、鉴定与处置、统计 等业务环节的全过程管理。 电子公文
9、办理 存档信息包生成 预归档 鉴定 编目 管理信息包生成 查询信息包生成 管理 利用 备份 移交 目录数据 电子档案库 目录数据、存档信息包、管理信息包、查询信息包 管理信息包 查询信息包 存档信息包 电 子 档 案 管 理 电 子 公 文 归 档 电 子 公 文 处 理 DB35/T 19162020 4 5 电子公文处理 5.1 电子公文办理 5.1.1 收文办理应按照 GB/T 334822016中 8.2.1 执行，并符合党政机关电子公文处理工作办法 中的收文办理要求。 5.1.2 发文办理应按照 GB/T 334822016中 8.2.2 执行，并符合党政机关电子公文处理工作办法 中
10、的发文办理要求。 5.1.3 电子公文的收发文办理还应满足 GB/T 334822016中 8.2.3的归档要求。 5.1.4 如有电子印章，应转换为与实物章一致的印章图形。 5.2 存档信息包生成 5.2.1 收发文办结后，系统应自动收集整理电子公文，并将每份电子公文封装为一个存档信息包。收 文、发文归档内容应符合下列要求： a) 收文归档内容包含电子公文处理系统形成的规范化正文（OFD 格式）、附件、公文处理单和电 子公文元数据； b) 发文归档内容包含电子公文处理系统形成的规范化正文（OFD 格式）、痕迹稿、无痕稿、附件、 公文处理单和电子公文元数据。 5.2.2 存档信息包中的电子公文
11、归档格式应符合 GB/T 33190 对文件格式的规定，无法实现格式转换的 文件保留原有格式。 5.2.3 存档信息包应采用 OFD格式，文件信息应能被直接阅读。 5.2.4 电子公文元数据应包含基本元数据和扩展元数据，应采用 HTML 或XML 格式。电子公文元数据类 别及要求应符合附录 D的规定。 5.2.5 应按照 DA/T 70 规定的检测内容和检测方案，对存档信息包进行检测，确保电子公文真实、完 整、可用、安全。存档信息包应以电子公文标识命名，电子公文标识应按照 GB/T 33477 的规定编制。 5.2.6 存档信息包应采用技术手段防止被篡改，应有相应的日志进行监控。 5.3 预归
12、档 5.3.1 将存档信息包推送至预归档库，应支持手动归档、自动归档、批量归档、单份归档。 5.3.2 归档接口应支持通用接口技术标准，归档接口要求可参照附录 E。 6 电子公文归档 6.1 鉴定 6.1.1 应根据各单位制定的文件材料归档范围和保管期限表进行价值鉴定，区分归档与不归档并确定 保管期限。 6.1.2 对需归档的电子公文，应依据其公开属性完成开放鉴定，确定其对外开放利用属性。 6.2 编目 6.2.1 应按照 DB35/T 161 的规定进行编目，建立相应档案目录数据。 6.2.2 电子档案目录数据应与相应的存档信息包建立关联关系，保持一一对应。 6.2.3 鉴定归档后的存档信息
13、包应以档号编制其文件名，档号编制规则参照 DA/T 22。 DB35/T 19162020 5 6.3 查询信息包及管理信息包生成 6.3.1 提取存档信息包中的内容生成查询信息包及管理信息包。 6.3.2 查询信息包应以档号加 CX 编制其文件名，管理信息包应以档号加 GL 编制其文件名。 6.3.3 查询信息包和管理信息包生成后，应与存档信息包一并存入电子档案库，管理数据类别及要求 应符合附录 C 的规定。 7 电子档案管理 7.1 管理 7.1.1 电子档案管理过程应按照GB/T 18894的规定实施， 管理过程产生的管理信息应存入管理信息包。 7.1.2 电子档案管理通过电子档案管理系
14、统实现，系统功能设计应符合电子档案管理系统基本功能 规定和数字档案室建设指南的规定。 7.2 利用 7.2.1 电子档案库中的目录数据库及查询信息包中的内容，由各单位根据业务需求提供利用。 7.2.2 电子档案应分级分类利用，采用必要的技术手段进行保护。 7.3 备份 应对电子档案进行备份，应通过异质备份方式建立电子档案副本。有条件的单位可采用异地备份。 7.4 移交 电子档案移交进档案馆应基于安全、可靠、规范的基础软硬件平台，应按照电子档案移交与接收 办法的规定，移交电子档案目录与电子档案，同步移交相应的查询信息包和管理信息包。 DB35/T 19162020 6 附 录 A （规范性附录）
15、 存档信息包 A.1 存档信息包格式 存档信息包的格式应符合表A.1的规定。 表A.1 存档信息包格式 构成要素 格式 说明 正文 OFD 公文处理单 XML、HTML、OFD等通用格式 附件 通用格式 无痕稿 WPS、OFD等通用格式 痕迹稿 WPS等通用格式 电子公文元数据 XML、HTML等通用格式 元数据类别及要求应符合 附录D的规定 A.2 存档信息包结构 存档信息包的结构应符合表A.2的规定。 表A.2 存档信息包结构 结构 示例 正文.ofd 关于赴XX市调研的函.ofd 公文处理单.ofd 关于赴XX市调研的函公文处理单.ofd 附件.ofd 附件1：赴XX市调研的人员名单.o
16、fd 无痕稿.wps 关于赴XX市调研的函无痕迹稿.wps 痕迹稿.wps 关于赴XX市调研的函痕迹稿.wps 电子公文元数据.xml 关于赴XX市调研的函电子公文元数据.xml DB35/T 19162020 7 附 录 B （规范性附录） 查询信息包 B.1 查询信息包格式 查询信息包的格式应符合表B.1的规定。 表B.1 查询信息包格式 构成要素 格式 正文 OFD 附件 通用格式 其他查询相关的内容数据 通用格式 B.2 查询信息包结构 查询信息包的结构应符合表B.2的规定。 表B.2 查询信息包结构 结构 示例 正文.ofd 关于赴XX市调研的函.ofd 附件.ofd 附件1：赴XX
17、市调研的人员名单.ofd 其他查询相关的内容数据 DB35/T 19162020 8 附 录 C （规范性附录） 管理信息包 C.1 管理信息包格式 管理信息包宜采用XML或HTML格式，其数据包括两部分，一部分是从存档信息包中提取的电子公文 元数据，另一部分是电子档案管理过程中形成的各类管理信息。 C.2 管理信息数据类别及要求 管理信息包的电子公文元数据部分的类别及要求应符合附录D的规定。另一部分管理数据的类别及 要求应符合表C.1的规定。 表C.1 管理数据类别及要求 序号 中文名 短名 约束性 类型 长度 说明 1 全宗名称 QZMC 必选 字符型 50 2 立档单位名称 LDDWMC
18、 必选 字符型 50 3 档号 DH 必选 字符型 50 4 全宗号 QZH 必选 字符型 4 5 年度 ND 必选 数值型 6 档案门类代码 DAMLDM 必选 字符型 20 7 保管期限 BGQX 必选 字符型 10 8 机构或问题 JGHWT 必选 字符型 50 9 室编件号 SBJH 必选 数值型 10 责任者 ZRZ 必选 字符型 120 11 存放位置 CFWZ 可选 字符型 250 12 业务状态 YWZT 可选 字符型 32 13 业务行为 YWXW 可选 字符型 512 14 行为时间 XWSJ 可选 日期型 8 15 行为人 XWR 可选 字符型 32 16 行为依据 XW
19、YJ 可选 字符型 256 17 行为描述 XWMS 可选 字符型 256 行为信息为一组多值 序列。各单位行为数 据可在此处自主扩 展。 18 权限管理 QXGL 可选 字符型 320 可根据实际需求自定义添加数据信息。 DB35/T 19162020 9 附 录 D （规范性附录） 电子公文元数据类别及要求 电子公文基本元数据应符合表D.1的规定，电子公文扩展元数据应符合表D.2的规定。 表D.1 电子公文基本元数据要求 序号 中文名 短名 约束性 类型 长度 说明 1 公文标识 GWBS 必选 字符型 50 2 文种 WZ 可选 字符型 10 3 份号 FH 可选 字符型 10 4 密级
20、和保密期限 MJHBMQX 必选 字符型 20 5 紧急程度 JJCD 可选 字符型 20 6 发文机关标志 FWJGBZ 可选 字符型 50 7 发文字号 FWZH 可选 字符型 60 8 签发人 QFR 必选 字符型 50 9 标题 BT 必选 字符型 320 10 主送机关 ZSJG 可选 字符型 100 11 附件说明 FJSM 可选 字符型 500 12 发文机关或签发人署名 FWJGSM 必选 字符型 50 13 成文日期 CWRQ 必选 日期型 8 yyyymmdd 14 附注 FZ 可选 字符型 500 15 抄送机关 CSJG 可选 字符型 200 16 印发机关 YFJG
21、条件选 字符型 50 17 印发日期 YFRQ 可选 日期型 8 yyyymmdd 18 发布层次 FBCC 可选 字符型 200 19 公开属性 GKSX 必选 字符型 50 20 计算机文件格式信息 JSJGSXX 必选 字符型 100 21 计算机文件名 JSJWJM 必选 字符型 50 22 计算机文件大小 JSJDX 可选 字符型 20 23 计算机文件形成时间 JSJSJ 必选 日期型 8 yyyymmdd 24 计算机文件属性 JSJSX 可选 字符型 20 如“只读” 25 电子文件总件数 DZWJJS 必选 字符型 4 26 签章时间 QZSJ 可选 日期型 8 yyyymm
22、dd 27 签章人 QZR 可选 字符型 20 28 封装人 FZR 可选 字符型 50 29 封装格式 FZGS 可选 字符型 20 30 封装时间 FZSJ 可选 日期型 8 yyyymmdd 31 原稿格式 YGGS 可选 字符型 20 基本元数据：描述电子公文的元数据，是电子公文的基本信息数据（主要为电子公文核心内容数据），在后续管 理过程中不发生变化。 DB35/T 19162020 10 表D.2 电子公文扩展元数据要求 序号 中文名 短名 约束性 类型 长度 说明 1 软件环境 RJHJ 可选 字符型 2 000 2 硬件环境 YJHJ 可选 字符型 2 000 3 处理类型 C
23、LLX 必选 字符型 50 4 处理者 CLZ 必选 字符型 100 5 处理部门 CLBM 必选 字符型 100 6 处理时间 CLSJ 必选 字符型 50 7 处理结果 CLJG 必选 字符型 100 处理信息为一组多值 序列。各单位处理行为 数据可在此处自主扩 展。 8 文件关系 WJGL 可选 字符型 2 000 表明电子公文间的文 件关系 9 内容摘要 NRZY 可选 字符型 2 000 扩展元数据：描述电子公文的元数据，是电子公文的扩展说明数据（主要包括背景、过程信息），可自定义添加 扩展。 DB35/T 19162020 11 附 录 E （资料性附录） 归档接口 E.1 功能说
24、明 归档传输数据接口。 E.2 接口调用方法 可采用webservice、h ttp等通用方式，数据以XML格式传送。 E.3 参数说明 参数说明参见表E.1。 表E.1 参数说明 参数 描述 xml 数据信息 str 预留参数 E.4 返回值 返回值说明参见表E.2。 表E.2 返回值说明 返回值 描述 01 归档成功 02 元数据结构不符合规范 03-字段名 该元数据长度不符合规范 04-字段名 该元数据的值不符合规范 05-字段名 缺少该元数据信息 06 存档信息包下载错误 99 其他 E.5 目录基础字段属性 目录基础字段属性参见表E.3，可根据实际需要扩展。 DB35/T 19162
25、020 12 表E.3 目录基础字段属性 序号 中文名 短名 约束性 类型 长度 说明 1 全宗号 QZH 必选 字符型 4 2 文件题名 WJTM 必选 字符型 320 3 文件类型 WJLX 必选 字符型 10 收文：sw；发文：fw； 内部：nb；其他：qt 4 文件编号 WJBH 可选 字符型 60 5 年度 ND 必选 数值型 6 责任者 ZRZ 必选 字符型 120 7 机构代码 JGDM 必选 字符型 10 8 机构名称 JGMC 必选 字符型 50 9 正文页数 ZWYS 必选 数值型 10 份数 FS 可选 数值型 11 文件时间 WJSJ 必选 日期型 8 电子公文成文日期
26、 yyyymmdd 12 密级和保密期限 MJHBMQX 必选 字符型 20 非密取值为“无” 13 原文数量 YWSL 必选 字符型 4 14 文件大小 WJDX 必选 数值型 以KB为单位 E.6 传送格式 目录传送可以XML格式，其中内嵌存档信息包地址，存档信息包可以HTTP方式传送。XML示例如下： 关于XXXXXX的函 发文 闽档202010号 2020 福建省档案馆 BGS 办公室 3 1 202005 05 无 5 2048 HTTP地 址 DB35/T 19162020 13 . DB35/T 19162020 14 参 考 文 献 1 GB/T 33480 党政机关电子公文元数据规范 2 DA/T 22 归档文件整理规则 3 DA/T 46 文书类电子文件元数据方案 4 DA/T 58 电子档案管理基本术语 _
