1、ICS 93.160 CCS P 55 DB13 河北省 地方标准 DB 13/T 5329 2021 水利工程建设项目档案管理规程 Rules for the arrangement of water conservancy project archives 2021 - 01 - 21 发布 2021 - 02 - 21 实施 河北省市场监督管理局 发布 DB13/T 5329 2021 I 目 次 前言 . II 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 基本规定 . 2 5 组织机构及职责任务 . 2 6 档案分类方案及编号 . 4 7 纸质文件收集与整
2、理 . 4 8 照片文件收集与整理 . 7 9 录音录像文件收集与整理 . 8 10 实物档案收集与整理 . 8 11 项目文件归档 . 9 12 项目电子文件 . 9 13 档案著录 . 11 14 档案管理 . 11 15 档案验收 . 12 16 档案移交 . 14 附 录 A （资料性）水利工程建设项目文件归档范围和保管期限 . 15 附 录 B （资料性）竣工图编制要求 . 21 附 录 C （规范性）案卷编目 . 24 附 录 D （规范性）档号章 . 29 附 录 E （资料性）水利工程建设项目档案管理情况登记表 . 30 附 录 F （资料性）纸质档案案卷著录表 . 31 附
3、录 G （资料性）纸质档案卷内文件著录表 . 32 附 录 H （资料性）实物档案著录表 . 33 附 录 I （资料性）档案验收申请表 . 34 附 录 J （资料性）档案验收申请表 . 34 DB13/T 5329 2021 II 前 言 本文件按照 GB/T 1.1 2020标准化工作导则 第 1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定 起草 。 本文件由河北省水利厅提出 并归口 。 本文件起草单位：沧州市水利工程质量技术中心、河北省水利工程质量安全技术中心、沧州水利 勘测设计院、中电建路桥集团有限公司、沧州水利工程处、沧州昊海水利工程质量检测有限公司、河 北华禹工程咨询有限公司等。 本文
4、件主要起草人： 王彩玲 、 沈秀云 、 樊永治 、 贾玉玲 、 刘兴旺 、 刘思鸣 、 修海臣 、 张子敏 、 樊 琨 、 王娅菲 、 杨青 、 马英娜 、 郭小刚 、 孟高原 、 袁栋栋 、 郝林平 、 王永庆 、 冯象千 、 张文凯 、 崔宏才 、 陈雷 、 韩迪 、 沈鑫策 、 薛宝东 、 张文斌 、 李寿海 、 蒋根华 、 赵文广 。 DB13/T 5329 2021 1 水利工程建设项目档案管理规程 1 范围 本文件规定了水利工程建设项目档案管理的基本规定、组织机构及职责任务、档案分类方案及编 号，明确了纸质文件、照片文件、录音录像文件、实物档案的收集与整理，项目文件归档，项目电子
5、文件，著录，档案管理，档案验收，档案移交等要求。 本文件适用于新建、改建、扩建等水利工程及水利工程的除险加固、维修养护，其它工程可参照 执行。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必 不可少的条款。其中，注日期的引用文 件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适 用于本文件。 GB/T 10609.3 技术制图 复制图的折叠方法 GB/T 11821 照片档案管理规范 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 28 建设项目档案管理规范 DA
6、/T 31 纸质档案数字化规范 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 50 数码照片归档与 管理规范 DA/T 69 纸质归档文件装订规范 DA/T78 录音录像档案管理规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 水利工程建设项目 water Conservancy projects 在质量、工期和投资目标条件约束下，涉及防洪、除涝、灌溉、发电、引水、供水、滩涂治理、 水土保持、围垦、移民、水资源保护等工程形成固定资产的一次性建设活动。 3.2 收集 collect 按照档案形成的规律，把分散的项目文件进行接收、征集的过程。 3.3 整理 tidying
7、 up DB13/T 5329 2021 2 按照一定的原则，对项目文件进行鉴定 、分类、 排列、编目、装订、编页、装盒、排架，使之有 序化的过程。 3.4 档号 archival code 以字符形式赋予档案实体的用于固定、反应档案类别和排列顺序的一组代码。 3.5 立卷 generating test paper 将有联系的若干份有保存价值的文件材料经过分类、编目而组成案卷的一个过程。 3.6 归档 place on file 将处理完毕且具有保存价值的项目文件经系统整理后交项目法人档案管理机构的过程。 3.7 水利工程建设项目档案 hydraulic Engineering 水利工程建设
8、项目在前期立 项、建设实施、生产准备、竣工验收等工程建设全过程中形成的具有 保存价值并经过整理归档的文字、图表、音像、实物等不同形式的项目文件。 3.8 项目电子档案 digital project archive 项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系的电子文件及其相关过程信息的 集合。 3.9 水利工程建设项目档案验收 archives acceptance of water conservancy construction project 水行政主管部门依法组织的水利工程建设项目档案专项验收。 3.10 水利工程建设 项目档案移交 file transfer of wa
9、ter conservancy construction project 项目法人将项目档案交运行管理单位、项目主管部门或有关档案管理机构的过程。 4 基本规定 4.1 档案管理要求 4.1.1 档案管理应按照“统一领导、分级管理、各负其责、有效利用”的原则，实行集中统一管理。 4.1.2 档案管理应融入项目建设全过程 ,与工程建设管理同步实施。 4.1.3 各参建单位应通过节点控制强化项目文件管理，实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过 程控制。 4.1.4 各参建单位均应配备满足档案管理工作需要的人员、经费、设 施、设备等管理资源。 4.1.5 项目档案应完整、准确、系统、规范和安全，满
10、足建设、管理、监督、运行和维护等活动在证 据、责任和信息等方面的需要。 4.2 档案保管期限 4.2.1 水利工程建设项目档案保管期限分为永久和定期两种，定期分为 30 年和 10 年。 4.2.2 同一卷内有不同保管期限的文件时，保管期限应从长。 5 组织机构及职责任务 DB13/T 5329 2021 3 5.1 组织机构 5.1.1 各级水行政主管部门应负责项目档案工作的监督、检查和指导。 5.1.2 项目法人应明确档案工作的分管领导，设立或明确与工程建设管理相适应的档案管理机构。 5.1.3 各参建单位应配备满足工作需要的档案管理人员，在工程建设期间保持相对稳定 ，不得随意更 换。如确
11、因特殊原因进行工作变动的 ,必须对其负责的应归档文件办理交接手续。 5.1.4 项目档案人员应具备档案专业知识和技能，掌握一定的项目管理和相关工程技术专业知识，经 过项目档案管理业务培训。 5.1.5 项目法人应建立以档案管理机构为核心，工程管理相关部门和参建单位参与的水利工程档案管 理工作网络，并建立沟通协调机制。 5.2 职责任务 5.2.1 项目法人职责任务 5.2.1.1 项目法人对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准；业务上接受档案行 政管理部门和上级主管部门的监督、指导。 5.2.1.2 应在招投标文件中明确项目文件管理要求。与其他参建单位签 订合同、协议时，应设立
12、专门 章节或条款，明确项目文件管理责任，包括文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、 整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文 件和档案的检查、审查责任。 5.2.1.3 应建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累和归档等情况进行考核。对 参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履行情况做出评价；合同款完工结算、支付 审批时，应审查项目文件归档情况，并将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付前提条件。 5.2.1.4 负责制定符合本工程建设实 际的项目文件管理和档案管理相关制度，包括档案管理办法、档 案分类大
13、纲和分类方案、项目文件归档范围和档案保管期限表、档案整编细则，并组织协调工程管理 相关部门和参建单位实施。 5.2.1.5 负责制定项目档案工作方案，对其他参建单位进行项目文件管理和归档交底。 5.2.1.6 应按档案行政管理部门和主管部门相关规定，做好项目档案验收的准备和整改工作，并向上 级水行政主管部门进行档案管理登记。 5.2.2 项目法人档案管理机构职责任务 5.2.2.1 负责监督指导工程管理相关部门及参建单位项目文件的形成、收集、整理和归档工作。 5.2.2.2 组织工程管理相关人员和档案管理人员开展档案业务培 训。 5.2.2.3 参加工程建设重要会议、重大活动、阶段性检查验收和
14、竣工验收。 5.2.2.4 负责审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。 5.2.2.5 负责项目档案的接收、保管、统计、编研、利用和移交等工作。 5.2.3 项目法人工程管理相关部门职责任务 5.2.3.1 负责对项目技术文件的规范性提出要求，组织对勘察、设计、监理、施工（或总承包）、质 量检测、供货等单位归档文件完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。 5.2.3.2 负责对本部门形成的项目文件进行收发、登记、积累和收集、整理归档。 5.2.4 其他参建单位职责任务 5.2.4.1 应建立符合项目法人要求的项目文件管理制度和档案管理制度，报项目法 人确认后实施。 DB13/T 53
15、29 2021 4 5.2.4.2 负责所承担工程项目文件的收集、整理和归档工作，接受项目法人的监督和指导。 5.2.4.3 监理单位负责对所监理项目的归档文件进行检查，履行审核签字手续，提交工程档案专项审 核报告。 5.2.4.4 实行总承包的建设项目，总承包单位应负责项目总承包范围内项目文件的收集、整理和归档 工作的组织协调。建立总承包范围内的项目档案工作组织，履行档案管理职责和任务。各分包单位应 负责其分包部分项目文件的收集、整理，提交总承包单位审核，总承包单位应签署审查意见。 6 档案分类方案及编号 6.1 档案分类方案 6.1.1 分类原则 6.1.1.1 项目法人应结合有关规定和工
16、程实际编制 档案分类方案。 6.1.1.2 应根据项目档案的内容、特点和形成规律统一分类标准。 6.1.1.3 应符合逻辑性、实用性、可扩展性 ,并保持相对稳定。 6.1.1.4 应反映项目从立项到竣工验收期间整个工程建设活动的全过程。 6.1.1.5 应满足信息化要求。 6.1.2 分类方法 按照项目档案形成阶段、区段、标段、专业、内容等特征进行分类 。 6.2 档案编号 6.2.1 编号原则 6.2.1.1 应遵循唯一性、合理性、连续性、稳定性、扩充性和简单性的原则。 6.2.1.2 应保持整个项目档案的有机联系，档案编号体系连续完整，归档权限分明，有利于项目档案 的分类整理、归档、统计、
17、检索、保管和利用。 6.2.1.3 应按类别确定，不分保管期限、不分年度编 制，且不应有空号。 6.2.2 编号方法 按照工程建设各阶段、参建单位的分标方案、项目划分及归档文件类别，结合监理（施工）标段 代号、合同编号统一编制。 7 纸质文件收集与整理 7.1 收集 7.1.1 项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件均应收集齐全。水利 工程建设项目文件归档范围及保管期限表见附录 A。 7.1.2 项目法人应依据附录 A 的表 A.1，结合项目建设内容、特点、管理模式等特征制定符合项目实 际的归档范围和保管期限表。 7.1.3 项目划分多个标段时，不同标段项目档案应分别
18、收集。 7.1.4 项目文件应在办理完毕后及时收集，并实行预立卷制度。 7.1.5 收 集的文件应格式规范、内容准确、文字清晰、页面整洁、编号规范、签字及盖章完备。 DB13/T 5329 2021 5 7.1.6 归档的文件应为原件，真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况。 7.1.7 对表格类文件应格式统一，填写规范，不需填写的部分写“无”或“ /”或“以下为空白字样”。 7.1.8 文件（第一套）必须为正本、原件，因故用复制件归档时，应加盖复制件提供单位的公章或档 案证明章，确保与原件一致。 7.2 整理 7.2.1 整理要求 7.2.1.1 按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原
19、则，项目文件应由形成单位进行整理。 7.2.1.2 涉及多个单位共同形成或请示与批复的项目文件，各单位均应收集整理，为避免重复归档 ， 宜参照附录 A 的表 A.1 进行项目文件整理。 7.2.1.3 应兼顾项目档案的种类、数量及厚度，以“卷（册）”为保管单位分类整理。 7.2.1.4 竣工图是水利工程档案的重要组成部分，一般由施工单位负责编制，须符合竣工图编制要求 见附录 B。 7.2.2 分类组卷 7.2.2.1 组卷应保持卷内文件材料之间的有机联系，组卷合理，整理规范，符合档案管理要求，便于 保管和利用。 7.2.2.2 项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷，其中招标投标、合
20、同协议文件按招 标的标段、合同组卷；勘察设计文件按阶段、专业组卷；施工技术文件按单位工程、分部工程或阶段、 结构、专业组卷；信息系统开发文 件按应用系统组卷；设备制造、采购文件按专业、系统、台套组卷； 监理（监造）文件按监理（监造）的合同标段、事由结合文种组卷；科研文件按科研项目（课题）组 卷；试运行、竣工验收文件，按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。 7.2.3 排列 7.2.3.1 案卷按工程建设程序、项目划分、专业和内容排列。 7.2.3.2 项目前期文件、项目管理文件按主题、事由排列；施工文件按综合管理、施工技术支撑、施 工（安装）记录、检测试验、评定验收排列；信息系统开发文件按需求、设
21、计、实施、测试、运行、 验收排列；设备文件按质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修排 列； 监理 （监造）文件按依据性、工作性文件顺序排列；科研项目文件按开题、方案论证、研究实验、阶段成 果、结题验收排列；生产准备、试运行、竣工验收文件按主题、事由排列。 7.2.3.3 卷内文件顺序按照印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后；通知 在前，回复在后；文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；批复在前，请示在后的原则进行排列。 7.2.4 案卷编目 7.2.4.1 案卷编目包括案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷目录，案卷编目见附录 C。 7.2.4.2 卷内
22、文件页码编写 ： a) 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号 ； b) 每卷单独编号，统一使用自动号码 机编写页号，用阿拉伯数字从 1 依次标注 ； c) 页号编写位置单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。 折叠后的图纸一律在右下角 ； d) 图册或印刷成册的文件材料，自成一卷的，如果页号连续完整，沿用原页号；如果已有页号 且不连续应重新编写页号 ； DB13/T 5329 2021 6 e) 案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷目录不编写页号。 7.2.4.3 案卷封面编制 ： a) 案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式，案卷封面式样见附录 C.1；
23、b) 案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级 ； c) 案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件的 内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设 备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称、文件标题、文种等 ； d) 立卷单位，应填写负责组卷单位全称或规范简称 ； e) 起止日期，应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间 -年、月、日（年度应填写四位数字， 月和日应分别填写两位数字，下同） ； f) 保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限 ； g) 密级，应填写卷内文件的最高密级，没有密级的不录 ； h) 档号，由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）
24、、案卷号组成。全宗号，需向档案馆移交 的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定。分类号 ，应根据项目法人单位档案分类方案设 定的类别号确定。项目代号，由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代 号确定。目录号，填写目录编号。案卷号，应按一定顺序填写档案排列后的流水号，录入形 式为 1、 2、 3。 7.2.4.4 卷内目录编制 ： a) 卷内目录应排列在卷内文件首页之前，卷内目录式样见附录 C.2； b) 序号，应填写卷内文件的排列流水号，录入格式为 001、 002、 003 ； c) 责任者，应填写文件形成者或第一责任者 ； d) 文件编号，应填写卷内文件的发文字号或图号，应照实
25、抄录，不能省略，没有文号（或相关 代号）的可不填写 ； e) 文 件题名，应填写卷内文件的标题。文件无标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要 内容，应自拟题名或补充题名，拟写标题外应加“ ”符号 ； f) 日期，应填写文件的形成日期，竣工图应填写编制日期。“一份文件材料”涉及多个日期时， 原则上填写最晚的日期；对于只有月份没有日期的文件均填写 01日（月报、年报除外） ； g) 页号应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号 ； h) 页数应填写每件文件总页数 ； i) 备注可根据实际填写需注明的情况。 7.2.4.5 卷内备考表编制 ： a) 卷内备考表应排列在卷内文件的
26、尾页之后，或直接印制在卷盒内底面 。卷内备考表式样见附 录 C.3； b) 卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说 明的问题。如：添加、移出文件情况、复印件问题 ； c) 立卷单位的立卷人和检查人应在卷内备考表上签名，年、月、日应按立卷、审核时间填写 ； d) 互见号应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。 7.2.4.6 案卷脊背编制 ： a) 案卷脊背印制在卷盒侧面，案卷脊背式样见附录 C.4； b) 案卷题名、保管期限、档号，填写方法同 7.2.4.2； c) 案卷脊背项目可根据需要选择填写。 7.2.4.7 案卷目录编制 ： a
27、) 案卷目录式样见附录 C.5； DB13/T 5329 2021 7 b) 序号， 应填写登录案卷的流水顺序号。档号、案卷题名、保管期限，填写方法同 7.2.4.3； c) 总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和 ； d) 备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。 7.2.5 案卷装订 7.2.5.1 案卷排列顺序：案卷封面、卷内目录、归档文件、备考表（印制在案卷封底）。 7.2.5.2 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。 7.2.5.3 案卷装订采用三孔一线的方法。孔距 90mm，位置在案卷左侧中部，距订口边 12mm 15mm。 装订要求符合 DA/T 69 的规
28、定。 7.2.5.4 不能装订的证书、标签、商标、说明书等材料，应装于封口的档案袋中作为一卷，并附卷 内 目录和备考表，在卷内备考表中说明不能装订的材料所在原案卷的档号及位置，案卷封面应用 A4 纸打 印并粘贴在档案袋正面。 7.2.5.5 以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，档号章见附录 D。 7.2.5.6 案卷内不应有空白页，金属物要剔除。超出卷盒幅面的文件材料应叠装成 A4 纸大小。不易 装订的文件材料应进行托裱（如水泥、粉煤灰的合格证、检验报告），破损的文件材料应修复。 7.2.5.7 外文资料应保持原案卷及文件材料排列顺序、文号。同类型的案卷可按顺序装盒装满为止。 7
29、.2.5.8 案卷不宜过厚，文字材料案卷厚度一般不超过 20mm，图纸案卷厚度一般不超过 50mm。 7.2.6 案卷装具 7.2.6.1 卷皮（案卷封面、封底）采用 150 克无酸牛皮纸，规格尺寸为 298mm 212mm。 7.2.6.2 卷盒外表面规格为： 310mm 220mm D（单位为 mm， D 表示卷盒脊背厚度，可根据需要设定）， D=10mm、 20mm、 30mm、 40mm、 50mm、 60mm、 70mm、 100mm 等。 7.2.6.3 卷盒采用 220g 以上的单层无酸牛皮纸版双裱压制，封口处采用 ABS 工程塑料插仟。 7.2.6.4 卷盒式样应符合 GB/T
30、 11822 的规定。 8 照片文件收集与整理 8.1 收集 8.1.1 各参建单位应根据档案归档范围，结合工程实际，对本单位形成的归档照片与纸质档案对应 整 理，筛选优化、互为印证。 8.1.2 照片、数码照片、文字说明（含事由、时间、地点、主要人物、背景、摄影者等要素）应三者 齐全，缺一不可。 8.1.3 对反映同一内容的若干照片，应选择主要照片归档，主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画 面完整、未加修饰剪裁等特点。 8.1.4 归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和 EXIF 信息进行修改和处理。 8.2 整理 8.2.1 照片数量较多时，可选
31、择重要的照片归档，印制成纸质标准照片。 8.2.2 对反映同一内容的数码照片应选择有代表性的输出纸质照片，放入照片档案册中。 8.2.3 纸质照片应与数码照片 编号相对应，注明互见号。 DB13/T 5329 2021 8 8.2.4 数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式整理存储。 8.2.5 存储数码照片档案的载体应有专门的装具，且应在载体装具上粘贴标签，标签上注明载体套别 （封存保管、查阅利用、异地保存）、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日期等。 8.2.6 照片分类，按施工标段、单位工程、形成阶段、专业、内容等特征进行组卷。 8.2.7 照片排列，按分类，结合时间、重要程度
32、等进行排列。 8.2.8 照片案卷，由封面、卷内目录、芯页、备考表和封底组成。 8.2.9 照片编号，由全宗号、保管期限代码、册号、张号组成。 8.2.10 应按照片号顺序将照片固定在芯面上，组成照 片册。 8.2.11 照片册的封面、扉页、照片档案总说明、册内照片目录、芯页、册内备考表、册脊等的整理 应符合 GB/T 11821 的规定。 8.2.12 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。 9 录音录像文件收集与整理 9.1 收集 9.1.1 录音录像文件应客观、系统地反映主题内容，画面完整、端正，声音和影像清晰。 9.1.2 经摄录设备直接形成
33、的具有保存价值的录音录像文件应收集、保存，录像电子文件应是音频、 视频封装为一体的音视频文件。 9.1.3 以摄录设备直接形成的录音录像文件为素材，遵循活动时序与客观事实编辑制作的录音录像文 件应收 集、保存。 9.1.4 有多件录音录像电子文件反映相同场景或主题内容的，应挑选一件影像清晰、人物端正、声音 清楚、画面构图平衡的进行收集、归档。 9.2 整理 9.2.1 以件为管理单位整理录音录像电子文件。 9.2.2 录音录像文件记录载体应按录音录像文件记录的工作活动时间顺序排列。 9.2.3 录音档案和录像档案应按建设项目内容、专题等划分类别、拟写题名。录音录像制品多的立档 单位应按类别，并
34、结合时间顺序，刻录一张或多张光盘存储排列、编号，编写光盘名称入册归档。如 果一张录音录像档案光盘录制了多人讲话或多个节目时，应在题名（光盘名称）中逐一注明；如果一 个活动录制多 盘录音、录像档案，则应在题名（光盘名称）后面加上括号注明录音、录像档案光盘的 顺序号（用汉字 1、 2、 3表示）。 10 实物档案收集与整理 10.1 收集 10.1.1 主要收集范围有奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书以及其他有保存价值的实物。 10.1.2 实物档案应保持整洁，无破损。 10.1.3 归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行 说明。 10.1.4 归档的
35、实物应当拍照归档，所拍照片纳入项目照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的 标识关系。 10.1.5 对具有归档保存价值的实物，应及时整理、归档，一般不应跨年度。 DB13/T 5329 2021 9 10.2 整理 10.2.1 实物档案宜按种 类进行分类整理。 10.2.2 实物档案宜做好相应的编目工作 ,并在实物上粘贴对应的档号。 10.2.3 归档实物的保管期限一般为永久保存。 11 项目文件归档 11.1 归档要求 11.1.1 水利工程建设项目档案的归档时间，应根据实际情况分阶段归档。 11.1.2 涉及国家重大水利工程，项目法人应建立项目档案资料管理登记制度，按时向上级主管单位
36、报送水利工程建设项目档案管理情况登记表见附录 E，对未验收的项目，每年年底前均需再次填报。 11.1.3 项目法人各部门形成的文件组卷完毕，经部门负责人审查合格后，提交项目法人档案管理机 构归档。项目前期文件应在相关工作结束后归档。 11.1.4 勘察设计、监理（监造 ）文件应在项目合同完工验收后归档。 11.1.5 施工文件组卷完毕，经施工单位自查后（实行总承包的项目，分包单位应先提交总承包单位 进行审查），依次由监理单位、项目法人进行审查；在项目合同完工验收后归档，建设周期长的项目 可分阶段或按单位工程、分部工程归档。 11.1.6 科研文件、信息系统开发文件应在验收后归档；试运行文件应在
37、试运行结束后归档。 11.1.7 录音录像文件可采用在线和离线两种归档方式。基于电子档案管理系统整理、著录的录音录 像电子文件，以在线方式归档；记录或存储录音录像文件，目录数据的原始载体以离线方式归档。以 在线方式归档的，应基于电子 档案管理系统完成归档程序。以离线方式归档的，应结合计算机文件大 小、载体容量等因素适时制作离线归档载体，将应归档的录音录像电子文件、目录数据等按原有存储 结构复制到一次写光盘或移动硬盘，并按规则为离线归档载体编号、标示。 11.2 归档份数 11.2.1 项目法人可结合工程实际，确定不同档案归档份数。 11.2.1.1 项目法人与运行管理单位应各保存 1 套较完整
38、的工程档案资料（当二者为一个单位时，应 异地保存 1 套）。 11.2.1.2 工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位只保存与其管理范围有关的工程档案资料。 11.2.2 当有关文件资料需由若干单位保存时，原件应由产权单位保存，其 它单位保存复制件。 11.2.3 国家确定的重要江河、湖泊建设的流域控制性工程，跨流域的大型水利工程，流域内跨省级 行政区域、涉及省际边界的大型水利工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交 1 套完整的水利工 程建设项目档案。 12 项目电子文件 12.1 收集 12.1.1 项目法人应负责项目电子文件管理的组织协调，根据纸质文件归档情况，确定项目电子文件 归档
39、范围。 DB13/T 5329 2021 10 12.1.2 电子文件由内容、结构和背景组成，电子文件内容信息及其元数据构成完整的电子文件。内 容是以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示电子档案的主题信息；背景是描述生成电子文件的 职能活动、电子文件的作用、 办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息；结 构是电子文件内容信息的组织和存储方式，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、字处理和 图形工具软件等数据；元数据是描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其整个管理过程的数 据。 12.1.3 项目法人应建立与业务系统相衔接的电子文件管理系统，管理信息系统应具备电子文
40、件管理 及归档功能，并能够对项目电子文件形成与流转实施有效控制，保障其真实、完整和安全；能够在形 成、流转过程中及时跟踪、检查和补充与项目设计、设备、材料、施工等变更相关的项目电子文件及 其元数据。 12.1.4 电子文件应以单份文件或一个复合文件为一个保存单位。 12.1.5 电子文件形成后，不应被非正常修改、获取或删除。 12.1.6 形成电子文件的业务系统和个人应随时保存电子文件，并根据文件重要程度，定期备份电子 文件。 12.1.7 电子文件的离线备份应存储于移动硬盘、光盘、磁带等能够脱机保存的存储媒体上。 12.2 存储格式 电子文件归档格式应符合 GB/T 18894的规定。 12
41、.3 整理 12.3.1 电子文件整理应遵循工程文件材料形成的规律和计算机信息系统运行环境，保存电子文件内 在的电子文件与纸质文件之间的有机联系，通过计算机文件元数据建立电子文件与元数据的关联。 12.3.2 电子档案应按 其属类及档号纳入立档单位档案组卷类目体系，并置于整个案卷目录范围内最 后一卷，分类统一管理。 12.3.3 电子文件及其元数据、电子文件及其组件要齐全、完整，电子文件与纸质文件要同步鉴别编 目、立卷，并且电子文件的组件、分类、排列、编号、录入、编目应符合纸质文件整理要求。 12.3.4 同一类型的电子文件存储格式应统一，签章手续完备，符合电子档案的真实性、可靠性、完 整性、
42、可用性及安全保密性要求，便于保管和快速多元检索利用。 12.4 归档 12.4.1 电子文件归档一般采用物理归档。项目文件归档时可釆取在线归档或离线归档的方式向档案 管理机构移交经过整理的项目电子 文件，并在内容、格式、相关说明及描述上与纸质项目档案保持一 致 ,且二者应建立关联。 12.4.2 归档电子文件必须保持原始状态，不得进行技术修改，内容要真实、完整、准确。 12.4.3 项目电子文件完成整理后，由形成部门负责对文件信息包进行鉴定和检测，包括内容是否齐 全完整、格式是否符合要求。 12.4.4 项目电子文件信息包经过形成部门鉴定和检测后，由相关责任人确认归档，赋予归档标识。 归档标识
43、中应含有归档责任人、归档时间、文件信息包名称等信息。 12.4.5 釆取离线方式归档时，应将带有归档标识的电子文件拷贝至耐久性好的存储介质上，存储介 质应设置成禁止写入的状态。 储存介质依次为光盘、磁带、硬磁盘等。 12.4.6 存储电子档案的介质或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、类别号、案卷起止号、 密级、保管期限、存入日期等。存储介质为光盘的，归档标签应符合 DA/T 38 的规定。 DB13/T 5329 2021 11 12.4.7 图像电子文件、视频电子文件应主题突出、曝光准确、影像清晰。图像电子文件分辨率应达 到 300dpi 以上，视频电子文件宜采用 200 万以上像素拍摄。 13 档案著录 13.1 著录要求 13.1.1 各立档单位在编制档案目录时，应对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录。 13.1.2 各立档单位应对档案内容和形式特征进行案卷和卷内文件著录。 13.2 纸质档案著录项 目 13.2.1 纸质档案案卷著录项目包括全宗号、档号、分类号、项目名
