1、ICS01.140.20 A14 中华人民共和国档案行业标准 DA/T852019 政务服务事项电子文件归档规范 Specificationforgovernmentserviceelectronicdocumentsarchiving 2019-12-16发布2020-05-01实施 国家档案局发布531 DA/T852019 前 言 本标准按照G B / T 1 . 1 2 0 0 9给出的规则起草。 本标准由浙江省档案局提出。 本标准由国家档案局归口。 本标准起草单位:浙江省档案局、浙江省档案馆、福建南威软件有限公司。 本标准主要起草人:郑金月、张鹏程、梁绍红、姜超、黄文峰、胡文苑、王肖
2、波、宋华、赵真、刘文萍、 高乐、王锦妙。 631 DA/T852019 政务服务事项电子文件归档规范 1 范围 本标准规定了政务服务事项电子文件归档的一般方法,包括归档工作流程和归档信息包的内容结 构、命名规则、元数据和存储格式等。 本标准适用于政务服务机构在全国一体化在线政务服务平台(以下简称一体化在线平台)上办理政 务服务事项(包括行政权力事项和公共服务事项)过程中形成的电子文件的归档。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 G B / T 1 8
3、8 9 4 2 0 1 6 电子文件归档与电子档案管理规范 G B / T 3 6 9 0 5 2 0 1 8 电子证照 文件技术要求 D A / T 1 8 1 9 9 9 档案著录规则 D A / T 4 7 2 0 0 9 版式电子文件长期保存格式需求 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 政务服务事项 governmentserviceitem 依据法律、法规、规章、规范性文件和部门职责分工的规定,由法定行政机关或组织实施的对自然 人、法人和其他组织权力义务产生直接影响的具体行政行为和授意性事项。政务服务事项包括行政权 力事项和公共服务事项。 3.2 政务服务事项电子文
4、件 governmentserviceelectronicdocument 政务服务机构在履行其法定职责过程中,通过一体化在线平台形成、办理、传输和存储的数字格式 的各种信息记录。政务服务事项电子文件由内容、结构、背景组成。 3.3 政务服务事项电子档案 governmentserviceelectronicrecord 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的政务服务事项电子文件。 3.4 办件 finishitem 政务服务事项按程序办理完毕并形成相应结果的单个活动,是政务服务事项办理的基本单位。 3.5 归档 archiving 将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其
5、元数据管理权限向档案部门 提交的过程。 731 DA/T852019 G B / T 1 8 8 9 4 2 0 1 6 ,定义3 . 1 2 3.6 容缺归档 allowmissingarchiving 一个政务服务事项的某些归档材料只能以非电子形式(如纸质)形成,在该政务服务事项电子文件 归档时以不完整状态(即不含某些非电子形式的材料)进行归档并标记的方式。 3.7 信息包 informationpackage 由内容信息、流程信息和相关保存描述信息构成的电子文件信息整体。 3.8 电子文件号 electronicdocumentcode 政务服务事项电子文件归档过程中,系统根据一定的规则
6、赋予归档电子文件信息整体的唯一编号。 3.9 元数据 metadata 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。 G B / T 1 8 8 9 4 2 0 1 6 ,定义3 . 3 4 总则 4.1 工作原则 4.1.1 政务服务事项电子文件归档工作应遵循统筹规划、统一标准、规范管理、安全高效的原则,以实 现政务服务事项电子档案跨地区、跨部门共享和全国范围内互信互认。 4.1.2 符合国家有关规定要求的政务服务事项电子文件应以电子形式归档。除法律、法规另有规定 外,不再归档对应纸质材料。 4.2 职责和分工 应明确政务服务事项电子文件归档和电子档案管理工作的职责和分工,主
7、要包括以下三类部门的 职责和分工: a ) 档案行政管理部门负责在一体化在线平台规划和建设时提出政务服务事项电子文件归档功能 需求,组织制定政务服务事项电子文件归档制度,负责电子档案管理系统的统筹建设和应用培 训,负责指导和监督政务服务机构开展政务服务事项电子文件归档工作,负责审核政务服务事 项电子文件归档范围和档案保管期限表; b ) 政务服务机构负责制定政务服务事项电子文件归档范围和档案保管期限表,做好政务服务事 项电子文件的形成、办理、归档和政务服务事项电子档案的管理工作;涉及多个政务服务机构 联合办理的政务服务事项,各政务服务机构按照各自职责分工做好归档工作。其中,政务服务 机构的业务
8、办理部门负责做好政务服务事项电子文件的归档工作;政务服务机构的档案部门 负责做好政务服务事项电子档案的管理工作; c ) 信息化部门负责依据标准和实际需求开发一体化在线平台的电子文件归档和电子档案管理功 能,为政务服务事项电子文件归档提供技术支持。 4.3 基本要求 4.3.1 政务服务机构、信息化部门应按照国家网络安全等级保护标准建立政务服务事项电子文件安全 防护体系,配备必要的安全设施设备,并基于安全的网络和存储介质开展政务服务事项电子文件归档 工作。 831 DA/T852019 4.3.2 政务服务事项电子文件的归档方式分为在线归档和离线归档;归档时间分为实时归档和定期归 档,定期归档
9、最迟不能超过电子文件形成后的次年6月。 5 归档功能需求 5.1 基本需求 一体化在线平台应具备政务服务事项电子文件归档功能,其基本功能应符合G B / T 1 8 8 9 4 2 0 1 6 中5 . 1的基本规定。基于一体化在线平台开发的政务服务事项电子档案管理功能应符合 G B / T 1 8 8 9 4 2 0 1 6中5 . 2的基本规定。 5.2 归档配置功能 应能配置政务服务事项电子文件的归档范围、档案保管期限、电子文件号生成规则、档案密级、档案 开放标识等内容。 5.3 整理组件功能 应能根据归档配置自动对电子文件及其元数据进行收集和整理,形成归档信息包,可支持通过时间 戳和数
10、字摘要等技术手段确保电子文件真实性、安全性。 5.4 清点检测功能 5.4.1 应能在形成归档信息包时,根据归档配置信息对归档信息包的规范性、完整性等进行必要的自 动检测和清点,并支持合格信息包的自动归档。 5.4.2 应能根据需要对自动检测结果不合格的待归档电子文件及其元数据进行人工补充;应能对特殊 原因造成的不合格结果进行容缺归档并备注说明具体原因。 5.5 数据交换功能 应支持逐个或批量方式将归档信息包从一体化在线平台通过统一的数据交换接口交换到电子档案 管理系统;基于一体化在线平台完成电子文件归档和电子档案管理工作的,应支持将归档信息包从一体 化在线平台的电子文件归档模块交换到电子档案
11、管理模块。 5.6 统计监管和审计功能 5.6.1 应支持对归档过程中的电子文件和电子档案按需求进行分类统计,对归档配置及归档数据进行 在线监管。 5.6.2 应能对归档过程中的所有操作及操作人员、时间和结果等日志信息进行记录和跟踪审计。 6 归档流程要求 6.1 工作流程 6.1.1 政务服务事项电子文件归档工作流程包括一体化在线平台归档功能的开发和部署、电子文件归 档范围和档案保管期限表的制定和审核、归档配置、开展归档等工作。 6.1.2 应先完成电子文件归档范围和档案保管期限表的制定和审核,以及一体化在线平台归档功能的 开发和部署,再根据电子文件归档范围和档案保管期限表进行归档配置,最后
12、由系统根据归档配置进行 归档,归档工作流程示意图参见附录A 。 931 DA/T852019 6.2 电子文件归档范围和档案保管期限表的制定 6.2.1 应依据国家档案局令第8号以及部门行政权力清单、责任清单、公共服务事项目录等要求制定 政务服务事项电子文件归档范围与档案保管期限表,政务服务形成的纸质文件归档范围与档案保管期 限按其执行。保管期限分为定期和永久,定期不应低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。 6.2.2 电子文件归档范围和档案保管期限表应以政务服务事项的最小细分项(如子项)为单位制定。 6.2.3 政务服务事项的电子文件归档范围包括: a ) 反映政务服务事项办理部门主
13、要职能活动和基本历史面貌的,对本部门工作、国家建设和历史 研究具有利用价值的电子文件; b ) 政务服务事项办理部门办理行政权力事项和公共服务事项等活动中形成的在维护国家、集体 和公民权益等方面具有凭证价值的电子文件; c ) 其他对政务服务事项办理部门的工作具有查考价值的电子文件。 6.2.4 政务服务事项办理过程中以数据共享形式调阅的电子证照及其元数据应与该办件形成的电子 文件及元数据一并归档。 6.2.5 用以证明行政执法全过程,满足司法审查等需要的行政执法文件、证据及其他相关材料应当归 档,包括:证据性材料、程序性材料、结果性材料。 6.3 归档配置 6.3.1 归档配置以政务服务事项
14、的最小细分项进行设置。 6.3.2 归档配置的内容包括但不限于保管期限、开放程度、密级、归档范围和归档材料目录、归档辅助 信息。归档辅助信息可根据归档工作实际进行设置,政务服务事项的归档材料目录示例参见附录B 。 6.4 归档工作的开展 6.4.1 归档步骤 政务服务事项电子文件以单个办件为基本单位分两个阶段归档,一般由系统自动进行: a ) 第一阶段是在一体化在线平台上进行的预归档,这一阶段对电子文件及元数据进行收集和整 理,形成完整的归档信息包,并进行清点和生成验证消息; b ) 第二阶段是脱离一体化在线平台(或脱离一体化在线平台的业务归档模块) ,将归档信息包交 换到电子档案管理系统(或
15、一体化在线平台的电子档案管理模块)上进行的正式归档,这一阶 段进行归档信息包的数据交换、归档检测、整理编目等过程,形成政务服务事项电子档案。 政务服务事项电子文件归档步骤见图1 。 041 DA/T852019 图1 政务服务事项电子文件归档步骤 6.4.2 文件收集 政务服务事项办结后,系统根据预先设置的归档范围和归档材料目录,自动将政务服务事项办理过 程中形成的电子文件组件及元数据采集至归档文件夹中,并符合以下规定: a ) 采集的电子文件组件存储格式符合第9章的规定; b ) 采集的元数据符合第8章的规定; c ) 电子文件组件和元数据的采集一般以实时、物理的形式进行,以计算机自动采集为
16、主,必要时 可人工补充。 6.4.3 整理 将采集的电子文件组件及元数据按7 . 2的规定有序地存放至归档文件夹中,并按预先设置的命名 规则生成电子文件号,对归档文件夹进行命名。 141 DA/T852019 6.4.4 形成归档信息包 将完成整理的电子文件组件及元数据以归档文件夹为单位进行压缩打包形成归档信息包。 6.4.5 清点 对归档信息包中的电子文件组件及元数据进行自动清点。归档的电子文件门类、保管期限、件数应 当与归档信息包中的归档配置信息相匹配,元数据符合第8章的规定。经清点,电子文件组件及元数据 有缺失的应予以补充,补充完整后重新归档;因特殊原因无法补充则在归档配置信息中记录原因
17、后容缺 归档。 6.4.6 生成验证信息 对归档信息包可通过可信时间戳和数字摘要等技术手段生成验证信息,确保其可追溯。生成的验 证信息单独保存,并与归档信息包建立关联。 6.4.7 数据交换 将归档信息包从一体化在线平台交换到电子档案管理系统,并按第1 0章的规定生成政务服务事项 电子文件交换目录作为系统间交换凭据。数据交换一般基于W e b S e r v i c e等通用标准的统一数据交换 接口实现。基于一体化在线平台完成电子文件归档和电子档案管理工作的,此步骤将归档信息包从一 体化在线平台的业务归档模块交换到电子档案管理模块。 6.4.8 归档检测 通过专业检测工具或系统集成的检测模块,
18、对归档信息包进行真实性、完整性、可用性、安全性等技 术检测和验证,记录检测时间、结果,并向一体化在线平台反馈检测结果。 6.4.9 登记编目 将检测合格的归档电子文件及其元数据按G B / T 1 8 8 9 4 2 0 1 6的要求导入电子档案管理系统预归 档库进行登记,并自动编制档号,生成归档目录和归档登记表: a ) 可按7 . 3规定的命名规则将电子文件号自动转换为由全宗号、档案门类代码、机构(问题)代码 等要素组成的档号; b ) 对归档信息包中的基本信息进行解析,自动生成归档目录; c ) 根据需要,可人工进行排序调整、元数据补充或归档阶段元数据调整等操作,但不得修改电子 文件和办
19、理阶段元数据的原始内容。 6.4.10 形成电子档案 将完成归档的政务服务事项电子档案导入电子档案管理系统正式库,由政务服务机构的档案部门 进行管理。 7 归档信息包的内容、结构和命名规则 7.1 内容 7.1.1 政务服务事项电子文件的归档以一个办件为单位形成归档信息包,归档信息包的内容为单个政 务服务事项办件办理过程中形成的电子文件组件及其元数据。 7.1.2 政务服务事项电子文件的元数据分为归档配置信息、基本信息和办理流程信息三类。政务服务 241 DA/T852019 事项电子文件归档内容见表1 。 表1 政务服务事项电子文件归档内容 归 档 内 容说 明 元数据 归档配置信息 此次归
20、档办件对应政务服务事项预先配置的归档材料目录、容缺归档情况、实际采集归档的电子文件组件等信息 基本信息 此次归档办件的行政相对人、办理部门、办理事项、结果等信息 办理流程信息 此次归档办件办理的环节、人员、意见等流程信息 电子文件组件 此次归档办件形成和获取的表、证、单、书等文本、数据及图像、音频、视频等多媒体文件,按归档材料目录分别存放 7.1.3 归档内容中电子文件的题名著录应符合D A / T 1 8 1 9 9 9的规定,文件存储格式应符合第9章 的规定。 7.2 结构 7.2.1 一般结构 7.2.1.1 归档信息包的一般结构在逻辑上是一个以电子文件号命名的归档文件夹,归档文件夹内存
21、放 归档的电子文件组件和元数据。 7.2.1.2 电子文件组件按照预先设置的归档材料目录进行整理和排列,并存放在以归档材料目录命名 的文件夹中,一般决定类的电子文件组件排序在第一位。电子文件的归档材料目录及排序参见附录B , 归档信息包的一般结构示例参见附录C 。 7.2.2 嵌套结构 7.2.2.1 对于已办结并归档的政务服务事项电子文件,在变更或补正电子文件及元数据时采用嵌套结 构形成新的归档信息包。 7.2.2.2 嵌套结构的组织存放方式与一般结构一致,在归档文件夹内存放原始的归档信息包、补正后 的元数据信息和电子文件组件。 7.2.2.3 原始的归档信息包排序在第一位,补正后的元数据信
22、息、新补正的电子文件组件参照一般结 构进行分类和排列,其内容结构示例参见附录D 。 7.3 命名规则 7.3.1 基本规则 政务服务事项电子文件归档过程中形成的归档信息包以电子文件号命名。电子文件号实行统一编 号规则:部门代码-事项类型代码-主项代码-子项代码-年度-保管期限-归档流水号。命名示例: 3 3 0 0 0 0 0 1 9 - 0 1 - 0 0 1 9 0 - 0 0 1 - 2 0 1 7 - D 5 - 0 0 0 0 0 0 1 。 7.3.2 部门代码 部门代码共9位,由6位行政区划编码和3位部门编码组成。行政区划编码参见中华人民共和国 民政部发布的行政区划代码。部门编码
23、参见C 0 1 0 9 . 1 2 0 1 8中的中央业务指导(实施)部门代码或省 级机构编制部门按统一标准制定的部门编码,不足3位的前面补“ 0 ” 。 341 DA/T852019 7.3.3 事项代码 7.3.3.1 事项代码以中央和省级机构编制部门根据统一标准制定的代码为准,一般由事项类型代码、 主项代码和子项代码组成。 7.3.3.2 事项类型代码共2位,参见C 0 1 0 9 . 1 2 0 1 8中4 . 4的内容。 7.3.3.3 主项代码共5位,参见中央和省级机构编制部门编制的主项代码。 7.3.3.4 子项代码参见中央和省级机构编制部门编制的子项代码。其中,一级子项代码共3
24、位,事项 无子项则以0 0 0表示。二级及以上子项代码各2位,事项无二级及以上子项则不显示。各级子项代码 之间以“ - ”连接。 7.3.4 年度 年度共4位,以数字字符表示,表示该政务服务事项的办结年份。 7.3.5 保管期限 保管期限分为定期和永久。定期以字母“ D ”和保管时限表示,如“ D 3 0 ” ;永久以字母“ Y ”表示。 7.3.6 归档流水号 归档流水号以7位阿拉伯数字表示,为同一分类体系下归档信息包的顺序代码。 8 元数据要求 8.1 归档配置信息 归档配置信息以X M L格式文档保存,描述此次归档办件对应政务服务事项设定的归档材料目录、 容缺归档情况和实际采集归档的电子
25、文件组件等信息,用于归档电子文件的清点和归档完整性检测,命 名为“归档配置信息. X M L ” ,其元数据描述符合表2的要求。归档配置信息的格式示范参见附录E 。 表2 归档配置信息的元数据描述 序号中文名称英文名称说明约束性可重复性元素类型数据类型形成阶段 1事项类型T a s k T y p e 一体化在线平台事项 管理系统中政务服务事 项的类型 可选不可重复简单型字符型办理阶段 2事项编码T a s k C o d e 一体化在线平台事项 管理系统中政务服务事 项的基本编码 必选不可重复简单型字符型办理阶段 3事项名称T a s k N a m e 一体化在线平台事项 管理系统中政务服
26、务事 项的名称 必选不可重复简单型字符型办理阶段 4部门编码D e p a r t m e n t C o d e 一体化在线平台中政 务服务事项办理部门的 编码 必选不可重复简单型字符型办理阶段 441 DA/T852019 表2(续) 序号中文名称英文名称说明约束性可重复性元素类型数据类型形成阶段 5部门名称D e p a r t m e n t N a m e 一体化在线平台中政 务服务事项办理部门的 名称 必选不可重复简单型字符型办理阶段 6事项版本T a s k V e r s i o n 一体化在线平台事项 管理系统中政务服务事 项的版本号 必选不可重复简单型字符型办理阶段 7保管
27、期限R e t e n t i o n P e r i o d 一体化在线平台上配 置的政务服务事项保管 期限 必选不可重复简单型字符型归档阶段 8容缺归档M i s s i n g A r c h i v e 包括容缺归档标记和 容缺归档原因可选不可重复容器型 归档阶段 9 容缺 归档标记M i s s i n g F l a g 一体化在线平台上对 容缺归档电子文件的 标记 可选不可重复简单型字符型归档阶段 1 0 容缺归档 原因M i s s i n g R e a s o n 一体化在线平台上对 容缺归档电子文件的原 因说明 可选不可重复简单型字符型归档阶段 1 1归档范围F i l
28、i n g R a n g e s 一体化在线平台配置 的归档范围必选不可重复容器型 归档阶段 1 2 归档材料 目录F i l e C a t a l o g 包括归档材料目录名 称和归档配置辅助信息必选可重复容器型 归档阶段 1 3 归档材料 目录名称F i l e C a t a l o g N a m e 一体化在线平台上配 置的应归档材料的目录 名称 必选可重复简单型字符型归档阶段 1 4 归档配置 辅助信息A u x i l i a r y 一体化在线平台上配 置的归档材料的必要 性、载体形式等辅助 信息 可选可重复简单型字符型归档阶段 1 5 办件归 档组件A r c h i v
29、 e F i l e s 一体化在线平台上实 际采集归档的电子文件 组件的信息集合 必选不可重复容器型归档阶段 1 6 归档组件 信息 A r c h i v e F i l e I n f o r m - a t i o n 一体化在线平台上实 际采集归档的电子文件 组件的格式信息、计算 机文件名、文件大小、文 件形成时间 必选可重复容器型归档阶段 541 DA/T852019 表2(续) 序号中文名称英文名称说明约束性可重复性元素类型数据类型形成阶段 1 7格式信息F o r m a t I n f o r m a t i o n 电子文件组件的存储 格式信息必选可重复简单型字符型归档阶段
30、 1 8 计算机 文件名C o m p u t e r f i l e N a m e 电子文件组件的计算 机文件名称必选可重复简单型字符型归档阶段 1 9 计算机 文件大小C o m p u t e r f i l e S i z e 电子文件组件的计算 机文件大小必选可重复简单型字符型归档阶段 2 0 计算机文件 形成时间 C o m p u t e r f i l e C r e a t i o n T i m e 电子文件组件的计算 机文件创建时间必选可重复简单型 日期 时间型归档阶段 8.2 基本信息 基本信息以X M L格式文档保存,描述此次归档办件的基本信息,命名为“基本信息.
31、X M L ” ,其元数 据描述符合表3的要求,其中办理阶段形成的元数据根据业务系统实际形成的元数据可进行扩展。其 格式示范参见附录E 。本标准只规定描述政务服务事项电子文件归档的最基本元数据集合,政务服务 事项办理完整的元数据集合以及元数据元素的描述可参考C 0 1 0 9 . 2 2 0 1 8 。 表3 基本信息的元数据描述 序号中文名称英文名称说明约束性可重复性元素类型数据类型形成阶段 1 电子 文件号D o c u m e n t N u m b e r 一体化在线平台上根 据规则生成的电子文 件号 必选不可重复简单型字符型归档阶段 2保管期限R e t e n t i o n P
32、e r i o d 一体化在线平台上配 置的政务服务事项保管 期限 必选不可重复简单型字符型归档阶段 3密级S e c u r i t yC l a s s i f i c a t i o n 一体化在线平台上配 置的政务服务事项密级必选不可重复简单型字符型归档阶段 4归档时间A r c h i v e T i m e 一体化在线平台中政 务服务事项办理部门启 动归档的时间 必选不可重复简单型日期时间型归档阶段 5 部门名称 (立档单位 名称) D e p a r t m e n t N a m e 一体化在线平台中政 务服务事项办理部门的 名称 必选不可重复简单型字符型归档阶段 6 责任处
33、(科)室L e a d D e p a r t m e n t 一体化在线平台中政 务服务事项办理处(科) 室的名称 可选不可重复简单型字符型办理阶段 641 DA/T852019 表3(续) 序号中文名称英文名称说明约束性可重复性元素类型数据类型形成阶段 7 行政相对 人名称A p p l y N a m e 一体化在线平台中行 政相对人的名称必选可重复简单型字符型办理阶段 8 行政相对 人手机M o b i l e 一体化在线平台中行 政相对人的手机必选可重复简单型字符型办理阶段 9 行政相对 人电话P h o n e 一体化在线平台中行 政相对人的电话可选可重复简单型字符型办理阶段 1
34、0 行政相对 人地址A d d r e s s 一体化在线平台中行 政相对人的地址可选可重复简单型字符型办理阶段 1 1证件类型C a r d T y p e 一体化在线平台中行 政相对人的证件类型必选可重复简单型字符型办理阶段 1 2证件号码C o n t a c t e d C a r d 一体化在线平台中行 政相对人的证件号码可选可重复简单型字符型办理阶段 1 3法定代表人L e g a l M a n 一体化在线平台中行 政相对人的法定代表人 姓名 可选可重复简单型字符型办理阶段 1 4办件名称P r o j e c t N a m e 一体化在线平台中政 务服务事项单个办件的 名称
35、必选不可重复简单型字符型办理阶段 1 5 受理(承 办)单位R e c e i v e D e p a r t m e n t 一体化在线平台中政 务服务事项受理的单位必选不可重复简单型字符型办理阶段 1 6 受理(立 案)时间R e c e i v e T i m e 一体化在线平台中政 务服务事项受理的时间必选不可重复简单型 日期 时间型办理阶段 1 7办结时间T r a n s a c t T i m e 一体化在线平台中政 务服务事项办结的时间必选不可重复简单型 日期 时间型办理阶段 1 8 业务 流水号P r o j e c t I D 一体化在线平台上按 规则自动生成的办件唯 一标
36、识 必选不可重复简单型字符型办理阶段 1 9办件类型S e r v i c e T y p e 一体化在线平台上政 务服务事项单个办件的 类型 可选不可重复简单型字符型办理阶段 741 DA/T852019 表3(续) 序号中文名称英文名称说明约束性可重复性元素类型数据类型形成阶段 2 0办理结果R e s u l t 一体化在线平台上政 务服务事项办理的结果必选不可重复简单型字符型办理阶段 2 1 办件结果 (证件)编号R e s u l t C o d e 一体化在线平台上政 务服务事项办理结果的 证字号 必选不可重复简单型字符型办理阶段 2 2事项编码T a s k C o d e 一体
37、化在线平台事项 管理系统中政务服务事 项的编码 必选不可重复简单型字符型办理阶段 2 3 事项 版本号T a s k V e r s i o n 一体化在线平台事项 管理系统中政务服务事 项的版本号 必选不可重复简单型字符型办理阶段 2 4事项类型T a s k T y p e 一体化在线平台事项 管理系统中政务服务事 项的类型 必选不可重复简单型字符型办理阶段 2 5 信息系 统描述 I n f o r m a t i o n S y s t e m D e s c r i p t i o n 形成电子文件的信息 系统名称可选不可重复简单型字符型办理阶段 2 6扩展项E x t e n s
38、i o n s 包括业务办理阶段扩 展的元数据项可选可重复容器型 办理阶段 8.3 流程信息描述 流程信息以X M L格式文档保存,描述此次归档办件的办理流程信息,命名为“办理流程信息. X M L ” ,其元数据描述符合表4的要求。其格式示范参见附录E 。 表4 办理流程信息的元数据描述 序号中文名称英文名称说明约束性可重复性元素类型数据类型形成阶段 1环节O p i n i o n 包含环节名称、经办 人、意见类型、意见内容 和办理时间 必选可重复容器型办理阶段 2环节名称N o d e N a m e 一体化在线平台配置 的政务服务事项办理环 节的名称 必选可重复简单型字符型办理阶段 3
39、办理人A u t h o r 一体化在线平台上政 务服务事项办理环节的 具体办理人员名称 必选可重复简单型字符型办理阶段 841 DA/T852019 表4(续) 序号中文名称英文名称说明约束性可重复性元素类型数据类型形成阶段 4意见类型T y p e 一体化在线平台上政 务服务事项办理环节的 意见类型 必选可重复简单型字符型办理阶段 5意见内容B o d y 一体化在线平台上政 务服务事项办理环节的 意见内容 必选可重复简单型字符型办理阶段 6办理时间M o d i f i e d 一体化在线平台上政 务服务事项办理环节的 办理时间 必选可重复简单型日期时间型办理阶段 9 电子文件的存储格式
40、要求 9.1 一般要求 9.1.1 政务服务事项电子文件的存储格式以一体化在线平台上形成时原采用符合标准要求的格式 为准。 9.1.2 政务服务事项电子文件的存储格式应能在脱离一体化在线平台的情况下正确读取与使用。 9.2 具体要求 9.2.1 以附件形式获取的电子文件,如文档、音频、视频等,使用符合国家标准或国际标准的文件格式 保存,应按照G B / T 1 8 8 9 4 2 0 1 6执行。 9.2.2 以数据链接形式存放的电子文件应将其下载并保存。 9.2.3 以关系数据库形式存放,显示时以临时抽取组合方式形成的电子文件,应转换成符合规范的 O F D 、 P D F / A 、 X
41、M L 、 H T M L等易于读取和显示的格式保存。对于国家部委、有关部门已规定标准文本 样式的电子文件,在归档时应按照规定的标准样式转换成O F D等格式的版式文件,版式文件格式应按 照D A / T 4 7 2 0 0 9执行。 9.2.4 通过数据共享形式在线调阅及办结形成的电子证照应按G B / T 3 6 9 0 5 2 0 1 8的规定以版式电 子文件形态归档;在线调阅的查证信息应参照电子出证的规范要求形成包含查证信息及元数据的Z I P 压缩文件。 9.2.5 保存元数据文档的同时应保存该元数据文档的结构说明文档,或以注释等方式在元数据文档内 予以说明。 10 政务服务事项电子
42、文件交换目录 政务服务事项电子文件在批量进行数据交换过程中,应对该批次所有电子文件建立X M L格式的 交换目录,随同该批次的归档信息包一起传输。交换目录以X M L格式文档保存,描述当前批次归档信 息包的总数及各个归档信息包的详细信息,命名为“交换目录- (系统编号) - (批次号) . X M L ” 。其元数 据描述符合表5的要求。其格式示范参见附录E 。 941 DA/T852019 表5 交换目录的元数据描述 序号中文名称英文名称说明约束性可重复性元素类型数据类型形成阶段 1系统编码S y s t e m C o d e 根据规则生成的一体 化在线平台唯一编码必选不可重复简单型字符型
43、办理阶段 2批次号B a t c h N a m e 根据规则由一体化在 线平台生成的交换批次 编号 必选不可重复简单型字符型归档阶段 3交换日期S e n d T i m e 单个批次交换的日期必选不可重复简单型 日期 时间型归档阶段 4交换数量S e n d N u m b e r 单个批次交换的归档 信息包数量必选不可重复简单型字符型归档阶段 5目录D i r e c t o r y 包含电子文件号、办 件名称、归档时间、部门 名称 必选可重复容器型归档阶段 6 电子 文件号D o c u m e n t N u m b e r 一体化在线平台上根 据规则生成的电子文 件号 必选可重复简
44、单型字符型归档阶段 7办件名称P r o j e c t N a m e 一体化在线平台中政 务服务事项单个办件的 名称 必选可重复简单型字符型办理阶段 8归档时间A r c h i v e T i m e 一体化在线平台中政 务服务事项办理部门启 动归档的时间 必选可重复简单型日期时间型归档阶段 9部门名称D e p a r t m e n t N a m e 一体化在线平台中政 务服务事项办理部门的 编码 必选可重复简单型字符型办理阶段 051 DA/T852019 附 录 A (资料性附录) 归档工作流程示意图 政务服务事项电子文件归档工作流程示意图(见图A . 1 ) 。 图A.1 政
45、务服务事项电子文件归档工作流程示意图 151 DA/T852019 附 录 B (资料性附录) 政务服务事项的归档材料目录 表B . 1 表B . 9给出了行政许可事项(见表B . 1 ) 、行政处罚事项(见表B . 2 ) 、行政强制事项(见 表B . 3 ) 、行政征收事项(见表B . 4 ) 、行政给付事项(见表B . 5 ) 、行政检查事项(见表B . 6 ) 、行政确认事项 (见表B . 7 ) 、行政奖励事项(见表B . 8 )和行政裁决事项(见表B . 9 )的电子文件归档材料目录和排列 顺序。 表B.1 行政许可事项电子文件的归档材料目录和排列顺序 序号归档材料目录 1行政许可
46、决定书 2行政许可申请表 3行政许可申请材料收件凭证 4行政许可材料补正告知书 5行政许可申请材料 6行政许可受理通知书 7行政许可不予受理决定书 8行政许可现场核查笔录 9行政许可陈述申辩告知书 1 0行政许可陈述申辩笔录 1 1行政许可听证申请书 1 2行政许可听证告知书 1 3行政许可听证公告 1 4行政许可听证通知书 1 5行政许可听证笔录 1 6行政许可延期决定通知书 1 7行政许可特别程序期限告知书 1 8行政许可现场检查笔录 1 9行政许可责令(限期)改正通知书 2 0整改情况材料 2 1征求意见函 2 2反馈意见 2 3检验(检测、检疫、鉴定、评审等)委托书 2 4检验(检测、
47、检疫)结果、专家评审(鉴定)意见 2 5送达凭证 2 6许可收费凭据 2 7其他 251 DA/T852019 表B.2 行政处罚事项电子文件的归档材料目录和排列顺序 序号归档材料目录 1行政处罚决定书 2立案审批表 3调查(询问)笔录 4现场检查(勘验)笔录 5现场照片(图片、影像资料、电子数据的文字说明、截图)证据 6责令(限期)改正通知书 7整改情况材料 8抽样取证通知书 9抽样取证物品处理通知书 1 0先行登记保存证据通知书 1 1先行登记保存证据物品处理通知书 1 2查封、扣押等行政强制措施材料 1 3行政处罚事先告知书 1 4陈述申辩笔录 1 5听证通知书 1 6听证笔录 1 7案
48、件移送函 1 8移送案件涉案物品清单 1 9罚没物品处理记录 2 0行政决定履行催告书 2 1陈述申辩意见(催告) 2 2强制执行通知书 2 3强制执行申请书 2 4送达凭证 2 5执行情况相关凭证 2 6其他 表B.3 行政强制事项电子文件的归档材料目录和排列顺序 序号归档材料目录 1查封(扣押)决定书 2查封(扣押)物品清单 3行政强制措施现场笔录 4延长查封(扣押)期限决定书 5检验、检测、检疫、技术鉴定期限告知书 351 DA/T852019 表B.3(续) 序号归档材料目录 6解除查封(扣押)决定书 7送达凭证 8冻结存款(汇款)决定书 9行政强制措施现场笔录 1 0延长冻结存款(汇
49、款)期限决定书 1 1解除冻结存款(汇款)决定书 1 2延长冻结存款(汇款)期限通知书 1 3解除冻结存款(汇款)通知书 1 4行政强制措施决定书 1 5解除行政强制措施决定书 1 6行政强制措施物品移送告知书 1 7行政决定履行催告书 1 8行政强制执行决定书 1 9行政强制拆除公告 2 0行政强制执行现场笔录 2 1中止强制执行通知书 2 2终结强制执行通知书 2 3恢复强制执行通知书 2 4划拨存款(汇款)决定书 2 5划拨存款(汇款)通知书 2 6代履行决定书 2 7立即代履行事后通知书 2 8当事人陈述申辩意见 2 9法院裁定文书 3 0强制执行申请书 表B.4 行政征收事项电子文件的归档材料目录和排列顺序 序号归档材料目录 1行政征收决定书 2立案审批表 451 DA/T852019 表B.4(续) 序号归档材料目录 3调查(询问)笔录 4现场检查(勘验)笔录 5现场照片(图片、影像资料、电子数据的文字说明、截图)证据 6行政征收告知书 7陈述申辩笔录 8听证通知书 9听证笔录 1 0强制执行通知书 1 1行政决定履行催告书 1 2陈述申辩笔录(催告) 1 3强制执行申请书 1 4送达凭证 1 5执行情况相关凭证 1 6其他 表B.5 行政给付事项电子文件的归
